logeciel de la comptabilite

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• Publié par: elkarmouss
• Publié le: 19 juin 2012
• Nombre de lectures: 2 011
• Langue: Français
• Poids de l'ouvrage: 16 Mo

Extrait

INTRODUCTION GENERALE

A) PRESENTATION DU LOGICIEL La comptabilité 100 appartient à la famille des programmes de gestion de Sage Ligne 100 avec la Gestion commerciale, la Paie, les Immobilisations, les Moyens de paiements et le logiciel de communication bancaire TELBAC. La comptabilité 100 de la gamme SAARI est le logiciel de comptabilité qui réalise toutes les opérations comptables de la plus simple à la plus complexe. Elle constitue le cœur de la gamme autour du quelle tous les produits de la gamme s’articulent. Ainsi, les produits de la gamme : la Gestion commerciale 100, La gestion des immobilisations 100 et les Moyens de paiement 100, s’ouvrent et s’intègrent directement avec la comptabilité 100. Dans le cas où l’utilisateur posséderait simultanément la comptabilité et la gestion commerciale, il peut lier étroitement le fichier comptable et le fichier commercial dont certaines informations seront directement utilisées par la gestion et éviteront toute conversion lors des transferts comptables en fin de périodes. La même gestion peut être adoptée avec les logiciels de gestion, d’immobilisations et de moyens de paiements. Sage Comptabilité 100 réalise les opérations comptables suivantes :  Création d’un plan comptable ;  Gestion de la comptabilité générale ;  Gestion de la comptabilité tiers ;  Gestion de la comptabilité analytique et budgétaire ;  Gestion du reporting ;  Gestion des devises ;  Règlements des tiers, relances clients et relevés tiers ;  Rapprochement bancaire ;  Transfert de données vers d’autres logiciels et communication;  Recherche d'écritures ;  Gestion d'écritures d'abonnement ;  Edition des états comptables ;  Déclaration de TVA. Les programmes sont déclinés en plusieurs versions : 100, 100 Pack et 100 Pack +. Ce modeste support sera destiné à la formation de la version 10.00 de la ligne 100 Pack Plus.

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B) INSTALLATION DU LOGICIEL

Comme toutlogiciel, la comptabilité 100 peut être installée :  A partir du poste de travail Ou  A l’aide du panneau de configuration B1) L’installation via le panneau de configuration. Pour réaliser l’installation à partir du panneau de configuration, effectuer les manœuvres suivants : 1.Cliquer sur le bouton« Démarrer »puis sélectionner« Paramètres »; 2.Dans la liste qui s’affiche, cliquer sur« Panneau de configuration» puis sur l’icôneAjout/Suppression de programmes »; « 3.Double-cliquer dessus. Une fenêtre s’ouvre. Cliquer sur le bouton« installer » et suivre les consignes données ; 4.Si l’installation du programme se fait à partir d’un CD contenant tous les produits de la gamme et dans la liste des programmes proposée, cocher l’applicationcomptabilité 100 V10 éventuellement cocher aussi (Manuels électroniquespour installer celui concernant le programme) ; 5.Cliquer sur le fichier d’installation« Setup.exe »; 6.Sélectionner un dossier où l’assistant placera les fichiers. Si non cliquer sur « suivant »; 7. Saisir la clé d’authenticité ( 3 cases) ; 8.Sélectionner le type d’installation à installer et cliquer sur« suivant »:  Typique :mode usuel. Tous les fichiers du programme sont installés  Compacte :n’installe que les fichiers du programme. Le jeu d’essai et les modèles de mise en page ne le sont pas.  Personnalisée :choisir les fichiers à installer 9. Le programme d’installation crée ainsi des raccourcis pour le programme comptabilité, le programme maintenance et le fichier d’exemple. 10. A la fin de l’installation un message prévient de son accomplissement. 11. Lancer, alors le programme.

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B2) L’installation via le poste de travail.

Pour l’installer à partir du poste de travail, suivre les étapes suivantes :

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Insérer le CD d’installation dans le lecteur CD ; Double cliquer sur le poste de travail puis sur le lecteur CD ; Double cliquer sur le fichier« SETUP.exe »; Cliquer sur le bouton « suivant » la fenêtre bienvenue… ; Sélectionner l’application »« comptabilité 100 V 10.00 parmi la liste des applications de la gamme, puis cliquer sur le bouton« suivant »   Sélection (ou laisser par défaut) le dossier ou les fichiers seront placés, puis cliquer sur« suivant ;   » Saisir la clé d’authenticité puis cliquer sur« suivant »; Suivre les instructions jusqu’à l’achèvement de l’installation.

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LANCEMENT DE PROGRAMME

Pour lancer le programme : 1.Cliquer sur le boutonDémarrerpuis ouvrir le menuprogrammes. 2.Repérer le groupeSAARI Comptabilité 3. sous-groupe proposé, cliquer surDans leComptabilité 100 4.

  L’espace de travail du programme apparaît alors. Il comporte des barres horizontales. Il s’agit des barres d’outils : Standard :

De navi ation :

Ces barres d’outils jouent un rôle important dans la quasi-totalité des commandes du programme. L’utilité de chaque bouton sera appréciée tout au long de la découverte du programme. Ces barres d’outils peuvent être affichées, masquées ou modifiées à l’aide la commandebarre d’outilsdu menuFenêtre

Pour quitter le programme, sélectionner la commandeQuitterdu menuFichier

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MISE EN PLACE D’UN NOUVEAU DOSSIER COMPTABLE

Après avoir lancé le programme, exécuter la commandeNouveaudu menuFichier. Cette commande n’est accessible que si aucun fichier n’est ouvert.

Vous pouvez aussi cliquer sur le boutonNouveau fichier de la barre d’outils Standard ou 

CRTL +N o uA LT + F puis N.

 Etape  1 : la raison sociale du dossier à créer puis cliquer sur le bouton Indiquer suivant Pour abandonner le traitement, cliquer sur le de la boite de dialogue. boutonler.nAun

 Etape  2  :L’assistant propose la fenêtre suivante

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 Etape  3 : Définition de l’exercice et de la longueur des comptes.

Date début / Date fin d’exercice : Enregistrer les dates limites de l'exercice comptable. Si les dates proposées ne conviennent pas, placer le curseur sur ces zones afin d'indiquer les dates souhaitées. Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable "à cheval" sur deux années civiles. Un exercice comptable est limité à 36 mois. La saisie doit être réalisée sous la forme JJMMAA (sans séparateurs) Longueur d’un compte :Ces zones permettent de définir la longueur des comptes utilisés en saisie. Renseigner la zone par 0 (zéro) pour que le programme accepte des longueurs de comptes différentes. Après la création du premier compte, ces longueurs ne sont plus modifiables. Il ne sera pas non plus possible de revenir d’une longueur flottante à une longueur fixe.   Cliquer sur le bouton «Suivant »pour poursuivre la création. Ou« annuler »pour abandonner le traitement.  Etape    4   :   la monnaie de tenue de comptechoix de Cliquer sur le bouton« Suivant »pour poursuivre la création.  Etape    5    : définition des caractéristiques de votre monnaie

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Cette fenêtre apparaît uniquement si« Autre » a été » monnaie de tenue comme sélectionnée. Nombre de décimales / Séparateur de décimales / Séparateur de milliers : Préciser le nombre de décimales de la monnaie (par défaut, 2), les séparateurs de décimales et de milliers (par défaut, ceux définis dans les Paramètres régionaux de Windows) Ces informations permettent de définir le format Montant de la monnaie de tenue de compte. Code ISO :Indiquer le code ISO de la devise nouvellement paramétrée.   Sigle : Indiquer le signe de la devise, c'est-à-dire l'abrégé qui apparaîtra dans la barre d'état permettant de connaître la devise d'expression des valeurs monétaires.  Etape    6   :   Paramétrage de la monnaie d’équivalence Cette fenêtre n’apparaît que pour une monnaie de tenue de compte Autre. Indiquer alors la devise souhaitée. Cliquer sur le bouton« Suivant » pour poursuivre la création. Pour abandonner le traitement, cliquer sur le bouton« Annuler »  Etape    7    : Reprise des éléments comptables

Choisir entre les options suivantes : Oui, à partir du modèle standard : fichier est créé par copie du fichier modèle le livré en standard, puis la mise à jour des informations de la fiche A propos de est effectuée. Oui, avec sélection partielle : l'utilisateur pourra alors sélectionner les fichiers Structure (comptes généraux, codes journaux, taux de taxes …) récupérés du fichier modèle, Non :le fichier est alors créé vide de tout élément de structure. Cliquer sur le bouton«   Suivant » pour poursuivre la création ou« annuler » pour abandonner le traitement.  Etape    7    : Création du fichier comptable C’est la dernière étape de la création. Elle permet d’enregistrer le nom et l’emplacement de stockage du nouveau fichier comptable.

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Cliquer sur le bouton« Parcourir » :

Nom : indiquer le nom du fichier comptable à créer. Si nécessaire, sélectionner un autre répertoire de stockage grâce à la zone« Enregistrer » sous de la fenêtre affichée. Taille :Par défaut, la taille d’un nouveau fichier est fixée à 1000 Ko Enregistrer :lance   création du fichier lorsque vous y cliquer.La Cliquer sur le bouton« Fin » pour lancer le traitement. Pour abandonner le traitement, cliquer sur le bouton« Annuler. Pour consulter et modifier les paramètres de la société, exécuter la commande« a propos de… »du menufichier. Ou c liquer sur le bouton« A propos du fichier»     de la barre d’outils Standard. Les paramètres d’une société sont enregistrés sur huit volets accessibles par des onglets. Pour ouvrir un volet, un simple clic sur son onglet suffit.

a) Le volet Identification : Il regroupe les coordonnées de la société.

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Les différentes zones dont se compose ce volet ont les rôles suivants. Raison sociale :Zone permettant l'enregistrement de la raison sociale de la société. Cette information est obligatoire. Activité :Zone destinée à préciser l'activité de la société. Adresse complète : Enregistrer l'adresse complète de la société sur les zones Adresse, Complément, Code postal, Bureau distributeur - Ville, Code région - Région et Pays. Commentaire :Zone destinée à la saisie d’informations diverses. Télécommunication :L'encadré Télécommunication est composée de quatre éléments : Téléphone, Télécopie, E-mail et Site. Les boutons en regard des zones E-mail et Site permettent respectivement d’envoyer un message à l’adresse indiquée et de se connecter au site mentionné. b) le volet initialisation il permet :  de déterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilité, ainsi que la devise d’équivalence,  de modifier les dates de l’exercice comptable et la longueur des comptes,  d’enregistrer le format des montants et des quantités,  le mode de gestion des budgets (par compte général oude paramétrer section analytique) c) Le volet Contacts. Ce volet regroupe les différents contacts dont le nombre est illimité. Les contacts déjà définis sont présentés dans une liste spécifiant : nom, fonction, numéros de téléphone fixe et portable ainsi que télécopie de chacun. Les zones à renseigner sont les suivantes : Nom :permettant l’enregistrement du nom du contact.Zone Prénom :Zone permettant l’enregistrement du prénom du contact. Service : Zone à liste déroulante reprenant les noms des contacts définis dans A propos de … / Options / Service des contacts. Fonction :Zone permettant l’enregistrement de la fonction du contact.

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Télécommunication : La zone est composée de cinq éléments : Téléphone, Portable, Télécopie et E-mail. Le bouton en regard de la zone E-mail permet d’envoyer un message à l’adresse indiquée. d) le volet paramètres

Il permet :  de gérer les numéros de pièces,  de définir le journal des à-nouveaux et les comptes concernés,  de déterminer les registres gérés par la société,  d’adapter le programme à vos habitudes de travail ainsi qu’à votre activité (délai client maximum, validation en saisie, saisie cabinet comptable ...),  De définir le mode de gestion de la TVA sur encaissements. Protection de la zone N° pièce :cette case à cocher permet d’interdire la saisie et la modification des N° pièce quel que soit le journal. Numérotation continue pour le fichier :cette case à cocher n’est accessible que si la zone N° pièce est cochée. Elle permet d’avoir une numérotation unique et continue pour l’ensemble des journaux. Le journal des à-nouveaux est toujours exclu de cette numérotation. Lorsque la case est cochée, au niveau du menu Structure / Codes journaux, tous les journaux ont l’option de numérotation continue pour le fichier, non modifiable. Le journal des à-nouveaux a, par défaut, l’option Continu pour le journal. Il a donc une numérotation à part de la numérotation générale. La protection des numéros de pièce a une incidence sur toutes les fonctions alimentant les journaux, c'est-à-dire. Saisie des journaux :le N° pièce est affecté au moment de la validation de la ligne.

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Saisie par modèle : le N° pièce est affecté au moment de la validation de la pièce. Interrogation générale / Interrogation tiers :les écritures générées par ajustement lettrage manuel ou automatique sont numérotées à partir du dernier N° pièce utilisé quelle que soit la valeur définie dans le modèle de saisie. Import des écritures au format Texte :si le N° pièce est protégé, l'import au format Texte doit également l'appliquer. Le N° pièce qui figure dans le fichier est donc recalculé à partir du dernier numéro utilisé pour le fichier ou journal selon le cas. Import des écritures au format Sage et Ciel :l'option Conserver la référence pièce d'origine est systématiquement appliquée, quelle que soit sa valeur. Règlement tiers : le N° pièce renseigné est stocké dans la zone Référence pièce. Rapprochement bancaire : les écritures d'ajustement sont numérotées à partir du dernier N° pièce utilisé quelle que soit la valeur définie dans le modèle de saisie. Ecritures d'abonnement : les écritures générées sont numérotées à partir du dernier N° pièce utilisé quelle que soit la valeur définie dans le modèle de saisie. Réévaluation des dettes et créances : écritures générées sont numérotées à les partir du dernier N° pièce utilisé quelle que soit la valeur définie dans le modèle de saisie. Déclaration de taxes :les écritures générées sont numérotées à partir du dernier N° pièce utilisé quelle que soit la valeur définie dans le modèle de saisie. Journal des à-nouveaux ;renseigner dans cette zone le code du journal des à- nouveaux. Cette information permet :  De proposer automatiquement ce journal, lors de la génération des à- nouveaux en fin et en début d’exercice ;  écritures saisies dans ce journal, lors de la création d’unD’attribuer aux nouveau dossier comptable ou lors d’ajustements effectués, le type« à- nouveau manuel. Les écritures générées par la commande Nouvel exercice conservent le statut « à- nouveau » quel que soit le journal sélectionné : journal d’à-nouveaux défini ou autre journal de type général. Type d’écriture :le type des écritures passées dans ce journal sera au choix :  Normal ; ce type correspond aux écritures de gestion quotidienne (achat, vente...  A-nouveau ; ce type correspond aux écritures d’à-nouveaux saisies directement par l’utilisateur dans le journal. Lors de la saisie ou de la modification d’éléments comptables dans ce journal des à- nouveaux, les écritures peuvent avoir le statut « à-nouveau » et être gérées comme telles dans les éditions du Grand-livre et de la Balance.

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