Fiches métiers secrétaire et comptable

Henri

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Afin d’aider les élèves à clarifier leur projet professionnel, le site de l’Onisep est
un précieux allié pour les professeurs.

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Extrait

études

Adresse du site Onisep: http://www.onisep.fr/national/ accueil. Fiches sélectionnées par Christiane L ETEMPLIER , du comité de rédaction.

Les fiches métiers de l’Onisep: secrétaire et comptable

Afin d’aider lesélèvesàclarifier leur projet professionnel, le site de l’Onisep est un précieux alliépour les professeurs. Huit grandes rubriques sont proposées en page d’orientation, formations,accueil : métiers, concours de la fonction publique, Europe, adresses, réseau Onisep, librairie. Nous avons retenu ici deux«fiches métiers»du tertiaire administratif, celle du (de la) secrétaire et du (de la) comptable, parmi les 400 présentées. Toutes lesfiches se déclinent de la faç: activiton suivanteés, conditions de travail, qualités requises, carrières  promotions, débouchés  salaires, se documenter, formations. Le vocabulaire utiliséest précis et clair, ce qui permet une excellente lisibilitépour tous lesélèves. Ces fiches leur seront donc présentées afin qu’ils puissent mieux cerner la dimension des métiers vers lesquels ils se sont (ou ontété) orientés.

Motsclés :Orientation–Secrétaire–Comptable–Onisep

Secrétaire Activités Maîtriser les nouvelles techniques De l’opératrice de traitement de texteà l’assistante de direction ouà lasecrétaire juridique, les compé tences mises enœuvre varient. Il existe cependant un fond d’activités communes aux secrétaires :saisie sur ordinateur, classement des dossiers, accueil des per sonnes, contacts téléphoniques…  La secrétairedoit savoir maîtriser un logiciel de trai tement de texte et un tableur, connaître la présentation assistée par ordinateur, posséder une bonne ortho graphe et savoir rédiger, savoir utiliser la télécopie, les messageriesélectroniques voire l’Internet. L’assistante de directionest le bras droit de son patron. Elle le décharge de toutes les tâches adminis tratives, organise ses journées, ses voyages, assure son secrétariat personnel,élabore son courrierà partirde ses consignes. Elle estégalement chargée d’organiser les ré: elle prunions de travailépare les dossiers, s’occupe de prévenir les personnes concernées et assiste àr ceséunions de travail pour en assurer les compte rendus. L’assistante de direction peutégalement s’in vestir dans l’organisation de salons. Elle peut aussiêtre amenéeà utiliserune ou plusieurs languesétrangères, voireàfaire sa sp enécialitéla secr commeétaire trilingue capable de rédiger et de s’exprimer en deux languesétrangères.

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La secrétaire juridiqueassiste tous les profession nels du droit: avocats, avoués, notaires, huissiers… en cabinets privés, mais elle peutégalement travailler dans les services juridiques des entreprises. Elle assure les tâches classiques de secrésaisie de documents,tariat : classement, accueil, téléphone… maiselle doit impéra tivementêtreàl’aise avec le vocabulaire du droit.

Conditions de travail Du temps, de l’initiative, de l’organisation La secrétaireexerce toute une palette d’activités qui vont de l’accueilàla frappe du courrier en passant par l’organisation de réunions ou la tenue de l’agenda. Le niveau de responsabilitét desâches qui lui incombent dépend directement de la taille de l’entreprise dans laquelle elle travaille, de son niveau de qualification et de sa motivation. Elle doit avoir un goût pour le travail enéquipe et les activités sédentaires.Àun niveau de responsabilitéla secr important,étaire doit pouvoir assumer des horaires irréguliers. Lorsque ses fonctions sont plus particulièrement liéesàt desâches de dactylographie ou de saisie infor matique, la secrétaire met sa colonne vertébraleà rude épreuve, et les séances prolongées devant l’écran peu vent nuireàvue. En revanche, les possibilit saés offertes par le télétraitement de l’information autorisent certaines secrétairesà travailleràEn domicile.fin c’est un métier dans lequel le travailàtemps partiel est parti culièrement répandu.

L’assistante de directiona un rôle essentiel d’inter locutrice dans l’entreprise. En plus des tâches com munesà toutesles secrétaires, l’assistante de direction a un rôle d’organisation et d’encadrement du travail administratif. Elle est le plus souvent déchargée des travaux de saisie qu’elle confieàpersonnel plac dué sous sa responsabilité. Elle doitêtre très disponible pour répondreà desdemandes diversifiées, souvent dans des délais très courts. Elle peutêtre amenéeà voyager lorsqu’elle accompagne son patron dans ses déplacements.

Qualités requises

Adaptabilitéet discrétion Adaptabilité, disponibilité, discrétion sont les maîtres mots de la profession de secrétaire. On peut citerégalement le sens des contacts, l’amabilité, l’initia tive, le sens de l’organisation, l’esprit d’analyse et de synthèse, la mémoire… etune bonne présentation. La maîtrise de l’outil informatique est une compétence incontournable. La connaissance des langues et une solide culture générale sont de plus en plus demandées

Carrières  Promotions Évoluer pour réussir Les perspectives de promotion des secrétaires se limitent essentiellementàl’élévation dans la hiérarchie, e np a s s a n tl e sc o n c o u r si n t e r n e sd el af o n c t i o n publique ou par l’acquisition de nouvelles compétences en formation continue. L’évolution de leur carrière dépend essentiellement de leur capacité à assumer des responsabilités importantes, et de la taille de l’entreprise. Les titulaires d’un BTS peuventégalement accéder par concours, après cinq ans d’expérience profession nelle, au professorat de lycée professionnel. La secrétaire de directiona généralement de l’expé rience professionnelle. Lorsqu’elle se voit confier un service autonome, c’est de l’assistanat spécialisé. On trouve ainsi des assistantes de gestion, assistantes informatiques, assistantes de communication ou assis tantes internationales. En fonction de sa personnalité, elle peutégalement accéder au statut de cadre commer cial ou cadre de gestion. Les secrétaires juridiquespeuvent,àdevenir terme, clercs en passant des examens professionnels. Cepen dant les places dans les cabinets d’huissiers ou de notaires sont assez rares. En entreprise, ce sont des secrétaires spécialisées en services juridiques. Il leur est aussi possible de se présenter aux concours administratifs à différents niveaux (greffier, secrétaire administratif…) sous réserve d’avoir les diplômes requis.

Débouchés  Salaires Les entreprises recherchent au moins des bacheliers, ou mieux, des titulaires d’un BTS, voire d’un DUT. Les emplois de secrétariat de direction sont situésà 50 %dans la région parisienne. Les salaires pratiqués dans la profession varient en fonction de la qualification, allant du smic pour la

secrétaire bureautique débutante,à quatrefois cette somme pour l’assistante de direction chevronnée. En ce qui concerne les secrétaires juridiques, les débouchés sont relativement peu nombreux bien que s’exerçant dans des secteurs variés. Elles sont employées partout oùconnaissances juridiques sont alli deséesà la connaissance des techniques de communication. Il est possible de se reporter aux publications suivantes : – «Secrétariat comptabilité »,Cahiersn°2, Onisep. – «Aprè: rs le bacéussir sesétudes»,Dossiers, Onisep.

Se documenter

Union professionnelle des professeurs, cadres et techniciens du secrétariat et de la comptabilité, 21 rue Croulebarbe, 75013 Paris, tél. [phone].

Formations Secrétaire  assistante de direction Les entreprises recrutent de plus en plus souvent au niveau baccalauréat : –le Bac pro secrétariat est préparéen deux ans après le BEP métiers du secrétariat ; –le Bac techno STT spécialitéaction et communication administratives. L’accès au poste d’assistant de direction est presque toujours soumisàla possession d’un diplôme de niveau égal ou supérieuràann deuxées d’études après le Bac : –BTS assistant de direction est la formation la plus le appropriée ; – leBTS assistant secrétaire trilingue convient lorsque des compétences supplémentaires en langues sont demandées ; –BTS assistant de gestion PMEPMI est destin leé à former des collaborateurs de dirigeants de petites et moyennes entreprises; –le DUT gestion des entreprises et des administrations, option gestion appliquée aux petites et moyennes organisations (GAPMO) convientégalement.

Secrétaire juridique Le secrétariat juridique, spécialisation du métier de secrétaire, demande une double compétence dans le domaine juridique et dans celui des techniques de communication. Certains employeurs (avocats, avoués) assurent eux mêmes la formation en droit des secrétaires. Au niveau III de formation (à+ 2), plusieurs Bac diplômes peuvent permettre une insertion profession nelle dans un service juridique: –BTS assistant de direction, leàd condition’être complétépar une formation juridique; – leBTS assurance, particulièrement adapté aux services juridiques des compagnies d’assurances ; –le DUT carrières juridiques; –le DEUST assistanat juridique; –le DEUST assistant et secré;taire juridique – l’Association pour la formation des adultes (AFPA), 13 place du généraldeGaulle, 93108 Montreuil cedex,

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té48 70 50 00,propose des stages rl. 01émunérés de secrétariatbureautique de courte durée (3à10 mois) ; – l’Ecole nationale de droit et de procédure pour le personnel d’avocats et d’avoués auprès des cours d’appel (ENADEP), 48 rue de Rivoli, 75004 Paris, té48 87 25 85,assure la formation continue desl. 01 secrétaires d’avocats et d’avoués en exercice. Cours gratuits, relais en province; –le Centre national d’enseignementàdistance (CNED), avenue du Téléport, BP 200, 86980 Futuroscope cedex, tél. [phone],prépare par correspondance aux BTS cités précédemment et assure des formations juridiques àdifférents niveaux:  formation juridique spécialisée de niveau postbac, re e  capacitéen droit 1et 2année,  DEUG mention droit; –chambres de commerce et d les’industrie proposent également de nombreuses formations complémentaires.

Comptable Activités Généraliste ou spécialiste selon la taille de l’entreprise La mission du comptable est de rendre compte de la bonne ou mauvaise santé del’entreprise. Il en tient in forméles partenaires de l tous’entreprise de même que l’administration. En effet, l’entreprise est imposée sur la base de la liasse fiscale. En dehors de ces objectifs et techniques communs, le métier de comptable peut prendre des formes très variées selon la taille et l’orga nisation de l’entreprise.

● Dans les petites unités (PME ouétablissement d’une grande entreprise), le comptable est ungénéralistequi contrôle toutes les opérations comptables de l’entre prise. Le plus souvent, il est le seul responsable de son service devant le chef d’entreprise qui lui demande, en plus des tâches strictement comptables, des conseils en gestion, en particulier pour les aspects juridiques et fiscaux. Afin d’apporter plus de sécurité à l’ensemble de ces opérations, le comptable est conseillé parun cabinet d’expertise comptable, véritable audit externe de l’entreprise. Les principales attributions du comptable sont l’éta blissement des livres et des documents légaux : –tenue des livres: livre journal, imagefidèle de tous les flux pris séparé;ment, livre inventaire – élaboration de deux documents de synthèlese : compte d’exploitation ou compte des résultats, qui permet d’analyser lesflux sur une année pour connaître les pertes ou les profits d’exploitation, et le bilan qui est une photographie instantanée du patrimoine de l’entre prise ; – rédaction de documents destinésà l’administration fiscale (liassefiscale et Annexe) ou sociale.

● Dans une grande entreprise, le comptable estspécia lisédans des services très différents : –il peut s’agir de lacomptabilitégénéraleavec l’élabo

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ration de documents de synthèseà partirdes données des trois services suivants: comptabilité clients(enregistrement des factures clients et procédures de recouvrement), comptabilité fournisseurs(vérification, imputation et enregistrement de l’ensemble des factures fournis seurs), comptabilité paye(établissement des bulletins de paye etélaboration de l’ensemble des déclarations sociales ; – delacomptabilité analytiquepour déterminer les centres de profit (prix de revient et chiffre d’affaires par produit) etétablir des prévisions budgétaires et des pro cédures de contrôle. En cabinet d’expertise comptable, le comptable peut être soitgénéraliste, soitspécialistesuivant qu’il travaille dans un cabinet de proximitéou un groupe international.

Conditions de travail

L’obsession des délais En cabinet comme en entreprise le travail augmente lorsqu’il y a deséchéances impératives (rédaction des liasses pour les administrationsfiscales et sociales…), tout retard pouvant entraîner des pénalitésfinancières. Il est donc possible durant ces périodes de faire des heures supplémentaires

Qualités requises

Esprit de rigueur, aptitudeàla communication Maîtrise des chiffres et des procédures, rigueur, excellente connaissance de l’entreprise sont nécessaires pour réussir dans la fonction comptable. Sont de plus en plus appréciées les capacités d’innovation (améliorer un service informatique, introduire de nouveaux outils de gestion prévisionnelle, harmoniser des procédures comptables…) et de communication (animer une équipe, conseiller les différents responsables des services d’une entreprise…).

Carrières  Promotions Vers d’autres responsabilités Les possibilités de promotion sont nombreuses, elles varient en fonction du niveau de formation initiale (Bac + 2 minimum). Les postes accessibles après quelques années d’expérience sont chef comptable, responsable ou chef de service comptable, chef de groupe comp table, directeur comptable etfinancier. Certains comptablesévoluent vers des fonctions commerciales oufinancières.

Débouchés  Salaires Les possibilités d’embauche sont réelles, mais vu la complexification des tâches un niveau Bac + 2 est exigé par les employeurs. Il est difficile de parler globalement du salaire du comptable, car il dépend de nombreux paramètres. Par exemple, en entreprise, il estétabliàpartir des conven tions collectives d’oùdiversit saé. En règle générale, la rémunération est plus intéressante en entreprise qu’en cabinet d’expertise comptable.

Le salaire annuel brut du comptable débutant titu laire du BTS ou du DUT est de 90000 F environ, salaire pouvant atteindre 160000 F avec quelques années d’expérience. Pour un titulaire d’un Bac + 4 débutant il peut s’éleverà000 F,F et peut atteindre 220 130 000 voire plus avec de l’expérience. Il est possible de se reporter aux publications sui vantes : – «Banque,finance»,Avenirsn°486, Onisep. – «SecrétariatComptabilité »,Cahiersn°2, Onisep. – «Aprè: rs le Bacéussir sesétudes»,Dossiers, Onisep. – «Commerce,économie, gestion»,Dossiers, Onisep. – «: comptabilitFiche fonctionsé », Association pour l’emploi des cadres (APEC).

Se documenter – Conseilsupérieur de l’ordre des expertscomptables, 153 rue de Courcelles, 75817 Paris cedex, té44 15 60 00.l. 01 –d e se x p e r t s  c o m p t a b l e sn a t i o n a l e A s s o c i a t i o n stagiaires, des commissaires aux comptes stagiaires et desétudiants en comptabilité supérieure (ANECS), 92 rue de Rivoli, 75004 Paris, tél. [phone].

Formations Ne sont mentionnés que les diplômes supérieurs ouégauxà+ 2. Pour les formations ant Bacérieures, s er e p o r t e ra u xl ’ O n i s e pC a h i e r sd e, réfé:r e n c e 9782273009980 (6,1 euros),édition avril 2000.

Lesétudes courtes (Bac + 2) –BTS comptabilitégestion. – DUTgestion des entreprises et des administrations optionfinancescomptabilité. –DEUST (diplôme d’études universitaires scientifiques et techniques):  administation du travail et comptabilité, finance, administration, comptabilité,  gestion et comptabilitédes entreprises,  techniques juridiques,fiscales et comptables.

Lesétudes longues (Bac + 4 et plus) ● L’université: –MSTCF maîtrise de sciences et techniques comptables etfinancières ; – MSTéconomie de l’entreprise ;MST audit et gestion opérationnels de l’MST toutes mentionsentreprise ; juridiques,économiques, comptables ou de gestion;

–MSG maîtrise de sciences et de gestion; –ma MIAGEîtrise de méthodes informatiques appli quéesàla gestion; –ma MASSîtrise de mathématiques appliquées aux sciences sociales; – maîtrises de sciences juridiques et politiques, de sciences politiques, d’échanges internationaux, d’éco nométrie, d’économie et de gestion d’entreprises ; – DIM(diplôme d’ingénieur maître) d’IUP banque, finance et assurance avec ou sans l’optionfinance audit; – magistères en droit des affaires,fiscalité etcomptabi lité, en gestion des entreprises, en sciences de gestion, enéconomie et finances internationales, de juristes d’affaires ainsi que les magistères accrédités en gestion, disciplines juridiques ouéconomiques ; – DESS(diplôme d’études supérieures spécialisées) techniques comptables, fiscales et financières euro péennes, certificat d’aptitudeà l’administration des entreprises.

● Lesécoles spécialisées : – lesgrandesécoles de commerce option comptabilité finances (en dernière année) ; –IEP (institut d les’études politiques) optionécono mique etfinancière.

Lafilière professionnelle Lafilière professionnelle, dite aussifilière classique, conduitàl’expertise comptable. Elle est constituée de diplômes intermédiaires reconnus par la profession: –dipl leôme préparatoire auxétudes comptables et financières (DPECF); –le diplôme d’études comptables etfinancières (DECF); –dipl leôme d’études supérieures comptables etfinan cières (DESCF). Les organismes les plus connus sont: – l’Association des comptables, société d’enseignement (ACE), 82 rue SaintLazare, 75009 Paris, té48 74 34 64 ;l. 01 – École nouvelle d’organisationéconomique et sociale (ENOES), 62 rue de Miromesnil, 75008 Paris, té45 62 87 60 ;l. 01 –Intec, 292 rue SaintMartin, 75141 Paris cedex 03, tél. [phone] ; – Centrenational d’enseignementà(CNED), distance BP 200, 86980 Futuroscope cedex, té49 49 94 94.l. 05■

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