Support de cours - Leçon 11

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Support de cours - Leçon 11Acrobat 7.0 Support de cours Leçon 11
Catalogage de Jeux de Fichiers PDF – Acrobat Professional
Niveau
® ®Intermédiaire-Confirmé. Les élèves sont censés avoir acquis la pratique de l’interface Adobe Acrobat et
doivent avoir suivi intégralement les leçons précédentes. Ils doivent également savoir ouvrir, fermer et
enregistrer des fichiers sur leur ordinateur.
Présentation et objectifs
L’objectif de cette leçon est de préparer un jeu de fichiers Adobe Portable Document Format PDF pour les
partager et les indexer avec Acrobat Pro. Ceci permet aux utilisateurs de consulter les documents de façon
fiable sur tout ordinateur aussi bien que sur internet. L’indexation de jeux de fichiers avec le module d’extension
Adobe Catalog facilite l’indexation de jeux de fichiers PDF volumineux, hébergé sur un CD-ROM ou sur un
serveur LAN.
La leçon est constituée de deux exercices : préparation du jeu de fichiers et indexation du jeu de fichiers.
Cette leçon traitera plus particulièrement de : (1) les étapes nécessaires à la préparation du jeu de fichiers PDF,
(2) la création du catalogage des documents, (3) la recherche de fichiers PDF sur internet et dans des dossiers.
Remarque : Les captures d’écran utilisées dans cette leçon sont extraites d’écrans Mac et Windows. Bien que
leur apparence puisse être légèrement différente, les deux environnements présentent des caractéristiques
similaires.
A la fin de la leçon, l’élève saura :
1. Comprendre les contraintes ...

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Support de cours - Leçon 11

Acrobat

7.0 Support de cours

Catalogage de Jeux de Fichiers PDF – Acrobat Professional

Leçon 11

Niveau ® ® Intermédiaire-Confirmé. Les élèves sont censés avoir acquis la pratique de l’interface Adobe Acrobat et doivent avoir suivi intégralement les leçons précédentes. Ils doivent également savoir ouvrir, fermer et enregistrer des fichiers sur leur ordinateur.

Présentation et objectifs L’objectif de cette leçon est de préparer un jeu de fichiers Adobe Portable Document Format PDF pour les partager et les indexer avec Acrobat Pro. Ceci permet aux utilisateurs de consulter les documents de façon fiable sur tout ordinateur aussi bien que sur internet. L’indexation de jeux de fichiers avec le module d’extension Adobe Catalog facilite l’indexation de jeux de fichiers PDF volumineux, hébergé sur un CD-ROM ou sur un serveur LAN.

La leçon est constituée de deux exercices : préparation du jeu de fichiers et indexation du jeu de fichiers.

Cette leçon traitera plus particulièrement de : (1) les étapes nécessaires à la préparation du jeu de fichiers PDF, (2) la création du catalogage des documents, (3) la recherche de fichiers PDF sur internet et dans des dossiers.

Remarque : Les captures d’écran utilisées dans cette leçon sont extraites d’écrans Mac et Windows. Bien que leur apparence puisse être légèrement différente, les deux environnements présentent des caractéristiques similaires.

A la fin de la leçon, l’élève saura : 1. Comprendre les contraintes de la préparation d’un jeu de fichiers en vue de son catalogage. 2. Activer l’Affichage rapide de page Web dans un document PDF 3. Spécifier les Préférences d’indexation. 4. Charger un index. 5. Rechercher dans un index. 6. Rechercher des contenus PDF sur internet et dans des dossiers.

> La Leçon 11 a été conçue pour êtr e dispensée en une session d’une heur e et utiliser l’ensemble des fichiers joints au dossier de r essources du Support de cours. Bien que les élèves puissent se joindre à la formation pour cette leçon seulement, de nombreuses fonctionnalités évoquées ont été étudiées lors de leçons précédentes. Nous recommandons que cette leçon soit enseignée à la fin du cursus. Les élèves devr ont mettre en pratique cette leçon sur leurs pr opres jeux de fichiers, durant le temps qui leur est alloué à cet ef fet.

Les termes clés de la leçon 11 Catalogue : un jeu de documents PDF indexés par Adobe Acrobat en vue de pouvoir y effectuer des recherches très rapides d’informations.

Fast Web View : Un fichier PDF optimisé qui réduit la taille du fichier et permet le téléchargement rapide de pages sur internet.

Index : Un ensemble de fichiers particuliers créé par le module d’extension Acrobat Capture, qu’utilise Acrobat pour rechercher des informations dans un jeu de documents PDF.

Traitement par lot : Une fonction d’Acrobat qui permet de manipuler et de traiter plusieurs fichiers en une seule fois. Ceci économise du temps dans la préparation du jeu de fichiers.

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Exercice 1 : Préparer le jeu de Fichiers

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Au sujet du Catalogage Acrobat Le catalogage Acrobat est constitué de jeux de fichiers PDF qui ont été analysés et indexés par le module d’extension Acrobat intitulée Catalog. Une fois le jeu de fichiers indexé, vous pouvez aisément y rechercher des informations grâce à la commande Rechercher.

Voici quelques points importants à garder à l’esprit lorsque vous indexez un jeu de documents PDF :

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Organiser et rassembler tous vos fichiers PDF dans leurs dossiers.

IMPORTANT – Prenez garde de ne pas modifier les adresses relatives des fichiers. Ils doivent demeurer chacun dans leur dossier « parent » quand vous les déplacez.

Les fichiers PDF doivent être en état « Prêt pour l’impression ».

Traitez par lot les fichiers à indexer avec l’application Acrobat. Vous optimiserez ainsi leur taille et leur envoi vers des réseaux.

Pour chacun des fichiers, assurez-vous que figurent les informations telles que le titre, le sujet et le nom de l’auteur dans les Propriétés de Document. Chaque fichier dans l’index sera intégralement analysé en fonction des descripteurs spécifiés dans la boîte de dialogue de Recherche.

Optimisez vos fichiers avec l’Af fichage rapide des pages W eb. L’optimisation réduit à leur plus petite taille les fichiers PDF. Cette option est également nécessair e pour l’affichage page à page sur Internet. Cette option est également intitulée Byte Serving. Le module d’extension gratuit Byte Serving intégrée à votre serveur, doit être activée. Consultez votre webmaster et le site Inter net Adobe pour toute information complémentaire à ce sujet.

Optimisation pour l’Affichage Rapide des Pages sur Internet Vous pouvez optimiser un fichier pour l’af fichage rapide sur Inter net à chaque fois que vous utilisez la commande Enregistrer sous. Vous pouvez également optimiser un jeu de fichiers PDF avec le traitement par lots. Vous pouvez vérifier si un fichier est optimisé en consultant la fenêtr e de Propriétés du document.

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Assurez-vous d’avoir rempli tous les champs de données importants dans la fenêtre des Propriétés du Document avant de lancer une indexation.

Vérifiez que le document est optimisé pour l’Af fichage rapide sur Internet.

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Pour optimiser un lot de fichiers, utilisez la commande Traitement par lot. Au cours de cet exercice, nous configurerons la commande Traitement par lot afin d’optimiser le dossier des Ressources du Support de cours Acrobat. Pour commencer, procédez ainsi :

1. Dans le menu, choisissez Options avancées > Traitement par lot.

2. Sélectionnez Affichage rapide des pages Web et cliquez sur le bouton Modifier...

On vous demande d’effectuer les changements suivants : • Lancez les commandes sur : Dossier sélectionné • Sélectionnez l’emplacement de sortie : Même dossier que les originaux

3. Cliquez sur le bouton Sélectionner… et allez au Dossier des Cours Acrobat sur votre disque dur.

4. Lorsque vous avez trouvé le dossier, sélectionnez-le et cliquez sur OK.

5. Dans la fenêtre Séquences à traiter, cliquez sur Exécuter. Les commandes définies précédemment apparaissent dans la fenêtre.

6. Confirmez et cliquez sur OK. Le processus va se lancer. Les erreurs seront listées dans la fenêtre d’Avancement (par exemple, si un fichier PDF est ouvert).

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Exercice 2 : Indexer avec Catalog

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Créer l’Index En indexant vos fichiers vous permettez à l’indexeur de catalogues Adobe d’y rechercher une information plus rapidement. La commande Rechercher vous permet de rechercher une information dans un index particulier qui contient la base de données d’un jeu de fichiers PDF. Vous pouvez rechercher des informations sur ces index sur un réseau mais par sur Internet à moins que votre serveur n’accepte l’indexation de documents PDF.

> De nouvelles versions de logiciels pour serveur incluent désormais la possibilité de rechercher des informations dans des contenus de fichiers PDF. Yahoo et Google mettent à votre disposition un paramètre de recherche sur Internet spécifique à la recherche de fichiers PDF. Pour obtenir des informations complémentaires à ce sujet, reportez-vous à l'Aide complète d'Acrobat et au site internet Adobe.

Pour indexer vos documents, procédez ainsi :

1. Dans le menu, choisissez Options Avancées > Catalog… et cliquez sur le bouton Nouvel Index…

2. Choisissez Nouvel Index dans la boîte de dialogue et saisissez « Mon index » pour l’index.

3. Saisissez les informations pertinentes de l’index dans la boîte de Description de l’Index.

4. Cliquez sur le bouton Ajouter dans la boîte Dossiers à inclur e puis sélectionnez le dossier des Cours Acrobat.

5. Cliquez sur Constituez et intitulez l’index « Mon index.pdx » puis sur Enregistrer.

6. Ouvrez le dossier des Cours Acr obat et enregistrez l’index.

L’indexation s’opère…

> Pour plus d’informations sur les préférences de l’Index, veuillez consulter le fichier d’Aide Acrobat.

Charger et tester un Index

Avant d’utiliser l’un des index, vous devez le charger dans la liste d’index disponibles. Vous pouvez le faire manuellement ou vous pouvez l’associer à un fichier qui le chargera automatiquement. Au cours de cet exercice, vous le chargerez manuellement.

Afin de fixer les préférences de recherche qui affichent les champs disponibles dans la demande, procédez ainsi :

1. Dans le menu, choisissez Édition > Préférences… > Recherche

2. Assurez-vous que la case “Toujours utiliser les options de recherche avancées” est bien cochée.

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3. Cliquez sur OK.

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Vous pouvez maintenant tester votre index.

4. Cliquez sur l’outil Recherche dans la barre d’outils du haut.

5. Lorsque la boîte de dialogue de Recherche s’ouvre, dans le champ Chercher dans : choisissez Sélectionner Index puis cliquez sur Ajouter.

6. Allez au fichier « My Index.pdx » que vous avez enregistré dans le dossier des Ressources et sélectionnez-le.

7. Cliquez sur OK et fermez la fenêtre de sélection de l’index. Vous êtes maintenant prêt à tester votre index.

8. Tapez « Bill of Rights » dans la case Test. Acrobat recherchera dans l’index et affichera les résultats de sa recherche dans les documents qui contiennent ce terme.

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Vous pouvez parcourir chaque occurrence en passant la souris dessus dans le champ des Résultats. Vous pouvez également développer la liste pour consulter le contexte de l’occurrence.

9. Pour vous rendre à l’endroit de l’occurrence, double-cliquez dessus.

10.Lancez des recherches avec d’autres critères de recherche.

11.Quittez lorsque vous avez terminé.

> Remarque importante : Assurez-vous que l’index et ses composants demeurent dans le même répertoire qu’au moment de leur création.

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Exercice 3 : Rechercher des fichiers PDF dans des dossiers et sur Internet

Au sujet des PDF et de la recherche Vous pouvez rechercher des fichiers Adobe PDF avec la commande Recherche d’Acrobat. Vous pouvez rechercher dans un document PDF ouvert, dans un index de catalogue de PDF, mais également dans un jeu de fichiers PDF situé à un endroit précis. Vous pouvez rechercher des informations dans plusieurs fichiers Adobe PDF situés à un endroit précis, tel qu’un dossier sur votre disque dur ou votre réseau local. Il n’est pas nécessaire que vous ouvriez les fichiers pour lancer votre recherche.

Lorsque les fichiers sont chiffrés (c’est-à-dire qu’ils sont protégés), vous ne pouvez pas les inclure dans une recherche multi-documents. Vous devez ouvrir ces documents et y rechercher votre information, fichier après fichier. Toutefois, les eBooks font exception à cette règle. Vous pouvez les inclure dans une recherche multi- documents.

Rechercher une information dans des documents Adobe PDF situés à un endroit précis Pour rechercher à un endroit précis, procédez ainsi : 1. Cliquez sur l’outil Recherche et choisissez Édition > Recherche, puis tapez le terme à rechercher.

2. Pour l’option Rechercher dans, sélectionnez Rechercher l’emplacement dans la liste déroulante. Vous pouvez rechercher dans un volume ou dans un dossier précis.

3. Sélectionnez Parcourir Destination afin de trouver le ou les dossiers dans lesquels vous souhaitez rechercher une information.

4. Cliquez sur Rechercher.

Vous remarquez en haut de la fenêtre de Recherche PDF le détail du terme recherché et de son adresse de recherche (dans le cas présent le dossier intitulé ACG Resources). Les résultats apparaissent imbriqués sous les noms et adresses des documents.

Affiner les Recherches Multi-document Après avoir recherché dans plusieurs documents, vous pouvez utiliser le volet Affiner les Résultats pour ajouter de nouveaux critères et ainsi réduire le nombre de résultats de votre recherche. Dans ce cas, la recherche n’est lancée que dans les résultats.

Pour affiner votre recherche sur des résultats existants, procédez ainsi : 1. Alors que les résultats de votre première recherche sont toujours affichés, cliquez sur Affiner les Résultats de la Recherche, en bas du volet de la Recherche PDF.

2. Sélectionnez les options désirées et cliquez sur Affiner les Résultats de la Recherche.

3. Vous pouvez affiner à nouveau les résultats en répétant cette opération.

4. Si vous souhaitez revenir en arrière, sur un volet précédent, cliquez sur la flèche arrière en haut du volet de recherche.

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Rechercher une information dans des Documents PDF sur Internet Si vous êtes connectés à Internet, vous pouvez utiliser la commande Web pour Adobe et rechercher sur internet des fichiers PDF répondant à vos critères de recherche.

Pour rechercher des documents Adobe PDF sur internet, procédez ainsi :

1. Choisissez Édition > Rechercher ou cliquez sur l'outil Recherche.

2. En bas du volet de la Recherche PDF, cliquez sur Rechercher sur Internet avec Yahoo.

Vous pouvez décider de chercher tous les types de fichiers ou uniquement les PDF.

3. Tapez le terme ou la phrase recherché.

Un message vous rappelle que cela peut prendre du temps.

4. Afin de limiter les résultats de recherche, sélectionnez une des options des critères de recherche.

5. Cliquez sur Rechercher sur Internet.

Après un instant, votre navigateur Internet par défaut s'ouvre sur une page de résultats. Remar quez qu’il existe près de 2 850 000 occurrences !

6. Cliquez sur un résultat et examinez le document.

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Cas pratiques : • Après que les élèves se soient familiarisés avec le processus d’indexation, demandez-leur de créer des index pour leur propre travail. • Enseignants : créer des index de feuilles de calcul et de diverses ressources de la classe afin d’y effectuer des recherches rapides dans vos jeux de fichiers PDF. • Prenez un jeu entier de fichiers PDF et gravez-les sur un CR-ROM ou placez-les dans un répertoire réseau. • Enseignants : rassemblez les projets de vos élèves et indexez les pour constituer une archive annuelle. • Administrateurs : indexez la documentation administrative importante de façon à pouvoir y rechercher des informations via le réseau. • Recherchez des documents PDF utiles sur Internet. Commencez à rassembler de la documentation et archivez la plus utile pour votre travail.

Vous trouverez nombre d’informations complémentaires à propos de l’indexation automatique et de l’optimisation des CD-ROM dans le fichier d’Aide Acrobat.

Les ressources complémentaires Adobe sur Internet Visitez le site Internet « Adobe Education » à l’adresse suivante :www.adobe.fr/education, vous trouverez des ressources complémentaires

Ressources pédagogiques • Ressources pédagogiques • Informations produits • Solutions pour les élèves de l’enseignement primair e, secondaire et supérieur

Remarque importante : Le Support de cours Adobe Acrobat ne peut être utilisé que par des enseignants et exclusivement dans la salle de classe. Il est formellement interdit de distribuer ce support hors de la salle de classe de l’enseignant et de faire une utilisation commerciale de son contenu. Si vous souhaitez utiliser le Support de cours Adobe Acrobat d’une autre manière, veuillez contacter son auteur, Steve Adler, sur son site Internet : www.guidedsystems.com.

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© 2005 Steve Adler. Tous droits réservés.

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