audit MarKoMO Qfor

Management Information

Description

MarKoMOConsultingInleidingOfficiële naam van de organisatie: MarKoMOMaatschappelijke zetel: Boelenaar 19031 Drongen - BelgiëAdres:Telefoonnummer: 09 324 16 50Faxnummer: 09 324 16 51E-mailadres: [e-mail]: www.markomo.beStartjaar van de doorgelichte activiteiten: 2007Huidige juridische vorm: bvba - 2006Naam van de directeur, functie: Mevr. Sabine Janssens - zaakvoerderContactpersoon, functie:Datum van de audit: 04-03-2009Auditverantwoordelijke: Mevrouw Sabine JanssensLid van: FeWeb - VOKA - Stichting MarketingErkend door: Feweb - Erkend ReclamebureauOndernemingsnummer: 0885.605.149Vestiging(en): 9031 Drongen - BelgiëAuditorSophie De VylderScope van de auditDe scope van de audit werd als volgt bepaald:Consulting: advies, audits en marktstudies, begeleiding en outsourcing inzake marketing en communicatieQfor erkenningOp basis van de controles uitgevoerd door de auditor heeft de Certificatiecommissie beslist dat de doorgelichteorganisatie en haar activiteiten beantwoorden aan de norm Qfor ProcessScan.Geldigheidsperiode: van 04-03-2009 tot 04-03-2012De geldigheidsperiode is de maximum geldigheidsduur. Voor een actuele lijst van alle geldige Qfor erkenningen kunt u steeds terecht op www.qfor.org.Voorstelling van de organisatieOntstaan, geschiedenis en structuurSabine Janssens richtte begin 2007 MarKoMO op. De oprichting is het gevolg van een management buy out vande afdeling ORBID Communication Services. Sabine Janssens werkte ...

Informations

• Publié par: Shyan
• Nombre de lectures: 75
• Langue: Nederlandse

Extrait

Inleiding Officiële naam van de organisatie: Maatschappelijke zetel: Adres: Telefoonnummer: Faxnummer: Emailadres: Website: Startjaar van de doorgelichte activiteiten: Huidige juridische vorm: Naam van de directeur, functie: Contactpersoon, functie: Datum van de audit: Auditverantwoordelijke: Lid van: Erkend door: Ondernemingsnummer: Vestiging(en): Auditor Sophie De Vylder Scope van de audit De scope van de audit werd als volgt bepaald:

MarKoMO

MarKoMO Boelenaar 1 9031 Drongen België Boelenaar 1 9031 Drongen België 09 324 16 50 09 324 16 51 [e-mail] www.markomo.be 2007 bvba  2006 Mevr. Sabine Janssens  zaakvoerder Mevr. Sabine Janssens  zaakvoerder 04032009 Mevrouw Sabine Janssens FeWeb  VOKA  Stichting Marketing Feweb  Erkend Reclamebureau 0885.605.149 9031 Drongen België

Consulting

Consulting: advies, audits en marktstudies, begeleiding en outsourcing inzake marketing en communicatie Qfor erkenning Op basis van de controles uitgevoerd door de auditor heeft de Certificatiecommissie beslist dat de doorgelichte organisatie en haar activiteiten beantwoorden aan de norm Qfor ProcessScan. Geldigheidsperiode: van 04032009 tot 04032012 De geldigheidsperiode is de maximum geldigheidsduur. Voor een actuele lijst van alle geldige Qfor erkenningen kunt u steeds terecht op www.qfor.org.

Voorstelling van de organisatie

Ontstaan, geschiedenis en structuur Sabine Janssens richtte begin 2007 MarKoMO op. De oprichting is het gevolg van een management buy out van de afdeling ORBID Communication Services. Sabine Janssens werkte gedurende een tweetal jaar voor ORBID waar ze een herpositionering en herstructurering van de organisatie doorvoerde. Daarvoor had ze reeds ervaring opgedaan in marketing en communicatie binnen grotere bedrijven, waaronder enkele internationale spelers.

MarKoMO heeft het juridisch statuut van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Sabine Janssens is zaakvoerder en wordt bijgestaan door twee consultants. De samenwerking met de consultants startte reeds voor de oprichting van de organisatie. De drie consultants kunnen dezelfde opdrachten aan. In de praktijk is het hoofdzakelijk Sabine Janssens die de initiële commerciële contacten met de klanten verzorgd en instaat voor de dagelijkse leiding van de organisatie. Activiteiten en specifieke kenmerken MarKoMO is een adviesbureau gespecialiseerd in marketing en communicatie voor groeibedrijven. De organisatie streeft ernaar haar klanten zo praktisch en handson mogelijk te begeleiden in hun marketing en communicatie gerelateerde activiteiten. De samenwerking kan verschillende vormen aannemen. In de eerste plaats kan de organisatie de rol van 'klankbord' vervullen. Klanten komen met specifieke vragen aankloppen waarvoor een oplossing wordt geformuleerd. De begeleiding gaat verder en houdt de uitvoering van bepaalde opdrachten voor de klant in. Dit kan gaan van het opzetten en uitvoeren van een actieplan met betrekking tot marketing en communicatie tot het zoeken van specifieke leveranciers. Een derde activiteit is de 'Cosourcing'. In dit geval gaat

02042009

Datum van certificatie: 04032009

Page 1/6

MarKoMO

Consulting

een consultant van de organisatie op vaste tijdstippen langs bij de klant om mee te werken aan de marketing en communicatie op de werkvloer van de opdrachtgever. Een laatste luik is de ontwikkeling en de begeleiding bij de aanmaak en uitbouw van websites.

Voor de uitwerking van grafische opdrachten, programmatie en het uitwerken van specifieke producten doet de organisatie een beroep op vaste partners.

Indien de klanten een service deskovereenkomst afsluiten, kunnen ze met hun ad hoc vragen bij de organisatie terecht via telefoon. Toekomstige ontwikkelingen MarKoMO streeft ernaar haar klantenportefeuille uit te breiden en het team te versterken met een nieuwe medewerker.

De vernieuwing van de website staat eveneens op het programma van 2009. Visie "MarKoMO wil top of mind worden binnen de KMO wereld voor advies, begeleiding en ondersteuning op het vlak van marketing, communicatie en websites. Geen grote theorieën, maar handson, onmiddellijk toepasbaar. " Tekst zoals weergegeven door de organisatie zelf. Bezoek aan de organisatie Gedurende het bezoek werd door de auditor via een steekproefsgewijze controle de informatie zoals opgenomen in dit auditrapport gevalideerd.

Doorgelichte activiteiten

Vormen van dienstverlening

Advies: Audits / Marktstudies: Begeleiding: Projectbeheer / Outsourcing:

Domeinen Marketing & Sales: Communicatie:

tussen 10 en 50 dagen / jaar minder dan 10 dagen / jaar meer dan 50 dagen / jaar tussen 10 en 50 dagen / jaar

meer dan 50 dagen / jaar meer dan 50 dagen / jaar

Thema's Prestaties van het laatste jaar per thema en vorm van dienstverlening uitgedrukt in aantal uren Advies Audits/ MarktstudiesBegeleiding Projectbeheer/ Outsourcing Thema's klankbord/actieplan 167 marketing/communicatie 1105 website 98776 cosourcing 41227 463 shopscan 1836 Totaal: (2931)324 362108 463

02042009

Datum van certificatie: 04032009

Page 2/6

Klantenbestand

Profiel van de personen uitgedrukt in : aantal klanten

bedrijfsleiders van kmo's: zelfstandige ondernemers:

Activiteitensector uitgedrukt in : aantal klanten

handel en distributie: industrie: bouw:

Bedrijfsgrootte uitgedrukt in : aantal klanten

minder dan 250 medewerkers:

Type klant uitgedrukt in : aantal klanten

directe eindklanten:

Aantal verschillende klanten 2008: 2007: :

MarKoMO

tussen 11 en 100 tussen 11 en 100 

Consulting

90 % 10 %

51 % 35 % 14 %

100 %

100 %

Talen uitgedrukt in : omzetcijfer Nederlands: 100% Recente referenties zoals vermeld door de organisatie: ThyssenKrupp Monolift  Alliance International  Finex  Nassau Door  Toppio  Abyz  Ardovlam  Pattyn Packing Lines  Activ8  Planofurn

02042009

Datum van certificatie: 04032009

Page 3/6

Qfor ProcessScan

MarKoMO

Consulting

Deze synthese is gebaseerd op de vaststellingen die de auditor heeft gedaan tijdens het auditbezoek. Uit de contacten met de organisatie en op basis van de controles uitgevoerd door de auditor aan de hand van reële projecten kan worden geconcludeerd dat de organisatie en haar consultingsactiviteiten beantwoorden aan de norm Qfor ProcessScan. Resultaat

Informatie en communicatie MarKoMO beschikt over een website die vlot toegankelijk is en alle nodige informatie over de te leveren producten en diensten verschaft. Voor meer informatie contacteren de (potentiële) klanten de organisatie. Een intakegesprek volgt alvorens de samenwerking al dan niet aan te vatten. Informatie over de organisatie wordt ook verspreid via de aanwezigheid op vakbeurzen, netwerkactiviteiten en via de nieuwsbrief. Geïnteresseerden kunnen ook gebruik maken van de optie 'chat' op de website voor een vrijwel onmiddellijk contact met de organisatie. Projectadministratie De opdrachten worden besteld na het intakegesprek en na het ontvangen van een uitgebreide offerte waarin duidelijke afspraken worden omschreven (bv: behoeftenanalyse, aanpak, tarieven, annulatie, betalingsvoorwaarden).

Voor de administratieve opvolging van de projecten maakt MarKoMO gebruik van aangepaste tools zoals een CRM en een tijdsregistratiesysteem. De continuïteit van de opvolging wordt gegarandeerd door de toegankelijkheid van het systeem en de server voor alle medewerkers. De facturen vermelden de aard van de opdracht en de betalingsvoorwaarden. De klant ontvangt eveneens wekelijks een projectstatus. Projectbeheer De voorbereiding van de opdrachten gebeurt aan de hand van een vragenlijst en een intakegesprek. De bevindingen hieruit worden opgenomen in de offerte. De uitvoering verloopt volgens de beschrijving in de offerte. De bijsturing van de opdracht gebeurt mede door de tussentijdse rapportering.

De organisatie werkt met een CRMsysteem voor de klanten en projectopvolging. Per klant wordt eveneens een folder aangemaakt op de server, volgens een vaste structuur. Deze worden gearchiveerd op de server. Voor een aantal dossiers was er eveneens een papieren dossier.

Het CRMsysteem bevat een agenda waar elke medewerker, aan de hand van een kleurencode, zijn/haar tijdsbesteding en afspraken in noteert. Evaluatie en nazorg MarKoMO houdt haar klanten op de hoogte van het verloop van het project aan de hand van een statusreport. Naar aanleiding van de tussentijdse meetings worden werkdocumenten opgemaakt die zorgen voor een stand van zaken.

Volgens de organisatie wordt er op het einde van het project gepeild naar de tevredenheid van de klant. Registratie hiervan ontbreekt. Eind 2008 werd voor de eerste maal een tevredenheidsenquête bij de klanten afgenomen. Op het ogenblik van de audit was een beperkt aantal enquêtes binnen, maar niet verwerkt.

Opvolging wordt aangeboden in de offerte onder de vorm van een helpdesk. De klant kan hiervoor kiezen en ondertekent vervolgens een Servicecontract.

02042009

Datum van certificatie: 04032009

Page 4/6

MarKoMO

Consulting

Medewerkers en onderaannemers De organisatie plant haar eerste aanwerving voor het najaar 2009. Overleg over het gewenste profiel is aan de gang. Tot nu toe worden enkel interessante CV's van kandidaten gecentraliseerd.

De ervaring die de medewerkers hebben opgedaan, is traceerbaar via de uitgevoerde opdrachten, geregistreerd in het CRMsysteem. Een oplijsting en opvolging van de competenties van de medewerkers is niet formeel aanwezig. De organisatie beschikt niet over de CV's van de medewerkers.

De organisatie volgt haar medewerkers op aan de hand van regelmatige functioneringsgesprekken die volgens een vast stramien worden gehouden. Het klantentevredenheidsonderzoek bevraagt eveneens de prestaties van de medewerkers. Aangezien de respons, op het ogenblik van de audit, beperkt was en de ontvangen enquêtes nog niet werden verwerkt, kunnen hier geen conclusies worden getrokken.

De bijscholing van de consultants gebeurt hoofdzakelijk via zelfstudie. De organisatie stelt vakliteratuur ter beschikking. Iedere consultant heeft zijn eigen specilisatie. Externe opleidingen worden niet gevolgd, omwille van 'niet specialistisch genoeg'.

De samenwerking met onderaannemers wordt geregeld via een standaard overeenkomst waarin alle afspraken duidelijk staan vermeld. De onderaannemers maken eveneens gebruik van het tijdsregistratiesysteem dat MarKoMO hanteert. Materiaal en documentatie De organisatie gebruikt apparatuur aangepast aan de aard van de dienstverlening (computers, CRMsysteem, timekeeper,...).

De inhoud van de ondersteunende documentatie oogt gestructureerd en verzorgd. Infrastructuur en accommodatie De uitvoering van de projecten gebeurt in de kantoren van MarKoMO. Voor vergaderingen bij de klant zijn geen specifieke afspraken omtrent infrastructuur noodzakelijk. Voor de outsourcingopdracht stelt de klant zijn eigen tools ter beschikking.

De kantoren van MarKoMO zijn vlot bereikbaar. Een wegbeschrijving staat op de website. De organisatie kan een vergaderzaal reserveren in het gebouw voor meetings met klanten. De vergaderzaal is voldoende uitgerust. Interne organisatie en communicatie De twee medewerkers en de zaakvoerder kunnen, indien nodig, elkaars taken overnemen. Overleg tussen de medewerkers gebeurt op een continue, informele manier. De interne werking van de organisatie verloopt gestructureerd door het gebruik van specifieke tools. De communicatie rond knelpunten bij het gebruik van de tools wordt jaarlijks formeel herhaald.

Archivering gebeurt in het CRMsysteem. Elektronische bestanden zijn voorzien van een versienummer. Kwaliteitsbeheer Kwantitatieve en kwalitatieve doelstellingen worden jaarlijks gecommuniceerd aan de medewerkers en vergeleken met de geleverde prestaties uit het verleden. Opvolging is mogelijk aan de hand van de gebruikte tools. De betrokkenheid van de medewerkers wordt gestimuleerd door de dagelijkse informele opvolging.

De methodologie, onder meer vertaald in het gebruik van ondersteunende tools, draagt bij tot een uniforme werking van de organisatie.

Klachten of bemerkingen van klanten worden opgevangen via de medewerkers. Ondernomen acties zijn traceerbaar in email uitwisselingen. Een formeel klachtenbeheerssysteem ontbreekt.

02042009

Datum van certificatie: 04032009

Page 5/6

Human Resources

Overzichtstabel van de medewerkers

Consultants Niet consultants

MarKoMO

Vaste medewerkers

# 2 1

fte 1,80 1,00

Legende: #: aantal verschillende natuurlijke personen; fte: aantal voltijdse equivalenten

Stabiliteit van het team van vaste consultants

Regelmatige en occasionele medewerkers # fte 2 0,20 0 0,00

Gemiddelde anciënniteit van de consultants (uitgedrukt in jaren): Aantal consultants die de laatste 12 maanden de organisatie verlaten hebben: Aantal consultants die de laatste 12 maanden aangeworven zijn:

2,00 1 0

Consulting

total

fte 2,00 1,00

Toelichtingen In bovenstaande tabel werd de zaakvoerder opgenomen onder 'niet consultants'. Sabine Janssens verzorgt, naast de dagelijkse leiding, ook een belangrijk aantal consultingopdrachten.

De consultants die in dienst zijn van MarKoMO werkten vroeger reeds met de zaakvoerder samen.

Overzicht van de opleidingsachtergrond en de werkervaring van de consultants:

De consultants moeten minimum vijf jaar relevante beroepservaring kunnen voorleggen. Ze moeten bovendien een handson mentaliteit hebben en getuigen van voldoende toewijding.

Interne kwaliteitsopvolging

De zaakvoerder en de drie medewerkers werken heel nauw samen en kunnen, indien nodig, mekaars taken overnemen.

Binnen de organisatie is er een informele overlegstructuur die de doorstroming van de informatie moet waarborgen.

MarKoMO beschikt over een performanent intern beheerssysteem.

02042009

Datum van certificatie: 04032009

Page 6/6