Pwyllgor Archwilio Audit Committee 12.01.06

Ysg026

Description

PWYLLGOR ARCHWILIO 05.06.06 PWYLLGOR ARCHWILIO 05.06.06 Yn bresennol: Y Cynghorydd Godfrey Northam (Cadeirydd); Y Cynghorwyr Edward T. Dogan, E.H. Griffith, Selwyn Griffiths, Huw Price Hughes, Robert J. Hughes, Brian Jones, Charles Wyn Jones, Henry Jones, Meinir Owen, Michael Sol Owen, W. Tudor Owen a Gwilym Williams. Hefyd yn Bresennol: Dilys A Phillips (Pennaeth Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd), Dafydd Edwards (Pennaeth Cyllid), Dewi Morgan (Rheolwr Archwilio a Risg) a Carys Hughes-Jones (Swyddog Pwyllgor). Ymddiheuriadau: Y Cynghorwyr Dylan Edwards a Dewi Lewis; ac Alan Jones (Swyddfa’r Archwiliwr Dosbarth). 1. CADEIRYDD PENDERFYNWYD ethol y Cynghorydd Godfrey Northam yn Gadeirydd am y flwyddyn 2006-07. 2. IS-GADEIRYDD Cynghorydd Gwilym Williams yn Is-gadeirydd am y flwyddyn 2006-07. 3. DATGAN BUDDIANT PERSONOL Datganodd y Cynghorydd Selwyn Griffiths fuddiant yn eitem 5, Cynnyrch yr Adain Archwilio Mewnol, Atodiad 10 (Ysgol Eifionydd) oherwydd ei fod yn lywodraethwr yno. Nid oedd y buddiant yn golygu bod rhaid iddo dynnu’n ôl rhag ystyried y mater. 4. COFNODION Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor a gynhaliwyd ar 23 Mawrth 2006 fel rhai cywir. 5. CYNNYRCH YR ADAIN ARCHWILIO MEWNOL AM Y CYFNOD HYD AT 31 MAI 2006 Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg ar waith yr Adain Archwilio am y cyfnod 1 Mawrth 2006 hyd at 31 Mai 2006, sef: • ...

Informations

• Publié par: Asli
• Nombre de lectures: 101
• Langue: Welsh

Extrait

PWYLLGOR ARCHWILIO 05.06.06

PWYLLGOR ARCHWILIO 05.06.06

Yn bresennol:

Y Cynghorydd Godfrey Northam (Cadeirydd);

Y Cynghorwyr Edward T. Dogan, E.H. Griffith, Selwyn Griffiths, Huw Price Hughes, Robert J.

Hughes, Brian Jones, Charles Wyn Jones, Henry Jones, Meinir Owen, Michael Sol Owen,

W. Tudor Owen a Gwilym Williams.

Hefyd yn Bresennol:

Dilys A Phillips (Pennaeth Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd),

Dafydd Edwards (Pennaeth Cyllid), Dewi Morgan (Rheolwr Archwilio a Risg) a Carys Hughes-

Jones (Swyddog Pwyllgor).

Ymddiheuriadau:

Y Cynghorwyr Dylan Edwards a Dewi Lewis; ac Alan Jones (Swyddfa’r

Archwiliwr Dosbarth).

1.

CADEIRYDD

PENDERFYNWYD ethol y Cynghorydd Godfrey Northam yn Gadeirydd am y flwyddyn

2006-07.

2.

IS-GADEIRYDD

PENDERFYNWYD ethol y Cynghorydd Gwilym Williams yn Is-gadeirydd am y flwyddyn

2006-07.

3.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

Datganodd y Cynghorydd Selwyn Griffiths fuddiant yn eitem 5, Cynnyrch yr Adain Archwilio

Mewnol, Atodiad 10 (Ysgol Eifionydd) oherwydd ei fod yn lywodraethwr yno.

Nid oedd y

buddiant yn golygu bod rhaid iddo dynnu’n ôl rhag ystyried y mater.

4.

COFNODION

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor a gynhaliwyd ar 23 Mawrth 2006 fel rhai

cywir.

5.

CYNNYRCH YR ADAIN ARCHWILIO MEWNOL AM Y CYFNOD HYD AT 31 MAI 2006

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg ar waith yr Adain Archwilio am y cyfnod

1 Mawrth 2006 hyd at 31 Mai 2006, sef:

•

16 adroddiad archwilio ffurfiol lle cyflwynwyd categori barn a chynllun gweithredol;

•

4 archwiliad lle cynhyrchwyd memorandwm yn hytrach nag adroddiad llawn;

•

10 archwiliad dilyniant

•

gwaith ar y gweill

Cyfeiriodd y Rheolwr Archwilio a Risg at gamgymeriad yng nghrynodeb yr adroddiadau

archwilio ar dudalen 2, sef y dylai Atodiad 8 ddarllen fel Cronfa Benthyciadau

Di-log.

Canolbwyntiwyd ar yr archwiliadau a dderbyniodd categori barn C, a gwnaethpwyd y sylwadau

canlynol:

1

PWYLLGOR ARCHWILIO 05.06.06

(i)

Atodiad 1, ‘Trefniadau Agor a Dosbarthu Post’ - ymhellach i’r adroddiad nodwyd bod y drefn

o gloi drysau pan ddelir â phost y Cyngor yn cael ei weithredu bellach.

Y gobaith yw cael

ystafell bwrpasol i ddelio â phost y Gwasanaeth Cyllid pan fydd ad-drefnu’r ystafelloedd

wedi’i gwblhau.

(ii)

Atodiad 2, ‘Trefniadau Cofnodi Salwch’ - mynegwyd cryn bryder bod y sustem bresennol yn

aneffeithiol.

Cadarnhawyd bod y mater dan ystyriaeth gan y Tîm Rheoli Corfforaethol a bod

modd gofyn am adroddiad pellach i gyfarfod mis Hydref.

(iii)

Atodiad 3, ‘Archwiliad Deddf Rhyddid Gwybodaeth’ - o gofio bod y Ddeddf wedi bod yn

weithredol ers blwyddyn yn unig cytunodd yr Aelodau y dylid cadw mewn cof bod angen

amser i ddatblygu’r gwasanaeth a chryfhau’r trefniadau gweinyddol.

(iv)

Atodiad 7, ‘Clybiau Ieuenctid’ - cytunwyd i roi ystyriaeth bellach pan dderbynnir

canlyniadau’r archwiliad dilyniant.

(v)

Atodiad 8, ‘Gorwariant Ysgol Friars/Archwiliad Sefydliad Ysgol Friars’ - cytunwyd i roi

ystyriaeth bellach pan dderbynnir canlyniadau’r archwiliad dilyniant.

O ran yr archwiliadau dilyniant mynegwyd siom efo canlyniad yr archwiliad dilyniant a

wnaethpwyd ar yr Uned Comisiwn Ffilm, pan dderbyniodd y gwasanaeth gategori barn

Anfoddhaol oherwydd iddynt beidio gweithredu ar argymhellion yr archwiliwr.

Ar y llaw arall,

canmolwyd y ffaith bod y Gwasanaeth Tai wedi derbyn barn Rhagorol ar yr archwiliad dilyniant

ar Asesiadau Ariannol Ardaloedd Adnewyddu.

PENDERFYNWYD:

1.

Nodi a derbyn yr adroddiad ar waith yr Adain Archwilio ar gyfer y cyfnod 1 Mawrth

2006 hyd at 31 Mai 2006, a chefnogi’r argymhellion a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y

gwasanaethau perthnasol er gweithrediad.

2.

Gofyn i’r Rheolwr Polisi Adnoddau Dynol atgoffa’r swyddogion sydd â chyfrifoldeb

dros gofnodi absenoldeb salwch o’r pwysigrwydd o gydymffurfio â gweithdrefnau

cofnodi salwch y Cyngor.

3.

Gofyn am adroddiad pellach ar absenoldebau salwch gan y Pennaeth Adnoddau

Dynol ymhen 6 mis.

4.

Anfon neges i’r Pennaeth Economi ac Adfywio yn nodi siom y Pwyllgor bod yr Uned

Comisiwn Ffilm wedi derbyn barn anfoddhaol yn sgil archwiliad dilyniant ar y

gwasanaeth gan nad oeddynt wedi gweithredu ar argymhellion yr archwiliad

gwreiddiol.

5.

Anfon neges i’r Pennaeth y Gwasanaethau Tai yn canmol bod yr archwiliad dilyniant

ar Asesiadau Ariannol Ardaloedd Adnewyddu wedi derbyn barn rhagorol yn sgil y

ffaith iddynt weithredu ar holl argymhellion yr archwiliwr.

6.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2006/07

Cyflwynwyd - adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg a fersiwn terfynol o’r Cynllun Archwilio

Mewnol 2006/07 er cymeradwyaeth y Pwyllgor.

Adroddodd y Rheolwr Archwilio a Risg y byddai’n adrodd yn rheolaidd ar gynnydd y Cynllun, ac

y bwriedir ymgorffori crynodeb o ganlyniadau’r gwaith ynng nghynllun 2006/07 yn adroddiad

blynyddol y Rheolwr Archwilio a Risg pryd y cyflwynir hi i’r Pwyllgor ym Mehefin 2007.

Nodwyd

bod rhai o’r archwiliadau oedd wedi’u cynnwys yn y cynllun drafft wedi eu trosglwyddo i gynllun

2007/08 oherwydd newidiadau mewn blaenoriaeth.

PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a mabwysiadu’r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer

2006/07.

7.

ADRODDIAD BLYNYDDOL Y PENNAETH ARCHWILIO MEWNOL 2005/06

2

PWYLLGOR ARCHWILIO 05.06.06

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Adroddwyd ganddo:

(i)

ei fod o’r farn bod gan Cyngor Gwynedd ar y cyfan fframwaith gadarn o reolaeth fewnol.

(ii)

y cwblhawyd oddeutu 91% o gynllun 2005/06, gwelliant arwyddocaol o ffigwr cyfatebol o

77% ar gyfer y llynedd ag yn llawer uwch na chyfartaledd Cymru o 78%.

(iii)

pa archwiliadau o’r Cynllun na chafodd eu cyflawni, a nodwyd ar sail asesiad risg y byddai

rhai o’r archwiliadau hynny yn cael eu cynnwys yng nghynllun 2006/07.

(iv)

o’r adroddiadau perthnasol i gynllun archwilio 2005/06 a dderbyniodd gategori barn ‘A’ i

‘CH’, derbyniodd 70% farn ‘A’ neu ‘B’.

Nodwyd bod lle i wella ar y dangosydd hwn a

disgwylir y bydd pob gwasanaeth yn sicrhau fod y rheolaethau mewnol yn gadarn.

Fodd

bynnag, nodwyd fod y canran o archwiliadau ar y systemau ariannol craidd yn sylweddol

uwch na hyn.

(v)

y derbyniodd oddeutu 85% o’r archwiliadau dilyniant oedd wedi eu cynnwys yn benodol yng

nghynllun 2005/06 neu a ryddhawyd yn y cyfnod 1 Ebrill 2005 i 31 Mawrth 2006 farn

‘Derbyniol’ neu ‘Rhagorol’, gan gynnwys pob un oedd yn berthnasol i sustemau ariannol

craidd.

Cymerodd y Cadeirydd y cyfle i longyfarch y gwasanaeth archwilio ar lwyddiant cynllun 2005/06,

a bod canfyddiadau’r archwiliadau dilyniant yn dyst bod y mwyafrif o swyddogion yn gweithredu

a chydymffurfio âg argymhellion archwilwyr.

Yn yr un modd diolchodd y Pennaeth Cyllid i

Aelodau’r Pwyllgor, y Cadeirydd a’r Cyn-gadeirydd am eu cefnogaeth dros y flwyddyn

ddiwethaf.

PENDERFYNWYD:

1.

Derbyn yr adroddiad fel adroddiad blynyddol ffurfiol y Rheolwr Archwilio a Risg yn

unol â gofynion y Cod Ymarfer ar gyfer Archwilio Mewnol mewn Llywodraeth Leol yn y

Deyrnas Unedig.

2.

Llongyfarch y gwasanaeth archwilio ar eu gwaith clodwiw dros y flwyddyn ddiwethaf.

Dechreuodd y cyfarfod am 10.00am a daeth i ben am 10.45am

3