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  • fiche - matière potentielle : récapitulant les coordonnées de chaque acteur de l' événement
Les 14 règles d'Or Document confidentiel réservé au réseau Fiat – Alfa Romeo – Lancia. Février 2010
  • objectif de la manifestation
  • lieu approprié
  • suivi des inscriptions
  • sélection entreprises en préambule
  • coûts de détention
  • outil de suivi et de relance des invités
  • buffet avec le thème
  • cercle entreprises
  • événement
  • événements
  • evénements
  • evénement
  • communication
  • communications

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Ajouté le 26 mars 2012
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Langue Français
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Les 14 règles d’Or
Document confidentiel réservé au réseau Fiat – Alfa Romeo – Lancia. Février 2010Guide Evénement - Les 14 règles d’Or
Guide Événement - Les 14 règles d’
a communication événementielle est un vecteur SommaireL essentiel de la communication externe d’une entreprise.
Elle représente plus particulièrement un moyen privilégié
de développer son relationnel avec ses clients et prospects. 4 phases majeures
D’un point de vue opérationnel, la qualité de l’organisation structurées en 14 points clés
d’un événement reflètera votre niveau de sérieux
et de professionnalisme aux yeux des participants. Phase 1 : La conception
Rien ne doit donc être négligé pour la réussite 1 - Déterminez l’objectif de la manifestation.................................................3
d’une telle démarche. 2 - Définissez la population visée ...........................................................................4
Selon le degré de complexité de la manifestation, 3 - Nommez un coordonnateur du projet.........................................................4
il sera ainsi parfois utile de faire appel à un prestataire 4 - Trouvez une thématique attractive ...............................................................5
extérieur pour accompagner votre démarche. 5 - Définissez et gérez votre budget ....................................................................5
Dans le cas contraire, il vous faudra suivre des règles strictes
afin d’éviter certains écueils dangereux. Phase 2 : L’organisation
6 - Sélectionnez le lieu approprié...........................................................................6
7 - Faites le bon choix pour la date et les horaires......................................7
8 - Choisissez une animation et/ou un intervenant ....................................8
9 - Ne sous-estimez pas la partie Traiteur .........................................................9
10 - Réussissez votre communication autour de l’événement.............10
11 - Faites le point à J-8 et revalidez les éléments à J-1 ..........................12
Phase 3 : Déroulement
12 - Le jour J..........................................................................................................................13
Phase 4 : L’exploitation et le suivi de la manifestation
13 - Assurez le suivi de l’événement.....................................................................14
14 - Anticipez et respectez les délais....................................................................15
Document confidentiel réservé au réseau Fiat – Alfa Romeo – Lancia. Février 2010
2Guide Evénement - Les 14 règles d’Or
1 Phase 1 : La conception
1 - Déterminez l’objectif
de la manifestation
• Accroître la notoriété de votre concession
• Présenter un nouveau modèle, un nouveau service
• Fidéliser une clientèle
• Rencontrer de nouveaux prospects
• Développer votre relationnel avec des prescripteurs
• Stimuler vos équipes…
Dans tous les cas, votre événement doit
mettre en valeur votre entreprise
et vos produits et susciter un sentiment
de fierté chez vos collaborateurs.
Document confidentiel réservé au réseau Fiat – Alfa Romeo – Lancia. Février 2010
3Guide Evénement - Les 14 règles d’Or
2 - Définissez 3 - Nommez un
la population visée coordonnateur du projet
• Assurez-vous que vous avez un fichier à jour La nomination d’une personne « référente »
des personnes à inviter est indispensable pour centraliser toutes les
informations et piloter les différents acteurs.
• Constituez un groupe cohérent dont les
membres se valorisent mutuellement. Des
mélanges de populations peuvent se révéler Astuce : éditez une fiche récapitulant lespertinents. Vos clients seront ainsi vos meilleurs
coordonnées de chaque acteur de l’événement.ambassadeurs auprès de vos prospects…
Il y a forcément un moment où vous serez obligé
de joindre une personne en urgence ; ce docu-• Estimez le nombre de personnes
ment vous évitera stress et perte de temps.potentiellement présentes en prenant en
compte un pourcentage de désistement naturel.
Cela déterminera le paramétrage de votre
événement : budget, choix du lieu, déroulement.
• Prévoyez un badge pour chaque participant
afin de faciliter la prise de contact.
• Ménagez les susceptibilités de vos invités
en évitant de convier des personnes aux
professions ou intérêts incompatibles.
Document confidentiel réservé au réseau Fiat – Alfa Romeo – Lancia. Février 2010
4Guide Evénement - Les 14 règles d’Or 1 Phase 1 : La conception
4 - Trouvez une thématique 5 - Définissez
attractive et gérez votre budget
> Organiser une compétition entre lesLe plus souvent, vous vous adressez à des Définir l’enveloppe budgétaire de votre événement
différents fournisseurs, quitte à opterpersonnes très sollicitées. Il est donc indispensable permet de lister ses besoins et de vérifier si vous
pour de nouveaux partenaires.de faire naître chez vos invités une vraie envie avez les moyens de vos ambitions.
de participer à votre événement !
> Calculez le coût rapporté au nombre d’invités> Les principaux postes budgétaires
et comparez le au potentiel de vente auprès• Evitez les thèmes « bateau » ou trop génériques à prévoir sont :
de cette cible. Vous saurez si votre• Collez aux préoccupations des Entreprises
investissement est « raisonnable » ;• Faites preuve d’originalité et de créativité. • Les besoins pratiques :
• Donnez un caractère exclusif à votre événement : Location de lieu, location de matériel, animation,
> Réactualisez votre budget au fur et à mesureprésentation en avant-première, présence d’un matériel technique, restauration, traiteur,
de l’avancée de l’organisation deintervenant de référence… décoration, transport, cadeaux clients,
l’événement. Vous éviterez les dérapages.assurance complémentaire.
• Les besoins en communication :
Achat ou location de fichiers et actualisation.Astuce : distinguez le « sujet principal» de
Création et impression des supports del’animation qui sera réalisée le jour J et qui consti- Astuce : prévoyez une ligne budgétairecommunication. Routage des documents.tuera ainsi une surprise.
correspondant aux « frais imprévus » à hauteur
de 10% du budget environ.• Les besoins en personnel :
secrétariat pour relance téléphonique des invités,
préparation des voitures, hôtesses accueil et
vestiaire, voiturier, sécurité, personnel du traiteur,
techniciens, nettoyage, intervenants .
Document confidentiel réservé au réseau Fiat – Alfa Romeo – Lancia. Février 2010
5Guide Evénement - Les 14 règles d’Or
2 Phase 2 : Organisation
6 - Sélectionnez le lieu approprié
Le lieu dans lequel se déroulera l’événement sera
déterminant pour attirer vos invités. Il conditionnera
en particulier la mise en scène de votre
présentation. Choisissez-le très en amont de votre
manifestation pour ne rien laisser au hasard.
Que vous choisissiez votre concession ou un
lieu extérieur, un repérage technique sera
indispensable pour vérifier les points suivants :
Astuce : Demandez un plan à l’échelle sur• Facilité d’accès et de parking
lequel vous matérialiserez l’implantation de vos• Espace disponible pour recevoir les invités,
surfaces d’accueil, d’exposition de véhicules, deinstaller un vestiaire, présenter vos modèles,
restauration, de conférence,….permettre les animations ou interventions.
C’est le seul moyen pour vous assurer de l’adé-• Moyens techniques à disposition :
quation du lieu avec vos besoins.sonorisation, éclairage,…
• Sécurité du lieu et assurances.
Document confidentiel réservé au réseau Fiat – Alfa Romeo – Lancia. Février 2010
6Guide Evénement - Les 14 règles d’Or
7 - Faites le bon choix pour
la date et les horaires
> La date > Les horaires
• Favorisez les dates qui correspondent à une • N’empiétez pas trop sur le temps de travail
avant première Astuce : Profitez de Journées Portes Ouvertesde vos invités (meilleurs moments : le tout début
ou de Back Stage pour organiser la veille ou lede matinée, le déjeuner ou la toute fin de
• Privilégiez les mardis et jeudis lendemain votre événement Flottes en profitantjournée)
des structures mises en place.
• Périodes à éviter : vacances scolaires et jour Faites de même avec l’Alfa Romeo / Lancia Test• Tenez compte du temps de trajet de vos invités
férié, lundi et vendredi, veille et lendemain Drive Tour (le vendredi)pour fixer le commencement de votre événement
de jour férié ou de week-end prolongé,
dates correspondant à des événements sportifs • Evitez les horaires où les embouteillages sont les
importants, Fête de la Musique (21/06), plus importants
manifestation exceptionnelle dans votre ville.
• Evénement avec cocktail non dînatoire : prévoir
• Assurez-vous qu’aucun autre événement similaire un horaire de fin qui les libère pour le dîner.
ne se déroule autour de la même date
• Petit-déjeuner : prévoir un retour à leur bureau
• Vérifiez les préavis de grève… pour 10h00
• Vérifiez les décalages horaires si un événement
se déroule par visioconférence avec l’étranger.
Document confidentiel réservé au réseau Fiat – Alfa Romeo – Lancia. Février 2010
7Guide Evénement - Les 14 règles d’Or 2 Phase 2 : Organisation
8 - Choisissez une animation
et/ou un intervenant
> Soit les problématiques de gestion Si votre événement revêt la forme d’uneAu-delà du motif officiel de l’invitation, il doit se
de flottes au sens large : conférence, présentez toujours le Groupe Fiatpasser quelque chose sur-place. Une manifestation
et le Cercle Entreprises et la Sélection Entreprises endoit impérativement proposer une animation ou
• Fiscalité préambule de vos prises de parole (cf power pointla présence d’un intervenant. Ces deux éléments
• coûts de détention sur Intranet Cercle Entreprises). Ils agiront commeseront nécessairement en cohérence avec la
• conduite éco-citoyenne … une réassurance auprès de la cible professionnelle.thématique choisie et la cible.
L’animation peut concerner :
> L’intervenant peut :
Astuce : Quelque soit le thème, faites en> Soit votre actualité :
• Apporter une expertise sur une problématique sorte de créer une ambiance professionnelle et
liée à l’Entreprise propice à la convivialité. Vous assurerez ainsi les• Le reveal d’un nouveau modèle ou service
retombées relationnelles de votre événement.• La présence d’un véhicule d’exception : exemple
• Attirer les visiteurs lorsqu’il s’agitAlfa 8C
d’une personnalité VIP• L’intervention d’un expert, d’un responsable de la
concession, du constructeur
• Etre pluriel (exemple : clients Entreprises
qui apprécient le Groupe Fiat)
• Etre parfois plus « crédible » s’il vient
de l’extérieur (parce que plus objectif)
Document confidentiel réservé au réseau Fiat – Alfa Romeo – Lancia. Février 2010
8Guide Evénement - Les 14 règles d’Or 2 Phase 2 : Organisation
9 - Ne sous-estimez pas
la partie Traiteur
Vérifiez deux points importants :> Le dîner ou le déjeuner assisEn France comme en Italie, la dimension gustative
• Plus valorisant mais plus contraignantest essentielle pour établir des relations conviviales
• Un droit de bouchons est-il possible ?pour vous et vos invités.et durables avec vos invités.
Certains traiteurs acceptent que vous apportiez• Permet un réel échange et donc de développer
les boissons alcoolisées. En contrepartie, ils vousun relationnel plus poussé
factureront un droit de bouchon souvent inférieur• Nécessite un plan de table.> La solution du buffet
au coût de la bouteille.• Induit un tour de table pour que chacun• Privilégiez un buffet thématique (il constituera une
se présente en début de repasanimation à part entière)
• Le retour de vos invités en toute sécurité a-t-il été• Prévoir un « chef de table » de la Concession• Mettez en place plusieurs buffets afin d’éviter les
prévu ? Si vous proposez des boissons alcoolisées,files d’attente
même modérément, veillez à mettre à disposition> La facturation par le traiteur :• Harmonisez votre buffet avec le thème et la
de vos invités auprès des hôtesses le numéroDans le devis, faites préciserdécoration de votre événement (couleur,
d’une compagnie de taxi, voire des alcootests.• la quantité de boissons et le coût de la bouteilledimension environnementale, …)
supplémentaire• Echelonnez l’approvisionnement de vos buffets
• les heures du personnel, démontage comprisdans le temps
+ le coût de l’heure supplémentaire• Demandez au traiteur de pouvoir « goûter avant Astuce : Jouez sur « l’italienneté » de notre
• La nécessité de vous prévenir en cas» si vous ne le connaissez pas. Groupe. Vous apporterez une note originale à
de dépassement
votre événement et donnerez l’opportunité de par-
• votre volonté de ne préciser le nombre d’invités
tager avec vos invités une partie de notre culture.
que 48 à 72 h avant l’événement
Document confidentiel réservé au réseau Fiat – Alfa Romeo – Lancia. Février 2010
9Guide Evénement - Les 14 règles d’Or 2 Phase 2 : Organisation
AVANT : l’invitation et le suivi des inscriptions10 - Réussissez votre
communication
autour de l’événement Astuce : Un fichier unique servira de base
d’envoi pour les invitations, d’outil de suivi et de
Une bonne communication est essentielle à la relance des invités et vous fournira une liste à
réussite de votre événement. Elle vous permettra remettre aux hôtesses d’accueil.
en effet d’informer et de séduire vos invités, mais
aussi de valoriser l’image de votre entreprise et
de vos marques. Formellement, il vous faudra
> J – 30 : envoi du « save the date » si l’événe- > J – 10 : date limite de réponserespecter les chartes graphiques mises en place
ment est planifié suffisamment à l’avancepar les marques et le Cercle Entreprises.
> J- 8 : relance des personnes non inscrites
> J – 18 : envoi de l’invitation (téléphonique ou par e-mail) + envoi d’uneOpérationnellement, un bon plan de
• Vitrine de votre événement, l’invitation doit inter- confirmation aux inscrits par email (plan accès,communication s’articule autour de 3 temps forts :
peller (accroche), susciter l’envie de venir parking). Vous identifierez les premiers désistementsavant, pendant et après. Il doit suivre un timing
(programme) et donner tous les détails pratiques récupérerez des inscrits et cela sécurisera labien établi pour limiter au maximum les
• Elle répond aux questions : qui invite, quand, où, commande au traiteur)désistements.
quoi (programme) ?
• Elle précise la date limite de réponse, le nombre > J-1 : confirmation de votre joie d’accueillir les
de personnes invitées, le contact pour information inscrits (par tel ou e mail)
et le dress code. • re-préciser à cette occasion quelques informations
• Imprimée, elle sera plus prestigieuse. pratiques : parking, horaires …
• Dans la mesure du possible, elle doit être person-
nalisée (valorisation) Si votre événement est une exposition en extérieur
(ex : zone d’activité), prévoyez également de géné-
rer du trafic au travers d’affiches, tracts, publicité
dans la PQR.
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