Impacts de l’"Effet Domino" dès l’apparition d’une vulnérabilité dans les flux achat avec des conséquences imprévisibles & non mesurables … jusqu’au bilan.

Michel Heck

Description

 Omniprésence du CMP [1] dans l’ensemble des flux logistiques et comptable de la Gestion Commerciale et de la Gestion de Production puis de la Comptabilité :
 "Effet Domino" dès l’apparition d’un prix d’achat non conforme dans les tarifs fournisseurs avec des conséquences imprévisibles & non mesurables …jusqu’au bilan.
 Description des facteurs risques avérés pour les articles achetés :
 La réponse de la Méthodologie Gédia - Une pépite de l’audit interne

Sujets

• Marges
• STOCK
• Vulnérabilité
• Conformité
• Gouvernance
• Risque

Informations

• Publié par: tci67mh
• Publié le: 18 octobre 2020
• Nombre de lectures: 3
• Langue: Français

Extrait

Impacts de-l’ "effet domino" Omniprésence du CMP- La Réponse de laMéthodologie Gédia Impacts del’ "effet domino"dès l’apparition d’une vulnérabilité dans les flux achats Omniprésence du CMP [1]au niveau de la Gestion Commerciale & de Production puis de la Comptabilité La Réponse de laMéthodologie Gédia

 Omniprésence duCMP [1] dans l’ensemble des flux logistiques et comptable de laGestion Commercialeet de laGestion de Productionpuis de laComptabilité : -au niveau desFlux achats, le CMP est calculé dans un 1er temps au moment de la réception de l’achat sur la base du prix commande, puis recalculé dans un 2ème temps lors de la réception de la facture achat sur la base du prix facture, -au niveau desFlux de Production,le CMP du produit fabriqué est calculé sur la base des coûts de sortie de stock des matières incorporées ou du CMP des produits semi-finis incorporés, -au niveau desFlux des Ventesde marchandises pour le négoce, de produits finis pour la production, le calcul des marges s’effectue sur la base du coût des sorties de stock valorisé au CMP . -au niveau de laComptabilité, l’inventaire du stock relevé est valorisé sur la base du CMP . -au niveau du Compte d’exploitation, la valeur du nouveau stock (Stock Final) sert à déterminer la variation de stock et rentre donc dans leRésultatpuis dans leBilan.

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Impacts de-l’ "effet domino" Omniprésence du CMP- La Réponse de laMéthodologie Gédia  "Effet Domino"dès l’apparition d’un prix d’achat non conforme dans les tarifs fournisseurs avec des conséquences imprévisibles & non mesurables …jusqu’au bilan. Ce schéma démontre que dès lors qu’un coût unitaire du stock d’un article est faux, la justesse de la valeur de toutes les opérations faisant intervenir cet article sera faussé : -s’il s’agit d’un article matières premières, le calcul du coût de production de l’article fabriqué sera faussé d’autant et par voie de conséquence les marges sur vente seront également faussées -s’il s’agit d’un article marchandises, les marges sur vente seront faussées -et dans tous les cas, le compte de résultat en comptabilité sera faussé parce que la valeur du stock est fausse - en conséquence, c’est l’émission en cascade de données stratégiques erronées comme :  les coûts d’achat dès la réception des marchandises (pour le négoce) ou des matières de base (pour la production),  les coûts de production (arborescence des nomenclatures des produits semi-finis puis des produits finis),  les marges sur vente c'est-à-dire dans ce cas, génération de plus ou moins values de marge artificielles en gestion,  l’inventaire du stock,  les variations de stock,  le résultat,  et en définitive ... le bilan avec création ou destruction de valeur d’actif au bilan c’est-à-dire des valeurs non justifiées par une entrée ou une sortie du patrimoine.  Description des facteurs risques avérés pour les articles achetés : =>Lors de la réception des articles: *Tant qu’une facture achat n’est pas enregistrée, les consommations du stock sont valorisées à un PMP qui n’est pas le coût réel lorsque le prix facture sera différent du prix commande. *En effet, dans la pratique, les calculs de la valeur des stocks se caractérisent par une extrême sensibilisation à l’erreur et par des impacts d’une amplitude imprévisible et insoupçonnée. *Une seule erreur peut fausser durablement le système d’information stocks et marges, mais aussi la comptabilité d’une entreprise et ceci à l’insu de tous. *Les sources de dysfonctionnements sont multiples et peuvent se combiner entre-elles. On peut les classer en3 grandes catégories: 1)Facteurs humains: erreurs dans la saisie des commandes d’achat du code article ou/et des quantités ou/et des prix commande, confusion entre une quantité exprimée en nombre de conditionnement et en nombre d’unités stockés, distorsion entre l’unité d’achat et l’unité de prix dans laquelle le stock est géré, … 2)Facteurs organisationnels entrainant une divergence des flux physiques et comptables: écart entre le prix d’achat commande et le prix facturé car prix d’entrée imparfaitement connu à la réception (non mise à jour des conditions tarifaires dans la fiche article info-achat), commandes libellées en devises étrangères, connaissance tardive des frais accessoires sur achat, flux financiers (avoirs) non imputés ou mal imputés au stock, non respect de la chronologie des événements (saisie des consommations avant d’enregistrer les achats), stocks informatiques temporairement négatifs, … 3)Facteurs liés à la méthode de gestion:utilisation d’une méthode ne reflétant pas la réalité des coûts comme par exemple la méthode des coûts standards, du dernier prix d’achat (DPA), difficulté de la maîtrise des écarts, de leur impact et de la détermination des coûts réels. De plus, une autre source de dysfonctionnement provient des mécanismes non conformes de calcul des valeurs de stock mis en œuvre par les progiciels non-ERP ou ERP aggravant les facteurs risques à l’origine des anomalies et faiblesses constatées. "Effet domino" - CMP- Méthodologie GédiaPage 2 / 5- TCI - Michel HECK – [e-mail] -

Impacts del’ "effet domino" -Omniprésence du CMP- La Réponse de laMéthodologie Gédia =>Par la suite,lors de la réception de la facture achat: *L’écart de prix entre le prix facture et le prix commande est dégagé et imputé à la valeur du stock restant en date du contrôle facture *Compte tenu du fait qu’une fraction du stock de l’achat entré en stock a pu être consommée avant le contrôle facture, deux process sont en vigueur : Certains ERP (dont SAP) éclatent l’écart de prix sur facture achat en 2 fractions, au prorata du stock restant : -la fraction imputée au stock de l’article, -la fraction imputée au compte écart de prix. D’autres ERP imputent la totalité de l’écart de prix sur le stock de l’article. Le principe de l’écart de prix imputé au stock de l’article, soit au prorata du stock restant, soit en totalité, peut entraîner des écarts non négligeables et surtout non prévisibles. La Fiche de sensibilisation - enANNEXE- Page 5- illustre le principe de l’imputation des écarts de prix sur facture achat au prorata du stock restant, avec des écarts mettant en évidence une surévaluation : • de la valeur du stock final au bilan de 7,14%,[*]=> 9,52% • de la valeur du CMP final de 7,14%, => 9,52% • de la marge commerciale comptable de 17,64%, => 23,53% • de la marge statistique par article de 23,53%, => 23,53% • du résultat de 17,64% => 23,53% [*]=> mention des écarts correspondant à une imputation de la totalité de l’écart de prix sur le stock de l’article Données très sensibles car liées aux notions de sincérité et de régularité des comptes.  La réponse de laMéthodologie Gédia - Une pépite de l’audit interne Sans aucune exception, TOUTES les entreprises industrielles et commerciales ou entreprises publiques gérant des stocks sont soumises aux mêmes risques, soit de l’ordre de 70% des entreprises. En définitive, il n’y a qu’une réalité pour TOUTES les entreprises c’est-à-dire une seule règle de bons sens : il ne faut pas que la méthode de valorisation pratiquée génère de la plus ou moins value de marge artificielle en gestion et, par voie de conséquence, un résultat comptable faussé ! C’est cet aspect de la problématique qui pose question : comment peut-t-on sécuriser les reporting et autres états de gestion des systèmes d’informations des entreprises? Laméthodologie GEDIA- seule réponse positive validée sur le terrain - se décline sous forme de 2 concepts ou 2 modules: 1) Méthodologie SCEA - Volet préventif alias "Purchase controller". Vue d’ensemble : *Fonction : contrôle quotidien des prix d'achat des achats stockés ou non stockés. *La contribution de cette fonctionnalité est fondamentale car elle permet de corriger au niveau de la commande, la quasi-totalité des erreurs de prix et de quantité commises lors de l'achat sans aucune conséquence sur le système d’information. *achat passe également une 2ème fois au stade entrée de marchandise et une 3ème fois auA signaler : chaque flux stade entrée de facture.

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Impacts de-l’ "effet domino" Omniprésence du CMP- La Réponse de laMéthodologie Gédia 2) Méthodologie APER . Volet curatif alias "Margin reporting". Vue d’ensemble : *Fonction :audit périodique (hebdomadaire ou/et mensuel) pour prévenir les facteurs risques systémiques et irréversibles pouvant conduire à des erreurs dans la stratégie produit (marketing) ou dans la communication financière (profit warning). *Pour les coûts d’entrée achat, Valorisation du stock selon les normes comptables du CMP (ou PMP) en y associant la méthodologie GEDIAbasée sur le principe suivant : - Tant que l’entrée de marchandises n’est pas facturée, valorisation de l’entrée en stock, non pas au prix de la commande mais au prix de référence déterminé selon le principe de précaution GEDIA. - Une fois l’entrée de marchandises facturée, valorisation a posteriori l’entrée de marchandises au prix facture et recalcule la valeur des stocks GEDIA pour TOUS LES FLUX intervenus depuis le jour de l’entrée de marchandises jusqu’au jour de la saisie du prix facture. *Pour les coûts de production, Valorisation du collecteur de coûts de l’ordre de production en incorporant les consommations au coût réel GEDIA, quel que soit le niveau de fabrication de l’OF et, plus particulièrement, à partir du ème 2 niveau de fabrication, les incorporations des produits semi-finis ou intermédiaires (PSF) au coût réel Gédia et non au prix standard. *Ainsi, la méthodologie APER délivre TOUTES les valeurs de stocks et des consommations qui auraient été obtenues si les différentes erreurs et/ou dysfonctionnements - phases commande, réception et facture - n’avaient pas été commis. *Avec, très succinctement, un aperçu de deux atouts majeurs: 1)Au sein d’une entreprise, tous les départements opérationnels sont impactés. Avec des apports spécifiques - ou cas d’usage - pour chacun d’eux : Direction Générale & Management, Achats & Logistique, Production, Ventes, Contrôle de Gestion, ... ère 2)Des preuves du caractère innovant des processus opérationnels. C’est une 1 mondiale, les preuves sont multiples : Brevet [2], Enquête SVP, Rapport d’un Expert mandaté par la DGFiP et la DRRT [3], Marché Négocié Sans mise en Concurrence (MNSC) auprès de l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris [4] [1] CMP ou PMP (sigle utilisé par SAP) :Coût Moyen d’Achat PondéréouPrix moyen d’Achat Pondéré -Principe. Un nouveau CMP ou PMP est calculé à chaque entrée selon la formule:  Nouveau CMP ou PMP = valeur de l’ancien stock + valeur de l’entrée  ancienne quantité en stock + quantité de l’entrée -Les sorties du stock sont valorisées au coût du stock c’est-à-dire au CMP ou au PMP [2]Les travaux de R&D ont fait l’objet d’un Brevet portant sur le « Procédé pour la détermination du Prix Moyen d’Achat des articles d’un stock » conformément aux exigences des normes IAS2 révisées (normes IAS/IFRS), du Plan Comptable Général et de l’Autorité des Marchés Financiers (AMF) dans le cadre de la mise en application de la méthode d’évaluation des stocks au CMP (ou PMP). Les algorithmes de calcul ont été considérablement revus, corrigés et améliorés afin de délivrer une valeur de stock - le long de l'axe d'imputation temporel - insensible à toutes les erreurs événementielles pouvant perturber la valorisation des stocks au Prix Moyen d'Achat. [3]En ce qui concerne le rapport de l’Expert, extrait du chapitre "État de l’art" : "Aucun travail n’avait été réalisé jusqu’à aujourd’hui pour quantifier et qualifier les facteurs risque sur les coûts d’entée achats et coûts d’entrée produits, malgré l’importance fondamentale de ces informations pour l’intégrité et les performances de la comptabilité et du bilan d’une société, et notammentpour lagestion des marges" [4]En cequi concerne l’AP-HP, ce "géant hospitalier" est une référence forte car laméthodologieGédiaa su fournir avec succès toutes les réponses et solutions appropriées malgré la diversité des sujets à résoudre et la complexité due à l'énorme volume d'articlesgénéréspar 37 unités hospitalières,lespôles d’intérêt commun(centrales d’achat)et le Siège avec les pôles logistiques et financiers ( l’AP-HP, recherchait activement une solution depuis plus de 8 ans). Pour info, l’AP-HP est équipé du progiciel SAP : leader mondial dans les ERP avec un marché réparti sur 190 pays.

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Impacts de-l’ "effet domino" Omniprésence du CMP- La Réponse de laMéthodologie Gédia ANNEXE - Thème 02 : Imputation de l’Écart de prix sur facture achat AVEC prorata du stock restant Fiche de sensibilisation simplifiée Impact de l’écart de prix sur facture achat sur valeur de stock, marge et résultat Contexte de l’exemple : -Présence d’un stock initial -Article acheté valorisé en stock au CMP -Consommation partielle de l’achat avant réception de la facture -Imputation de l’écart de prix sur facture achat AVEC prorata du stock restant Calcul ERP : l’écart de prix sur facture achat est imputé au prorata du stock restant en date du contrôle facture Méthodologie Gédia : l’écart de prix sur facture achat est imputé rétroactivement en date de l’entrée marchandise  facturée (entrée marchandise valorisée au prix facture) Valorisation du stock par l’ERP dont SAP 1. Stock initial CMP : 8,00 SI : 50 p à 8,0000 = 400,00 2. Entrée achat 100 p à 8,00 = 800,00 CMP : 8,00 NS : 150 p à 8,0000 = 1.200,00 3. Sortie vente 60 p à 15,00 = 900,00 CAV :480,00MBV :420,0090 p à 8,0000 = 720,00NS : 4. Contrôle facture 100 p à 10,00 = 1.000,00 Ecp/fact : 200,00 NS : 90 p à 10,0000 =900,00 90 %) : 200,00 x 90 / 100 = 180,00Quote-part écart imputé au stock (90 p / 100 p =  Quote-part écart imputée au compte écart de prix (10%) : 200,00 x 10 / 100 = 20,00 Valorisation du stock par la méthodologie Gédia (obtention des valeurs de référence) 1. Stock initial CMP : 8,00 SI : 50 p à 8,0000 = 400,00 2. Entrée achat 100 p à 10,00 = 1.000,00 CMP : 9,33 NS : 150 p à 9,3333 = 1.400,00 3. Sortie vente 60 p à 15,00 = 900,00 CAV :560,00MBV :340,00NS : 90 p à 9,3333 =840,00 4. Contrôle facture 100 p à 10,00 = 1.000,00NS : 90 p à 9,3333 =(pour mémoire) Ecp/fact : 200,00 840,00 Analyse situation comparative entre progiciels et valeurs de référence Poste analysé Valeur Valeur Ecart Ecart % Commentaires progiciel (c1) référence (c2) c1 – c2 / c2 Valeur du stock final au bilan 900,00 840,00 +60,00 +7,14 Surévaluation importante Valeur du CMP final 10,0000 9,3333 +0,6667 +7,14 Surévaluation importante Marge commerciale comptable 400,00 340,00 +60,00 +17,64 Renvoi R1 Résultat 400,00 340,00 +60,00 +17,64 Surévaluation importante Marge statistique par article 420,00 340,00 +80,00 +23,53 Surévaluation très importante Renvoi R1 : Dans la simulation comptable, l’écart de prix non imputé au stock a été comptabilisé sur un compte écart de prix achat qui est vu comme un complément de valeur achat entrant dans le calcul de la marge commerciale comptable au compte de résultat. Ce que la gestionnaire doit retenir de cet exemple (cas général) Comme pour l’exemple de la fiche 01 S, c’est la non-connaissance du prix de l’achat au moment de l’entrée marchandise qui est à l’origine de cette problématique très fréquente dans les entreprises. L’écart de prix sur facture achat combiné à un écart en date entre l’entrée de marchandises et l'entrée de facture peut fausser fortement la valeur de la marge statistique sur vente de l’article, celle du stock restant, la marge commerciale comptable au compte de résultat et le résultat. L’amplitude de l’impact dépend de la configuration des données et du rythme de consommation de l’article. Plus l’écart en date entre le contrôle facture achat et l’entreprise marchandise est important plus il y a de risque que l’impact sur la qualité du système d’information stocks et marges soit important. On constatera notamment des anomalies de marges sur ventes à la ligne de facture vente car à prix de vente constant, la marge sera différente alors que le coût réel du stock consommé (coût Gédia) est le même. CMP = Coût Moyen d’achat Pondéré - NS = Nouveau Stock - SI = Stock Initial - CAV = Coût d’Acquisition de la Vente - MBV = Marge Brut sur Vente

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