Référentiel de certification connaissances et compétences

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Niveau: Secondaire
BEP métiers des services administratifs ANNEXE I b RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION

  • situation de communication

  • activités administratives à caractère technique

  • accès - notions de partage, de données et d'applications

  • document commercial

  • formulaire

  • logiciel

  • composition - formatage des cellules - adressage des cellules - gestion du classeur - formules


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BEP métiers des services administratifs
ANNEXE I b   RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION  
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE TECHNIQUE
 Connaissances communesa catiuvxi tés administrast iàv ecaractère technique   CONNAISSANCES ASSOCIÉES L’environnement technologique de travail  Le système d information - Son rôle - Ses composants L'organisation fonctionnelle du système informatique  les éléments matériels et logiciels -Types  Finalités   d’utilisation Contexte  Les didacticiels et l’aide en ligne  schéma d'infrastructure Le  Le réseau local et l'accès à Internet - Notions d’utilisateurs et de droits d’accès - de partage, de données et d’applications Notions  L'intranet (ressources documentaires et communication interne)  Les autres équipements communs   
LIMITES DE CONNAISSANCES       Se limiter aux services et logiciels de communication, de navigation, aux outils bureautiques standards, aux logiciels de gestion supports du système d’information de lorganisation       Exclure l’aspect technique des réseaux Se limiter aux droits et devoirs des utilisateurs   
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE TECHNIQUE
  Rédaction de messages et de courriers professionnels simples, liés à l’activité courante de la structure  COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES  - Identifier l'objet, les destinataires et leexterne ication oc ,nummtni enrecanionti conmuomcnitsiitaLd  contexte de communicationLa communication écrite opérationnelle à l interne et à l externe - Rédiger le message ou le courrier adapté- Finalités à la situation de communication- Moyens  - syntaxique, ualité Contrôler lLa qualité administrative des écrits et documents orthographaiq que et grammaticale du professionnels Exclure la norme AFNOR, utiliser les règles de présentation en message ou courrier rédigé- Notion de qualité vigueur dans l’entreprise - Critères de qualité (en particulier : composition, registre de langage, syntaxe, orthographe, grammaire, présentation)  Les supports de communication écrite : conditions d utilisation,Se limiter à des courriers simples et des messages courts forme, structure  - Lettre  - Télécopie - Note de service - Note d’information  Courriel --Mémo, post-it   
  Saisie et mise en forme des courriers, des notes, des comptes rendus  COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES -Identifier le type de document à réaliser La production des documents écrits - Sélectionner le modèle de document- Exclure la rédaction du compte rendu et de la note de synthèse La structure, le contenu, la présentation adapté- Se Les chartes graphiques limiter aux formats numériques en rapport avec les logiciels - Saisir et mettre en forme avec dextérité--ilésuit coms, y lesprisL sef rotslyse  Les tnem s sedsuec o dtiaqbélr sp ouremtastmsa ufmo rn - Exploiter les fonctionnalités appropriées dulogiciel utilisé sénleeligic sollitéonnanctis fod nud noitcudor plaà s reaisscecomune tettx eeLoi nruc értaclure le mais exsinifédérp selyt ses ls,ledèmos  relilesU it - Contrôler la qualité orthographique et- Saisie grammaticale du document produit-Correction  -Mettre en page le document produit - Mise en forme - Insertion d’objets - Finition des documents : mise en page ; vérification ; impression Les fonctionnalités logicielles nécessaires à la saisie et à la   mise en forme d un courriel 
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE TECHNIQUE
   Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux, d’états chiffrés  COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES - Identifier la nature des données à traiterLes types et formats de données  - Numérique -Décrire la logique du traitement à mettre - Alphanumérique -vrœun eel resinagrO  etae eablu od seénnad sl sn- Jeux de caractères  - Exploiter les fonctionnalités appropriées duLa construction d un tableau logiciel  - Appliquer des jeux d'essai et contrôler lesLa construction d'une feuille de calcul résultats- Composition - Formatage des cellules -Adressage des cellules  - Gestion du classeur - Formules et fonctions - Finition des documents : mise en page ; vérification  Sauvegarde -- Impression  Les fonctionnalités appropriées du logiciel ou du module de gestion commerciale ou de comptabilité nécessaires à la réalisation et à l édition d états chiffrés
  Renseignement de formulaires  COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES - Analyser le document à renseignerLes formulaires - Collecter les données nécessaires-Tep sanilét s ou numé(papiersuqir )seFi -y - Appliquer les instructions et procédures associées au formulaire-yT  sepà s nsre cdemphaer eignarch Démr ne eedenemesgin 'u dntaiulrmfolloc( ersed etce  -- nécessaires, contrôle, sauvegarde et validation) informations Contrôler les données reportées - ne Contrôler l'envoi du formulair e en ligLes modalités d accès au formulaire en ligne  
LIMITES DE CONNAISSANCES     Y compris les phases d’analyse préparatoire  Se limiter à l’étude de phénomènes à deux variables  Utiliser les modèles, les procédures de dénomination des cellules et des feuilles du classeur  Se limiter aux formules simples à une condition     Exclure les importations et exportations de données Se limiter à la réalisation d’états chiffrés standards  
LIMITES DE CONNAISSANCES Se limiter aux formulaires liés aux activités professionnelles courantes
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE TECHNIQUE   Production, contrôle et codification de documents  COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES - Identifier les informations nécessairesLes opérations d'achat et de ventele traitement des commandes en ligneY compris - Rechercher et extraire les données- Les acteurs internes -Compléter ou gén- Les partenaires : clients et fournisseurs  établir érer le document à -Les conditions d'achat et de vente : prix, délais de livraison,  réductions financières et commerciales, conditions de - Met (esnéonescltiar.otj  àm eenretèdr lsgel ruisseurs)  ,lceitn,sf uonr   - Contrôler le document commercialLe mécanisme de la TVA - Contrôler la concordance entre les- l’étude des différents régimes de TVA. Exclure Champs d’application - Taux documents commerciaux Pour les opérations avec l'étranger, se limiter aux échanges li - App quer une codificationLe traitement des données commercialesorue   sntiriseuaatmmnuaroc en s etbien de - La chaîne documentaire relative aux opérations d’achat et de vente : o devis, facture pro forma Y compris les factures intracommunautaires concernant l'acquisition o la livraison de biens, en euros bon de commande ou o de livraison bon o Se de doit et d’avoir factures limiter à la lecture et à l'interprétation du schéma.   - Le schéma de circulation des documents commerciaux - contrôle Le d'un document commercial - La concordance des documents commerciaux - Les fonctionnalités du logiciel de gestion commerciale ou du PGI nécessaires à la production des documents -génération en chaîne des documents commerciaux (des La devis aux bons de livraison, des bons de livraison ou de commande aux factures…)  La codification des documents - Principe - Règle   
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE TECHNIQUE
 Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois  COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES - Mettre en œuvre une procédure deLes procédures de gestion et de distribution du courrier entrantSe li-fcnos n  à r :mite ntmeneonti réception ou d’expédition du courrierLes règles de confidentialitéo - Appliquer les tarifs d’affranchissement- aux conditions d’utilisation - Contrôler l’acheminement et la réceptionLes modalités de circulation des informations entre les servicesSe li-avantages pour l ua xitm :er tnerper esi  - Mettre en œuvre une procédure deLe classement du courrier- aux formats des lettres diffusion du courrier- Mode- aux conditions d’admission du service utilisé   - Exploiter un carnet d’adresses et des listes- Matériel- à l’identification des emballages (étiquetage) de diffusion   Les prestataires de services d acheminement des envois   La procédure d acheminement - Finalités  - Modalités - Normes postales, privées ou publiques   La préparation des envois  - les documents d’accompagnement - la machine à affranchir  - le conditionnement    es annuaires internes et externes L - Les différents types et leurs avantages - erche Les techniques de rec h   La tarification    Le suivi des envoislimiter à l’utilisation des grilles de tarifsSe  
    
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE ORGANISATIONNEL   Connaissances communes auixt éasc taivdministratives àa craètero grnasielnnioat   CONNAISSANCES ASSOCIÉES L'organisation  La diversité des organisations, principales caractéristiques - Les entreprises - Les organisations publiques - Les associations  L organisation dans son environnement - L'environnement économique et social d'une organisation - Les partenaires de l'organisation  L organisation : une structure humaine - Les fonctions et services - La coordination des activités - Les formes de représentations  L organisation des activités administratives - Les finalités des activités administratives - Les éléments de normalisation de l'organisation o procédures Les - définition La - finalités Les - composantes (objet, contenu, documents et contrôle associés) Les - représentations courantes d’une procédure administrative Les o chartes Les  
LIMITES DE CONNAISSANCES   Se limiter à des caractéristiques suffisantes pour identifier une organisation telles que le secteur d'activité, la taille, la position dans son secteur…         Se limiter à l’exploitation d’organigrammes de structure simples ou d’annuaires internes. Exclure l’organigramme normalisé.   Les procédures et les chartes sont approchées à partir d'exemples concrets.  Exclure la création de procédure.   S’en tenir aux formes usuelles de représentation : instructions écrites, listes de contrôle, organigramme simplifié de traitement…  
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE ORGANISATIONNEL   Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et des consommables  COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES des stocks de -ammosnoc selboftureurni de s et ntCovin  uaeelôrel rdu suivi des stocks de fournitures et consommablesLes enjeux Les notions liées à l’inventaire comptable ne sont pas abordées. Les - L’identification et la hiérarchisation des articles de gestion des stocks sont exclus. modèles - Mettre en œuvre une procédure de- Les mouvements de stocks  réapprovisionnement - tenir aux principes et aux conséquences d’une rupture des S’en L'inventaire physique des stocks - Réceptionner et contrôler la livraison- stocks de fournitures de consommables sur le fonctionnement du Le stock de sécurité, la rupture de stock -impératifs de qualité, délai et coût service. Les   La procédure de réapprovisionnementS’en  detenir à l’identification et à l’analyse des étapes significatives - l’approvisionnement Les opérations principales d'une procédure d'approvisionnement et les documents associés Se situer dans le cadre d’un achat de biens de faible valeur.   - Se limiter à l’identification des principaux engagements contractuels L'identification des fournisseurs et des conditions générales de vente et des possibilités de recours en cas d’inexécution.   - limiter au relevé des anomalies. Se La livraison : contrôle et documents associés  Exclure la rédaction de réserves.  
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE ORGANISATIONNEL
  Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles  COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES ler au bon fonctionnement des -lieV éqpsno sidemtniueps ibleLes équipements disponibles - Solliciter le service de maintenance ou la- limiter aux outils de reprographie, de communication et de Les caractéristiques techniques Se personne ressource bureautique (ordinateur de bureau, principaux périphériques - Contrôler la remise en état des d’entrée, de sortie et de stockage, système d’exploitation du poste équipements de travail, interface graphique, paramètres de base des applications -Rendre compte logicielles).     - Les notices d’utilisation limiter à l’analyse d'une notice d'utilisation (mode d'emploi) et à Se  l’identification des manipulations à effectuer à l'occasion  d'opérations de maintenance de premier niveau ou d'installation de nouveaux matériels.    - Le vocabulaire technique associétenir à la compréhension des termes techniques associés aux  S'en  outils.   -La procédure d'inventaire physique des équipements      La maintenance préventiveSe limiter à la connectique de base, au remplacement des -aux incidents courants, à l'installation de nouveaux Les éléments du diagnostic  consommables,  maté e s, à l'aide d'une notice. ri l    S’en tenir à la mise en œuvre d’une procédure de signalement pour  - opérations de maintenance autre que celles de premier niveau. les Les opérations courantes de maintenance de premier niveau - Le signalement des autres dysfonctionnements   L environnement juridique de la maintenanceSe limiter à : - l'analyse des principales clauses du contrat de maintenance Le contrat de maintenance - - l'identification des parties, de l'objet, des obligations contractuelles et des possibilités de recours en cas d'inexécution.    - limiter à l'analyse et aux conditions de mise en œuvre de la Se La garantie contractuelle garantie contractuelle.
 
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE ORGANISATIONNEL  Mise à jour et rangement des dossiers  COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES  -eesdI  rlfictsnael soducemtn s àier les pièces, La r-e pLessedniatagtriaomnmdeesl ad ec icricrcululaatitioonn  ddeess  ddooccuummeennttss   Se limiter à l'analyse du processus représenté sous forme de - Exploiter un schéma de circulation des diagramme de circulation des documents et à l'identification des  opérations à effectuer documents  L'élaboration du diagramme est exclue - Appliquer une procédure de classement - Vérifier le contenu d’un dossierLa gestion des dossiers papiers  Les modes de classement S'en tenir aux principaux modes de classement - Le matériel et mobilier de classement -o caractéristiques Les o Les critères de choix   -d  edésérpcoeL snt semeclasn teSe cdesslaocpré édxioh ud  rinc uaériel etn du matf notcoimene tne mobilier de classmene ttulisi é    -de contrôle à partir du plan tenir à l’identification des opérations  S’enL’organisation et le contrôle d’un dossier  de structuration du dossier  Enregistrement et sauvegarde des documents, des dossiers numériques  COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES - une arborescence des dossiers r aLes fichiers numériquesS’en tenir à l’identification de mots clés dans la dénomination, le Org nise- et les propriétés. contenu L'Identification des fichiers -r ie nussodeihcd ,remtntser nifd utés priéregidenreifidomorp sel tienId t  eerfi- l'étude des méthodes d'indexation. Les formats : identification, caractéristiques Exclure - les fichiers systèmes. Les fonctions d’indexation Exclure - Trier les fichiers et messages-ou méta données (auteur, date de création ou Les propriétés électroniques et les ranger de modification, taille, nombre de pièces jointes…) S’en tenir : - Appliquer une procédure de sauvegarde et- àdu poste de travail personnel et à l’espace l’organisation  de autorisé sur le réseau restauration L'organisation des fichiers- à l’application des procédures de classement des fichiers - Les volumes de stockage numériques en vigueur dans l’organisation. - L’arborescence - :de base du gestionnaire de fichiers limiter aux fonctionnalités  Se Le gestionnaire de fichiers création de dossiers, copie ou déplacement de fichiers, tri,  La sauvegarde des donnéesrecherche, suppression. - Les périphériques et les supports de sauvegarde associés - La procédure de sauvegarde et de restauration à l’application d’une procédure de sauvegarde des fichiersSe limiter numériques. Seuls les principaux périphériques et supports usuels de mémoire électronique, optique, magnétique sont abordés.  
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE ORGANISATIONNEL  Gestion du courrier électronique  COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES -Le courrier électronique  Paramétrer et mettre en œuvre un logiciel de messagerie électronique-paramètres utilisateurs du compte de messagerie limiter aux  Se Les notions de base - Émettre et recevoir du courriero protocoles électronique les - Classer et filtrer les messageso e la roni messagerie électronique - Gérer le carnet d'adresses et les listes deool' ilutqu sedcèisnoitcnof sel  nt dtemetrai de eltcreé ruir uoc diffusionoptasi   noies  la es jointet énituqte - Respecter les consignes et procédures de- La gestion des messages  sécuritéole classement du courrier o le filtrage automatique des messages entrants o la gestion du carnet d’adresses o listes de diffusion les o sécurité la o le suivi des envois (les accusés de réception)  
 Repérage de la circulation d’informations, de documents au sein de la structure  COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES - Caractériser la place de la structure auL organeiss afotinocnti o:nusneet  ssterruvcictuerse humainelisé.me normaSe limiter à lpxetioloitad ngaorgrnimeamdes cuuts rters daireannunretni slcxE .seorle uramgrniga imples ou sein de l’organisation- L - Repérer les acteurs, les postes de travail- La coordination des activités concernés- Les formes de représentations -césesnn se asriI i etxareoidfnintenle dsins éleesr  ioatrmfo L’organisation des activités administrativesdérusee eL srpcotearsos let chs eéhc à sa tnorppmple'exeir dpartst .cner soc - r Rechercher et e- Les finalités des activités administratives - Contrôler la circulation des documents- Exclure Les éléments de normalisation de l'organisation la création de procédure.  o Les procédures  La définition - Les finalités S’en tenir aux formes usuelles de représentation : instructions -- listes de contrôle, organigramme simplifié de traitement… écrites, composantes (objet, contenu, documents Les et contrôle associés) - Les représentations courantes d’une procédure administrative o chartes Les