La réponse aux failles et vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données dans les entreprises
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La réponse aux failles et vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données dans les entreprises

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La Méthodologie Gédia est une réponse aux failles et vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données dans les entreprises :

- dont l’origine se situe au niveau des facteurs humains, organisationnels et liés à la méthode de gestion ou, par ailleurs, de mécanismes non conformes dans la conception des progiciels,

- et dont le résultat se traduit par des difficultés endémiques pour maîtriser le coût réel des stocks et des coûts de production et, par voie de conséquence, des marges et du résultat comptable.

* Sans aucune exception, TOUTES les entreprises industrielles et commerciales ou entreprises publiques (exemple l’AP-HP) gérant des stocks sont soumises aux mêmes risques.

De plus, au sein d’une entreprise, tous les départements opérationnels sont impactés. Avec des apports spécifiques - ou cas d’usage - pour chacun d’eux : Direction Générale & Management, Achats & Logistique, Production, Ventes, Contrôle de Gestion, ...

Il n’y a pas d’équivalent, c’est une 1ère mondiale. A l’évidence, un problème de fond qui n’a jamais trouvé de solution.
Les preuves du caractère innovant sont multiples : Brevet, Enquête SVP, Rapport d’un Expert mandaté par la DGFiP et la DRRT [1], Marché Négocié Sans mise en Concurrence (MNSC) auprès de l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris [2]

[1] En ce qui concerne le Rapport de l’Expert, extrait du chapitre "État de l’art" : "Aucun travail n’avait été réalisé jusqu’à aujourd’hui pour quantifier et qualifier les facteurs risque sur les coûts d’entée achats et coûts d’entrée produits, malgré l’importance fondamentale de ces informations pour l’intégrité et les performances de la comptabilité et du bilan d’une société, et notamment pour la gestion des marges"

[2] En ce qui concerne l’AP-HP, ce "géant hospitalier" est une référence forte car la méthodologie Gédia a su fournir avec succès toutes les réponses et solutions appropriées malgré la diversité des sujets à résoudre et la complexité due à l'énorme volume d'articles générés par 37 unités hospitalières, les pôles d’intérêt commun (centrales d’achat) et le Siège avec les pôles logistiques et financiers ( l’AP-HP, recherchait activement une solution depuis plus de 8 ans).
Pour info, l’AP-HP est équipé du progiciel de l’éditeur SAP : leader mondial dans les ERP avec un marché réparti sur 190 pays.

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Publié le 15 octobre 2020
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Langue Français
La réponse aux failles & vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données - Tour d’horizon des réalités de la Méthodologie Gédia La réponse aux failles & vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données Tour d’horizon des réalités de la METHODOLOGIE GEDIA Une pépite de l’audit interne
I. Failles & Vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données dans les entreprisesI.A. Réalité de la difficulté de convergence entre les systèmes d’information et les systèmes comptables *aux travaux de R&D, acquisition d’une certitude : il existe un problème de fond qui trouve son origine dans un Suite fonctionnement divergent au niveau des Systèmes de Gestion : -entre la gestion des flux physiques (marchandises, matières de base et produits fabriqués) valorisés en gestion commerciale,-et la comptabilisation de ces mêmes flux en comptabilité générale et/ou analytique.*Quels sont les fondamentaux dans la maîtrise des processus opérationnels ? Les fondamentaux impliquent que la mise en convergence des Systèmes d’Information avec les Systèmes comptables ne peut être garantie que si : -la valeur des entrées dans les comptes stock matières premières et marchandises - gérée au niveau des réceptions puis du contrôle facture - est strictement identique à la valeur comptabilisée en charges dans les comptes achats -gérée au niveau du contrôle facture -, -et que la valeur du stock restant représente en permanence la fraction des achats facturés non consommés. =>Or, dans la réalité opérationnelle en entreprise, ces deux conditions sont impossibles à réunir en permanence. *Car, pour y parvenir, il faut impérativement dès l’entrée physique en magasin, et donc sans retard : -d’une part, les réceptions soient saisies en informatique, -d’autre part, les factures fournisseurs et prestataires (frais d’approche par exemple) soient déjà parvenues et traitées tout d’abord dans le processus du contrôle des réceptions (quantités et prix par référence) puis dans la comptabilité.
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La réponse aux failles & vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données - Tour d’horizon des réalités de la Méthodologie Gédia I.B. Réalité de la difficulté endémique de justifier la valeur des stocks et des marges* En conséquence, face à cette problématique - le plus souvent insoupçonnée et non quantifiée, les impacts de ces facteurs risques avérés étant systémiques - les entreprises sont exposées à des risques majeurs.*Comme le célèbre "effet domino", des données erronées ou incohérentes car insuffisamment contrôlées à leur entrée dans le Système d’Information, se propagent dans toutes les bases de données avec des conséquences préjudiciables pour les prises de décision. =>Voir enANNEXE 1(page 9)-Schéma illustrantl’"effet domino"… vu l’omniprésence duCMP[*]*Une information ne peut pas être considérée comme étant "juste" si on ne dispose pas des moyens de la contrôler et de la justifier.[*]CMPouPMP(sigle utilisé par SAP) :Coût Moyen d’Achat Pondéré ouPrix Moyen d’Achat Pondéré-nouveau CMP ou PMP est calculé à chaque entrée selon la formule :Principe. Un  Nouveau CMP ou PMP = valeur de l’ancien stock + valeur de l’entrée  ancienne quantité en stock + quantité de l’entrée -Les sorties du stock sont valorisées au coût du stock c’est-à-dire au CMP ou au PMP Les travaux de R&D ont fait l’objet d’un Brevet portant sur le « Procédé pour la détermination du Prix Moyen d’Achat des articles d’un stock » conformément aux exigences des normes IAS2 révisées (normes IAS/IFRS), du Plan Comptable Général et de l’Autorité des Marchés Financiers (AMF) dans le cadre de la mise en application de la méthode d’évaluation des stocks au CMP (ou PMP). Dans ce contexte, la valorisation des stocks, des coûts de production et la détermination des marges ont été les trois indicateurs déterminants dans le cadre d’une démarche de qualité absolue au centre de laquelle la fiabilité de la valeur du Coût Moyen d’achat Pondéré (CMP ou PMP) constitue le maillon essentiel. I.C. Réalité de cette difficulté endémique au niveau des logiciels non-ERP et ERP *Après des travaux de R&D couronnés de succès sur les non-ERP, une phase complémentaire de R&D a été entreprise afin de mettre au point une nouvelle méthodologie permettant de résoudre cette problématique pour lesERPouPGI. *Le choix s’est porté sur l’Editeur SAP- leader mondial dans cette catégorie de logiciels pour les entreprises avec un marché réparti sur 190 pays - avec des cibles représentatives des industries manufacturières, entreprises de négoce et établissements publics. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ERP= "Entreprise Ressource Planning" - Terme français :PGI, Progiciel de Gestion Intégré. Les processus opérationnels couvrent l’ensemble des circuits de traitement de l’entreprise : ACHAT-PRODUCTION-VENTE-STOCK&MARGEUnicité de l'information via une base de données unique. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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La réponse aux failles & vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données - Tour d’horizon des réalités de la Méthodologie Gédia I.D. Réalité des impacts sur les trois composantes de la valorisation d’un stock Identification des impacts de ces facteurs risques avérés qui se concentrent dans les 3 composantes de la valorisation d’un stock :articles achetés(Chap. I.D.1.),ordres de fabrication(Chap. I.D.2.) etMaterial Ledgerou Ledger Article (Chap. I.D.3.). I.D.1.Pour les articles achetés(marchandises ou matières de base)=>Lors de la réception des articles: *Tant qu’une facture achat n’est pas enregistrée, les consommations du stock sont valorisées à un PMP qui n’est pas le coût réel lorsque le prix facture sera différent du prix commande.*En effet, dans la pratique, les calculs de la valeur des stocks se caractérisent par une extrême sensibilisation à l’erreur et par des impacts d’une amplitude imprévisible et insoupçonnée. *Une seule erreur peut fausser durablement le système d’information stocks et marges, mais aussi la comptabilité d’une entreprise et ceci à l’insu de tous. *Les sources de dysfonctionnements sont multiples et peuvent se combiner entre-elles. On peut les classer en3 grandes catégories: 1)Facteurs humains: erreurs dans la saisie des commandes d’achat du code article ou/et des quantités ou/et des prix commande, confusion entre une quantité exprimée en nombre de conditionnement et en nombre d’unités stockés, distorsion entre l’unité d’achat et l’unité de prix dans laquelle le stock est géré, …2)Facteurs organisationnels entrainant une divergence des flux physiques et comptables:écart entre le prix d’achat commande et le prix facturé car prix d’entrée imparfaitement connu à la réception (non mise à jour des conditions tarifaires dans la fiche article info-achat), commandes libellées en devises étrangères, connaissance tardive des frais accessoires sur achat, flux financiers (avoirs) non imputés ou mal imputés au stock, non respect de la chronologie des événements (saisie des consommations avant d’enregistrer les achats), stocks informatiques temporairement négatifs, … 3)Facteurs liés à la méthode de gestion:utilisation d’une méthode ne reflétant pas la réalité des coûts comme par exemple la méthode des coûts standards, du dernier prix d’achat (DPA), difficulté de la maîtrise des écarts, de leur impact et de la détermination des coûts réels. De plus, une autre source de dysfonctionnement provient des mécanismes non conformes de calcul des valeurs de stock mis en œuvre par les progiciels non-ERP ou ERP aggravant les facteurs risques à l’origine des anomalies et faiblesses constatées.
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La réponse aux failles & vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données - Tour d’horizon des réalités de la Méthodologie Gédia =>Par la suite,lors de la réception de la facture achat:*prix commande est dégagé et imputé à la valeur du stock restant en date duL’écart de prix entre le prix facture et le contrôle facture *Compte tenu du fait qu’une fraction du stock de l’achat entré en stock a pu être consommée avant le contrôle facture, deux process sont en vigueur : Certains ERP (dont SAP) éclatent l’écart de prix sur facture achat en 2 fractions, au prorata du stock restant : -la fraction imputée au stock de l’article, -la fraction imputée au compte écart de prix. D’autres ERP imputent la totalité de l’écart de prix sur le stock de l’article. Le principe de l’écart de prix imputé au stock de l’article, soit au prorata du stock restant, soit en totalité, peut entraîner des écarts non négligeables et surtout non prévisibles. La Fiche de sensibilisation - enANNEXE2- Page 10- illustre le principe de l’imputation des écarts de prix sur facture achat au prorata du stock restant, avec des écarts mettant en évidence une surévaluation : • de la valeur du stock final au bilan de 7,14%,[*]=> 9,52% • de la valeur du CMP final de 7,14%, => 9,52% • de la marge commerciale comptable de 17,64%, => 23,53% • de la marge statistique par article de 23,53%, => 23,53% • du résultat de 17,64% => 23,53% [*]=> mention des écarts correspondant à une imputation de la totalité de l’écart de prix sur le stock de l’article Données très sensibles car liées aux notions de sincérité et de régularité des comptes.I.D.2.Pour les ordres de fabricationer Outre déjà les impacts liés aux articles achetés incorporés dès le 1 niveau de fabrication (vu au Chap. III.A.), le principe ème d’une incorporation à partir du 2 niveau des produits semi-finis (PSF) valorisée au prix standard :=>le coût de production analytique de l’article ne reflète plus la réalité des coûts,=>la connaissance des marges réelles sur ventes, article par article, devient problématique.EnANNEXE3- Page 11:retour d’expérience sur un cas réel d’une entreprise de production faisant ressortir des % d’écarts de stocks positifs de +19,07% et négatifs de -10,53%I.D.3.Pour le Material Ledgerou Ledger Article La composante applicative de l’éditeur SAP dédiée à l’audit du stock de clôture revalorisé au coût réel appeléprix de cession périodique mensuel fait apparaître des écarts d’amplitude variable qui ressortent directement de la différence de méthode appliquée entre SAP et la méthodologie Gédia. Ces écarts ont 2 origines : 1.Le calcul du prix de cession ne s’opère pas selon la méthode du coût moyen d’achat pondérérecalculé à chaque entrée en stock,telle que préconisée par les normes comptables mais selon la méthode d’unprix moyen d’achat mensuel.2.Les écarts de prix sur facture achat entrent dans le calcul du prix de cession en date de comptabilisation de la facture et non pas en date de l’entrée de marchandises concernée. Au cours de deux expériences opérationnelles, démonstration des points faibles de la méthode mise en œuvre du Material Ledger. Pour l’un de ces deux sites gérant 8.599 articles valorisés au prix standard : 40 % des articles présentent un écart d’audit de stock supérieur à 10%. Quant à l’écart d’audit de marge : -63 % des articles présentent un écart d’audit de marge supérieur à 10 % -dont 40 % présentent un écart d’audit de marge supérieur à 30 % -et dont 22 % présentent un écart d’audit de marge supérieur à 80 %
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La réponse aux failles & vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données - Tour d’horizon des réalités de la Méthodologie Gédia I.E. Réalité de cette difficulté endémique pour TOUTES les entreprises gérant des stocksSans aucune exception, TOUTES les entreprises industrielles et commerciales ou entreprises publiques gérant des stocks sont soumises aux mêmes risques, soit de l’ordre de 70% des entreprises. Cette réalité a été confirmée par tous nos résultats au niveau de plusieurs audits ponctuels et témoignée par de multiples slideshows, screenshots, customer use cases ou real cases, analyse des résultats d’un site de production, l’étude AP-HP (contexte & réponses), etc. En définitive, il n’y a qu’une réalité pour TOUTES les entreprises c’est-à-dire une seule règle de bons sens : il ne faut pas que la méthode de valorisation pratiquée génère de la plus ou moins value de marge artificielle en gestion et, par voie de conséquence, un résultat comptable faussé ! C’est cet aspect de la problématique qui pose question : comment peut-t-on sécuriser les reporting et autres états de gestion des systèmes d’informations des entreprises? II. La réponse de la Méthodologie Gédia - Une pépite de l’audit interneII.A. Réalité de la seule réponse validée pour sécuriser le S.I. des entreprises La méthodologie GEDIA - seule réponse positive validée sur le terrain - se décline sous forme de 2 concepts ou 2 modules:1)Méthodologie SCEA- Volet préventif alias "Purchase controller". Vue d’ensemble : *Fonction : contrôle quotidien des prix d'achat des achats stockés ou non stockés. *La contribution de cette fonctionnalité est fondamentale car elle permet de corriger au niveau de la commande, la quasi-totalité des erreurs de prix et de quantité commises lors de l'achat sans aucune conséquence sur le système d’information. *achat passe également une 2ème fois au stade entrée de marchandise et une 3ème fois auA signaler : chaque flux stade entrée de facture.
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La réponse aux failles & vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données - Tour d’horizon des réalités de la Méthodologie Gédia 2)Méthodologie APER. Volet curatif alias "Margin reporting". Vue d’ensemble : *Fonction :audit périodique (hebdomadaire ou/et mensuel) pour prévenir les facteurs risques systémiques et irréversibles pouvant conduire à des erreurs dans la stratégie produit (marketing) ou dans la communication financière (profit warning). *Pour les coûts d’entrée achat, Valorisation du stock selon les normes comptables du CMP (ou PMP) en y associant la méthodologie GEDIA basée sur le principe suivant : -Tant que l’entrée de marchandises n’est pas facturée, valorisation de l’entrée en stock, non pas au prix de la commande mais au prix de référence déterminé selon le principe de précaution GEDIA. -Une fois l’entrée de marchandises facturée, valorisation a posteriori l’entrée de marchandises au prix facture et recalcule la valeur des stocks GEDIA pour TOUS LES FLUX intervenus depuis le jour de l’entrée de marchandises jusqu’au jour de la saisie du prix facture. *Pour les coûts de production, Valorisation du collecteur de coûts de l’ordre de production en incorporant les consommations au coût réel GEDIA, quel que soit le niveau de fabrication de l’OF et, plus particulièrement, à partir du ème 2 niveau de fabrication, les incorporations des produits semi-finis ou intermédiaires (PSF) au coût réel Gédia et non au prix standard. *Ainsi, la méthodologie APER délivre TOUTES les valeurs de stocks et des consommations qui auraient été obtenues si les différentes erreurs et/ou dysfonctionnements - phases commande, réception et facture - n’avaient pas été commis. II.B. Réalité sur un effet de levier à l’origine d’une création de valeur pour les entreprises -maîtrise des facteurs risques par une innovation méthodologique associée à une innovation technologique de l’analyse des flux Achat, Production, Vente, Stock & Marge des ERP avec une mise en convergence du Système d’Information avec le Système Comptable, -management plus efficace, plus réactif:système d’information sécurisé avec gains de temps importants sur les opérations de contrôle en passant de la méthode par sondage à celle de l’analyse systématique de tout le système d’information, -stratégie commerciale fiabilisée:avantage concurrentiel grâce à un pilotage des opérations fondé sur des indicateurs de performance fiables, précis, actualisés et vérifiés, -respect des normes légales de gouvernance et de conformité:fournir aux directions des entreprises des outils permettant la maîtrise des processus ayant une incidence déterminante sur les états financiers, notamment au niveau du compte de résultat et du bilan.
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La réponse aux failles & vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données - Tour d’horizon des réalités de la Méthodologie Gédia ère II.C. Réalité sur le caractère innovant des processus opérationnels &1 mondialeII.C.1.Un aperçu de quelques processus opérationnels de la méthodologie Gédia :1)Optimisationdela traçabilité des fluxetdes pistes d’audit:·Pour évaluer les facteurs risques et analyser les dysfonctionnements, le logiciel extrait les données requises de SAP en provenance des modules MM (achats, articles, nomenclatures), PP (production), SD (ventes), FI (comptabilité financière) et CO (comptabilité analytique),·Au cours de ce processus, la méthodologie Gédia reconstitue : - d’une part, l’évolution historique des stocks, des coûts de production et des marges à l’image de celle fournie par l’ERP, - d’autre part, celle obtenue par l’application de la méthodologie GEDIA (les nomenclatures des opérations de fabrication - produits semi-finis et produits finis - sont également reconstituées).2)Aveccréation de 5 indicateursd’évaluation de l’impact des risques sur la valeur de stock et des marges1.La valeur de référence comptable du stock(procédé breveté) : er *indicateur créé conformément aux exigences des normes IAS2 révisées (normes IAS/IFRS), du PlanCe 1 Comptable Général et de l’Autorité des Marchés Financiers (AMF) dans le cadre de la mise en application de la méthode d’évaluation des stocks au Coût Moyen d’Achat Pondéré, CMP ou PMP,2.Le prix d’achat de référence Gédia,3.l’écart d’audit de stock,4.l’écart d’audit de production,5.l’écart d’audit de marge : *Ces 4 indicateurs complémentaires mettent à la disposition de l’utilisateur lesinstrumentspermettant d’évaluer de façon simple, méthodique et efficace, le degré de fiabilité du S.I. stocks et marges, instruments d’audit faisant défaut dans les progiciels actuels.3)Une ergonomieetune technique d’investigationspécialement conçues:·pour assurer une parfaite visibilité sur les opérations analysées, mouvement par mouvement pour la totalité des articles du S.I.,·pour rendre directement apparents, lisibles et explicables les causes des dysfonctionnements détectés,4)Au final,une solution transverse couvranttous les départements opérationnels d’une entrepriseavec des apports spécifiques - ou cas d’usage - pour chacun d’eux : -Achats & Logistique : surveillance des coûts d’entrée, justification des écarts de prix,-Production : reconstitution de l’élaboration des coûts de production, analyse des écarts sur consommations, détermination des écarts entre les réels GEDIA et les standards ou réels fournis,-Ventes : analyse des ventes, justification des dérives de marge à partir du coût des stocks,-Contrôle de Gestion : contrôle des valeurs de stock, évaluation des écarts entre les réels GEDIA et les standards ou réels fournis, surveillance des écarts de prix comptabilisés par l'ERP, contrôle des marges, surveillance des flux,-Direction Générale & Management : amélioration du pilotage des activités, respect des normes légales, GRC (governance, risk, compliance).
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La réponse aux failles & vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données - Tour d’horizon des réalités de la Méthodologie Gédia ère II.C.2.C’est une1 mondiale, les preuves du caractère innovant sont multiples :-accès aux moteurs de recherche sur la base de mots clés relatifs aux thématiques que la méthodologie Gédia est seule à aborder ou à développer, -brevet, enquête SVP, MNSC de l’AP-HP, rapport d’un Expert scientifique (spécialisé en I.A.) pour l’éligibilité de nos travaux de R&D pour le CIR … =>Brevet: « Procédé pour la détermination du Prix Moyen d'Achat des articles d'un stock »Les algorithmes de calcul ont été considérablement revus, corrigés et améliorés afin de délivrer une valeur de stock - le long de l'axe d'imputation temporel - insensible à toutes les erreurs événementielles pouvant perturber la valorisation des stocks au Prix Moyen d'Achat. => Enquête du Cabinet SVP Objectif : mener une enquête pour savoir si les éditeurs de gestion de stock proposent des logiciels de « détection d'anomalie » dans le domaine de la gestion de stock. Résultat : aucun des éditeurs contactés proposent des logiciels pour la « détection d’anomalies » de gestion de stock. =>Le Marché négocié sans mise en concurrence(MNSC)de l’AP-HP - équipé du logiciel de l’ERP SAP - eu égard à la protection des droits d’exclusivité, notamment des droits de propriété intellectuelle. Ce "géant hospitalier" est une référence forte car la méthodologie Gédia a su fournir avec succès toutes les réponses et solutions appropriées malgré la diversité des sujets à résoudre et la complexité due à l'énorme volume d'articlesgénérés par 37 unités hospitalières, lespôles d’intérêt commun(centrales d’achat)et le Siège avec lespôles logistiques et financiers (l’AP-HP recherchait activement une solution depuis 8 ans). =>Rapport d’un ExpertenIntelligenceArtificielle mandaté par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et la Délégation Régionale de la Recherche et de la Technologie (DRRT) pour notre éligibilité au CIR. Extrait du rapport au chapitre État de l’art : "Aucun travail n’avait été réalisé jusqu’à aujourd’hui pour quantifier et qualifier les facteurs risque sur les coûts d’entée achats et coûts d’entrée produits, malgré l’importance fondamentale de ces informations pour l’intégrité et les performances de la comptabilité et du bilan d’une société, et notamment pour la gestion des marges"
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La réponse aux failles & vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données - Tour d’horizon des réalités de la Méthodologie Gédia ANNEXE 1-Schéma illustrantl’"effet domino"dès l’apparition d’un dysfonctionnementvu l’omniprésence duCoût Moyen d’achat Pondéré:CMPouPMP(sigle utilisé par SAP)dans l’ensemble des flux logistiques et comptables de laGestion Commercialeet de laGestion de Productionpuis de laComptabilité
1) Description de l’omniprésence duCMP ou PMPdans l’ensemble desflux logistiquesetcomptables: a)En gestion commercialeeten gestion de production: -au niveau desFlux achats, leCMPest calculé dans un 1er temps au moment de la réception de l’achat sur la base du prix commande, puis recalculé dans un 2ème temps lors de la réception de la facture achat sur la base du prix facture. -au niveau desFlux de Production,leCMPdu produit fabriqué est calculé sur la base des coûts de sortie de stock des matières incorporées ou duCMPdes produits semi-finis incorporés -au niveau desFlux des Ventesdes marges s’effectue sur la basede marchandises pour le négoce, de produits finis pour la production, le calcul du coût des sorties de stock valorisé auCMP. b)En Comptabilité, l’inventaire du stock relevé est valorisé sur la base duCMP. Dans le compte d’exploitation, la valeur du nouveau stock (Stock Final) sert à déterminer la variation de stock et rentre donc dans le Résultat puis dans le Bilan. 2)Descriptiondel"Effet Domino"dès l’apparition d’un dysfonctionnement : que dès lors qu’un coût unitaire du stock d’un article est faux, la justesse de la valeur de toutes les opérations faisantEn conclusion, ce schéma montre intervenir cet article sera faussé: -s’il s’agit d’un article matières premières, le calcul du coût de production de l’article fabriqué sera faussé d’autant et par voie de conséquence les marges sur vente seront également faussées -s’il s’agit d’un article marchandises, les marges sur vente seront faussées -et dans tous les cas, le compte de résultat en comptabilité sera faussé parce que la valeur du stock est fausse Illustration de l’"Effet domino": des prix d’achat non conformes dans les tarifs fournisseurs peuvent avoir des conséquences imprévisibles et non mesurables … jusqu’au bilan. 3) Les conséquences ? C’est l’émission en cascade de données stratégiques erronéescomme : -les coûts d’achat dès la réception des marchandises (pour le négoce) ou des matières de base (pour la production), -les coûts de production (arborescence des nomenclatures des produits semi-finis puis des produits finis), -les marges sur vente c'est-à-dire dans ce cas, génération de plus ou moins values de marge artificielles en gestion, -l’inventaire du stock, -les variations de stock, -le résultat, -et en définitive ... le bilan avec création ou destruction de valeur d’actif au bilan c’est-à-dire des valeurs non justifiées par une entrée ou une sortie du patrimoine. Méthodologie Gédia - Une pépite de l’audit interne - Page 9 / 11
La réponse aux failles & vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données - Tour d’horizon des réalités de la Méthodologie Gédia ANNEXE 2 -Thème 02 : Imputation de l’Écart de prix sur facture achat AVEC prorata du stock restant Fiche de sensibilisation simplifiée Impact de l’écart de prix sur facture achat sur valeur de stock, marge et résultat Contexte de l’exemple : -Présence d’un stock initial -Article acheté valorisé en stock au CMP -Consommation partielle de l’achat avant réception de la facture -Imputation de l’écart de prix sur facture achat AVEC prorata du stock restant Calcul ERP : l’écart de prix sur facture achat est imputé au prorata du stock restant en date du contrôle facture Méthodologie Gédia : l’écart de prix sur facture achat est imputé rétroactivement en date de l’entrée marchandise  facturée (entrée marchandise valorisée au prix facture) Valorisation du stock par l’ERP dont SAP 1. Stock initial CMP : 8,00 SI : 50 p à 8,0000 = 400,00 2. Entrée achat 100 p à 8,00 = 800,00 CMP : 8,00 NS : 150 p à 8,0000 = 1.200,00 3. Sortie vente 60 p à 15,00 = 900,00 CAV :480,00MBV :420,00720,0090 p à 8,0000 = NS : 4. Contrôle facture 100 p à 10,00 = 1.000,00 Ecp/fact : 200,00 NS : 90 p à 10,0000 =900,00 Quote-part écart imputé au stock (90 p / 100 p = 90 %) : 200,00 x 90 / 100 = 180,00  Quote-part écart imputée au compte écart de prix (10%) : 200,00 x 10 / 100 = 20,00 Valorisation du stock par la méthodologie Gédia (obtention des valeurs de référence) 1. Stock initial CMP : 8,00 SI : 50 p à 8,0000 = 400,00 2. Entrée achat 100 p à 10,00 = 1.000,00 CMP : 9,33 NS : 150 p à 9,3333 = 1.400,00 3. Sortie vente 60 p à 15,00 = 900,00 CAV :560,00MBV :340,0090 p à 9,3333 =NS : 840,00 4. Contrôle facture 100 p à 10,00 = 1.000,0090 p à 9,3333 =Ecp/fact : 200,00 (pour mémoire) NS : 840,00 Analyse situation comparative entre progiciels et valeurs de référence Poste analysé Valeur Valeur Ecart Ecart % Commentaires progiciel (c1) référence (c2) c1 – c2 / c2 Valeur du stock final au bilan 900,00 840,00 +60,00 +7,14 Surévaluation importante Valeur du CMP final 10,0000 9,3333 +0,6667 +7,14 Surévaluation importante Marge commerciale comptable 400,00 340,00 +60,00 +17,64 Renvoi R1 Résultat 400,00 340,00 +60,00 +17,64 Surévaluation importante Marge statistique par article 420,00 340,00 +80,00 +23,53 Surévaluation très importante Renvoi R1 : Dans la simulation comptable, l’écart de prix non imputé au stock a été comptabilisé sur un compte écart de prix achat qui est vu comme un complément de valeur achat entrant dans le calcul de la marge commerciale comptable au compte de résultat. Ce que la gestionnaire doit retenir de cet exemple (cas général) Comme pour l’exemple de la fiche 01 S, c’est la non-connaissance du prix de l’achat au moment de l’entrée marchandise qui est à l’origine de cette problématique très fréquente dans les entreprises. L’écart de prix sur facture achat combiné à un écart en date entre l’entrée de marchandises et l'entrée de facture peut fausser fortement la valeur de la marge statistique sur vente de l’article, celle du stock restant, la marge commerciale comptable au compte de résultat et le résultat. L’amplitude de l’impact dépend de la configuration des données et du rythme de consommation de l’article. Plus l’écart en date entre le contrôle facture achat et l’entreprise marchandise est important plus il y a de risque que l’impact sur la qualité du système d’information stocks et marges soit important. On constatera notamment des anomalies de marges sur ventes à la ligne de facture vente car à prix de vente constant, la marge sera différente alors que le coût réel du stock consommé (coût Gédia) est le même. CMP = Coût Moyen d’achat Pondéré - NS = Nouveau Stock - SI = Stock Initial - CAV = Coût d’Acquisition de la Vente - MBV = Marge Brut sur Vente Méthodologie Gédia - Une pépite de l’audit interne - Page 10 / 11
La réponse aux failles & vulnérabilités qui nuisent à l’intégrité des données - Tour d’horizon des réalités de la Méthodologie Gédia ANNEXE 3 -Résultats - Retour d’expérience sur un cas réel - Entreprise de production Audit de la valeur des stocks en date d’arrêté de l’analyse(Pas d’utilisation du Ledger Article)(anonymiséePoste analysé : écart audit de stock Nb articles Valeur stock Valeur stock Valeur écart % valeur  SAP Gédia SAP - Gédia écart (1) (2) (3) (4) (5) Articles en stock valorisés au PMP 16 589[*] 12 757 539,92 13 460 800,36 - 703 260,44-5,22  Dont articles en écart de stock positif 283 833 743,49 755 833,09 77 910,40+10,31  Dont articles en écart de stock négatif 363 7 314 142,24 8 095 287,84 -781 145,60-9,65 Articles en stock valorisés au Prix Standard(Prod.)1 490 924,9215 079 430,94 16 570 355,86  480 +9,89  Dont articles en écart de stock positif 254 11 488 484,11 9 591 452,52 1 897 031,59+19,78  Dont articles en écart de stock négatif 122 2 776 615,33 3 182 723,55 - 406 108,22-12,76 => Articles valorisés aux PMP & Prix Standard  Dont articles en écart de stock positif 12 322 227,60 10 347 285,61 1 974 941,99+19,09%  Dont articles en écart de stock négatif 10 090 757,57 11 278 011,39 -1 187 253,82-10,53% => Amplitude des écarts en valeur absolue 3 162 195,81 (1) Nombre articles répondant aux critères de sélection (2) Valeur du stock SAP restitué par Gédia (3) Valeur du stock calculé par Gédia pour contrôle (4) Différence entre les 2 valeurs de stock (SAP – Gédia) (5) Valeur de l’écart exprimé en % par rapport à la valeur de stock Gédia (référence) [*]La très grande majorité des articles au PMP (16 044 sur 16 589) sont des articles de maintenance de l’outil de production très faiblement mouvementés. Les écarts d’audit de stocks,tant en valeurqu’en nombre d’articles sont très importants et ont été expliqués grâce aux analyses réalisées par la méthodologie Gédia. Audit des marges sur vente réalisées au cours de la période auditée.Total:428articlesde ProductionPoste analysé : écart d’audit de marges Nbre % % Marge Comm. % marge Comm. % Ecart entre  articletotal SAP les 2 margesMCF réalisée Gédia MCG réalisée  (1) art. (2) (3) (4) 27% Ventes sans écart de marge 116 61,36 61,36 0,00 Ventes avec écart de marge positif MCF > MCG 174 41% 66,01 63,02+4,74 10%  Dont ventes avec écart de marge>+39,8510 % 42 52,08 +30,70 Ventes avec écart de marge négatif MCF < MCG 138 32% 67,72 69,55-2,63 13%  Dont ventes avec écart de marge<-10 % 47,1654 38,79 -17,75 Articles avec écarts de marge positif ou négatif 312 73% (1) Nombre d’articles répondant à la condition de sélection (2) Pourcentage que représente la valeur de la marge SAP (MCF) par rapport au chiffre d’affaire (3) Pourcentage que représente la valeur de la marge Gédia (MCG) par rapport au chiffre d’affaire (4) Pourcentage que représente l’écart de valeur entre les 2 marges (MCF - MCG) exprimée en pourcentage par  rapport à la valeur de la marge Gédia.
Pour des raisons de confidentialité nous ne pouvons pas communiquer le montant du chiffre d’affaire et la valeur des marges SAP et Gédia réalisées. Près des 3/4 des articles sont en écart de marge etle nombre d’articles en fort écart de marge(col. 4)est ici révélateur d’une maîtrise insuffisante de la valorisation des stocks et des coûts de production au cours de la période auditée. Nos conclusions Ces résultats sont issus des 5 domaines d'analyses de Gédia Audit : audit des stocks, audit des coûts de production, audit des marges, surveillance des flux et tableaux de bord.Ils démontrent à eux seuls l’intérêt majeur de la méthodologie dans un outil comme GEDIA Audit !Ils apportent en quelque sorte la preuve de la réalité d’une problématique vécue par cette entreprise.Il reste un travail important et urgent à effectuer mais c’est la visibilité et la lisibilité dans les résultats produits -contrastant avec l'opacité de l'ERP - qui permettra d’atteindre un niveau de qualité des données satisfaisant.
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