Journées annuelles du RNDH - Nantes 19 septembre 2008 Compte ...

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Journées annuelles du RNDH - Nantes 19 septembre 2008. Compte-rendu du groupe de travail "Catalogue collectif des périodiques /. Web et Liste de ...

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Journées annuelles du RNDH - Nantes 19 septembre 2008
Compte-rendu
du groupe de travail "Catalogue collectif des périodiques /
Web et Liste de discussion"
1- catalogue collectif des periodiques
1-1 Un peu d’histoire
En 2004, le catalogue existait sous forme de fichier excel crée par Brigitte Girault (alors
documentaliste à La Roche sur Yon) lui-même issu du premier catalogue créé par Françoise Lacoste
(CHU Grenoble). Tout le travail reposait sur les épaules d’une même personne. Se posait alors la
question de la mise à jour du catalogue et du partage du travail.
En 2005 pendant les journées de Nîmes, le groupe prend les orientations suivantes :
-
le catalogue sera accessible sur le site du RNDH,
-
l’alimentation sera faite par les adhérents (chacun saisissant son fonds),
-
la saisie sera vérifiée par des valideurs,
-
un stagiaire sera recruté pour réaliser la base de données.
En 2007, Joël Pascal, étudiant en licence de documentation, est recruté pendant 3 mois pour
mener à bien le projet. Il présente la base en septembre aux journées de Bayonne. Le projet est validé
par les adhérents présents.
Les membres du groupe catalogue rédigent deux documents méthodologiques : le manuel de l’auteur
destiné à guider la saisie et le manuel du valideur destiné aux personnes qui contrôlent et valident la
saisie des auteurs.
En février 2008, les adhérents reçoivent leur code d’accès au catalogue et débutent la saisie. Le
catalogue commence alors son existence.
1-2 Le catalogue collectif aujourd’hui
Quelques chiffres
- 127 centres y participent
- 1 206 titres de périodiques sont répertoriés
- 4 522 collections ont été validées
Entre le 01/03/2008 et le 15/098/2008 : 1 796 commandes ont été passées via le catalogue en ligne, ce
qui fait une moyenne de 276 commandes par mois.
Un appel est fait à ceux qui n’ont pas rentré leur fonds jusqu’alors.
Pour pouvoir consulter le catalogue et faire des commandes, il est indispensable d’avoir saisi au moins
une fiche de son fonds documentaire.
Tour de table et retour d’expériences
Les membres du groupe font part de leur satisfaction mais aussi indiquent les problèmes qu’ils ont
rencontrés.
Les points soulevés
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Manque de temps pour la saisie et la validation.
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Contenu du message de commande qui ne s’affiche pas ou bien message de commande qui ne
part pas.
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Revue saisie n’apparaît plus quelques mois plus tard (bien que l’administrateur la retrouve dans
la base).
-
Titres de périodiques : doublons de titres, problèmes avec les « l’ » et les « ç ».
Les conseils et suggestions du groupe et des administrateurs
-
Souhait de faire apparaître la date des demandes.
-
Limiter la création de fiches périodiques aux valideurs ou administrateurs pour éviter les
doublons de titres.
-
Penser à modifier le statut de la commande.
-
En cas d’absence, possibilité de modifier le mèl de la personne à contacter dans l’onglet
ANNUAIRE / MON COMPTE. La demande lui parviendra directement.
-
Il est important de mettre à jour l’onglet « Commandes » qui permet la mise à jour des
statistiques. Ainsi, les centres les moins sollicités apparaissent en premier lors d’une
recherche par titre de périodique.
1-3 Orientations de travail pour 2008/2009
1-3-1 Elimination des doublons des titres
de périodiques
Vérification
Une dizaine de personnes vérifiera une liste des titres de périodiques qui sera fournie par Nathalie
Sanlaville (fichier excel).
Les doublons repérés seront communiqués aux administrateurs (Nathalie Sanlaville et Christine
Lyonnet) afin d’être éliminés.
Les collections reliées à un titre en double seront rattachées au titre exact avant que le doublon ne soit
éliminé.
Composition du groupe de travail
Clotide Bogatchek CH de Pontoise
Sabine Borms CHRU de Lille
Laurence Capelle Agence Beaurepaire
Sandra Derouineau CH de Cholet
Fabienne Gilet
CH de Laxou
Régine Lacroix CHU de Bordeaux
Marianne Palau CH de Montauban
Christelle Pasquier CHU de Bordeaux
Geneviève Werck CH de Mulhouse
Pascal Woloszyn CH de Dunkerque
Calendrier
La vérification s’effectuera jusqu’au 1
er
décembre.
Les rattachements de collections et les éliminations se feront durant le mois de décembre afin que la
base soit propre au début de l’année 2009.
De plus afin qu’il n’y ait pas de créations de nouveaux doublons, Nathalie Sanlaville « figera » la création
des titres de périodiques qui sera désormais le domaine du valideur
Ainsi, lorsqu’un adhérent aura besoin de créer une fiche périodique, il s’adressera aux administrateurs
de sa région qui feront la création.
1-3-2 Charte de fonctionnement du catalogue collectif des périodiques
La précédent charte, rédigée en 2005, n’intégrait pas le nouvel accès du catalogue sur le site du RNDH
ni le mode d’alimentation.
Un groupe de travail va se charger d’insérer ces nouvelles dispositions.
Composition du groupe :
Christophe Dhobie CH de Saint Dizier
Nathalie Sanlaville CHU de Lyon
Clotilde Bogatchek CH de Pontoise
Jocelyne Pignot CH de Lorient
1-3-3 Coordonnateur du groupe catalogue
Clotilde Bogatcheck (CH de Pontoise) accepte d’être le coordonnateur du groupe avec Hélène Herreng
(CH de Grenoble, en congé de maternité pour l’instant)
2 - site web et liste de discussion
2-1 Site internet
Nathalie Sanlaville souligne l’importance de faire vivre les rubriques et invite chaque adhérent à
participer. Il suffira de faire passer l’information à Christine Lyonnet ou Nathalie Sanlaville. Toutefois, il
faudra être vigilant sur la fraicheur des informations et leur validité.
2-2 Liste de discussion
Présentation des résultats de l’enquête (voir aussi dans la rubrique " groupe web - publications
du groupe")
68 réponses sur 230 questionnaires envoyés soit 30% de réponses
90% bien ou très bien
94% utilisent la liste dont 66% pour des échanges d’expériences
41% pensent qu’elle convient telle qu’elle est
44% pensent qu’il faut rappeler les règles de bonne pratique
Pour l’année 2008, on remarque une diminution des messages en fonction du nombre de périodiques
répertoriés dans le catalogue :
janvier 2008 :
339 messages (143 titres de périodiques dans le catalogue)
février :
314
mars :
271 (608 titres de périodiques dans le catalogue)
avril :
293
mai :
212 (1 046 titres de périodiques)
juin :
173 (1 101 titres de périodiques)
Le groupe retient qu’il est important de rappeler régulièrement les principes d’utilisation de la liste et
insiste sur la nécessité d’identifier clairement l’objet de tout message posté sur la liste de discussion.
Nathalie Sanlaville fait remarquer que depuis deux ans, les groupes «
catalogue » et « site
web » sont communs pour les journées. Les personnes présentes lors des journées soulignent que cela
leur paraît normal et pensent qu’il faut faire évoluer les groupes de travail. En effet, « Catalogue », « site
web » et « liste de discussion » sont désormais indissociables et fo
rment un tout.