pour les étudiants Outgoing 2011-2012

Description

   Faculté de Philosophie et Lettres  Langues et littératures françaises et romanes  Mémento  pour les étudiants Outgoing  2011‐2012 

• votre  université  d'accueil 
• de manière  à 
• dispense  ne 
•  contrat d'étude 
• la  session de 
• de  cours 
• vous  accueille 
• examen  que 
• toutes  les 
•    ¶

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Exrait

 
 
Faculté de Philosophie et Lettres 
Langues et littératures françaises et romanes 
Mémento 
pour les étudiants Outgoing 
2011‐2012 Memento pour les étudiants Outgoing ― Langues et littératures françaises et romanes 
Sommaire 
◄  _________________________________________________________________ 2 
◄ Avant de partir ____________________________________________________________ 3 
◄ Dès votre arrivée ___________________________________________________________ 4 
◄ Établissement du contrat d’étude _____________________________________________ 5 
◄ Échéancier ________________________________________________________________ 9 
◄ Relevés de notes __________________________________________________________ 10 
◄ À votre retour  12 
◄ Informations pratiques _____________________________________________________ 13 
  2 Memento pour les étudiants Outgoing ― Langues et littératures françaises et romanes 
Avant de partir 
▌ 1. 
L’anglais est la langue officielle de l’administration Erasmus. Vous ne devez 
donc pas vous étonner si vous recevez des instructions ou des documents en anglais 
pour tout ce qui concerne votre échange. Si vous n’êtes pas sûrs d’avoir compris ce qui 
vous est communiqué en anglais, faites appel à Mme Englebert ou à votre secrétaire 
de filière, Mme Demeuldre. 
▌ 2. 
N’oubliez pas de renouveler votre inscription à l’ULB : même si vous partez en 
échange en Erasmus pour une année complète, c’est à l’ULB que vous devez vous 
inscrire et payer votre inscription, non dans votre université d’accueil. 
NB1   Dans le cas des échanges Erasmus stricto sensu (pays de l’Union Européenne), 
votre université d’accueil ne peut vous réclamer de frais d’inscription. De 
nombreuses universités exigent toutefois le paiement de sommes, modiques 
(entre 10 et 20 €), pour des frais administratifs ou autres, comme la délivrance 
d’attestations.  Si  certaines  exigences  vous  semblent  suspectes  ou 
exorbitantes,  n’hésitez  pas  à  contacter  la  CPE  (c’est‐à‐dire  la  Cellule 
Programmes d’Échanges) pour vous assurer de la légitimité de ces demandes. 
NB2   Dans le cas des échanges bilatéraux (CREPUQ, Japon…), les sommes exigées 
par votre université d’accueil peuvent être plus importantes (notamment au 
Canada,  en  matière  d’assurance) ;  vous  avez  dû  recevoir  toutes  les 
informations et toutes les instructions sur ce point via la CPE. 
▌ 3. 
Simplifiez‐vous la vie. 
À moins que vous ne prévoyiez de partir en échange avec votre imprimante, 
pensez à imprimer quelques exemplaires de tous les formulaires que vous aurez reçus 
au seul format PDF. 
La plupart de nos universités partenaires vous donneront certes un accès à tout 
le  matériel  informatique  dont  vous  aurez  besoin,  mais  cela  ne  se  fera  pas 
nécessairement dès les premiers jours ; or vous aurez besoin de compléter ou faire 
compléter certains documents dès votre arrivée. 
▌ 4. 
Informez‐vous de la date de reprise des cours de votre université d’accueil, il y a 
parfois de très grandes fluctuations d’un pays à l’autre (entre août et novembre pour le 
er e1  quadrimestre, entre janvier et avril pour le 2  quadrimestre). 
  3 Memento pour les étudiants Outgoing ― Langues et littératures françaises et romanes 
Dès votre arrivée 
▌ 1. 
Prenez  contact  avec  le  coordinateur  académique  de  votre  université 
d’accueil ;  il  vous  aidera  dans  l’élaboration  de  votre  contrat  d’étude  définitif  (v. 
chapitre suivant). 
Communiquez son nom et ses coordonnées à Mme Englebert, de manière à ce 
qu’elle puisse se mettre en rapport avec son homologue si la nécessité s’en fait sentir. 
▌ 2. 
Vérifiez que vous n’omettez aucune formalité administrative vis‐à‐vis de votre 
université d’accueil et vis‐à‐vis de l’ULB. 
Ces formalités peuvent varier d’une université d’accueil à l’autre et peuvent 
parfois être très lourdes, mais dans certains cas, on ne vous laissera pas assister aux 
cours tant que votre dossier administratif ne sera pas en ordre. Impossible donc d’y 
échapper. 
Les formalités propres à l’ULB vous ont été communiquées par la CPE. Soyez‐y 
attentifs :  comme  nous  ne  récupérons  votre  dossier  qu’à  votre  retour,  il  serait 
dommage que vous deviez retourner dans votre université d’accueil pour avoir omis 
une partie de vos obligations administratives… ou que vous soyez obligés de doubler 
votre année suite à une sanction administrative. 
  4 Memento pour les étudiants Outgoing ― Langues et littératures françaises et romanes 
Établissement du contrat d’étude 
Votre contrat d’étude (c’est‐à‐dire l’ensemble des cours que vous suivrez dans 
votre université d’accueil) doit être validé par Mme Englebert pour que les cours 
choisis puissent effectivement être suivis.  
Dans un premier temps, communiquez vos choix par courrier électronique, c’est 
un moyen de communication plus rapide et plus efficace que le fax ou le courrier 
postal.  
Pour une plus grande facilité de traitement des données, utilisez strictement le 
fichier informatique intitulé « Contrat d’étude » que vous pouvez télécharger sur la 
page Internet suivante : 
http://www.ulb.ac.be/philo/romanes/etudiants/mobilite/out.html 
NB  Ce  fichier  est  disponible  sous  plusieurs  formats  informatiques.  Veillez  à 
télécharger la version qui correspond à la version du logiciel que vous utilisez. 
Vous complèterez les formulaires requis par l’agence Erasmus (v. ci‐après) une 
fois que vos choix auront été électroniquement validés par Mme Englebert. 
▌ La validation des choix de cours 
 1. 
Pour  chaque  cours  que  vous  souhaitez  suivre  et  valider,  vous  devrez 
communiquer à Mme Englebert, via le fichier informatique intitulé « Contrat d’étude » 
que vous aurez téléchargé : 
 son intitulé complet (dans la langue utilisée pour la formulation de cet intitulé 
dans le programme officiel des cours de votre université d’accueil, c’est‐à‐dire 
généralement dans la langue d’enseignement) ; 
 son poids en ECTS ; 
 la langue dans laquelle le cours est donné ; 
 le niveau, c’est‐à‐dire l’année d’étude dans laquelle se donne le cours dans votre 
université d’accueil. 
 2. 
À moins que vous ne partiez en échange dans un pays francophone ou dans une 
université dont la langue d’enseignement n’est pas une langue romane, le projet de 
contrat d’études que vous soumettrez à Mme Englebert devra comporter au moins 
50 % de cours qui ne se donnent pas en français, faute de  quoi vos choix de cours 
seront automatiquement refusés. 
Le fait que les cours ne se donnent pas en français accroit certes la difficulté, 
mais cet élément sera pris en considération dans la conversion des notes (v. ci‐après). 
  5 Memento pour les étudiants Outgoing ― Langues et littératures françaises et romanes 
 3. 
Assurez‐vous qu’un examen est bien organisé pour chacun des cours que vous 
avez choisis : s’il n’y a pas d’examen, les ECTS affectés au cours ne pourront pas vous 
être crédités et le cours ne pourra donc pas être inclus dans votre contrat d’étude. 
▌ Le calcul des ECTS 
Pour le détail des procédures en matière de calcul des ECTS, voyez ci‐dessous le 
cas de figure qui correspond au vôtre (passez allègrement au‐dessus des autres cas de 
figure, sinon vous risquez de ne plus vous y retrouver). 
 Vous êtes en échange pour une année complète ? 
Vous devrez choisir des cours de manière à totaliser 60 ECTS au moins, 65 
ECTS au plus. 
Dans  votre  intérêt,  essayez  d’équilibrer  vos  deux  quadrimestres  de  cours 
(idéalement 2 x 30 ECTS). 
Vous serez automatiquement dispensés des cours que vous auriez dû suivre à 
l’ULB. 
NB1   Il faut tenir compte du fait que le travail préparatoire au mémoire (MA1) doit 
impérativement être présenté à l’ULB ; aucune dispense ne sera accordée 
pour ce travail ; vous devez donc décompter les ECTS du travail préparatoire 
au mémoire du total des ECTS à prendre en Erasmus, ce qui ramène une 
année complète à 55 ECTS au moins, 60 au plus.  
NB2  Toutes  les  universités  ne  sont  pas  entrées  dans  le  système  ECTS ;  si 
l’université qui vous accueille est dans ce cas, il faut convertir les crédits 
locaux  en  ECTS  (vous  trouverez  la  formule  de  conversion  à  la  fin  de  ce 
fascicule). 
er Vous êtes en échange au 1  quadrimestre ? 
erMême si vous n’êtes pas à l’ULB au 1  quadrimestre, vous devrez consigner, 
dans le fichier informatique intitulé « Contrat d’étude » que vous transmettrez à Mme 
Englebert, vos choix et options de l’année complète exactement de la même manière 
que si vous étiez restés à l’ULB pour toute l’année. 
Vous serez automatiquement dispensés des cours et examens qui se donnent au 
er1  quadrimestre ― mais pour que Mme Englebert sache de quels cours elle doit vous 
dispenser, vous devez lui communiquer les choix que vous auriez faits si vous aviez été 
à l’ULB. 
Vous devrez ensuite composer votre contrat d’étude de manière à obtenir dans 
votre université d’accueil un nombre d’ECTS équivalent au nombre d’ECTS dont vous 
avez obtenu dispense à l’ULB. Le fichier informatique intitulé « Contrat d’étude » a été 
configuré pour réaliser les calculs pour vous. 
Dans  votre  intérêt,  essayez  d’équilibrer  vos  deux  quadrimestres  de  cours 
(idéalement 2 x 30 ECTS). 
NB1   Pour les cours qui sont annualisés, vous ne serez dispensés que de la partie du 
ercours qui se donne au 1  quadrimestre et de la moitié des ECTS affectés à ce 
  6 Memento pour les étudiants Outgoing ― Langues et littératures françaises et romanes 
ecours. Vous suivrez à l’ULB la 2  partie du cours et ne pourrez être interrogés 
eà l’examen que sur la matière donnée au 2  quadrimestre ; vous ne serez 
crédités que de la moitié des ECTS affectés à ce cours ; pensez à le rappeler 
au  professeur  à  votre  retour,  certains  professeurs  prennent  en  effet  des 
dispositions particulières pour les étudiants qui ne doivent être interrogés que 
sur la moitié de la matière.  
NB2   Il faut tenir compte du fait que le travail préparatoire au mémoire (MA1) et le 
mémoire  (MA2)  doivent  impérativement  être  présentés  à  l’ULB ;  aucune 
dispense  ne  sera  accordée  pour  ces  travaux ;  vous  devez  donc 
impérativement intégrer le travail préparatoire au mémoire ou le mémoire 
parmi vos choix du quadrimestre de cours pendant lequel vous serez à l’ULB, 
een l’occurrence ici le 2  quadrimestre, sans en fractionner les ECTS. 
NB3  Toutes  les  universités  ne  sont  pas  entrées  dans  le  système  ECTS ;  si 
l’université qui vous accueille est dans ce cas, il faut convertir les crédits 
locaux (vous trouverez la formule de conversion à la fin de ce fascicule). 
e Vous êtes en échange au 2  quadrimestre ? 
erAu 1  quadrimestre, vous devrez vous soumettre aux procédures de choix de 
cours et options de l’année complète exactement de la même manière que si vous 
étiez à l’ULB pour toute l’année. 
Vous devrez en outre consigner, dans le fichier informatique intitulé « Contrat 
d’étude »  que  vous  transmettrez  à  Mme  Englebert,  vos  choix  de  cours  pour  le 
quadrimestre passé à l’ULB. 
Vous serez automatiquement dispensés des cours et examens qui se donnent au 
e2  quadrimestre ― mais pour que Mme Englebert sache de quels cours elle doit vous 
dispenser, vous devez lui communiquer les choix que vous auriez faits si vous aviez été 
à l’ULB. 
Vous devrez composer votre contrat Erasmus de manière à obtenir un nombre 
d’ECTS équivalent au nombre d’ECTS dont vous avez obtenu dispense à l’ULB. Le 
fichier informatique intitulé « Contrat d’étude » a été configuré pour réaliser les calculs 
pour vous. 
Dans  votre  intérêt,  essayez  d’équilibrer  vos  deux  quadrimestres  de  cours 
(idéalement 2 x 30 ECTS). 
NB1   Pour les cours qui sont annualisés, vous ne serez dispensés que de la partie du 
ecours qui se donne au 2  quadrimestre et de la moitié des ECTS affectés à ce 
recours. Vous suivrez à l’ULB la 1  partie du cours et ne pourrez être interrogés 
erà l’examen que sur la matière donnée au 1  quadrimestre ; vous ne serez 
crédités que de la moitié des ECTS affectés à ce cours. Vous devrez prévenir 
les professeurs concernés qu’ils doivent vous interroger sur ces matières lors 
de la session de janvier et prendre avec eux les dispositions relatives à leur 
examen. 
NB2   Il faut tenir compte du fait que le travail préparatoire au mémoire (MA1) doit 
impérativement être présenté à l’ULB ; aucune dispense ne sera accordée 
pour ce travail ; vous devez donc impérativement l’intégrer parmi vos choix 
du quadrimestre de cours pendant lequel vous serez à l’ULB, en l’occurrence 
erici le 1  quadrimestre, sans en fractionner les ECTS (mais cela ne veut pas dire 
  7 Memento pour les étudiants Outgoing ― Langues et littératures françaises et romanes 
que vous devrez déposer votre travail préparatoire en janvier : votre échéance 
sera la même pour vous que pour tous les autres étudiants). 
NB3  Toutes  les  universités  ne  sont  pas  entrées  dans  le  système  ECTS ;  si 
l’université qui vous accueille est dans ce cas, il faut convertir les crédits 
locaux (en calculant le rapport entre le nombre de crédits de chaque cours et 
le nombre de crédits d’une année universitaire complète ;  ; vous trouverez la 
formule de conversion à la fin de ce fascicule). 
▌ L’établissement du contrat d’étude définitif 
Une fois que vous aurez obtenu l’accord de Mme Englebert sur vos choix de 
cours par le voie électronique, vous pourrez établir votre contrat d’étude définitif dans 
sa version papier, ou « learning agreement », contrat qui devra être revêtu de trois 
signatures : 
 la vôtre ; 
 celle du coordinateur de votre université d’accueil ; 
 celle de votre coordinatrice à l’ULB 
et donc chacun des signataires devra conserver un exemplaire. 
La CPE met à votre disposition un formulaire‐type que vous pouvez utiliser à 
défaut de tout autre. Si votre université d’accueil vous impose l’usage de formulaires 
qui lui sont propres, pliez‐vous à cette exigence.  
Certaines universités exigeront que la version papier de ce contrat d’étude soit 
revêtue de ses trois signatures comme préalable à toute participation aux cours et aux 
examens. Soyez attentifs à cela. 
Si votre université d’accueil ne vous impose pas d’emblée que ce document soit 
revêtu de toutes ses signatures, vous pouvez vous contenter de le remettre à Mme 
Englebert, après votre échange, lors de votre retour à l’ULB, et de le lui faire signer à 
ce moment‐là, mais cela ne vous dispense pas de faire valider vos choix de cours par la 
voie électronique. 
Dans tous les cas, souvenez‐vous que ce contrat d’étude, dans sa version papier 
dûment validée, est un document qui doit impérativement figurer dans votre dossier à 
l’ULB. La CPE vous fournira d’ailleurs une liste de tous les documents qui constituent 
votre dossier d’étudiant en échange ; tous les documents qui figurent dans cette liste 
sont indispensables pour obtenir la reconnaissance académique de ce que vous aurez 
fait  en  échange ;  ne  perdez  pas  de  vue  ces  exigences,  certes  lourdes,  mais 
incontournables. 
  8 Memento pour les étudiants Outgoing ― Langues et littératures françaises et romanes 
Échéancier 
▌ Dans tous les cas 
Votre contrat d’étude définitif, c’est‐à‐dire la liste des cours que vous avez 
choisi de suivre en échange devra avoir été validée par Mme Englebert dans les 
trente jours qui suivent votre arrivée dans votre université d’accueil (c’est‐à‐dire au 
plus tard trente jours après la date indiquée sur l’attestation d’arrivée que vous aurez 
reçue de la CPE et que vous aurez fait compléter par votre université d’accueil). 
N’attendez pas l’échéance pour proposer vos choix à Mme Englebert : si certains 
cours vous sont refusés, vous devrez vous rabattre sur d’autres et aurez perdu de 
précieuses  semaines  de  cours…  en  plus  de  la  sanction  administrative  que  vous 
encourrez si vous vous trouvez hors délais. 
▌ Vous êtes en en MA1 
N’oubliez pas de soumettre votre projet de mémoire pour le 30 novembre au 
plus tard. Vous trouverez les informations et le formulaire ad hoc sur la page Internet 
suivante : 
http://www.ulb.ac.be/philo/romanes/enseignements/dispositions_ 
particulieres/memoire.html 
Le  formulaire  requiert  la  signature  d’un  de  vos  professeurs  à  l’ULB  (votre 
promoteur). Transmettez le formulaire complété dans son format informatique à 
votre secrétaire de filière (Mme Demeuldre) ; elle se chargera de l’imprimer et de le 
faire signer par celui de vos professeurs que vous aurez indiqué comme promoteur de 
votre mémoire. 
▌ Les modifications au contrat d’étude définitif 
Des modifications pourront exceptionnellement être apportées après la date 
butoir à la liste de cours que vous aurez choisi de suivre en échange (un cours trop 
difficile, un cours trop facile, des horaires qui se chevauchent, un cours qui n’est pas 
organisé,  un  professeur  qui  décide  de  ne  pas  organiser  d’examen…),  mais  ces 
modifications devront être approuvées et validées par vos coordinateurs dans vos 
deux universités et reportées sur votre contrat d’étude définitif.  
Certaines  universités  prévoient  des  formulaires  spécifiques  pour  ces 
modifications. Dans le cas où aucun formulaire spécifique n’est prévu dans votre 
université d’accueil, utilisez le formulaire qui est téléchargeable et renouvelez les 
procédures de signature. 
Indépendamment de la mise à jour des versions papier de votre contrat d’étude, 
communiquez également les modifications souhaitées à Mme Englebert en utilisant le 
fichier électronique qui vous aura déjà servi pour établir et faire valider votre sélection 
précédente.  
  9 Memento pour les étudiants Outgoing ― Langues et littératures françaises et romanes 
Relevés de notes 
Tous les documents relatifs à vos prestations à l’examen dans votre université 
d’accueil sont destinés à Mme Englebert. 
Remettez‐les‐lui dès votre retour à l’ULB, en mains propres de préférence, de 
manière à ce que vous puissiez vous assurer avec elle par la même occasion que votre 
dossier académique est complet. 
▌ Relevés individuels 
Parmi les différents formulaires que vous avez reçus si vous partez dans le cadre 
des  échanges  Erasmus,  figure  une  feuille  individuelle  de  note,  que  l’on  vous 
demande d’essayer de faire compléter par chacun des professeurs avec lesquels vous 
passez un examen. (Ce document n’est pas systématiquement envoyé aux étudiants 
qui partent en dehors des accords Erasmus). 
Certains professeurs de votre université d’accueil refuseront peut‐être, comme 
ils en ont le droit, de compléter ce document — dans ce cas, n’insistez pas, ne tentez 
aucune démarche qui risquerait d’indisposer vos professeurs à votre égard, le jeu n’en 
vaut  pas  la  chandelle.  Certains  professeurs  refuseront  parfois  simplement  de 
compléter un formulaire qui n’émane pas de leur propre université ; dans ce cas, 
informez‐les que nous nous accommodons de toute autre forme de rapport (même 
sur papier libre ou par courriel). 
Dans la mesure du possible, essayez de récupérer ces feuilles complétées avant 
votre retour, l’expérience montre que les feuilles non ramenées par l’étudiant lui‐
même ont une forte probabilité de ne jamais revenir à l’ULB. 
Les informations recueillies sur ces feuilles sont importantes pour nous et pour 
vous en ce qu’elles permettent de nuancer certaines notes d’examen (v. ci‐dessous ce 
qui concerne la conversion des notes), notamment pour les cours qui n’auront pas été 
donnés en français. 
▌ Relevés officiels 
Indépendamment  des  relevés  individuels  que  certains  de  vos  professeurs 
compléteront et vous remettront, votre université d’accueil a l’obligation de vous 
délivrer un relevé de notes officiel (« transcript of records »), dont l’original est 
destiné à Mme Englebert. 
Toutes les universités ne choisissent toutefois pas de transmettre ce document 
selon les mêmes procédures. Certaines les délivrent  immédiatement à l’étudiant, 
d’autres les transmettent après des délais plus ou moins longs, par voie postale, à un 
destinataire qui peut être l’étudiant, le coordinateur à l’ULB, la cellule Erasmus… ou 
parfois un destinataire moins prévisible. 
D’une manière générale, vous devez savoir que ce document n’est délivré qu’en 
un seul et unique exemplaire. Si c’est vous qui le recevez, n’oubliez pas de le remettre 
à Mme Englebert, ce document doit figurer dans votre dossier académique. 
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