Agence Europe Education Formation France. Contrôles secondaires sur l'exercice 2011

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Le rapport sur les contrôles secondaires des actions de l'année 2011 de l'Agence Europe Education Formation France (AEEFF) s'inscrit dans la continuité des années précédentes ; ces contrôles qui concernent la mise en œuvre du programme Education et formation tout au long de la vie sont imposés dans leur forme et dans le fond par la Commission européenne aux autorités nationales et servent de base à la rédaction de la déclaration annuelle d'assurance que chaque état doit produire. Il ressort des contrôles réalisés cette année que l'AEEFF, la Commission européenne et l'autorité nationale ont considérablement amélioré la définition des objectifs des programmes qui sont ainsi mieux suivis même si, en France, le taux de réalisation des crédits et le taux de satisfaction de la demande sont un peu faibles. Selon le rapport, de grands progrès dans l'organisation de l'AEEFF et la réalisation des contrôles primaires sont à noter, tandis que le suivi des recommandations reste de très bonne qualité.

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Publié le 01 juillet 2012
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Langue Français
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Rappor-tn° 2012-03` 122 vAir l02    Inspection généradlel’administration
de lÉducation natioe neatl de la Recherche      Agence Europe Education Formation France Contrôles secondaires sur l’exercice 2011
     Rapport à monsieur le ministre de lÉducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative  Rapport à monsieur le ministre de  l’enseignement supérieur et de la recherche     
 
 
 
 
 
                
           
 
MINISTERE DE LEDUCATION NATIONALE,DE LA JEUNESSE ET DE LA VIE ASSOCIATIVE MINISTERE DE LENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LARECHERCHE  _____   Inspection générale de l’administration de l’éducation nationale et de la recherche _____  
 Agence Europe Education Formation France Contrôles secondaires sur l’exercice 2011
   Jacques HAUDEBOURG Inspecteur général de l’administration de l’éducation nationale et de la recherche
 
AVRIL 2012   Alain PLAUD Inspecteur général de l’administration de l’éducation nationale et de la recherche  
 
 
 
Introduction…………………
SOMMAIRE
 
………………………………………………….7
1.  ............................................................................ 9Méthodologie du contrôle 
2. 
1.1. Analyse des résultats................................................................................................. 9 1.1.1. Le suivi des objectifs ............................................................................................................ 9 1.1.2. La comparaison de l’évolution de la demande et de l’offre budgétaire............................... 9 1.2. Le système de gestion : l’organisation, le pilotage, la gestion et le suivi des recommandations ...................................................................................................... 9 1.2.1. La réorganisation des services de l’agence ......................................................................... 9 1.2.2.  de l’Le pilot ..................................................................................................... 10 age agence . 1.2.3. La gestion financière et comptable .................................................................................... 10 1.2.4. Le suivi des recommandations ........................................................................................... 10 1.3. Les contrôles secondaires ....................................................................................... 11 1.3.1.  11 ................................................La sélection des dossiers soumis au contrôle secondaire : 1.3.2. La complétude du dossier : ................................................................................................ 11 1.3.3. Le contrôle secondaire :..................................................................................................... 12 1.3.4. Les tolérances acceptées :.................................................................................................. 12 Analyse des résultats obtenus par l’AEEFF en 2011 .............................. 13 
2.1. La définition des objectifs 2011 : une nouvelle méthodologie ............................... 14
2.2. Les résultats obtenus ............................................................................................... 16 2.2.1. Les résultats obtenus sur les actions prioritaires............................................................... 16 2.2.2. Les résultats obtenus sur les autres actions ....................................................................... 19 2.2.3. Quelques remarques générales sur les objectifs ................................................................ 22 2.3. Les taux de réalisation des crédits d’intervention................................................... 22 2.3.1. Les taux de réalisation ....................................................................................................... 23 2.3.2. Des tentatives d’explication ............................................................................................... 25 2.4. Les taux de satisfaction de la demande................................................................... 27 2.4.1. L’évolution du taux de satisfaction de la demande de 2007 à 2011................................... 28 2.4.2. La situation en 2011........................................................................................................... 29 3.  30Les effets de la réorganisation des services de l’agence.......................... 
3.1. L’évolution du département « Gestion de projets »................................................ 30
3.2. L’évolution du département « Développement » ................................................... 31
3.3. L’articulation des départements de gestion et de développement .......................... 33
3.4. Les perspectives d’avenir........................................................................................ 33
4.  ........................................................... 34La gestion financière et comptable 
 
 
4.1. L’engagement des crédits d’intervention................................................................ 34
4.2. Les retards de paiements......................................................................................... 36 4.2.1.  .................................................................................. 36En matière de crédits d’intervention 4.2.2. En matière de crédits de fonctionnement ........................................................................... 37 4.3. Le recouvrement des trop-perçus............................................................................ 38 4.3.1. Evolution des sommes à recouvrer..................................................................................... 38 4.3.2. Sommes à recouvrer/taux de recouvrement ....................................................................... 38 4.3.3. Nombre d’ordres de recouvrement par action et par année .............................................. 39 (Annexe 3) ........................................................................................................................................ 39 4.3.4. Sommes à recouvrer rapportées aux montants attribués ................................................... 40 4.3.5. Les sommes à recouvrer par programme se répartissent de la manière suivante : ........... 40 4.3.6. Le suivi du recouvrement et les créances irrécouvrables................................................... 41 4.4. Les placements de trésorerie................................................................................... 41
5.  41suivi des recommandations 2011 et les constats 2012........................Le  
6. 
 
5.1. Le suivi des recommandations portant sur le pilotage et le système de gestion de l’agence .............................................................................................................. 42 5.1.1. Sur la fixation des objectifs fixés à l’agence ...................................................................... 42 5.1.2. Sur le développement d’un dispositif intégré de pilotage et de contrôle de gestion........... 43 5.1.3. Sur les effets de la réorganisation de l’agence .................................................................. 44 5.1.4.  ...................................................... 44Sur le positionnement de la cellule Contrôle Primaire 5.2. Le suivi des recommandations portant sur les contrôles ........................................ 45 5.2.1. Sur le respect des délais ..................................................................................................... 45 5.2.2. Sur les procédures de contrôle........................................................................................... 46 5.2.3. Sur le nombre de contrôles................................................................................................. 47 5.2.4. Les contrôles secondaires .................................................................................................. 48 5.3. Le suivi des recommandations portant sur la fiabilisation des procédures financières ............................................................................................................... 48 5.3.1. Sur l’optimisation des taux d’utilisation des subventions et la limitation des trop-perçus ................................................................................................................................. 48 5.3.2.  50 ..........................à l’adresse des porteurs de projetsSur la simplification des procédures  5.3.3. sécurisation des règles de gestion financières......................................................... 51Sur la  5.3.4.  ............................................................Sur l’assouplissement des procédures budgétaires 51 La vérification des contrôles primaires .................................................... 52 
6.1. Le bilan des contrôles réalisés................................................................................52 6.1.1.  .......................................................................... 53Le bilan du programme de contrôle 2011 6.1.2. Les corrections financières supérieures à 2%.................................................................... 58 6.2. Les contrôles secondaires : les contrôles approfondis ............................................ 63 6.2.1. Comenius............................................................................................................................ 64 6.2.2. Erasmus.............................................................................................................................. 68 6.2.3. Leonardo da Vinci : ........................................................................................................... 71 6.2.4. Grundtvig ........................................................................................................................... 79 6.2.5. Programme transversal...................................................................................................... 82 
 
6.3. Les contrôles secondaires : Les audits in situ ......................................................... 83 6.3.1. Erasmus.............................................................................................................................. 83 6.3.2. Leonardo da Vinci.............................................................................................................. 86 6.4. Les contrôles secondaires : les visites de contrôle en cours de projet .................... 88
6.4.1. Leonardo da Vinci.............................................................................................................. 88 
Conclusion .......................................................................................................... 94 
RECOMMANDATIONS..................................................................................95  
 
 
 
 
 
Introduction 
 
Le directeur de cabinet de la ministre de l’enseignement supérieur et de la recherche a demandé au chef du service de l’IGAENR, par courrier du 31 octobre 2011 (voir Annexe 0), de réaliser un rapport d’audit des systèmes de gestion et de comptabilité de l’agence Europe Education Formation France (AEEFF) portant sur l’exercice 2011, une mise en œuvre des contrôles secondaires des actions réalisées ou en cours de réalisation ainsi qu’une évaluation de la réorganisation des services de l’agence effective au 1erseptembre 2010. Le courrier du directeur de cabinet rappelait que :
Le GIP AEEFF a été prorogé fin 2006 pour mettre en œuvre le programme Education et Formation tout au long de la vie (EFTLV) 2007-2013.
Le programme EFTLV prévoit un contrôle renforcé des autorités nationales sur l’organisme chargé de sa mise en œuvre. Cela s’inscrit dans le cadre « d’une gestion fortement décentralisée, globalisée et forfaitisée des actions du nouveau programme ».
L’autorité nationale, en l’occurrence la directrice des relations européennes et internationales et de la coopération (DREIC), a établi le 22 décembre 2006 une déclaration d’assuranceex-ante une annexe qui décrit notamment le fonctionnement de l’agence et le comportant système de contrôle mis en place. Cette annexe fait de l’IGAENR l’organisme responsable des audits externes alors que le commissaire aux comptes de l’AEEFF est chargé de la vérification des comptes, de l’évaluation du système comptable et des états financiers présentés.
En conséquence l’IGAENR, comme les années précédentes, s’est vue confier la réalisation d’un audit système et de gestion répondant aux exigences de la déclarationex-ante 22 du décembre 2006 et à celles de la déclaration d’assuranceex-post annuelle que l’autorité nationale doit remettre à la commission européenne (CE) chaque année avant le 30 avril.
Les inspecteurs se sont rendus à deux reprises dans les locaux de l’agence (du 20 au 23 février et du 5 au 8 mars 2011). Ils ont pu lors de ces déplacements s’entretenir avec tous les responsables de l’agence et rencontrer les personnels qu’ils ont souhaité auditer (Annexe 1).
Ils ont, en outre, bénéficié, fin février 2011, du rapport annuel de l’agence qui a servi de base aux investigations menées et a conduit à la définition de l’organisation thématique du présent rapport.
 
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Après une présentation de la méthodologie appliquée aux contrôles et à l’audit, le rapport traitera successivement :
 
 Des objectifs définis par l’agence en 2011 et de la comparaison de l’offre de l’agence et de la demande des porteurs de projets depuis 2007.
 De l’évolution de l’organisation fonctionnelle de l’agence.
 De la gestion financière et comptable.
 des recommandations présentées en 2011 par l’IGAENR et par laDu suivi commission européenne.
 
De la vérification des contrôles primaires, dite « contrôles secondaires ».
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