Journées annuelles du RNDH - Nantes 19 septembre 2008 Compte ...

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• Publié par: paul.vallen
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• Langue: Français

Extrait

Journées annuelles du RNDH - Nantes 19 septembre 2008

Compte-rendu

du groupe de travail "Catalogue collectif des périodiques /

Web et Liste de discussion"

1- catalogue collectif des periodiques

1-1 Un peu d’histoire

•

En 2004, le catalogue existait sous forme de fichier excel crée par Brigitte Girault (alors

documentaliste à La Roche sur Yon) lui-même issu du premier catalogue créé par Françoise Lacoste

(CHU Grenoble). Tout le travail reposait sur les épaules d’une même personne. Se posait alors la

question de la mise à jour du catalogue et du partage du travail.

•

En 2005 pendant les journées de Nîmes, le groupe prend les orientations suivantes :

-

le catalogue sera accessible sur le site du RNDH,

-

l’alimentation sera faite par les adhérents (chacun saisissant son fonds),

-

la saisie sera vérifiée par des valideurs,

-

un stagiaire sera recruté pour réaliser la base de données.

•

En 2007, Joël Pascal, étudiant en licence de documentation, est recruté pendant 3 mois pour

mener à bien le projet. Il présente la base en septembre aux journées de Bayonne. Le projet est validé

par les adhérents présents.

Les membres du groupe catalogue rédigent deux documents méthodologiques : le manuel de l’auteur

destiné à guider la saisie et le manuel du valideur destiné aux personnes qui contrôlent et valident la

saisie des auteurs.

•

En février 2008, les adhérents reçoivent leur code d’accès au catalogue et débutent la saisie. Le

catalogue commence alors son existence.

1-2 Le catalogue collectif aujourd’hui

•

Quelques chiffres

- 127 centres y participent

- 1 206 titres de périodiques sont répertoriés

- 4 522 collections ont été validées

Entre le 01/03/2008 et le 15/098/2008 : 1 796 commandes ont été passées via le catalogue en ligne, ce

qui fait une moyenne de 276 commandes par mois.

Un appel est fait à ceux qui n’ont pas rentré leur fonds jusqu’alors.

Pour pouvoir consulter le catalogue et faire des commandes, il est indispensable d’avoir saisi au moins

une fiche de son fonds documentaire.

•

Tour de table et retour d’expériences

Les membres du groupe font part de leur satisfaction mais aussi indiquent les problèmes qu’ils ont

rencontrés.

Les points soulevés

-

Manque de temps pour la saisie et la validation.

-

Contenu du message de commande qui ne s’affiche pas ou bien message de commande qui ne

part pas.

-

Revue saisie n’apparaît plus quelques mois plus tard (bien que l’administrateur la retrouve dans

la base).

-

Titres de périodiques : doublons de titres, problèmes avec les « l’ » et les « ç ».

Les conseils et suggestions du groupe et des administrateurs

-

Souhait de faire apparaître la date des demandes.

-

Limiter la création de fiches périodiques aux valideurs ou administrateurs pour éviter les

doublons de titres.

-

Penser à modifier le statut de la commande.

-

En cas d’absence, possibilité de modifier le mèl de la personne à contacter dans l’onglet

ANNUAIRE / MON COMPTE. La demande lui parviendra directement.

-

Il est important de mettre à jour l’onglet « Commandes » qui permet la mise à jour des

statistiques. Ainsi, les centres les moins sollicités apparaissent en premier lors d’une

recherche par titre de périodique.

1-3 Orientations de travail pour 2008/2009

1-3-1 Elimination des doublons des titres

de périodiques

Vérification

Une dizaine de personnes vérifiera une liste des titres de périodiques qui sera fournie par Nathalie

Sanlaville (fichier excel).

Les doublons repérés seront communiqués aux administrateurs (Nathalie Sanlaville et Christine

Lyonnet) afin d’être éliminés.

Les collections reliées à un titre en double seront rattachées au titre exact avant que le doublon ne soit

éliminé.

Composition du groupe de travail

Clotide Bogatchek CH de Pontoise

Sabine Borms CHRU de Lille

Laurence Capelle Agence Beaurepaire

Sandra Derouineau CH de Cholet

Fabienne Gilet

CH de Laxou

Régine Lacroix CHU de Bordeaux

Marianne Palau CH de Montauban

Christelle Pasquier CHU de Bordeaux

Geneviève Werck CH de Mulhouse

Pascal Woloszyn CH de Dunkerque

Calendrier

La vérification s’effectuera jusqu’au 1

er

décembre.

Les rattachements de collections et les éliminations se feront durant le mois de décembre afin que la

base soit propre au début de l’année 2009.

De plus afin qu’il n’y ait pas de créations de nouveaux doublons, Nathalie Sanlaville « figera » la création

des titres de périodiques qui sera désormais le domaine du valideur

Ainsi, lorsqu’un adhérent aura besoin de créer une fiche périodique, il s’adressera aux administrateurs

de sa région qui feront la création.

1-3-2 Charte de fonctionnement du catalogue collectif des périodiques

La précédent charte, rédigée en 2005, n’intégrait pas le nouvel accès du catalogue sur le site du RNDH

ni le mode d’alimentation.

Un groupe de travail va se charger d’insérer ces nouvelles dispositions.

Composition du groupe :

Christophe Dhobie CH de Saint Dizier

Nathalie Sanlaville CHU de Lyon

Clotilde Bogatchek CH de Pontoise

Jocelyne Pignot CH de Lorient

1-3-3 Coordonnateur du groupe catalogue

Clotilde Bogatcheck (CH de Pontoise) accepte d’être le coordonnateur du groupe avec Hélène Herreng

(CH de Grenoble, en congé de maternité pour l’instant)

2 - site web et liste de discussion

2-1 Site internet

Nathalie Sanlaville souligne l’importance de faire vivre les rubriques et invite chaque adhérent à

participer. Il suffira de faire passer l’information à Christine Lyonnet ou Nathalie Sanlaville. Toutefois, il

faudra être vigilant sur la fraicheur des informations et leur validité.

2-2 Liste de discussion

•

Présentation des résultats de l’enquête (voir aussi dans la rubrique " groupe web - publications

du groupe")

68 réponses sur 230 questionnaires envoyés soit 30% de réponses

90% bien ou très bien

94% utilisent la liste dont 66% pour des échanges d’expériences

41% pensent qu’elle convient telle qu’elle est

44% pensent qu’il faut rappeler les règles de bonne pratique

Pour l’année 2008, on remarque une diminution des messages en fonction du nombre de périodiques

répertoriés dans le catalogue :

janvier 2008 :

339 messages (143 titres de périodiques dans le catalogue)

février :

314

mars :

271 (608 titres de périodiques dans le catalogue)

avril :

293

mai :

212 (1 046 titres de périodiques)

juin :

173 (1 101 titres de périodiques)

Le groupe retient qu’il est important de rappeler régulièrement les principes d’utilisation de la liste et

insiste sur la nécessité d’identifier clairement l’objet de tout message posté sur la liste de discussion.

•

Nathalie Sanlaville fait remarquer que depuis deux ans, les groupes «

catalogue » et « site

web » sont communs pour les journées. Les personnes présentes lors des journées soulignent que cela

leur paraît normal et pensent qu’il faut faire évoluer les groupes de travail. En effet, « Catalogue », « site

web » et « liste de discussion » sont désormais indissociables et fo

rment un tout.