Tutorial 002

Cd-Polizei

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Tutorial 005 Formatvorlagen in Word Problem: 1. Was und Wo sind FV? Wer Formatvorlagen nicht kennt, Formatvorlagen sind voreingestellte formatiert Text in der Regel von Hand. Textformate. Es gibt Zeichen- und Wenn man z.B. eine Überschrift erzeugen Absatzformate, die sich entsprechend auf will, muß man den Text umbrechen, von einzeln ausgewählte Zeichen oder auf den Hand auswählen, Schriftschnitt, -größe ganzen Absatz auswirken. und –farbe einstellen. Man kann neben der bloßen Größere Abstände zwischen den Absätzen Schriftgestaltung auch viele andere erzeugt man mit vielen Umbrüchen, aber Einstellungen, z.B. Abstände vor und nach so sichtig klappt das eigentlich nie. dem Absatz, Nummerierungen von Überschriften, Einzüge, Tabs, Textrahmen, Will man eine Überschriftenhierarchie Silbentrennung etc. einstellen und per anlegen, die automatisch Mausklick oder sogar per durchnummeriert und ein ordentliches Tastenkombination sehr einfach und Inhaltsverzeichnis generieren kann, wird schnell auf den Text verteilen. es mit der herkömmlichen „ich mach alles von hand“ Methode erst recht schwierig. Strukturierte Texte, wie dieses Tutorial, oder Broschüren, Berichte, wissenschaftliche Arbeiten etc. pp. lassen Inhalt: sich mit FV gleich im Entwurf recht 1. Was und Wo sind FV? ordentlich anlegen. Will man später z.B. 2. Wie wende ich FV an? die Farbe aller Überschriften oder etwa 3. Wie erstelle bzw. bearbeite ich FV? Nummerierungsarten ändern, ändert man 4. Was ...

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Extrait

Tutorial 005

Formatvorlagen in Word

Problem:

Wer Formatvorlagen nicht kennt,

formatiert Text in der Regel von Hand.

Wenn man z.B. eine Überschrift erzeugen

will, muß man den Text umbrechen, von

Hand auswählen, Schriftschnitt, -größe

und –farbe einstellen.

Größere Abstände zwischen den Absätzen

erzeugt man mit vielen Umbrüchen, aber

so sichtig klappt das eigentlich nie.

Will man eine Überschriftenhierarchie

anlegen, die automatisch

durchnummeriert und ein ordentliches

Inhaltsverzeichnis generieren kann, wird

es mit der herkömmlichen „ich mach alles

von hand“ Methode erst recht schwierig.

Inhalt:

1.

Was und Wo sind FV?

2.

Wie wende ich FV an?

3.

Wie erstelle bzw. bearbeite ich FV?

4.

Was kann ich mit Formatvorlagen

alles einstellen?

Zeichen

Absatz

Tabstopps

Rahmen und Schattierungen

Sprache

Positionsrahmen

Nummerierung und Aufzählungszeichen

5.

Wie bekomme ich die FV in meine

Dokumente?

Dokumentvorlagen der TUD

Nachträgliches Laden von FV in

bestehende Dokumente

Die Datei normal.dot

Wo finde ich die normal.dot?

1.

Was und Wo sind FV?

Formatvorlagen sind voreingestellte

Textformate. Es gibt Zeichen- und

Absatzformate, die sich entsprechend auf

einzeln ausgewählte Zeichen oder auf den

ganzen Absatz auswirken.

Man kann neben der bloßen

Schriftgestaltung auch viele andere

Einstellungen, z.B. Abstände vor und nach

dem Absatz, Nummerierungen von

Überschriften, Einzüge, Tabs, Textrahmen,

Silbentrennung etc. einstellen und per

Mausklick oder sogar per

Tastenkombination sehr einfach und

schnell auf den Text verteilen.

Strukturierte Texte, wie dieses Tutorial,

oder Broschüren, Berichte,

wissenschaftliche Arbeiten etc. pp. lassen

sich mit FV gleich im Entwurf recht

ordentlich anlegen. Will man später z.B.

die Farbe aller Überschriften oder etwa

Nummerierungsarten ändern, ändert man

einfach nur zentral die entsprechende

Formatvorlage.

Formatvorlagen findet man in Word neben

den Einstellungen zu Schriftart und

–größe in der Symbolleiste „Format“:

Sie sind in einem Ausklappmenü abgelegt.

Es gibt werksseitig voreingestellte

Vorlagen für Überschriften, Fließtext uvm.,

die aber wie gewohnt unschön aussehen.

In Dokumentvorlagen von der CD

Nutzerberatung der TUD gibt es fertig

eingerichtete FV mit den beiden

Hausschriften Univers und DIN Bold.

Vom Dokumenttitel bis zum

Kleingedruckten sind die wichtigsten

Textformate eingerichtet und können, so

weit die Schriften vorhanden sind

(Bestellung

hier

) sofort verwendet

werden.

Das Nachladen der TU Formate in

bestehende Dokumente ist auch einfach

möglich und wird am Ende des Tutorials

erklärt.

Symbolleisten aktiviert man, wenn sie fehlen, mit

rechtem Mausklick in den grauen Bereich über dem

Dokument.

1

2.

Wie wende ich FV an?

Klappt man das das Menü einmal aus,

sieht man in der Liste alphabetisch

geordnet die verfügbaren Vorlagen im

entsprechenden Schriftbild und rechts

Angaben zur Textausrichtung,

Zeichengröße.

Absatzformate, im Menü an diesem

Zeichen

zu erkennen, wirken sich

immer auf den jeweiligen Absatz aus.

Man braucht also nicht den ganzen Text

auswählen, sondern nur den Kursor

irgendwo in den Absatz platzieren und im

Menü das gewünschte Format auswählen

und schon ist alles erledigt.

Um zweifelsfrei zu erkennen, was Absätze

sind, sollten Sie beim schreiben die

verborgenen Schriftzeichen einblenden.

Den entsprechenden Knopf findet man in

der Symbolleiste „Standart“:

Ist dieser Knopf aktiviert, sieht man neben

den Leerzeichen (Punkt) überall im Text

die Absatzmarken.

Mit jedem Umbruch, der mit der

einfachen Entertaste gesetzt wird (es gibt

auch andere...), entsteht ein neuer Absatz.

Texte sollten zur Silbentrennung auf

keinen Fall von Hand umgebrochen

werden. Das überlässt man der Word-

Silbentrennung (die man in den FV auch

für bestimmte Formate ausschalten kann),

da man sich sonst das einfache

Formatieren wieder erschwert.

Die mühseligen Feinarbeiten sollte man

eh den Computer erledigen lassen...

Wir wissen jetzt wo die Absätze liegen

und können diesen Formate aus dem

Menü zuweisen.

Wichtig ist es, Überschriften hierarchisch

in der Reihenfolge zu ordnen, in der die

Formatvorlagen angelegt sind, da

Inhaltsverzeichnisse standartmäßig in

dieser Ordnung generiert werden.

3.

Wie erstelle bzw. bearbeite

ich FV?

Das besagte Menü der Formatvorlagen

dient nur deren Anwendung.

Will man seine Vorlagen verändern oder

neue hinzufügen, findet man den

entsprechenden Dialog im Menü

„Format“

Das hierauf erscheinende Fenster zeigt

zunächst links eine Liste der verfügbaren

FV (welche davon im Menü angezeigt

werden, kann man hier einstellen), rechts

davon eine Probe des aktuell

ausgewählten Formats und darunter

diverse Optionen zum bearbeiten und

organisieren.

2

Wir bearbeiten probehalber einmal das

Format „text_sw“

Der Dialog zeigt

1.

den Namen,

2.

die

Verschachtelung (FV können auch

hierarchisch geordnet sein. D.h. nicht

geänderte Parameter werden vom

nächsthöheren Format übernommen),

3.

worauf sich die Vorlage auswirkt, Absatz

oder Zeichen,

4.

welche Vorlage

automatisch nach der Entertaste

verwendet wird (sinnvoll bei

Überschriften, so kommt man

automatisch nach der Überschrift in den

Fließtext) und

5.

ein Menü mit allen

Parametern, die man in einer FV einstellen

kann:

4.

Was kann ich mit

Formatvorlagen alles

einstellen?

Wenn man mit FV arbeitet ist es sehr

hilfreich zu wissen, welche Textmerkmale

man damit beeinflussen kann. Hier kann

man sich gelegentlich viel stumpfe

Fleißarbeit recht elegant abkürzen.

In den TU Formatvorlagen sind die

wichtigsten Dinge eingestellt, aber auf

Einzelheiten wie Nummerierungsoptionen

etc. gehen Sie nicht ein.

Hier kann natürlich nicht jeden Aspekt

einzeln erläutert werden, aber ich

versuche die wichtigsten bzw.

nützlichsten Dinge aus dem „Format“

Menü zusammenzufassen, damit Sie

einen Überblick über die Möglichkeiten

haben und sich ggf. selbst helfen können.

Zeichen

Schrift, Größe, Farbe und diverse

Schrifteffekte wie Untersreichungen,

Durchstreichungen etc.

3

Absatz

allgemeine Textausrichtung, Einzüge und

vor allem Abstände mit denen sich das

leidliche „Enterdrücken bis der Text

endlich da ist wo er hin soll“ etwas

eleganter und vor allem schneller gelöst

werden kann.

Die Abstände zu den Überschriften und

der Textabsätze untereinander in diesem

Tutorial sind hier voreingestellt.

Lange Texte lassen sich besser lesen und

überblicken, wenn man die Absätze etwas

voneinander trennt.

Tabstopps

können hier zentral für alle Absätze (und

wenn man die FV klug ineinander

verschachtelt für den gesamten Text)

angelegt und geändert werden.

Die Einstellungen entsprechen den

bekannten Tabstopps, die im Seitenlieal

angelegt werden.

Rahmen und Schattierungen

eignet sich hervorragend um Text in

farbigen Rahmen hervorzuheben, sei es

ein ganzer Textblock, der gerahmt oder

hinterlegt wird, oder, wie auf Seite 3,

einzelne Zeichen.

Sprache

bietet die Möglichkeit, für bestimmt

Formate die automatische

Rechtschreibprüfung abzuschalten. Bei

bestimmten Inhalten, die allgemeine

Wörterbücher nicht erkennen sehr

hilfreich...

4

Positionsrahmen

Nummerierung und

Aufzählungszeichen

zentrale Anlegestelle von

Aufzählungszeichen und

Gliederungsebenen, wie sie dann z.B. in

generierten Inhaltsverzeichnissen

Verwendung finden.

5.

Wie bekomme ich die FV in

meine Dokumente?

Dokumentvorlagen der TUD

Auf der

CD Webseite

sind in allen Word-

Vorlagen neueren Datums Formatvorlagen

für vier Überschriften, Fließtext,

Kleingedrucktes und Hyperlinks enthalten.

Ältere Dokumente enthalten diese noch

nicht. Aus Kapazitätsgründen kann das nur

nach und nach aufgearbeitet werden.

Sollten Sie ein bestimmtes Dokument mit

Formatvorlagen benötigen, wenden Sie

sich bitte an:

[e-mail]-

dresden.de

.

Das Nachladen der FV ist nur ein kleiner

Handgriff und Sie bekommen die Datei

i.d.R. schnell zugearbeitet.

Nachträgliches Laden von FV in

bestehende Dokumente

hier kann man einen Absatz per Mausklick

in einen formatierbaren und

verschiebbaren Rahmen legen.

Dessen Aussehen bestimmt die Option

„Rahmen und Schattierung“

Sie können das aber auch einfach selbst

tun. Formatvorlagen können von einem

Dokument in ein anderes übertragen bzw.

für neu zu erstellende Dokumente zentral

auf Ihrem Rechner eingestellt werden.

Zunächst das Laden von einem Dokument

ins nächste:

Öffne Sie hierzu wieder den Dialog

„Formatvorlage“

Unter der Liste der verfügbaren FV gibt es

einen Knopf zum „Organisieren“ der FV.

der folgende Dialog erlaubt das

wechselseitige Austauschen von FV

zwischen zwei Dokumenten.

5

Standartmäßig erscheint im linken Fenster

die Liste der im aktuell geöffneten

Dokument verfügbaren FV und rechts die

FV in der globalen Vorlage mit dem

phantasievollen Namen „normal.dot“, der

Datei also, die bestimmt, wie ein neu

erstelltes Dokument aussieht.

In den beiden Listen kann ich eine oder

mehrere FV anklicken und in das andere

Dokument übertragen.

Quelle ist hier bei immer die Liste, in der

ich anklicke und Ziel die andere, d.h. wenn

ich rechts in der normal.dot

Formatvorlagen anklicke, ändert sich der

„Kopieren“ Knopf ensprechend:

So kann ich FV aus meiner geöffneten

Datei in andere übertragen und auch aus

anderen holen.

Möchte ich FV aus einer anderen Datei,

die auf meinem Rechner liegt und nicht

geöffnet ist, holen, schließe ich die

normal.dot auf der rechten Seite:

Der Knopf zum Schließen ändert sich jetzt

in „Öffnen“ und ich kann hier nach meiner

Datei suchen.

Bitte beachten Sie, dass von Haus aus im

Dialog zum Öffnen nur nach .dot Dateien

gesucht wird. Wenn Sie hier, wie im Bild,

„alle Dateien“ einstellen, zeigt das

Fenster auch andere Dateien, also auch

ganz normale .doc Dokumente an.

Ich habe mein Dokument geöffnet und

sehe nun dessen Formatvorlagen in der

rechten Liste.

Jetzt einfach die gewünschten FV

anklicken und in mein geöffnetes

Dokument einfügen.

Schließe ich den Dialog sind die FV im

geöffneten Dokument sofort verfügbar.

Die Datei normal.dot

Es geht auch noch einfacher. Sie können,

wie schon gesagt, zentral festlegen, wie

alle neu erstellten Dokumente aussehen.

Die Datei „normal.dot“ ist eine ganz

normale Word-Vorlagedatei. Diese wird in

einem bestimmten Ordner abgelegt, auf

den das Programm beim Starten zugreift

und neue Dateien nach der dort

gefundenen normal.dot einrichtet. D.h.

diese Vorgaben umfassen alles, was ich in

6

einer Word Datei einstellen kann und ich

kann sie jederzeit ändern, z.B. an die

gleich beschriebene Stelle eine der TU

Briefvorlagen platzieren und jedes neue

Dokument hat automatisch den TU Kopf

und Ihre Absenderdaten in den passenden

Schriften.

Auf der CD Webseite gibt es bei den

Hausschriften eine allgemeine normal.dot

zum

herunterladen

, in der die TU

Hausschriften in sinnvollen Formaten für

alle Anwendungen eingestellt sind.

Wenn Sie die Datei auf Ihren Rechner

geladen haben, können Sie die darin

befindlichen FV mit der zuletzt

beschriebenen Prozedur auf Ihre

ursprüngliche normal.dot übertragen.

Diese liegt auf Ihrem Rechner auf der

Systemfestplatte (meist C:) im

Nutzerordner (heißt immer wie der

angelegte Nutzer) in den Microsoft

Anwendungsdaten.

Sie können die Datei, so Sie die nötigen

Zugriffsrechte besitzen, einfach durch die

neue normal.dot ersetzen.

Die Vorlage dort muß immer eine

Vorlagedatei sein, d.h. mit .dot enden.

Beim nächsten Start von Word oder neu

erstellen einer Datei sind die FV

automatisch aktiviert.

Wo finde ich die normal.dot?

Wenn Sie die Datei auf Ihrem Rechner

nicht finden, gibt es einen einfachen Trick

ihr auf die Spur zu kommen:

Öffnen Sie wie schon beschrieben den

Dialog „Formatvorlagen“ und dort

„Organisieren“.

Hier erscheint die normal.dot

standartmäßig immer rechts.

Schließen Sie diese.

Wenn Sie jetzt auf „Datei öffnen“ klicken,

wird im sich öffnenden Fenster die

normal.dot angeboten und Sie können im

Pfadmenü

nachsehen, wo auf Ihrem Rechner die

Datei liegt.

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