La comptabilité des matières
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La comptabilité des matières (cas des matériels en service) Wenceslas Ludovic TOTO Chef de Division du Patrimoine de l’Etat Analanjirofo Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure Université de Fianarantsoa. 1. NOTION GENERALE, CADRE JURIDIQUE ET SITUATION ADMINISTRATIVE Suivant l’article 55 du Décret n° 2005-003 du 04 janvier 2005, portant règlement général sur la comptabilité de l’exécution budgétaire des organismes publics, « La comptabilité comprend une comptabilité selon les besoins et les caractères propres à chaque organisme public, une comptabilité analytique et une ou plusieurs comptabilités spéciales des matières, valeurs et titres ».

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Publié le 30 mai 2013
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Langue Français

Extrait

La comptabilité des matières
(cas des matériels en service)
Wenceslas Ludovic TOTO
Chef de Division du Patrimoine de l’Etat Analanjirofo
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.1. NOTION GENERALE, CADRE JURIDIQUE ET SITUATION
ADMINISTRATIVE
Suivant l’article 55 du Décret n° 2005-003 du 04 janvier 2005, portant
règlement général sur la comptabilité de l’exécution budgétaire des
organismes publics, « La comptabilité comprend une comptabilité selon les
besoins et les caractères propres à chaque organisme public, une comptabilité
analytique et une ou plusieurs comptabilités spéciales des matières, valeurs et
titres ». Ces dernières (comptabilités spéciales des matières, valeurs et titres),
dénommées « comptabilité des matières et des immeubles» dans l’Instruction
Générale du 22 juillet 1955, comprennent, elles aussi à leur tour, quatre (04)
éléments :
- La comptabilité, en quantité et valeurs, des matières et du matériel
de toute nature formant l’approvisionnement des magasins (matériels
en approvisionnement) ;
- La comptabilité, en quantité et valeurs, des objets qui, à raison de leur
affectation spéciale, ne font pas partie de l’approvisionnement
des magasins et sont confiés à un détenteur quelconque pour
les besoins du service ou pour son usage personnel (matériel en
service) ;
- Les comptabilités administratives se rapportant aux matières,
denrées et tous objets mis en consommation, en cours de
transformation ou de confection, ainsi qu’aux matériaux employés aux
constructions. Sont compris dans cette branche, tous objets et
matériels durables, dont le prix unitaire est inférieur à cinquante mille
Ariary.
- Le compte évalué des propriétés immobilières bâties ou non
bâties appartenant au Territoire, aux provinces et aux communes
(comptabilité des immeubles)
En fait, ce travail concerne, plus particulièrement du second élément qui
n’est autre que la comptabilité des matériels en service.
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.1.1. Principes fondamentaux
1.1.1 Définition :
La comptabilité des matériels en service est un ensemble des règles
applicables à la gestion des objets et matériels de toute sorte (outillages
divers, matériels et machines agricoles, matériels informatiques, matériels et
mobiliers de bureau, matériels de logement, matériels roulants…), utilisé par
l’administration publique pour le fonctionnement de ses services. On entend
par l’administration publique, toutes les Institutions de l’Etat, tous les
Ministères et leurs services déconcentrés, collectivités territoriales,
Etablissements publics…
Cependant, pour être prise en comptabilité des matériels en service,
ces objets sont soumis à une double condition :
- Avoir un prix unitaire strictement supérieur à MGA 50 000,00. Par contre,
les matériels et objets dont le prix unitaire est au dessous de ce seuil,
entrera dans la comptabilité administrative, qui est un élément à part et
entière de la comptabilité des matières.
- Ne pas sceller dans les murs ou sur le sol. Autrement dit, les objets ou
matériels qui sont susceptibles des mouvements de mutation.
1.1.2 Tenue de la comptabilité
Généralement, quatre (04) principes régissent la comptabilité des matériels en
service. Ces principes sont indissociables :
- Une Comptabilité soumise à la période annuelle : par principe,
erl’exercice budgétaire de l’administration publique s’étend du 1 janvier
au 31 décembre de l’année N. En d’autre terme, la gestion comptable
se fait annuellement.
- Une comptabilité tenue par service et par budget : tout service
disposant d’un budget propre (budget général, autonome ou annexe)
devra avoir un compte. Ainsi, « chaque livre comptable est unique par
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.1service ou branche de service et par budget » . La régularité de ce
compte est sanctionnée par la délivrance d’un quitus annuel émanant
de la Direction du Patrimoine de l’Etat auprès du Ministère des
Finances et du Budget, au niveau central ; et par la Direction Régionale
du Budget, au niveau excentrique.
- Une rubrique budgétaire unique pour tous les services : étant donné
que toutes les opérations en comptabilité publique sont régies
par le Plan Comptable des Opérations Publiques (PCOP), la rubrique
de la comptabilité des matériels en service est unique pour l’ensemble
de l’administration publique.
- Comptabilité par nomenclature : l’Instruction générale du 22 juillet 1955
évoque que tous les objets devraient être classés selon leur nature et
suivant leur destination. En se référant toujours à ladite instruction, ce
classement se fait par nomenclature sommaire, et numéroté de un à
treize.
1.1.3 Tenue de Registres :
Puisqu’il s’agit de la comptabilité, le Journal est un document indispensable.
Ensuite, s’ajoute le Grand livre (annuel ou triennal). Le premier fait figurer
les différents mouvements ou opérations effectuées au cours de l’exercice
(en quantité et en valeur), et par numéro d’ordre chronologique.
Toute inscription dans le journal doit être accompagnée des pièces
justificatives valables (ordre d’entrée ou ordre de sortie), tandis que le second
fourni des renseignements généraux sur l’ensemble des matériels existants.
L’enregistrement des objets dans le grand livre doit se faire obligatoirement
par article, par ordre alphabétique et par numéro de la nomenclature
sommaire. La désignation des objets et matériels est identique à celle du livre
journal avec les caractéristiques y afférents. Cependant, il est à noter que,
deux ou plusieurs objets de même nature et ayant le même prix unitaire,
forment un article, même si la période ou date d’acquisition est différente. De
même, l’unification des prix est obligatoire lorsque les prix dans les écritures
1
Instruction Générale du 22 juillet 1955, sur la comptabilité des matières, art 31, alinéa 4
Wenceslas Ludovic TOTO, Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l Ecole Normale Supérieure
Université de Fianarantsoa.des deux ou plusieurs objets de même nature, et même caractéristiques sont
différents à la fin d’année.
Afin d’éviter toute forme et/ou tentative de fraude, « le libellé des articles
inscrits sur les livres doit être clair et précis, sans surcharges ni interlignes ;
les grattages sont formellement interdits. Les ratures ne sont autorisées que
2dans les cas d’erreurs matériels… »
1.1.4 Les différentes sortes d opération :s
Par principe, il n’y a que deux types d’opération comptable : l’entrée
et la sortie. Ainsi, la comptabilité des matériels en service ne fait pas
l’exception à ce principe. On parle généralement de la prise en charge et de la
décharge.
- La prise en charge : comme son nom l’indique, est une opération
comptable qui consiste à faire porter en écriture (journal), tout objet ou
matériel nouvellement acquis (achat ou dotation) et/ou nouvellement constaté
(excédent lors du recensement). Elle nécessite inévitablement une pièce
justificative, appelée « Ordre d’Entrée», établie à partir d’une facture, en ce qui
concerne les achats effectués ; un état de cession ou ordre de sortie émanant
du service ou organisme donateur, en ce qui concerne les dotations ; et un
procès verbal de recensement, pour les excédents constatés.
- La décharge est une opération comptable permettant à un service
public de se désengager des objets ou matériels figurés dans ses écritures.
Elle doit être justifiée par un « Ordre de sortie ». La décharge peut s’effectuer
pour plusieurs raisons : délivrance à un service public par d’autre service, la
perte des objets ou déficit constaté lors du recensement, et la condamnation
des matériels. La première demande une prése

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