18es Journées du RNDH Nîmes, le 15 septembre 2005

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15 sept. 2005 – RNDH 2005, Darinka Boric, octobre 2005. 18es Journées du RNDH Nîmes, le 15 septembre 2005. La gestion des archives à l'hôpital. Archives ...

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RNDH 2005, Darinka Boric, octobre 2005
18es Journées du RNDH Nîmes, le 15 septembre 2005
La gestion des archives à l'hôpital. Archives hospitalières générales et psychiatriques.
Sabine JEAN-FEYDEL
,
Assistante qualifiée de conservation à l'hôpital de Saint - Egrève
Cet exposé présente les archives des hôpitaux, le métier d'archiviste et son évolution
qui le rapproche des autres professionnels de l'information.
Autrefois vues comme des vieux papiers endormis gardés à l'écart par un personnel
routinier, leur gestion est aujourd'hui une préoccupation grandissante des hôpitaux. Elles
assurent l'accès direct du patient à son dossier, et légitiment l'accréditation. La nature des
archives est définie par l'article L.211-1 du Code du patrimoine. Elles sont des documents
produits par une personne ou un organisme dans leurs activités essentielles. Leur
conservation est organisée dans l'intérêt public.
Quel est leur domaine d'intervention?
La première tâche est la conservation dans l'intérêt public. Les archives hospitalières
s'accroissent constamment. Elles permettent la traçabilité des soins.
Les archives administratives permettent de piloter l'institution et son personnel. Leur
responsable est le directeur de l'établissement, appuyé, pour les archives hospitalières, sur
un règlement de 1968. Toutes les archives antérieures à 1790 doivent être conservées.
Problèmes des archives médicales.
Leur pièce maîtresse est le dossier du patient. Depuis 1943, il est obligatoire. Sa
composition est définie par le code de la santé (article R.112-2). La tendance est à
centraliser les documents de divers services. C'est un outil de travail pour l'équipe médicale.
Le délai de conservation dépend des pathologies. Pour la santé mentale, conservation est
indéfinie, en médecine et petite chirurgie 20 ans. Certaines affections héréditaires sont
difficiles à catégoriser. Délai 70 ans.
Quelles sont les missions de l'archiviste hospitalier? Les tâches sont multiples:
conserver, collecter, inventorier, communiquer, conseiller. Elles demandent le respect des
documents, la réflexion sur les systèmes et la technologie de la communication, une attitude
avisée à l'égard des patients, et parfois de la diplomatie à l'égard de l'institution.
Conserver
C'est d'abord gérer et organiser un espace souvent insuffisant, et parfois hors de
l'établissement. Le document papier est le plus abondant et reste incompressible.
Collecte
r
La collecte est souvent éclatée. Sources multiples, profusion copies. L'outil de base de
l'archiviste est le bordereau de versement, pièce officielle, permettant la gestion et la création
d'instruments de recherche. Mais les règlements du classement sont souvent obsolètes. Le
bordereau d'élimination protège la responsabilité de l'archiviste, mais des tableaux de
gestion clairs et précis restent nécessaires.
Classer
Le classement des papiers demande effort physique et concentration soutenue. Il est
souvent sous forme continue (W), ce qui exige espace et recherche performante.
Inventorier
L'archiviste doit créer des outils performants pour répondre vite. Le retard multiplie les
difficultés. Modalités de l'instrument de base : Inventaire : description + analyse (sommaire :
description succincte; méthodique : ordre logique : inventaire index; analytique : analyse
diplomatique; répertoire : liste des intitulés.
Communiquer
L'archiviste assure la communication dans le respect du secret. L'accès aux documents est
réglementé. La loi de 2002 : grande révolution dans les archives hospitalières. Accès du
patient à son dossier sauf cas d'hospitalisation sous contrainte. L'archiviste est au coeur de
la communication. Il guide les demandeurs (délai légal de communication de 8 jours à
mois), assure la rapidité de l'information. Le service est à la disposition de tout chercheur
RNDH 2005, Darinka Boric, octobre 2005
autorisé. L'archiviste met en valeur les archives, trésors des hôpitaux, par exemple lors
d'expositions.
Conseiller, dialoguer avec les services
La production des documents et leur archivage reflètent le fonctionnement d'un service.
L'archiviste lutte contre "l'effet poubelle". Il négocie avec les producteurs pour obtenir
composition
et articulation des documents à classer. Dialogue et visite des services
montrent l'intérêt d'organiser l'information.
Quelles sont les compétences requises?
Elles sont techniques et réglementaires. Si la formation initiale est limitée, elles se
développent dans le travail. Des savoirs complémentaires (droit de l'information, secret
médical, délais) s'imposent. Elles doivent être constamment mises à jour. L'archiviste prouve
son efficacité par la rentabilité financière de son travail, malheureusement difficile à
quantifier. Recherches efficaces et rapides, gestion cohérente lui valent la confiance.
Intégration de nouvelles technologies dans le métier
De "nouvelles archives" sur de nouveaux supports imposent leurs exigences. Le défi est la
conservation des supports fragiles. Le matériel de lecture est vite dépassée. Le rôle de la
copie change : elle peut être instrument de preuve. Les documents médicaux peuvent être
micro-filmés ou numérisés puis détruits. L'écrit sous forme électronique vaut légalement
l'écrit sur papier (Loi du 13 mars 2000). Les coûts étant élevés (personnel, matériel) ces
nouveaux supports apparaissent dans les grands hôpitaux.
Vers un rapprochement des professionnels de l'information dans les hôpitaux.
La notion de "record management" ouvre de nouvelles perspectives aux archivistes habitués
aux 3 âges de l'archive. ISO 2001.
On traite uniquement de documents à contenu probatoire ou utile à un organisme. Ces
documents ne constituent pas des archives définitives. Tous les documents de cette nature,
doivent être organisés et gérés comme constituant un ensemble d'informations quel que
soient leur forme ou leur support.
Quelle forme prendrait cette approche?
Déjà, les professionnels utilisent à la fois les fonds documentaires et les fonds d'archives. On
confond souvent les divers professionnels de l'information, malgré leurs techniques
différentes. Lorsque l'un manque, on recourt à un autre.
Les dossiers administratifs, dans leur volet documentaire, rassemblent des
documents de services divers. S'ils sont classés en série W, les documentalistes et les
archivistes utilisent les mêmes méthodes d'indexation.
L'explosion des archives contemporaines place l'archiviste au coeur de l'activité de
son établissement. Il utilise la même technologie que les professionnels de la
communication. Il n'est plus enfermé mais ouvert à toute l'activité de l'établissement.
L'archiviste côtoie, de plus en plus tous les secteurs d'activité de l'institution, et toutes
les catégories de professionnels. Il doit rappeler à tous que le document d'aujourd'hui est
l'archive de demain. Pour cela un esprit d'innovation est nécessaire.