Audit of Regional Operations   British Columbia  Region FINAL report Oc-fr (2)x

Audit of Regional Operations British Columbia Region FINAL report Oc-fr (2)x

-

Documents
12 pages
Lire
Le téléchargement nécessite un accès à la bibliothèque YouScribe
Tout savoir sur nos offres

Description

Vérification des opérations régionales – Colombie-Britannique DIVERRSIFICATIION DE LL’ÉCONOMMIE DE LL’OUEST CANADAA Direction générale de la vérification et de l’évaluation Octobre 2010 Diversification de l’économie de l’Ouest Canada Table des matières 1.0 Résumé 1 Conclusions 1 Énoncé s’assurance 2 2.0 Introduction 3 Contexte 3 Objectifs de la vérification 3 Principaux risques 3 Portée et méthode 4 Remerciements 4 3.0  Conclusions et recommandations 5 3.1  Structure de gouvernance et orientations stratégiques 5 3.2  Planification, établissement de budgets et de prévisions et reddition de comptes 5 3.3  Rapports sur les résultats et le rendement 7 3.4  Traitement et codage des transactions 8 3.5  Délégation de pouvoirs 8 4.0 Conclusion 9 5.0  Approche de vérification 9 Planification 9 Normes et méthode 9 Échantillonnage 10 Équipe de vérification 10  Vérification des opérations régionales - Région de la Colombie-Britannique Rapport final Diversification de l’économie de l’Ouest Canada 1.0 Résumé 1.1 La vérification des opérations régionales de la Colombie-Britannique figurait dans le plan de vérification axé sur les risques de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) approuvé pour la période de 2010-2013. Cette vérification visait à donner au sous-ministre une assurance raisonnable que la région de la Colombie-Britannique dispose de solides ...

Sujets

Informations

Publié par
Nombre de visites sur la page 33
Langue Français
Signaler un problème







Vérification des opérations régionales –
Colombie-Britannique

DIVERRSIFICATIION DE LL’ÉCONOMMIE DE LL’OUEST CANADAA

Direction générale de la vérification et de l’évaluation

Octobre 2010
























Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
Table des matières


1.0 Résumé 1 
Conclusions 1 
Énoncé s’assurance 2 
2.0 Introduction 3 
Contexte 3 
Objectifs de la vérification 3 
Principaux risques 3 
Portée et méthode 4 
Remerciements 4 
3.0  Conclusions et recommandations 5 
3.1  Structure de gouvernance et orientations stratégiques 5 
3.2  Planification, établissement de budgets et de prévisions et
reddition de comptes 5 
3.3  Rapports sur les résultats et le rendement 7 
3.4  Traitement et codage des transactions 8 
3.5  Délégation de pouvoirs 8 
4.0 Conclusion 9 
5.0  Approche de vérification 9 
Planification 9 
Normes et méthode 9 
Échantillonnage 10 
Équipe de vérification 10 


Vérification des opérations régionales - Région de la Colombie-Britannique
Rapport final
Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
1.0 Résumé

1.1 La vérification des opérations régionales de la Colombie-Britannique figurait dans le plan
de vérification axé sur les risques de Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
(DEO) approuvé pour la période de 2010-2013. Cette vérification visait à donner au
sous-ministre une assurance raisonnable que la région de la Colombie-Britannique
dispose de solides processus de gouvernance, de prévision et de reddition de comptes afin
d’appuyer la prise de décisions.

1.2 La vérification, couvrant la période d’avril 2009 à mars 2010, portait principalement sur
les structures de gouvernance et les orientations stratégiques, la planification,
l’établissement de budgets et de prévisions et la préparation de rapports sur le rendement
dans la région. L’équipe de vérification s’est également penchée sur le traitement des
transactions et la délégation adéquate de pouvoirs. Elle a interrogé des employés clés
dans la région visée et examiné les documents, les rapports et les dossiers pertinents afin
d’étayer ses conclusions.

Conclusions

1.3 L’équipe de vérification a conclu que les gestionnaires de la Colombie-Britannique
s’occupent activement de la planification, établissant des buts, des cibles, des priorités,
des stratégies et des objectifs de rendement pour la région. L’équipe de gestion régionale
et l’équipe de la haute direction se réunissent régulièrement afin de discuter des buts et
des objectifs. La région prépare en outre un plan d’activités annuel conforme aux
priorités du Ministère.

1.4 Le système financier officiel du Ministère ne se prêtant pas à un type prospectif de
prévision concernant la gestion des salaires, la région établit ses prévisions salariales dans
un tableur autonome. La région effectue des examens des prévisions mensuelles, qui sont
approuvées par le sous-ministre adjoint avant d’être remises aux Finances ministérielles.
Elle prévoit un déficit salarial au cours du prochain exercice et examine avec les Finances
ministérielles les mesures qu’elle pourrait prendre pour corriger la situation.

1.5 Si le rendement financier est constamment à l’ordre du jour des réunions régionales,
aucun rapport officiel n’analyse le rendement opérationnel de la région par rapport aux
plans d’activités et aux objectifs de rendement.

1.6 L’équipe de vérification a détecté des erreurs de codage pour les programmes ministériels
exécutés par des tiers. Or, ces erreurs peuvent fausser les rapports sur les dépenses et/ou
les résultats financiers. Il faudrait s’assurer que le codage suit les lignes directrices
ministérielles approuvées.

1.7 La Direction générale de la planification et des programmes a établi des normes de
services ministérielles. Quand la région a fait état d’écarts notables par rapport à ces
Vérification des opérations régionales - Région de la Colombie-Britannique 1
Rapport final Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
normes, l’équipe de vérification n’a pu trouver de document indiquant que la direction
régionale avait établi un plan pour corriger la situation.

Énoncé s’assurance

1.8 En ma qualité de dirigeant principal de la vérification, je considère que l’équipe de
vérification a entrepris les procédures de vérification et recueilli des preuves suffisantes
et appropriées pour permettre de conclure que les processus de gouvernance, de
planification, d’établissement de budgets et de prévisions et de reddition de comptes de la
région de la Colombie-Britannique sont adéquats, dans la mesure où la région met en
œuvre les recommandations figurant dans le présent rapport.

1.9 Pour en arriver à cette conclusion, l’équipe de vérification a comparé les conditions
observées au moment de la vérification aux critères de vérification préétablis en accord
avec la direction. L’assurance s’applique aux politiques et aux processus examinés. Les
preuves ont été recueillies conformément aux politiques, aux lignes directrices et aux
normes du Conseil du Trésor sur la vérification interne au gouvernement du Canada, et
en quantité suffisante pour prouver à la haute direction les conclusions tirées à la suite de
la vérification.

Vérification des opérations régionales - Région de la Colombie-Britannique 2
Rapport final Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
2.0 Introduction

Contexte

2.1 Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) est présent dans quatre régions,
qui bénéficient toutes d’un certain degré de diversité et de souplesse régionales. Elles
doivent cependant respecter les objectifs et les priorités du Ministère afin que ce dernier
atteigne ses buts d’ensemble. Les sous-ministres adjoints régionaux sont responsables des
mesures de contrôle et des processus dans leurs régions respectives, et doivent rendre
régulièrement compte de la bonne marche de ces dispositions.

2.2 Le budget global de subventions et de contributions de la région de la
Colombie-Britannique s’élevait à 155 millions de dollars pour 2009-2010. Au
31 mars 2010, la région comptait 109,9 équivalents temps plein, soit environ 22,5 % de
l’effectif du Ministère.

Objectifs de la vérification

2.3 L’objectif général de la vérification consistait à donner au sous-ministre une assurance
raisonnable que la région de la Colombie-Britannique dispose de processus de
gouvernance, de planification, d’établissement de budgets et de prévisions et de reddition
de compte adéquats afin d’appuyer la prise de décision efficace. Les objectifs secondaires
étaient les suivants :

 déterminer s’il existe une structure de gouvernance adéquate dans la région;
 vérifier si les résultats de la région en matière de rendement sont surveillés et déclarés;
 évaluer les processus régionaux d’établissement de budgets et de prévisions, et veiller à
ce qu’ils cadrent avec les priorités et les exigences financières du Ministère;
 évaluer l’efficacité des processus de surveillance financière de la région.

Principaux risques

2.4 La direction prévoit des mesures de contrôle pour atténuer les risques. La présente
vérification vise à déterminer l’existence et l’efficacité de telles mesures concernant les
risques suivants :

 la structure et le cadre de gouvernance de la région sont inadéquats, incohérents et
inefficaces;
 les objectifs, les plans et les priorités stratégiques de la région et de DEO ne sont pas
communiqués efficacement au personnel et aux autres intervenants;
 il n’existe pas de processus officiel pour réexaminer les hypothèses et l’affectation des
ressources afférente dans le budget;
Vérification des opérations régionales - Région de la Colombie-Britannique 3
Rapport final Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
 les renseignements sur les budgets et les prévisions transmis à la direction sont inexacts et
débouchent sur de mauvaises décisions;
 la région ne dispose pas de processus officiel de reddition de comptes à la direction;
 on ne prépare pas de rapports complets et justes en temps opportun;
 les résultats obtenus au chapitre du rendement ne sont pas correctement évalués et
communiqués;
 le codage des transactions est erroné;
 les transactions sont approuvées par des personnes non autorisés;
 les politiques, les directives et les lignes directrices du Conseil du Trésor et de DEO en
matière de délégation de pouvoirs ne sont pas respectées.

Portée et méthode

er2.5 La vérification couvre la période du 1 avril 2009 au 31 mars 2010 et porte sur les
mesures de contrôle de la gestion, les processus et les pratiques en place concernant les
aspects suivants :

 structure de gouvernance et orientations stratégiques;
 planification, établissement de budgets et de prévisions et reddition de comptes;
 reddition de comptes sur les résultats et le rendement;
 traitement et codage des transactions;
 délégation de pouvoirs.

Les vérificateurs ont interrogé des employés clés de la région de la Colombie-Britannique
et examiné des registres, des documents, des rapports, des dossiers et un échantillon de
transactions.

Remerciements

2.6 Les vérificateurs tiennent à remercier la direction et le personnel de la région de la
Colombie-Britannique pour leur coopération et l’aide qu’ils leur ont gracieusement
offerte dans le cadre de cet exercice.

Vérification des opérations régionales - Région de la Colombie-Britannique 4
Rapport final Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
3.0 Conclusions et recommandations

3.1 Structure de gouvernance et orientations stratégiques

Critère : La région dispose d’un cadre de gouvernance adéquat pour exécuter son mandat
conformément aux objectifs stratégiques, aux plans et aux priorités du Ministère. Elle a en outre
des politiques et des procédures conformes aux politiques du Conseil du Trésor, dont elle
informe les responsables de la gestion financière. Les organismes de surveillance régionaux ont
des mandats clairement définis, dont les paramètres sont bien documentés et correctement
communiqués, et exécutent leurs fonctions en conséquence. Les objectifs stratégiques, les plans
et les priorités de la région et du Ministère sont communiqués efficacement au personnel et aux
autres intervenants.

3.1.1 L’équipe de vérification a conclu que la région de la Colombie-Britannique dispose d’un
cadre de gouvernance adéquat pour s’assurer que les objectifs, les plans et les priorités
soient atteints et cadrent avec les objectifs du Ministère. Elle a établi les comités
appropriés et leur a confier un mandat. Les deux principaux comités régionaux
responsables de la gouvernance sont l’équipe de gestion régionale (composée de
gestionnaires et de directeurs régionaux) et l’équipe de la haute direction (constituée de
directeurs et de gestionnaires supérieurs). De plus, la région a récemment mis sur pied un
comité d’examen des subventions et des contributions, dont le mandat consiste à
examiner les évaluations initiales des projets et à recommander leur approbation ou leur
rejet.

3.1.2 Les procès-verbaux des réunions de l’équipe de gestion régionale sont affichés à un
endroit accessible aux employés pour permettre à ces derniers de prendre connaissance
des questions abordées et des décisions prises. Les Finances régionales ont remis à cette
équipe des mises à jour financières à chacune de ses réunions, surtout au premier
trimestre, alors que la région s’efforçait de s’acquitter de sa dette de fin d’exercice de
73,5 millions de dollars.

3.1.3 L’équipe de planification régionale prépare un plan d’activités régional annuel, approuvé
par le sous-ministre adjoint, afin d’établir et de communiquer une orientation, et de
veiller à ce que les objectifs régionaux cadrent avec les priorités du Ministère.

3.2 Planification, établissement de budgets et de prévisions et reddition de
comptes

Critère : La région dispose de processus de planification financière pour déterminer les besoins
en ressources financières et établir des budgets annuels en fonction des priorités. Ses politiques
financières, ses mesures de surveillance exhaustives et ses rapports financiers internes
permettent la communication, en temps opportun, de renseignements, d’analyses et de
possibilités en matière d’utilisation des ressources à la haute direction. Elle veille en outre au
respect des politiques du Conseil du Trésor et du Ministère.
Vérification des opérations régionales - Région de la Colombie-Britannique 5
Rapport final Diversification de l’économie de l’Ouest Canada

3.2.1 L’équipe de vérification a jugé que la région dispose de processus pour établir des
budgets en fonction des priorités régionales et ministérielles. Elle tend à dépenser la
majeure partie des fonds affectés au dernier trimestre de l’exercice. En 2009-2010, c’est à
ce trimestre que la région de la Colombie-Britannique a effectué 75 % des dépenses liées
aux subventions et contributions.

3.2.2 La région a récemment entrepris une nouvelle initiative, dans le cadre de laquelle les
agents financiers rencontrent régulièrement les gestionnaires pour examiner les budgets
de fonctionnement et d’entretien, que les gestionnaires signent ensuite pour signifier leur
approbation. En outre, les Finances régionales remettent à l’équipe de gestion régionale
une analyse des subventions et des contributions, et fait un compte rendu oral
hebdomadaire sur les finances.

3.2.3 L’équipe de vérification a relevé un manque de preuves documentaires pour appuyer
l’analyse des écarts budgétaires. Les écarts entre les chiffes du budget et les montants
réels ont été notés, mais rien ne démontre qu’une analyse a été effectuée à cet égard.

Recommandation 1 : La région de la Colombie-Britannique devait réunir des documents pour
expliquer les écarts budgétaires et les mesures que la gestion entend prendre pour corriger la
situation.


Critère : La région dispose de lignes directrices, d’outils, de systèmes et de renseignements
adéquats afin d’appuyer l’affectation cohérente et transparente des ressources.

3.2.4 La région prépare un plan d’activités annuel, mais le processus d’approbation a été
retardé en 2009-2010 en raison des exigences afférentes à l’exécution du Plan d’action
économique. Au moment de la vérification, le plan d’activités, à l’état d’ébauche, n’avait
pas été approuvé par le sous-ministre adjoint et n’était pas publié sur l’intranet. Le plan
d’activités de 2010-2011 a été approuvé et publié en temps opportun.

3.2.5 L’équipe de vérification a constaté qu’en 2010-2011, la région a amélioré le processus de
planification afin de rendre l’exercice plus pertinent, plus constructif et plus utile. Les
plans d’activités des secteurs d’activités sont maintenant préparés en fonction des grandes
priorités de la région et de l’ensemble du Ministère, faisant au besoin un lien avec les
ceux des autres secteurs. Les ententes annuelles de rendement des gestionnaires rendent
maintenant ces derniers comptables du rendement de leur secteur. Le Ministère a un
cadre global de subventions et de contributions, dont la région s’inspire pour établir des
objectifs en s’appuyant sur les renseignements de l’année précédente, des soldes
disponibles et des priorités du Ministère.

Critère : La région prépare, en temps opportun, des rapports périodiques de surveillance
financière, appuyés par des preuves suffisantes.

Vérification des opérations régionales - Région de la Colombie-Britannique 6
Rapport final Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
3.2.6 Même si le système financier permettait de faire le suivi des données budgétaires, les
Finances régionales n’ont entré que les renseignements relatifs au fonctionnement et à
l’entretien.

3.2.7 Le système financier ne se prêtant pas à des prévisions salariales prospectives, la gestion
prépare ses prévisions salariales régionales dans un tableur autonome. La direction
réexamine continuellement ses prévisions. Le sous-ministre adjoint examine et approuve
les prévisions salariales avant leur envoi aux Finances ministérielles. La région prévoit un
déficit salarial au cours du prochain exercice et surveille la situation de près, examinant
diverses possibilités en consultation avec les Finances ministérielles afin de corriger le
tir.

Recommandation 2 : Les Finances ministérielles devraient déterminer si le système financier en
place et la formation donnée aux utilisateurs satisfont aux besoins actuels et futurs en matière de
capacités de prévisions salariales.

Critère : La région a un processus pour examiner les rapports de surveillance financière afin de
réaffecter les ressources au besoin et de prendre des mesures correctives.

3.2.8 L’équipe de vérification a constaté que la région applique un processus pour surveiller
régulièrement les rapports financiers et y apporter les modifications qui s’imposent. On a
toutefois noté qu’elle n’utilise pas les capacités de prévision du système financier,
préférant recourir à un tableur autonome.

3.3 Rapports sur les résultats et le rendement

Critère : Les résultats de l’évaluation du rendement sont étayés par des documents, transmis au
Ministère et pris en compte dans le processus décisionnel de la région. Cette dernière assure une
surveillance afin de déterminer si les activités régionales contribuent à la concrétisation des
stratégies globales du Ministère et prend les mesures qui s’imposent si l’on s’écarte ou dévie des
objectifs.

3.3.1 L’équipe de vérification a observé que certains secteurs d’activité de la région mesuraient
et surveillaient le rendement non financier, mais que ce n’était pas le cas de tous. Même
si des rapports financiers sont préparés régulièrement dans la région, le rendement tend à
être évalué en fonction des sommes dépensées plutôt que de l’atteinte des objectifs.
L’équipe de vérification a donc relevé des écarts dans les rapports de rendement au cours
de la période visée. Le dernier rapport de rendement que la région a préparé remonte à
2005-2006. Depuis, peu a été fait à cet égard. La région devrait surveiller constamment le
rendement afin d’obtenir les résultats escomptés et présenter régulièrement des rapports
sur la question.

3.3.2 La Direction générale de la planification et des programmes a établi des normes de
service ministérielles, qui sont appliquées dans la région. Cependant, aucune preuve
documentaire ne venait expliquer les écarts par rapport aux normes ou ne démontrait que
Vérification des opérations régionales - Région de la Colombie-Britannique 7
Rapport final Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
la région avait cherché à déterminer les causes de ces écarts et élaboré un plan pour
corriger la situation.

Recommandation 3 : La région de la Colombie-Britannique devrait expliquer en détail les écarts
notables par rapport aux cibles établies en matière de rendement et indiquer quelles mesures la
direction compte prendre pour corriger la situation.

3.4 Traitement et codage des transactions

Critère : Les transactions financières sont codées correctement et traitées efficacement et
rapidement.

3.4.1 Les vérificateurs ont sélectionné un échantillon discrétionnaire composé de vingt
transactions dans les programmes de subventions et de contributions et de cinq
transactions relatives au fonctionnement et à l’entretien afin d’en examiner le traitement
et le codage. Le codage des divers paiements de l’échantillon était juste, sans exception.

Outre l’échantillon sélectionné, les vérificateurs ont effectué un examen analytique du
codage de tous les paiements de subventions et de contributions à des tiers pour
l’exercice 2009-2010, et constaté que le codage était exact pour trois des quatre
programmes exécutés par des tiers. Celui de l’Initiative pour les femmes entrepreneurs
n’était pas conforme aux lignes directrices du programme.

Dans le cas des transactions concernant les programmes exécutés par des tiers, une plus
grande vigilance serait de mise à plusieurs lignes de codage afin d’assurer une attribution
adéquate. Ces programmes devraient être analysés régulièrement pour veiller à ce que les
codes soient attribués correctement.

Recommandation 4 : La région de la Colombie-Britannique devrait établir un processus afin
d’assurer la justesse du codage dans le cadre de l’Initiative pour les femmes entrepreneurs.

3.5 Délégation de pouvoirs

Critère : Les transactions sont approuvées par les personnes autorisées, conformément aux
politiques, aux directives et aux lignes directrices du Conseil du Trésor et du Ministère.

3.5.1 L’équipe de vérification a examiné un échantillon de transactions pour déterminer si elles
avaient été autorisées de manière adéquate. Les tests effectués ont permis de conclure que
toutes ces transactions avaient été approuvées conformément à la politique acceptable et
aux instruments de délégation en vigueur. Les vérificateurs ont remarqué que les agents
financiers régionaux ayant un pouvoir de signature en vertu de l’article 33 de la Loi sur la
gestion des finances publiques ont reçu la formation donnée à cette fin par le Ministère.
Tous les gestionnaires ayant un pouvoir de signature aux termes des articles 32 et 35 de la
Vérification des opérations régionales - Région de la Colombie-Britannique 8
Rapport final