Référentiel de certification connaissances et compétences

Description

Niveau: Secondaire
BEP métiers des services administratifs ANNEXE I b RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION

• situation de communication


• activités administratives à caractère technique


• accès - notions de partage, de données et d'applications


• document commercial


• formulaire


• logiciel


• composition - formatage des cellules - adressage des cellules - gestion du classeur - formules

Sujets

• Formulaire
• Logiciel

Informations

• Publié par: profil-mifur-2012
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• Langue: Français

Extrait

                   

BEP métiers des services administratifs

ANNEXE I b     RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION  

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE TECHNIQUE

  Connaissances communesa catiuvxi tés administrast iàv ecaractère technique     CONNAISSANCES ASSOCIÉES L’environnement technologique de travail   Le système d information ’ - Son rôle - Ses composants L'organisation fonctionnelle du système informatique  les éléments matériels et logiciels - •Types   •Finalités   • d’utilisation Contexte • Les didacticiels et l’aide en ligne • schéma d'infrastructure Le   Le réseau local et l'accès à Internet - Notions d’utilisateurs et de droits d’accès - de partage, de données et d’applications Notions   L'intranet (ressources documentaires et communication interne)   Les autres équipements communs    

LIMITES DE CONNAISSANCES             Se limiter aux services et logiciels de communication, de navigation, aux outils bureautiques standards, aux logiciels de gestion supports du système d’information de l’organisation              Exclure l’aspect technique des réseaux Se limiter aux droits et devoirs des utilisateurs    

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE TECHNIQUE

    Rédaction de messages et de courriers professionnels simples, liés à l’activité courante de la structure   COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES   - Identifier l'objet, les destinataires et le externe ication oc ,nummtni enrecanionti conmuomcnitsiitaLd  ’’   contexte de communication La communication écrite opérationnelle à l interne et à l externe   - Rédiger le message ou le courrier adapté - Finalités à la situation de communication - Moyens   - syntaxique, ualité Contrôler l La qualité administrative des écrits et documents   orthograph a iq  q ue et grammaticale du  professionnels  Exclure la norme AFNOR, utiliser les règles de présentation en message ou courrier rédigé- Notion de qualité  vigueur dans l’entreprise - Critères de qualité (en particulier : composition, registre de langage, syntaxe, orthographe, grammaire, présentation) ’   Les supports de communication écrite : conditions d utilisation, Se limiter à des courriers simples et des messages courts forme, structure   - Lettre   - Télécopie - Note de service - Note d’information  Courriel - -Mémo, post-it    

    Saisie et mise en forme des courriers, des notes, des comptes rendus   COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES -Identifier le type de document à réaliser  La production des documents écrits   - Sélectionner le modèle de document - Exclure la rédaction du compte rendu et de la note de synthèse La structure, le contenu, la présentation adapté - Se Les chartes graphiques limiter aux formats numériques en rapport avec les logiciels - Saisir et mettre en forme avec dextérité - - ilésuit coms, y lespris L sef ro tslyse  Les  tnem s sed s u e c o   d t i a q b é l r   s p   o u r e m t a s t m s a   u f m o   r n - Exploiter les fonctionnalités appropriées du ’ logiciel utilisé  sénleeligic sollitéonnanctis fo d  nud noitcudor plaà s reaissce comune tettx e eL oi nruc értaclure le mais exsinifédérp selyt ses ls,ledèmos  relilesU   it - Contrôler la qualité orthographique et - Saisie grammaticale du document produit -Correction   -Mettre en page le document produit  - Mise en forme - Insertion d’objets - Finition des documents : mise en page ; vérification ; impression Les fonctionnali ’ tés logicielles nécessaires à la saisie et à la     mise en forme d un courriel  

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE TECHNIQUE

      Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux, d’états chiffrés   COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES - Identifier la nature des données à traiter Les types et formats de données   - Numérique -Décrire la logique du traitement à mettre  - Alphanumérique - vrœun e el resinagrO   e tae eablu od seénnad sl sn - Jeux de caractères   - Exploiter les fonctionnalités appropriées du ’ La construction d un tableau logiciel   - Appliquer des jeux d'essai et contrôler les La construction d'une feuille de calcul résultats - Composition - Formatage des cellules -Adressage des cellules   - Gestion du classeur - Formules et fonctions - Finition des documents : mise en page ; vérification  Sauvegarde - - Impression   Les fonctionnalités appropriées du logiciel ou du module de gestion commer ’ ciale ou d ’ e comptabilité nécessaires à la  réalisation et à l édition d états chiffrés

    Renseignement de formulaires   COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES - Analyser le document à renseigner Les formulaires - Collecter les données nécessaires - Tep s anilét s  ou numé(papiersuqir )se Fi  -y - Appliquer les instructions et procédures associées au formulaire -yT  sepà s nsre cdemphaer eign arch Démr ne eedenemesgin 'u dntaiulrmfolloc( ersed etce   - -  nécessaires, contrôle, sauvegarde et validation) informations  Contrôler les données reportées - ne Contrôler l'envoi du formulair e en lig ’ Les modalités d accès au formulaire en ligne  

LIMITES DE CONNAISSANCES         Y compris les phases d’analyse préparatoire   Se limiter à l’étude de phénomènes à deux variables   Utiliser les modèles, les procédures de dénomination des cellules et des feuilles du classeur   Se limiter aux formules simples à une condition         Exclure les importations et exportations de données Se limiter à la réalisation d’états chiffrés standards  

LIMITES DE CONNAISSANCES Se limiter aux formulaires liés aux activités professionnelles courantes

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE TECHNIQUE     Production, contrôle et codification de documents   COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES - Identifier les informations nécessaires Les opérations d'achat et de ventele traitement des commandes en ligneY compris - Rechercher et extraire les données - Les acteurs internes -Compléter ou gén - Les partenaires : clients et fournisseurs   établir  érer le document à  -Les conditions d'achat et de vente : prix, délais de livraison,   réductions financières et commerciales, conditions de - Met (esnéonescltiar . o t j    à m   e e n r e t è d r   l s g el ru isseurs)   ,lceitn,s f   uonr      - Contrôler le document commercial Le mécanisme de la TVA   - Contrôler la concordance entre les - l’étude des différents régimes de TVA. Exclure Champs d’application - Taux documents commerciaux  Pour les opérations avec l'étranger, se limiter aux échanges li - App quer une codification Le traitement des données commerciales orue     sntiriseuaatmmnuaroc en s etbien de  - La chaîne documentaire relative aux opérations d’achat et de vente : o devis, facture pro forma Y compris les factures intracommunautaires concernant l'acquisition o la livraison de biens, en euros bon de commande ou o de livraison bon o Se de doit et d’avoir factures limiter à la lecture et à l'interprétation du schéma.    - Le schéma de circulation des documents commerciaux - contrôle Le d'un document commercial - La concordance des documents commerciaux - Les fonctionnalités du logiciel de gestion commerciale ou du PGI nécessaires à la production des documents -génération en chaîne des documents commerciaux (des La devis aux bons de livraison, des bons de livraison ou de commande aux factures…)   La codification des documents - Principe - Règle    

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE TECHNIQUE

  Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois   COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES - Mettre en œuvre une procédure de Les procédures de gestion et de distribution du courrier entrantSe li -fcnos n  à  r :mite  ntmeneonti réception ou d’expédition du courrier Les règles de confidentialité o - Appliquer les tarifs d’affranchissement - aux conditions d’utilisation - Contrôler l’acheminement et la réception Les modalités de circulation des informations entre les services Se li -avantages pour l ua x itm :er  tne’rper esi   - Mettre en œuvre une procédure de Le classement du courrier - aux formats des lettres diffusion du courrier - Mode- aux conditions d’admission du service utilisé    - Exploiter un carnet d’adresses et des listes - Matériel- à l’identification des emballages (étiquetage) de diffusion   ’   Les prestataires de services d acheminement des envois     ’   La procédure d acheminement   - Finalités   - Modalités - Normes postales, privées ou publiques     La préparation des envois   - les documents d’accompagnement - la machine à affranchir   - le conditionnement      es annuaires internes et externes   L - Les différents types et leurs avantages - erche Les techniques de rec h     La tarification         Le suivi des envois limiter à l’utilisation des grilles de tarifsSe  

       

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE ORGANISATIONNEL     Connaissances communes auixt éasc taivdministratives àa craètero grnasielnnioat     CONNAISSANCES ASSOCIÉES L'organisation   La diversité des organisations, principales caractéristiques - Les entreprises - Les organisations publiques - Les associations   L organisation dans son environnement ’ - L'environnement économique et social d'une organisation - Les partenaires de l'organisation   L organisation : une structure humaine ’ - Les fonctions et services - La coordination des activités - Les formes de représentations   L organisation des activités administratives ’ - Les finalités des activités administratives - Les éléments de normalisation de l'organisation o procédures Les - définition La - finalités Les - composantes (objet, contenu, documents et contrôle associés) Les - représentations courantes d’une procédure administrative Les o chartes Les  

LIMITES DE CONNAISSANCES     Se limiter à des caractéristiques suffisantes pour identifier une organisation telles que le secteur d'activité, la taille, la position dans son secteur…                   Se limiter à l’exploitation d’organigrammes de structure simples ou d’annuaires internes. Exclure l’organigramme normalisé.       Les procédures et les chartes sont approchées à partir d'exemples concrets.   Exclure la création de procédure.     S’en tenir aux formes usuelles de représentation : instructions écrites, listes de contrôle, organigramme simplifié de traitement…  

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE ORGANISATIONNEL     Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et des consommables   COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES des stocks de   - ammosnoc selboftureurni de s et  ntCovin  uaeelôrel r du suivi des stocks de fournitures et consommablesLes enjeux Les notions liées à l’inventaire comptable ne sont pas abordées. Les - L’identification et la hiérarchisation des articles  de gestion des stocks sont exclus. modèles - Mettre en œuvre une procédure de - Les mouvements de stocks   réapprovisionnement  -  tenir aux principes et aux conséquences d’une rupture des S’en  L'inventaire physique des stocks - Réceptionner et contrôler la livraison-  stocks de fournitures de consommables sur le fonctionnement du  Le stock de sécurité, la rupture de stock -impératifs de qualité, délai et coût  service.  Les     La procédure de réapprovisionnement S’en  detenir à l’identification et à l’analyse des étapes significatives -  l’approvisionnement  Les opérations principales d'une procédure d'approvisionnement et les documents associés  Se situer dans le cadre d’un achat de biens de faible valeur.     -  Se limiter à l’identification des principaux engagements contractuels  L'identification des fournisseurs et des conditions générales de vente et  des possibilités de recours en cas d’inexécution.     -  limiter au relevé des anomalies. Se  La livraison : contrôle et documents associés   Exclure la rédaction de réserves.  

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE ORGANISATIONNEL

    Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles   COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES ler au bon fonctionnement des -lieV  éqpsno sidemtniueps ible Les équipements disponibles   - Solliciter le service de maintenance ou la - limiter aux outils de reprographie, de communication et de Les caractéristiques techniques Se personne ressource  bureautique (ordinateur de bureau, principaux périphériques - Contrôler la remise en état des  d’entrée, de sortie et de stockage, système d’exploitation du poste équipements de travail, interface graphique, paramètres de base des applications -Rendre compte  logicielles).        - Les notices d’utilisation limiter à l’analyse d'une notice d'utilisation (mode d'emploi) et à Se  l’identification des manipulations à effectuer à l'occasion  d'opérations de maintenance de premier niveau ou d'installation de nouveaux matériels.      - Le vocabulaire technique associétenir à la compréhension des termes techniques associés aux  S'en  outils.    -La procédure d'inventaire physique des équipements         La maintenance préventive Se limiter à la connectique de base, au remplacement des -aux incidents courants, à l'installation de nouveaux Les éléments du diagnostic  consommables,  maté e s, à l'aide d'une notice. ri l     S’en tenir à la mise en œuvre d’une procédure de signalement pour   - opérations de maintenance autre que celles de premier niveau. les Les opérations courantes de maintenance de premier niveau - Le signalement des autres dysfonctionnements   ’   L environnement juridique de la maintenance Se limiter à : - l'analyse des principales clauses du contrat de maintenance Le contrat de maintenance -  - l'identification des parties, de l'objet, des obligations contractuelles et des possibilités de recours en cas d'inexécution.      - limiter à l'analyse et aux conditions de mise en œuvre de la Se La garantie contractuelle garantie contractuelle.

 

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE ORGANISATIONNEL   Mise à jour et rangement des dossiers   COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES   - e e s dI     rl fi c t s n a el soducemtn s àier les pièces,  La r - e   p L ré e s s e d n ia ta g t r i a o m n m d e e s l   a d   e c   i c r i c rc ul ul a a ti ti o o n n     d d e e s s     d do o c c u u m m e e n n t t s s      Se limiter à l'analyse du processus représenté sous forme de - Exploiter un schéma de circulation des  diagramme de circulation des documents et à l'identification des  opérations à effectuer documents    L'élaboration du diagramme est exclue  - Appliquer une procédure de classement - Vérifier le contenu d’un dossier La gestion des dossiers papiers    Les modes de classement  S'en tenir aux principaux modes de classement -  Le matériel et mobilier de classement - o caractéristiques Les o Les critères de choix     -d  edésérpcoeL snt semeclas n teS’e cdesslaocpré édxioh ud  rinc ua ériel et n du  mat f notcoimene tne  mobilier de classmene ttulisi é         - de contrôle à partir du plan tenir à l’identification des opérations  S’en L’organisation et le contrôle d’un dossier   de structuration du dossier   Enregistrement et sauvegarde des documents, des dossiers numériques   COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES - une arborescence des dossiers r a Les fichiers numériques S’en tenir à l’identification de mots clés dans la dénomination, le Org nise - et les propriétés. contenu L'Identification des fichiers - r ie nu’ssodeihcd ,remtntser nifd u’ tés prié regid’en reifidomorp sel tienId t  eerfi - l'étude des méthodes d'indexation. Les formats : identification, caractéristiques Exclure - les fichiers systèmes. Les fonctions d’indexation Exclure - Trier les fichiers et messages -ou méta données (auteur, date de création ou Les propriétés électroniques et les ranger  de modification, taille, nombre de pièces jointes…)  S’en tenir : - Appliquer une procédure de sauvegarde et - àdu poste de travail personnel et à l’espace l’organisation   de autorisé sur le réseau restauration  L'organisation des fichiers - à l’application des procédures de classement des fichiers - Les volumes de stockage numériques en vigueur dans l’organisation. - L’arborescence - :de base du gestionnaire de fichiers limiter aux fonctionnalités  Se Le gestionnaire de fichiers création de dossiers, copie ou déplacement de fichiers, tri,   La sauvegarde des données recherche, suppression. - Les périphériques et les supports de sauvegarde associés -   La procédure de sauvegarde et de restauration   à l’application d’une procédure de sauvegarde des fichiersSe limiter numériques.  Seuls les principaux périphériques et supports usuels de mémoire électronique, optique, magnétique sont abordés.  

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES À CARACTÈRE ORGANISATIONNEL   Gestion du courrier électronique   COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES - Le courrier électronique    Paramétrer et mettre en œuvre un logiciel de messagerie électronique -paramètres utilisateurs du compte de messagerie limiter aux  Se Les notions de base - Émettre et recevoir du courrier o protocoles électronique les - Classer et filtrer les messages o  e  la  roni  messagerie électronique - Gérer le carnet d'adresses et les listes de o o l' ilut qu  sedcèi snoitcnof sel  nt dtemetrai de eltcreé ruir uoc diffusion o ptasi     noies   la  es joint et énituqte - Respecter les consignes et procédures de - La gestion des messages   sécurité ole classement du courrier o le filtrage automatique des messages entrants o la gestion du carnet d’adresses o listes de diffusion les o sécurité la o le suivi des envois (les accusés de réception)  

  Repérage de la circulation d’informations, de documents au sein de la structure   COMPÉTENCES DÉTAILLÉES CONNAISSANCES ASSOCIÉES LIMITES DE CONNAISSANCES ’ - Caractériser la place de la structure au L organ e i s s   a fo ti n o c n ti   o : n u s n e e t     s s t e r r u v c ic tu e r s e humaine lisé.me norma Se limiter à lpxe’tioloita’d ngaorgrnimeamdes cuuts rters  d’aireannunretni slcxE .seorl’e uramgrniga   imples ou sein de l’organisation - L - Repérer les acteurs, les postes de travail - La coordination des activités concernés - Les formes de représentations   -césesnn se asriI  i etxar e o i d f n i n t e n l e   d s ins  é l e e s r    ioatrmfo   L’organisation des activités administratives dérusee eL srpcotearsos let chs eéhc à sa tnorppmple'exeir dpart st .cner  s oc - r Rechercher et e - Les finalités des activités administratives - Contrôler la circulation des documents -  Exclure  Les éléments de normalisation de l'organisation  la création de procédure.   o Les procédures  La définition -  Les finalités  S’en tenir aux formes usuelles de représentation : instructions - -  listes de contrôle, organigramme simplifié de traitement… écrites,  composantes (objet, contenu, documents Les et contrôle associés) - Les représentations courantes d’une procédure administrative o chartes Les