Audit matrix 26-10-2005
Description
Auditbevindingen ISO 9001: 2000 Bevindingen uit documentatie (D), Implementatie (I) en contactpersonen ISO 9001: 2000 D I ● o □ Paragrafen, eisen en verificatiepunten Status bevindingen ● Voldoet 0 Tekortkoming □ Afwijking 4.1 Kwaliteitsmanagementsysteem –Algemene eisen ● Kwaliteitsmanagementsysteem opstellen, documenteren, Documentatie ● invoeren, onderhouden en continu verbeteren Opgenomen in het Intern Procedureboek Rescue Nederland, juli 2004, ● Identificatie processen met volgorde en interacties versie 01. ● Criteria en methoden voor effectieve procesbeheersing Betrokken functionarissen ● Processen bewaken, meten en analyseren Algemeen directeur ● Identificatie beheersing uitbestede processen Manager Business Development Hoofd administratie Implementatie Strategisch plan d.d. 12-09-2004 met leidinggevenden besproken op de beleidsdagen van de onderneming. Nieuwsbrief met inhoud naar alle medewerkers. Strategisch plan bevat o.a.: Interne analyse - SWOT analyse - Doelgroepen - Product/markt analyse - Middelen/intermediairs Externe analyse - Marktbehoefte - Concurrentieanalyse - BCG Boston consultancy groep) matrix - Rest overnemen. Uitbestede processen: Brandtechnische zaken binnen de BHV opleidingen. Vastgelegd in contracten/samenwerkingsovereenkomst. Controle op uitvoering via klanttevredenheidsformulieren ingevuld door cursisten. Bij afwijkingen direct actie. Zie ...
Informations
| Publié par | Irne |
| Nombre de lectures | 43 |
| Langue | Nederlandse |
Extrait
Auditbevindingen ISO 9001: 2000 ISO 9001: 2000 Paragrafen, eisen en verificatiepunten 4. 1 Kwaliteitsmanagementsysteem Algemene eisen ● Kwaliteitsmanagementsysteem opstellen, documenteren, invoeren, onderhouden en continu verbeteren ● Identificatie processen met volgorde en interacties ● Criteria en methoden voor effectieve procesbeheersing ● Processen bewaken, meten en analyseren ● Identificatie beheersing uitbestede processen
Bevindin en uit documentatie D , Im lementatie I en contact ersonen D I Status bevindingen ● Voldoet 0 Tekortkoming □ Afwijking Documentatie ● Opgenomen in het Intern Procedureboek Rescue Nederland, juli 2004, versie 01. Betrokken functionarissen Algemeen directeur Manager Business Development Hoofd administratie Implementatie Strategisch plan d.d. 12-09-2004 met leidinggevenden besproken op de beleidsdagen van de onderneming. Nieuwsbrief met inhoud naar alle medewerkers. Strategisch plan bevat o.a.: Interne analyse - SWOT analyse - Doelgroepen - Product/markt analyse - Middelen/intermediairs Externe analyse - Marktbehoefte - Concurrentieanalyse - BCG Boston consultancy groep) matrix - Rest overnemen. Uitbestede processen: Brandtechnische zaken binnen de BHV opleidingen. Vastgelegd in contracten/samenwerkingsovereenkomst. Controle op uitvoering via klanttevredenheidsformulieren ingevuld door cursisten. Bij afwijkingen direct actie. Zie vergaderverslag met KLS van den Berg. In het procedureboek zijn de interacties tussen de processen aangegeven. Tussentijds onderzoek 26 oktober 2005: Strategisch plan zoals bovenstaand met versie oktober 2005. De gewijzigde functies moeten nog worden opgenomen in het kwaliteitshandboek en organisatieschema. Deze zijn wel opgenomen in het strategisch plan 2006-2007. De terugkoppeling van de interne audit in het management review ontbreekt. Kwaliteitshandboek op de financiële administratie is niet beschikbaar.
● o □ 0
Auditbevindingen ISO 9001: 2000 ISO 9001: 2000 Paragrafen, eisen en verificatiepunten 4.2 Kwaliteitsmanagementsysteem Documentatie-eisen ● Systeemdocumentatie algemeen : ● Kwaliteitsbeleid en doelen ● Kwaliteitshandboek ● Procedures en kwaliteitsregistraties ● Door documentatie vereiste documenten ● Kwaliteitshandboek met: ● Toepassin s ebied met details en motivatie van uitsluiting (zie hfd 7) ● Procedures of wijzigingen daarnaar ● Interacties tussen de processen van het systeem ● Gedocumenteerde procedures voor documentenbeheer: ● Goedkeuren van document ● Herzien, bijstellen en weer goedkeuren ● Identificeren van wijzigingen en huidige revisiestatus ● Beschikbaar, leesbaar, en identificeerbaar ● Verwijderen verouderde documenten of passende identificatie wanneer bewaard ● Registraties vaststellen en onderhouden als bewijs van voldoen aan eisen en doeltreffendheid systeem. ● Gedocumenteerde procedure voor identificatie, opslag, bescherming, opvragen, bewaartermijn en vernietiging van documenten
Bevindin en uit documentatie D , Im lementatie I en contact ersonen D I Status bevindingen ● Voldoet 0 Tekortkoming □ Afwijking
Documentatie Kwaliteitsbeleid en omschrijving van doelstellingen staan op schrift. 0 Verplichte procedures Beheersing van documentatie; Beheersing van registraties; Interne audits; Beheersing van afwijkende producten; Corrigerende maatregelen en preventieve maatregelen zijn alle aanwezig. De scope . -Het ontwikkelen en uitvoeren van competentie- en praktijkgerichte opleidingen en examens voor professionals, intermediairs en medewerkers in de gezondheidszorg, welzijn, dienstverlening en overige sectoren van het bedrijfsleven. - Het verlenen van expertise en consultancy op het gebied van kind en veiligheid. - Het ontwikkelen en uitgeven van onderwijsmaterialen. Betrokken functionarissen Management Directie Hoofd administratie Implementatie Verplichte procedures zijn aanwezig. Beheersing van documenten is aangepast aan de eisen van de norm. Implementatie is pas enkele weken volledig. Register is nog niet aanwezig! Hierdoor huidige statusniet duidelijk. 0 Uitgaande post is geen onderdeel van beheersing van documenten (aandachtspunt). Back-up van netwerk (Raid 2) + tape dagelijks. Binnenkort wordt overgeschakeld naar nieuwe software omdat via Microsoft de backup niet goed werkt. Financiële software wordt handmatig gebackuped. Tapes worden extern bewaard. Virusbeveiliging d.m.v. firewall en Norton en Adaware met automatische update functie. Opslag en bewaren van documenten conform de wettelijke eisen. Tussentijds onderzoek 26 oktober 2005: Scope is nog actueel en ongewijzigd. Uitgaande en inkomende post wordt geregistreerd. Back-ups verlopen conform procedure en tapes buitenshuis bewaard. Financiële back-up nog handmatig.
● o □
Auditbevindingen ISO 9001: 2000 ISO 9001: 2000 Bevindin en uit documentatie D , Im lementatie I en contact ersonen Paragrafen, eisen en verificatiepunten Status bevindingen ● Voldoet 0 Tekortkoming □ Afwijking 5.1 Directieverantwoordelijkheid Betrokkenheid directie ● Betrokkenheid directie bi o zetten, im lementeren en Documentatie continu verbeteren van s steem: O enomen in het strate isch lan ● Communiceren belang van het voldoen aan de Overlegstructuren en directiebeoordeling zijn vastgelegd in de klanteneisen en aan wet- en regelgeving rocedures en nader uit ewerkt in het strate isch lan. Betrokken functionarissen Wet: RI&E uitgevoerd d.d.23 juni 2004. Plan van aanpak d.d. 23 juni 2004. Voor zover van toe assin wordt ewerkt met BIG ere istreerde docenten of erkende leraren 2 e raads ver lee /om an skunde en ere istreerde f siothera eut. Tussenti ds onderzoek 26 oktober 2005: W. van Ri swoud is aan esteld als reventiemedewerker. Aandacht schenken aan nooduit an en die eblokkeerd zi n. Implementatie Doelstellingen aanwezig en smart geformuleerd. Bijv. - analyseren van kwalitatieve en kwantitatieve inzetbaarheid externe advisuers. - Implementatie CRM systeem - Marktonderzoek naar uitbreiding diensten en producten. - Toetsing van arbeidstevredenheid. In review wordt evaluatie van voorgaande doelstellingen gehouden Tussentijds onderzoek 26 oktober 2005: Opgenomen in strategisch plan 2006-2007
● Vaststellen van kwaliteitsbeleid Kwaliteitsdoelen vaststellen ● ● Uitvoeren van directiebeoordelingen ● Zeker stellen dat middelen beschikbaar zijn
D I
0
● o □
0
Auditbevindingen ISO 9001: 2000 D I IPSaOra 9g0r0af1e: n ,2 e0i0s0e n en verificatiepunten SBteavtiuns dbineviennd uinitg deon c ● u m V e o n l t d at o ie e t D 0 , T I e m ko l r e t m k e o n m ta i t n ie g I □ e A n f c w o ij n k ta i c n t g ersonen ● o □ 5.2 Directieverantwoordelijkheid klantgerichtheid ● Directie stelt zeker dat klanteneisen worden vastgesteld en Documentatie ● daarin wordt voorzien ter ver rotin van de Vastgelegd in de procedure uitbrengen van offertes en klanttevredenheid (zie 7.2.1 en 8.2.1) pdrachtbevestigingen alsmede specifieke vastgelegde o samenwerkingsverbanden. Betrokken functionarissen Management Implementatie Klant tevredenheids onderzoek uitgevoerd d.d. januari 2004 en juli 2004 door student van de Hoge School. Zeer uitgebreid rapport aanwezig. Hieruit diverse doelstellingen gegenereerd. Dit document is de basis geworden voor het strategische marketingplan. Tussentijds onderzoek 26 oktober 2005: Dit jaar wordt ook een medewerkertevredenheid onderzoek uitgevoerd.
5.3 Directieverantwoordelijkheid - kwaliteitsbeleid ● Directie zorgt dat kwaliteitsbeleid: ● Passend is voor de doelen van de organisatie ● Verplicht tot het voldoen aan eisen en het werken aan continu verbetering ● Een kader bied voor het opstellen en beoordelen van kwaliteitsdoeleinden ● Wordt gecommuniceerd en begrepen ● Wordt beoordeeld op blijvende geschiktheid
Documentatie ● Kwaliteitsdoelstellingen in het strategisch plan. Continue verbetering komt terug in VPP en FBF en het strategisch marketingplan (doelstellingen). Betrokken functionarissen Alle medewerkers Implementatie Doelstellingen zijn aanwezig en bekend bij het management. Verder besproken tijdens de beleidsdagen van de onderneming (19 + 20-08-2004).
Auditbevindingen ISO 9001: 2000 ISO 9001: 2000 Bevindin en uit documentatie D , Im lementatie I en contact ersonen D I Paragrafen, eisen en verificatiepunten Status bevindingen ● Voldoet 0 Tekortkoming □ Afwijking 5.4 Directieverantwoordelijkheid Planning ● Kwaliteitsdoelstellingen voor relevante functies en Documentatie or anisatieniveaus, meetbaar en op beleid afgestemd Niet in documentatie vastgelegd maar in apart document strategisch 0 (zie 7.1a) plan ● Planning kwaliteitssysteem: Kwaliteitsplanning tijdens audit verifiëren. ● Sluit aan op de eisen uit (4.1) en kwaliteitsdoelen Betrokken functionarissen ● Handhaven integriteit systeem bij plannen en uitvoeren Management van wijzigingen aan het systeem Implementatie Doelstellingen en beleid zijn afgestemd op alle geledingen binnen de organisatie zoals Bijv. - Financiën - Organisatie ontwikkeling; - Personeel; Kwaliteitsplanning wordt uitgevoerd indien procesbeschrijvingen niet aanwezig zijn. Bijvoorbeeld draaiboek voor de kindvak en Nursing. Naar aanleiding van de gehouden interne audit kleine wijzigingen in systeem doorgevoerd. Tussentijds onderzoek 26 oktober 2005: Kwaliteitsplanning is niet uitgevoerd voor de afgelopen verhuizing van de organisatie 5.5 Directieverantwoordelijkheid verantwoordelijkheden, bevoegdheden en communicatie ● Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en hun onderlinge Documentatie relaties vastgesteld en gecommuniceerd In procedure organisatie Rescue Nederland globaal beschreven. Tijdens 0 ● Directievertegenwoordiger: audit verifiëren of dit voldoende is en eventueel verder is onderbouwd ● Zorgt dat voor systeem benodigde processen in bijv. functieomschrijvingen. Organisatieschema is aanwezig. worden vastgesteld, ingevoerd en onderhouden Directievertegenwoordiger is aangewezen (M. van Gend Manager ● Rapporteert aan directie business Development). Interne communicatie is beschreven ● Bevordert bewustzijn over klanteneisen in de gehele kwaliteitshandboek. organisatie Betrokken functionarissen ● Geschikte communicatieprocessen Management Implementatie Kwaliteitsmanager is betrokken bij besluitvorming aangaande processen etc. Rapportage aan directie in samenspraak in het strategisch beleidsplan. De communicatieprocessen zijn beschreven in het strategisch beleidsplan en worden conform beschrijving uitgevoerd. Verslagen aanwezig.
o □ ● 0
D
Auditbevindingen ISO 9001: 2000 ISO 9001: 2000 Paragrafen, eisen en verificatiepunten 5.6 Directieverantwoordelijkheid Beoordeling door de directie ● Regelmatige beoordeling door de directie Documentatie ● Registraties van directiebeoordeling (zie 4.2.4) Vastgelegd in het kwaliteitshandboek ● Input directiebeoordeling: Betrokken functionarissen ● Auditresultaten Directie en manager Business Development ● Terugkoppeling van de klant Implementatie ● Prestaties processen en productconformiteit Interne audit is wel uitgevoerd maar resultaten ervan nog niet ● Status van preventieve en corrigerende meetregelen opgenomen in het managementreview. ● Opvolging acties vanuit vorige directiebeoordeling ● Verandering die het systeem kunnen beïnvloeden Actie n.a.v. corrigerende maatregelen van audits worden wel ● Aanbeveling voor verbetering uitgevoerd maar niet geheel gedocumenteerd op de daarvoor bestemde ● Output directiebeoordeling: formulieren. ● Verbeteren doeltreffendheid systeem en de processen Het Managementreview is dit jaar voor de eerste keer uitgevoerd ● Productverbetering in verband met klanteneisen volgens de eisen van de NEN-EN-ISO 9001. Actiepunten van vorige ● Benodigde middelen reviews derhalve niet aanwezig. Wel wordt het strategisch plan jaarlijks opgevolgd en geëvalueerd. De output in de directiebeoordeling voldoet aan de gestelde eisen en de doelstellingen zijn vastgelegd in het strategisch plan. Evaluatie van doelstellingen in het verslag Diverse actiepunten ter verbetering van de processen zowel intern als extern
I
Status bevindingen ● Voldoet 0 Tekortkoming □ Afwijking
□
o ●
0
Auditbevindingen ISO 9001: 2000 ISO 9001: 2000 Paragrafen, eisen en verificatiepunten 6.1 Middelenbeheer Voorzien in middelen ● Bepalen en voorzien in de benodigde middelen voor: Documentatie ● Het implementeren, onderhouden en continu verbeteren Middelen beschreven in automatisering en beheer apparatuur alsmede van het systeem standaard materialen per cursus. Hoe middelen worden gecontroleerd, ● Het vergroten van de klanttevredenheid door het voldoen onderhouden is niet duidelijk. aan de eisen van de klant Betrokken functionarissen Directie Implementatie Beschikbaarstelling van de middelen door de directie afgestemd op het strategisch plan. Onderhoud van middelen is de verantwoordelijkheid van de logistiek medewerker. Tussentijds onderzoek 26 oktober 2005: Onderhoud van middelen aantoonbaar via keuringssticker die 2x per jaar wordt aangebracht.
Status bevindingen ● Voldoet 0 Tekortkoming □ Afwijking
D
I
0
● o
□
Auditbevindingen ISO 9001: 2000 ISO 9001: 2000 Paragrafen, eisen en verificatiepunten 6.2 Middelenbeheer - Personeel ● Competent personeel ● Organisatie verzorgt training of laat deze verzorgen ● Beoordelen ondernomen acties op doeltreffendheid bewustzijn personeel van belang van hun activiteiten en ● hun bijdragen aan het realiseren van de kwaliteitsdoelen ● Registraties van opleiding, training, vaardigheden en Ervaring.
Bevindin en uit documentatie D , Im lementatie I en contact ersonen D I Status bevindingen ● Voldoet 0 Tekortkoming □ Afwijking
Documentatie Minimale eisen komen niet voor in het handboek maar wel in de 0 functieomschrijvingen. Verder wordt er gesproken over lesobservatie en intervisie en eigen train de trainer. Registraties worden vastgelegd in het systeem. Niet duidelijk is of genoten opleidingen van medewerkers worden geëvalueerd op hun effectiviteit. Betrokken functionarissen Directie en manager Business Development. Implementatie Functieomschrijvingen zijn aanwezig. Zeer uitgebreide profielen met beschrijving van resultaatgebieden, prestatie indicatoren, vaardigheden etc. Minimale opleidings- en ervaringseisen staan in profiel. Ingezien profielen van: - Manager Business Development - Hoofd administratie - Accountmanager I Commercieel secretaresse. -- Eerste docent Rescue - Logistiek medewerker. - Planner/administratief medewerker. Diverse opleidingen staan gepland zoals bijv; - train de trainer - intervisie bijeenkomsten (2 x p.j.). Na afloop van de training wordt er een evaluatie uitgevoerd. Registratie vindt plaats in het personeelsmanagementsysteem en personeelsfiles (diplomas, certificaten etc.) Vastlegging in eind evaluatie- en observatieformulieren voor medewerkers. Gezien van Fred van Loenen en Charlotte Brandsen en Wim Kuys. Beoordeling W. Kuys was basis voor aanvullen inwerkprogramma voor docent. Acties zijn vastgelegd in apart document.
● o □
Auditbevindingen ISO 9001: 2000 ISO 9001: 2000 Paragrafen, eisen en verificatiepunten
Bevindin en uit documentatie D , Im lementatie I en contact ersonen kortkoming □ Afwijking D I ● o □ Status bevindingen ● Voldoet 0 Te Tussentijds onderzoek 26 oktober 2005: Lesobservatie ingezien van J. Dekens en A. Vischedijk. Genoten opleidingen worden geverifieerd in evaluatie van genoten opleidingen en beoordelingsgesprekken en ook d.m.v. train de trainer en uitgevoerd door accountmanager. Bij grote afwijkingen actie ondernomen zoals bijsturing of ontslag. Bij ontslag wordt exitrapport opgesteld. Nieuwe medewerkers aantoonbaar ingewerkt via inwerkrapport. Detachering van docenten wordt contractueel vastgelegd. Diverse trainingen geweest: efficiënt taalgebruik en decubitus. Intervisiebijeenkomsten worden in het voorjaar en het najaar gehouden. Afgelopen jaar 1 themabijeenkomst: verdrinking en onderkoeling bij kinderen. Registraties van opleidingen en beoordelingen zijn terug te vinden in personeelsfiles.
6.3 Middelenbeheer Infrastructuur ● Benodigde infrastructuur omvat bijvoorbeeld: Documentatie Gebouwen, werkruimten met toerusting Zie middelenbeheer. ● ● Procesuitrusting, zowel apparatuur als programmatuur Betrokken functionarissen ● Ondersteunende diensten zoals vervoer en communicatie Directie Implementatie Logistiek door eigen vervoer en medewerkers van de organisatie (distributie van lesmiddelen, verbandmiddelen, poppen etc). De logistiek medewerker is verantwoordelijk. Communicatie via telefoon, fax en datanetwerk(extranet). Communicatie naar medewerkers via vergaderverslagen, extranet.
●
Auditbevindingen ISO 9001: 2000 ISO 9001: 2000 Paragrafen, eisen en verificatiepunten 6.4 Middelenbeheer Werkomstandigheden ● Werkomstandigheden bepaald en beheerst opdat product aan eisen zal voldoen Arbeidsomstandigheden wet
●
D
●
o
Documentatie Tijdens de audit nagaan of aan wetgeving wordt voldaan. Betrokken functionarissen Directie. Implementatie RI&E uitgevoerd in juni 2004 en PLA aanwezig. Voortgang van PLA is jaarlijks ingepland. Diverse acties inmiddels gereed (aanpassen stellingen in magazijn, repareren verlichting, opslag gasflessen van buren etc)
Status bevindingen ● Voldoet 0 Tekortkoming □ Afwijking
I
□
Auditbevindingen ISO 9001: 2000 ISO 9001: 2000 Bevindin en uit documentatie D , Im lementatie I en contact ersonen D I Paragrafen, eisen en verificatiepunten Status bevindingen ● Voldoet 0 Tekortkoming □ Afwijking 7.1 Productrealisatie planning van productrealisatie ● Plannen en ontwikkelen benodigde processen voor Uitsluiting: nee productrealisatie (zie 4.1) Documentatie 0 ● Planning van productrealisatie stemt overeen met de eisen Ontwikkeling van opleidingen, examens en lesmateriaal is onderdeel van de overige processen van het systeem van de scope. Beschrijving van traject is zeer summier. Het is aan te ● Planning van productrealisatie bepaalt indien toepasselijk : bevelen om hier een aparte procesbeschrijving van te maken emt een ● Kwaliteitsdoelen en eisen voor het product document/formulier voor aantoonbaarheid van de proceseisen. ● Behoefte aan processen, documenten en middelen Goedkeuring, beoordeling, verificatie en geldigverklaring van ontwerp ● Vereiste verificatie-, validatie-, controle-, inspecties en staat niet beschreven. Productontwikkeling is verantwoordelijkheid van - tastactiviteiten en de criteria voor goedkeuring Manager Business development. Benodigde registratie als bewi s dat roductproces en Betrokken functionarissen ● product aan de eisen voldoen ( zie 4.2.4) Directie en Manager Business development Im plementatie Project Basisschool Arensteijn: Opzetten didactisch en pedagogisch verantwoord EHBO programma voor groep 5 t/m 8 basisonderwijs. De input voor de ontwikkeling is beschreven in een offerte en afsprakenbevestiging met de opdrachtgever. Tussentijdse beoordeling vindt plaatsdoor zowel de opdrachtgever en de Manager Business Development. Ontwerp is output (lesprogramma, lesmateriaal etc). Na alle processtappen vermeld in de afsprakenlijst met opdrachtgever (inclusief tijdspad) vindt verificatie van het proces plaats. Nadat definitief ontwerp gereed is vindt goedkeuring en oplevering plaats. Geen formele geldigheidsverklaring van het ontwerp en opdrachtgever. Acceptatie door de opdrachtgever is uiteindelijk betaling van de factuur en inzet van het programma. Aandachtspunt: Leg verificatie en geldigverklaring van het ontwerp vast in een document behorende bij het ontwerp . Tussentijds onderzoek 26 oktober 2005: Ontwikkeling van project decubitus: Verificatie ontwerp door zowel Rescue als klant. De opdracht van het LEVV beschrijft volledige voortgang incl. doelen etc. Uiteindelijke goedkeuring door klant. Output ontwerk o.a. docentenhandleiding en lesmateriaal.
o □ ●
© 2010-2024 YouScribe