Des « gratte-papiers » devenus leaders

Dwayne Holland

Description

• exposé - matière potentielle : dans différents services
• redaction

Des « gratte-papiers » devenus leaders - Le nouveau rôle de la Section de l'approvisionnement et son influence sur les pratiques au sein d'une municipalité -

• processus de vérification au hasard et de l'inventaire des marchés et des appels d'offres compétitifs
• effectif ¶
• processus acceptables
• plan de travail comportant des jalons
• appels d'offres compétitifs
• équipe du service
• équipes des services
• équipe au service
• marché
• marchés

Sujets

• Redaction
• Processus
• Marché
• Inventaire
• Hasard
• Vérification
• Service
• Travail
• Équipe

Informations

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• Langue: Français

Extrait

Des « gratte-papiers » devenus leaders
- Le nouveau rôle de la Section de l’approvisionnement et son
influence sur les pratiques au sein d’une municipalité - Objectifs

• Illustrer différents moyens d’encourager la direction à se rallier à
l’initiative

• Souligner l’importance de consacrer du temps à l’élaboration et
à la mise en œuvre de nouveaux processus

• Montrer l’importance cruciale d’améliorer les compétences et de
sensibiliser les parties

• Décrire notre transition vers des approches innovantes

• Faire ressortir l’importance du travail d’équipe

Évaluation de la situation actuelle

• Faire le point sur la situation actuelle et la situation souhaitée

• Préciser le risque associé à la situation actuelle

• Obtenir le soutien des membres de l’équipe

• Obtenir le mandat d’effectuer les changements nécessaires Appui de la Section de l’approvisionnement

• Expliquer la raison d’être des changements envisagés

• Tenir des ateliers, des conférences, et présenter la jurisprudence
récente

• Donner aux employés les moyens d’agir

• Maintenir un climat de confiance

• Obtenir des fonds pour accroître l’effectif

Appui de la haute direction

• Cerner les enjeux au moyen d’un processus de vérification au hasard
et de l’inventaire des marchés et des appels d’offres compétitifs

• Évaluer le risque et la responsabilité, et proposer des mesures
permettant d’atténuer l’exposition aux risques

• Établir un plan de travail comportant des jalons et un calendrier
d’exécution raisonnable

• Présenter ce plan à la haute direction à des fins de sensibilisation et en
vue d’obtenir le mandat souhaité

Se faire connaître

• Partir « en tournée »

• Faire des exposés dans différents services (ententes commerciales,
principes directeurs, causes des litiges, changements qui seront
apportés au processus d’approvisionnement, etc.)

• Surveiller de près les commandes d’achat et vérifier si des appels
d’offres compétitifs ont été tenus au préalable; passer en revue les
appels d’offres proches du seuil limite établi

• Répondre aux services qui cherchent à se conformer aux ententes
commerciales et à la loi relative à la mise en concurrence
Formation initiale au sein des services

• Rencontrer de façon individuelle les équipes des services

• Transférer les connaissances aux employés qui participent au
processus d’approvisionnement pour le compte de leur service
(rédaction, tâches implicites et explicites, processus acceptables,
critères d’évaluation, processus d’évaluation, attributions, contrôle des
marchés, etc.)

• Insister pour prendre part à la planification, dans le cas de projets et
d’achats d’envergure
Cadre réglementaire

• Politique et procédures d’approvisionnement

• Cadre réglementaire à la fois concis, complet et clair

• Processus de consultation / consensus

• Manuels : outils pertinents pour présenter les détails
Formulaires et modes de présentation

• Soumissions

• Formulaires de préqualification (Demande d’information, Demande
d’expression d’intérêt, Demande de préqualification)

• Appel d’offres (fondé uniquement sur le prix c. évaluation)

• Demande de propositions à caractère non contraignant (jusqu’où peut-
on aller sans être lié)

• Approvisionnement en plusieurs étapes Processus de mise en œuvre
Renforcement des compétences des services

• Présentation des politiques et procédures approuvées

• Rencontre de l’équipe de chaque service pour discuter de ses besoins
particuliers

• Formations détaillées portant sur les différents modes de présentation

• Réunions de bilan : excellent outil de formation pour les services

• Incidents évités de justesse : occasions d’apprentissage