Comment réduire vos coûts informatiques

Olivier Brongniart

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Extrait

I N T R O D U C T I O N

nAborder l’informatique autrement

Cet ouvrage est le fruit d’un double constat: selon le premier, l’informatique est un cas à part dans le monde de l’entreprise ; le second est que nous ne comprenons pas pourquoi. Pire encore, nous ne sommes pas d’accord! À rebours de la « pensée courante », nous allons expliquer pourquoi l’informatique peut et doit devenir un centre de développement et de production comme les autres dans l’entreprise,une usine comme les autre.sChaque fois que cela est pertinent, nous évoquerons la transposition des pratiques industrielles dans l’univers informatique. À travers l’analyse de chaque nature de coût, de chaque métier, de chaque type d’entreprise, nous rappellerons les fondements techniques qui structurent une informatique, les principales données de marché et les leviers qui peuvent être actionnés pour améliorer la productivité de l’informatique et réduire son coût. Dans la mesure du possible, cet ouvrage essaye de s’écarter des discours généraux, et fournit au lecteur des choix qui peuvent être pertinents sur des sujets précis et fonction du contexte de l’entreprise. Le lecteur dispose ainsi d’un véritable « guide pratique de réduction des coûts informatiques ».

Cet ouvrage s’adressant à la fois à des professionnels de l’informatique et à des utilisateurs, nous commencerons par faire un état des lieux de ce secteur d’activité. Nous aborderons ensuite la problématique des métriques économiques, qui est à la source des bonnes décisions opérationnelles. Enfin, nous traiterons, pour chaque métier, les différents leviers que l’on peut actionner pour améliorer sa performance.

Le point de vue de…

Philippe VAN HAECKE,

DSI groupe AUCHAN

L'informatique aura atteint une véritable maturité le jour où elle ne revendiquera plus son particularisme par rapport aux autres fonctions de l'entreprise.

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nUn double constat • L’informatique: un cas à part dans le monde de l’entreprise

Un peu d’histoire

L’informatique est jeune au regard de l’histoire économique et industrielle moderne. Les premiers langages utilisés dans l’entreprise apparaissent dans les années 1950. Il s’agit du COBOL pour les applications dites de gestion. On traite alors notamment les domaines de la comptabilité et de la finance. Pour les applications plus techniques, notamment les calculs par éléments finis et tous les calculs d’optimisation, le FORTRAN est la référence. Les années 1960 voient le véritable développement de l’informatique en entreprise, avec des machines centralisées et des terminaux utilisateurs simples. Jusqu’à la fin des années 1970, c’est la période glorieuse de « Big Blue » (IBM), qui ne rencontre face à lui que des productions locales, comme Bull en France. Pour comprendre l’évolution du secteur ,et les r etournements importants qui s’y sont opérés dernièrement, on peut rappeler qu’à cette époque, les commerciaux d’IBM géraient les listes d’attente de leurs clients pour leur founrir le matériel, et qu’il existaitmêmeunmacrhénoirpourfigurerenbonneplacesurceslistesd’attent!e Il faudra attendre la fin des années 1970 pour que se développent les langages dits «structurés» (Pascal,langage C) et que s’amocre l’èrede la micro-informatique avec la révolution du PC, qui s’impose comme un standard dans les années 1980.Enfin,lesannées1990sontmaqruéesdansunpremiertempsparl’approche dite « objet » (langages C++ puis JAVA) puis, dans un deuxième temps, par ce que l’on a appelé la « vague Internet ».

Après l’an 2000, l’informatique se réveille avec un sentiment d’amertume: sur fond de crise économique, d’arrêts des projets structurels comme l’euro et le passage de l’an 2000, le marché se retourne violemment. Les prix s’effondrent, de nombreuses entreprises dites de «nouvelles technologies» déposent le bilan et les questions du coût de l’informatique se posent.

Erreur de jeunesse? Certainement, même si ce petit voyage dans l’histoire de l’informatique a de quoi surprendre: en quarante ans, que de bouleversements et changements techniques radicaux ! Si l’on compare avec l’industrie, quel domaine technologique a subi autant de mutations, même à l’échelle de deux siècles ?De plus, l’informatique a réellement une particularité: si la machine à

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vapeur a disparu du monde de la motorisation, les premiers langages cités, qui ont accompagné les premiers pas de l’informatique, sont encore bien présents! Dans les programmes détenus par une banque ou une compagnie d’assurance, même dans ceux des opérateurs télécoms qui ont pourtant développé leurs systèmes dans les dix dernières années, le COBOL est présent et cohabite avec tous les autres langages qui lui ont succédé.

La jeunesse est souvent évoquée aussi pour justifier le manque de méthodes, d’outils de mesure et, finalement, d’organisation dans les métiers de l’informatique. On parle d’ailleurs de processus d’« industrialisation de l’informatique ». Nous reviendrons très précisément sur cette démarche (voir p. 105).

Entre barrière technique et vulgarisation

Comme toute spécialité, l’informatique a ajouté à la complexité technique (variété des langages, des systèmes et des matériels) un jargon qui évolue lui aussi très vite. Si l’on vous dit que«l’AP va printer à partir de sa babasse le log de l’IHM,» avez-vous deviné que l’analyste programmeur va imprimer à partir de son ordinateur le fichier de compte rendu d’exécution du programme d’interface homme/machine ?Au-delà de cet aspect anecdotique, la variété des technologies et leur accumulation à un rythme soutenu créent naturellement une barrière à l’entrée. Il faut non seulement être techniquement pointu à un moment donné, mais être en mesure de se former régulièrement aux nouveautés qui apparaissent.

À l’opposéde cette vision, l’informatique est aussi le seul sujet dans l’entreprise où pratiquementtous les employés se sentent légitimes à exprimer au minimum un avis. En effet, la vulgarisation de la micr o-informatique familiale donne le sentiment à chaque possesseur de PC d’être « un informaticien ». À l’occasion des « pauses-café » sont lancés de grands débats sur le matériel, les logiciels et même les prix. Il n’est pas rare qu’en entreprise un responsable s’indigne qu’on lui facture le coût du poste de travail 1 600 euros par an quand il peut acheter au supermarché un PC à moins de 1 000 euros. Il oublie juste que le coût qui lui est donné par son service informatique couvre, au-delà de la mise à disposition du matériel proprement dit, les logiciels, l’accès réseau local et distant,lamaintenancedesonposteetl’assistancetéléphonique(diteho«tline»). Le même salarié ne s’aventurerait pas à commenter le choix de la dernière presse d’injection plastique installée dans l’atelier de son usine!

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Information et pouvoir

Le dernierpoint spécifique à l’informatique en entreprise réside dans la relation non avouée entre « pouvoir » et « information ». L’entreprise est une aventure humaine, et outre l’objectif principal de croissance sur les marchés, c’est aussi un terrain de rivalités, d’ambitions et d’enjeux personnels qui s’expriment diversement. L’outil informatique est, dans ce cadre, non seulement un outil de productivité, mais aussi un outil de pouvoir. Le premier point explique que les « utilisateurs » se battent à chaque exercice budgétaire annuel pour disposer d’une enveloppe d’investissement informatique confortable, gage a priori d’augmentation de productivité des opérations qui seront automatisées. Mais le développement du mar ché des «info-centres »,bases d’informations qui permettent assez librement aux utilisateurs de disposer d’un large panorama d’informations internes à l’entreprise, traduit l’intérêt d’accéder à l’information, au-delà des processus opérationnels. Le rôle de la maîtrise d’ouvrage est alors capital pour réguler ces demandes, et éviter de dupliquer des systèmes équivalents, dans chaque « zone de pouvoir » ou « baronnie » de l’entreprise, comme on le constate couramment.

• L’informatique, une usine comme une autre

Les grands processus informatiques

Avant de faire le parallèle entre l’informatique et les métiers industriels traditionnels, il convient de rappeler les principaux processus couverts par les métiers informatiques. Cela permettra aussi de corriger une idée reçue sur ces métiers. Spontanément, quand on parle d’un informaticien, on pense à un « développeur ». Pourtant, ce métier ne représente qu’une part modeste des coûts informatiques, même s’il a fortement évolué ces dernières années avec l’utilisation de plus en plus courante de progiciels ou de composants logiciels.

Le graphique ci-après décrit les fonctions majeures que l’on rencontre dans une organisation informatique. Le mode de représentation permet d’avoir un panorama de ces fonctions, indépendamment de l’organisation adoptée par l’entreprise. On distingue deux critères majeurs: le premier consiste à séparer les tâches dites «projets » des tâches récurrentes « opérationnelles ». Le second consiste à classer les métiers proches des aspects «techniques », par opposition aux métiers orientés vers le «fonctionnel », c’est-à-dire la connaissance des métiers couverts par les systèmes d’information.

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Illustration 1. Les fonctions majeures dans une direction informatique

Études

Conception & développement Études Études Qualité, normes techniques fonctionnelles & méthodes Recettes fonctionnelles Technique Fonctionnel Achats Stratégie

Exploitation technique

Opérationnel

Logistique Exploitation fonctionnelle

Les organisations généralement adoptées par les entreprises séparent les métiers ainsi: 1. l’exploitation(partie basse du graphique), sachant que les tâches d’exploitation fonctionnelle peuvent parfois être assurées par les équipes d’études et développements, voire par les maîtrises d’ouvrage dans certains cas ; 2. lesétudes et développements (partie haute du graphique), y compris la « maintenance »qui est une activité qui se rapproche des «études et développements » en raison des profils de compétences mobilisés, mais qui peut s’intégrer dans l’exploitation, au sens où les coûts de maintenance sont des coûts récurrents induits par le patrimoine applicatif (1) de l’entreprise.

Les fonctions centrales (achats, mais aussi ressources humaines, gestion) sont classiquement rattachées à la direction.

La structure de coût globale de l’informatique d’une entreprise dépend sensiblement de la nature de son activité. Si l’entreprise appartient au secteur industriel ou à un secteur de services, et si le système d’information ne porte pas l’offre de l’entreprise (par exemple, industrie mécanique, plasturgie, distribution commerciale de produits « B to B » [2]), le coût est principalement constitué par l’exploitation et la maintenance (qui reste faible du fait des rares évolutions des systèmes mis en place). Si l’entreprise exerce une activité tertiaire,

(1) On désigne par « patrimoine applicatif » l’ensemble des programmes informatiques détenus par une entreprise. (2) « B to B » :Business to Business, c’est-à-dire une activité de vente exclusive à des entreprises.

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fortement dépendante de l’informatique, où l’offre est «produite »par le système d’information (finance, assurances, télécoms), alors les coûts de développement deviennent équivalents à ceux de l’exploitation. Il faut cependant bien séparer la nature des deux dépenses. D’un côté, il s’agit de charges récurrentes liées à l’utilisation quotidienne des systèmes. De l’autre, il s’agit d’investissements dans de nouveaux systèmes, qui doivent porter de nouvelles offres (donc augmenter le chiffre d’affaires de l’entreprise) ou apporter de la productivité (diminution des coûts et augmentation de la marge).

Illustration 2. Répartition des coûts en fonction de l’activité de l’entreprise

Activité portée par les SI Maintenance

Études et développements

Études et développements

Activité standard Maintenance Études et développements

Exploitation

Exploitation

On peut faire le parallèle entre les services d’études et développements informatiques et les bureaux d’études industriels. La nature des travaux est la même. Le tableau qui suit présente en «miroir » les étapes et les outils d’un processus de conception industriel et informatique.

Industrie

Informatique