PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06

Ysg026

Informations

• Publié par: Phawying
• Nombre de lectures: 46
• Langue: Welsh

Extrait

PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06

PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06

Yn bresennol:

Y Cynghorydd Brian Jones (Cadeirydd);

Y Cynghorydd Godfrey Northam (Is-gadeirydd).

Y Cynghorwyr Edward T. Dogan, Thomas G. Ellis, Selwyn Griffiths, Huw Price Hughes,

Henry Jones , Michael Sol Owen a Gwilym Williams.

Hefyd yn Bresennol:

Dilys A Phillips (Pennaeth Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd),

Dafydd Edwards (Pennaeth Cyllid), Dewi Morgan (Rheolwr Archwilio a Risg), Gwyn Morris

Jones (Pennaeth Priffyrdd a Bwrdeistrefol), Nick James (Rheolwr Fflyd, Cyfadran Amgylchedd),

Alan Jones (Peiriannydd Cynorthwyol, Uned Adeiladwaith Cyfadran Amgylchedd), Rhys

Thomas (Rheolwr Tai Sector Breifat, Cyfadran Gofal), Amlyn ab Iorwerth (Rheolwr Trwyddedu)

Carys Hughes-Jones (Swyddog Pwyllgor); ac Alan Jones (Swyddfa’r Archwiliwr Dosbarth).

Ymddiheuriadau:

Y Cynghorwyr Dylan Edwards a Charles Wyn Jones.

Croeso

Estynnodd y Cadeirydd groeso i’r Cynghorydd Gwilym Williams a etholwyd yn ddiweddar yn

Aelod ar y Pwyllgor Archwilio.

1.

COFNODION

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor a gynhaliwyd ar 12 Ionawr 2006 fel rhai

cywir.

2.

CYNNYRCH YR ADAIN ARCHWILIO MEWNOL

a)

ADRODDIADAU I’W HYSTYRIED AR GAIS Y CADEIRYDD A’R IS-GADEIRYDD

Adroddodd y Rheolwr Archwilio a Risg i Gadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor wneud cais i

swyddogion o’r gwasanaethau perthnasol fynychu’r cyfarfod i ateb unrhyw gwestiynau a godir

o’r archwiliadau mewnol canlynol:

(i)

Incwm Ffioedd Trwyddedu

Cyflwynwyd - adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg a nodwyd mai bwriad yr archwiliad oedd

archwilio trefniadau’r Gwasanaeth Trwyddedu yn sgil dyfodiad y Ddeddf Trwyddedu 2003.

Darparwyd cynllun gweithredu ar gyfer gwelliannau i’r trefniadau, a oedd hefyd yn cynnwys

sylwadau’r Gwasanaeth ar yr argymhellion cynigiwyd gan yr Archwiliwr.

Mewn ymateb i’r adroddiad cymerodd y Pennaeth Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd y cyfle i

egluro bod cyfrifoldeb y Cyngor wedi cynyddu’n sylweddol yn ystod y deuddeng mis diwethaf yn

sgil y Ddeddf Trwyddedu 2003.

Nodwyd bod y gwasanaeth wedi bod dan bwysau aruthrol yn

ystod y cyfnod hwn ac wedi prosesu oddeutu mil o geisiadau am drwydded, a chanmolwyd y

modd bu’r swyddogion ymdrin â’r cyfrifoldebau a’r llwyth gwaith ychwanegol.

Nododd y

Rheolwr Trwyddedu er nad oedd amserlen yr archwiliad yn ddelfrydol oherwydd bod

dyletswyddau’r Ddeddf Trwyddedu yn newydd ac anghyfarwydd, roedd yn falch bod yr

archwiliad wedi amlygu gwendidau gan iddo roi’r cyfle i gryfhau’r trefniadau gweinyddol.

Cydnabodd yr Aelodau bod amserlen yr archwiliad wedi bod yn gaeth a bu iddynt hwythau

ganmol gwaith swyddogion y gwasanaeth trwyddedu.

Tynnwyd sylw at y ffaith mai Gwynedd

yw’r unig awdurdod lleol yng Nghymru i ddarparu trwyddedau yn ddwyieithog, a chyfeiriwyd at

1

PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06

yr angen i godi ymwybyddiaeth bellach ar oblygiadau’r Ddeddf Trwyddedu 2003.

PENDERFYNWYD:

1.

Nodi’r wybodaeth a chefnogi’r argymhellion sydd wedi’i cyflwyno i Reolwyr y

Gwasanaeth er gweithrediad.

2.

Gofyn i’r Rheolwr Trwyddedu dynnu sylw Bwrdd yr Iaith Gymraeg at y ffaith mai

Gwynedd yw’r unig awdurdod yng Nghymru sy’n darparu trwyddedau dwyieithog.

3.

Canmol ymdrech yr Adain Drwyddedu i ymdopi â’r gwaith a gofyn am adroddiad

dilyniant ymhen 12 mis.

(ii)

Dilyniant Cysoni Sustem Storfeydd a Gweinyddiaeth Gweithdai, Modurdai a

Swyddfeydd

Cyflwynwyd - crynodeb gweithredol a chynllun gweithredu'r adroddiad archwilio mewnol.

Eglurwyd y cynhaliwyd archwiliad ar y gwasanaeth Cysoni System Storfeydd yn Awst 2005, ac

archwiliad ar Weinyddiaeth Gweithdai, Modurdai a Storfeydd yn Hydref 2005, phenderfynwyd

cwmpasu’r ddau ar gyfer yr archwiliad dilyniant.

Mynegwyd siom pryd amlygodd y dilyniant mai

ond 12 o’r 24 argymhelliad y gweithredwyd arnynt.

Ymatebodd Pennaeth y Gwasanaethau Priffyrdd a Bwrdeistrefol i’r cynllun gweithredol oedd

gerbron drwy hysbysu’r Pwyllgor:

(i)

y cynhaliwyd adolygiad llawn o wasanaethau cynnal a rheoli fflyd yn ystod 2004 er sicrhau

cysondeb a rheolaeth ar asedau ac arbedion.

Lluniwyd a mabwysiadwyd cynllun gwella ar

gyfer y flwyddyn 2005-06.

(ii)

er y bu newid i strwythur staffio’r gwasanaeth yn Ebrill 2005, ni phenodwyd swyddogion tan

Fedi 2005, a methwyd sicrhau cyllid ar gyfer dwy swydd weinyddol allweddol;

(iii)

bod trefniadau gweinyddol y Rhestr Eiddo wedi cryfhau, ond y byddai’n amhosib sicrhau

perfformiad perffaith oherwydd bod y broses yn un hir a chymhleth;

(iv)

bod y gwasanaeth yn cynnal cyfrif stoc yn flynyddol i’r diben o adnabod stoc ddarfodedig;

(v)

bod ystyriaeth yn cael ei roddi i’r argymhelliad o sicrhau fod allweddair personol gan bob

aelod o staff.

Fodd bynnag nodwyd anawsterau posib oni bai y gellid gosod y cyfrifoldeb yn

ganolog neu ar un swyddog i gyflawni’r dasg;

(vi)

y cynhaliwyd asesiad iechyd a diogelwch ym Medi 2005 a threfnwyd i waredu papurau

diangen ac archifo dogfennau allweddol.

Nodwyd fod trefniadau yn Nolgellau yn fwy

cymhleth oherwydd bod dogfennau sawl gwasanaeth yn cael eu cadw yn yr un lleoliad,

ynghyd â llyfrau’r Gwasanaeth Llyfrgell.

(vii) y bwriedir cynnal asesiad trylwyr o’r dogfennau sy’n cael eu storio i sicrhau bod y Cyngor yn

cydymffurfio ag egwyddor 5 o’r Ddeddf Gwarchod Data;

(viii) y cedwir stoc fflamadwy mewn cypyrddau pwrpasol erbyn hyn;

(ix)

bod ystyriaeth wedi ei roddi i reolaethau mewnol mewn perthynas â chofnodi dillad a

ddosberthir i staff.

Diolchwyd i’r Pennaeth Gwasanaethau Priffyrdd a Bwrdeistrefol am ei ymateb i argymhellion yr

Archwilwyr ac am sicrhau’r gwelliannau angenrheidiol.

PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a chefnogi’r argymhellion sydd wedi’i cyflwyno i

Reolwyr y Gwasanaeth er gweithrediad.

b)

GWAITH YR ADAIN AM Y CYFNOD 1 IONAWR HYD AT 28 CHWEFROR 2006

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg ar waith yr Adain Archwilio am y cyfnod 1

Ionawr 2006 hyd at 28 Chwefror 2006, sef:

•

12 adroddiad archwilio ffurfiol lle cyflwynwyd categori barn a chynllun gweithredol;

•

1 archwiliad lle cynhyrchwyd memorandwm yn hytrach nag adroddiad llawn;

2

PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06

•

5 archwiliad dilyniant

•

gwaith ar y gweill

Cyfeiriodd y Rheolwr Archwilio a Risg at gamgymeriad yn nhabl 2.3.1 ar dudalen 2 o’r fersiwn

Saesneg o’r adroddiad.

Nodwyd y dylai barn archwiliad dilyniant ar Gysoni Sustem Storfeydd a

Gweinyddiaeth Gweithdai, Modurdai a Swyddfeydd fod wedi ei nodi fel anfoddhaol a barn

archwiliad dilyniant y gwasanaeth digartrefedd wedi ei nodi fel rhagorol.

PENDERFYNWYD nodi a derbyn yr adroddiad ar waith yr Adain Archwilio ar gyfer y

cyfnod 1 Ionawr 2006 hyd at 28 Chwefror 2006, a chefnogi’r argymhellion a gyflwynwyd

eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol er gweithrediad.

3.

ARDALOEDD ADNEWYDDU – ADRODDIAD CYNNYDD

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Tai Sector Breifat i ddiweddaru’r Pwyllgor ar y camau

cymerwyd gan y gwasanaeth er mwyn ymateb i’r diffygion amlygwyd gan yr archwiliad

diweddar.

Adroddwyd:

(i)

bod yr holl waith asesu adnoddau ariannol bellach yn cael ei brosesu’n fewnol gan staff

arbenigol yn y Cyngor;

(ii) y bwriedir galw ar yr ymgynghorwyr am gymorth ar adegau pryd rhagwelir y gall oedi o ran

derbyn yr wybodaeth angenrheidiol arwain at anawsterau sefydlu neu cwblhau cytundeb

mewn amser.

(iii)

bod lle i ehangu’r drefn uchod drwy’r gwasanaeth.

(iv)

bod cytundeb lefel gwasanaeth ffurfiol wedi ei baratoi ac anelir i’w osod mewn lle ar 1 Ebrill

2006, neu mor fuan â phosib wedi’r dyddiad hwnnw.

PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a derbyn yr adroddiad.

4.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2005/06

Cyflwynwyd - adroddiad y Rheolwr Risg ac Archwilio ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau'r

Cynllun Archwilio 2005/06.

Adroddwyd ar statws y gwaith fel yr oedd ar 3 Mawrth 2006, a manylwyd ar yr amser a

dreuliwyd ar bob cynllun hyd yn hyn.

Rhagwelir y bydd Archwilio Mewnol yn cwblhau 91% o’r

cynllun, sy’n rhagori’r targed perfformiad eleni o 85% ac yn gynnydd sylweddol ar berfformiad y

flwyddyn flaenorol.

Nodwyd pa archwiliadau bu’r gwasanaeth methu â chyflawni a’r rhai a ohiriwyd, ac eglurwyd y

ffactorau all arwain at hyn megis amgylchiadau na fu’n bosib eu rhagweld neu cynlluniau

anaeddfed.

Bwriedir cyflwyno adroddiad statws terfynol i’r Pwyllgor ym Mehefin 2006.

Cymerwyd y cyfle gan yr Aelodau a’r Pennaeth Cyllid i gydnabod a chanmol perfformiad

clodwiw'r gwasanaeth archwilio dros y flwyddyn ddiwethaf.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

5.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2006/07

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Risg ac Archwilio a chynllun drafft o waith yr Adain Archwilio

Mewnol am y flwyddyn ariannol 2006/07.

Rhagwelir bydd angen 1465 diwrnod o adnoddau archwilio i gwblhau’r cynllun yn ogystal â 75

diwrnod ar gyfer cyngor ar reolaethau a phriodoldeb, 162 diwrnod i ddarpariaeth ar gyfer gwaith

3

PWYLLGOR ARCHWILIO 23.03.06

ymatebol a 160 diwrnod mewn perthynas â darpariaeth ar gyfer dilyniant.

Dangosir hyn

gynnydd o oddeutu 60% yn y ddarpariaeth ar gyfer gwaith ymatebol a dilyniant.

Gwahoddwyd sylwadau neu gwestiynau ar y cynllun drafft, ac fe godwyd y pwyntiau canlynol:

(i)

gofynnwyd am eglurhad dros y penderfyniad o beidio cynnal archwiliadau ar geisiadau

grantiau o dan £50,000.

(ii) y dylid cydnabod bod elfen o risg ynghlwm i benodi staff newydd sy’n anghyfarwydd â’r

gyfundrefn.

(iii) gofynnwyd am eglurhad ar y dros glustnodi adolygiadau pob dwy flynedd i gartrefi preswyl a

thair blynedd i ganolfannau dydd.

Gofynnwyd i’r Archwiliwr Dosbarth ymateb i’r pwynt gyntaf a datganodd nad oedd cyfiawnhad

ariannol i ardystio ceisiadau grant o dan £50,000.

Mewn perthynas â’r trydydd pwynt eglurwyd

bod ymchwiliadau ar gartrefi preswyl a chanolfannau dydd yn drylwyr iawn, ac adnabuwyd bod

risg uwch i gartrefi na chanolfannau dydd ag o’r herwydd yn gwarantu ymchwiliadau mwy aml.

PENDERFYNWYD cymeradwyo’r Cynllun Archwilio Mewnol Drafft ar gyfer 2006/07.

6.

CAU ALLAN Y WASG A’R CYHOEDD

PENDERFYNWYD cau allan y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr

eitem ganlynol gan ei bod yn debygol y datgelir gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir ym

mharagraff 1, Rhan 1, Atodlen 12A, Deddf Llywodraeth Leol 1972.

7.

ARDAL ADNEWYDDU DEINIOLEN GWEDD 6/2

Cyflwynwyd – taflen benderfyniad yr Arweinydd Portffolio.

Cynghorodd y Pennaeth Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd mai cynamserol fyddai i’r Pwyllgor

ystyried y mater oherwydd bod y Gwasanaeth Tai yn parhau i gymryd camau rheolaethol.

PENDERFYNWYD gohirio ystyried yr eitem hyd at gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Dechreuodd y cyfarfod am 10.30am a daeth i ben am 12.05pm

4