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Les avantages d'une plate-forme unifiéede gestion des contenus en entreprise
Un Livre Blanc Oracle Février 2007Les avantages d'une plate-forme unifiéede gestion des contenus en entreprise
RESUME
Alors que les volumes de contenus ne cessent d'augmenter au sein des entreprises,les défis augmentent dans les mêmes proportions pour tout ce qui concerne leurUne plate-forme unifiée de gestion
des contenus en entreprise création, leur gestion ou leur distribution.
permet de maximiser le retour
sur investissement. La gestion des contenus en entreprise (ECM – Enterprise Content Management)fournit aux organisations une plate-forme pour accueillir les contenus non structurés
Oracle propose une plate-forme et les diffuser dans le bon format vers de multiples applications professionnelles.réellement unifiée de gestion
des contenus en entreprise. Avec cette technologie, vous pouvez réaliser efficacement des applications de gestionmanipulant des contenus riches, réutiliser les contenus, et intégrer des centainesde services de contenus avec les autres applications de gestion. L'ECM vous aideà réduire les coûts, automatiser les processus, traiter les goulets d'étranglement auniveau des ressources, partager efficacement les contenus, minimiser le nombrede documents perdus et mieux gérer le risque.
Historiquement, les applications de gestion de contenus étaient utilisées pour desfonctions différentes au sein de l'entreprise, elles ont ensuite convergé progressivementpour répondre aux besoins de l'ensemble de l'organisation. Bien que de nombreusesconfigurations et solutions d'ECM aient été réalisées selon une approche intégrée,elles évoluent maintenant vers une approche unifiée.
L'ECM unifiée apporte la gamme complète des fonctionnalités de gestion des contenus,y compris la gestion des documents et des images, la gestion des contenus Web, lagestion des actifs numériques, et la gestion des enregistrements et de la conservation– le tout sur une seule plate-forme. L'approche unifiée génère un retour surinvestissement (ROI) beaucoup plus important en seulement quelques années, enparticulier si l'on utilise plus d'une application. Le regroupement de l'ensemble del'architecture sur la même base de code, le même modèle de sécurité et les mêmesinterfaces de programmation (API) supprime les intégrations bricolées, exploiteune infrastructure informatique commune et minimise les coûts de développementapplicatif et de support, ce qui a pour conséquence de réduire les coûts, d'améliorerle confort des utilisateurs et de simplifier les mises à jour, la maintenance et laformation.
Oracle propose une suite ECM réellement unifiée : une même plate-forme offrantla palette complète des fonctionnalités d'ECM les plus riches. L'architecture unifiéed'Oracle Universal Content Management, anciennement Stellent Universal ContentManagement, garantit que toutes les applications d'ECM peuvent être déployéessur la même plate-forme, et que les différentes fonctions de gestion de contenussont interchangeables, extensibles et complémentaires les unes avec les autres.
Les avantages d'une plate-forme unifiée de gestion des contenus en entreprise Page 2INTRODUCTION
Le concept de la gestion des contenus a évolué radicalement au cours des dix dernières
80% des informations numérisées années. Les entreprises commencent à adopter largement les technologies de gestion
dans une entreprise classique sont des contenus dans de multiples services et dans plusieurs secteurs d'activité, incitantconstituées par des données non
structurées telles que documents, la direction informatique à mettre en œuvre une stratégie globale d'entreprise pour
e-mails et images. Ces contenus gérer ces contenus non structurés. Ce livre blanc introduit les concepts de l'ECM,augmentent de 50% par an. les défis, la technologie et les avantages des contenus. Il évoque également l'évolution
— InformationWeek, de la gestion des contenus au cours des dernières années, et explique ses deux
28 mars 2005 différentes approches : l'ECM unifiée et l'ECM intégrée.
LES DEFIS DE LA GESTION DES CONTENUS
Des systèmes disparates entraînent En entrant dans l'ère numérique, les entreprises ont été confrontées à plusieurs défis
la duplication des contenus et concernant la création, la gestion et la distribution des contenus, autant pour les
du travail et rendent quasiment contenus papiers que pour les contenus numériques.impossible une réutilisation efficace
des contenus pour plusieurs usages.
De nombreuses organisations utilisent plusieurs systèmes pour héberger les contenusnon structurés créés au cours de leurs activités quotidiennes. Ces documents peuventêtre des fichiers Microsoft PowerPoint, des images numérisées, des feuilles de calcul,des graphiques, des vidéos, des e-mails et des fichiers ZIP. Ils sont habituellementstockés sur des disques réseaux partagés, des sites Web, des portables personnels,des applications spécifiques, des sites FTP ou encore sur des serveurs ou des appli-cations hébergés.
Ces systèmes disparates entraînent la duplication des contenus et du travail, ils rendentquasiment impossible toute réutilisation efficace des contenus pour plusieurs usages.
40% du temps d'un employé De plus, la dispersion de ces contenus dans plusieurs endroits les rend très difficiles
travaillant dans un bureau à partager à travers l'ensemble de l'entreprise ou même à l'extérieur de son réseau
est passé à essayer de gérer et interne, avec ses clients, partenaires ou fournisseurs. Bien que de nombreuses entre-de réemployer des données
non structurées. prises aient eu recours à des solutions de contournement pour partager les contenus,par exemple un site FTP, les utilisateurs ne peuvent en contrôler l'accès ni la sécurité,— Source : Gartner, cité par
Baseline, 24 juin 2005 et il n'y a aucun concept de contrôle de versions ou de “verrouillage” des fichiers.Plusieurs versions d'un même document sont ainsi souvent créées et partagées avecdifférents utilisateurs, ce qui est source de confusion.
Les coûts d'expédition et d'impression représentent un autre défi de la gestion descontenus. Dans de nombreuses entreprises, les employés impriment des centaines oumême des milliers de pages de manuels, de spécifications techniques et de rapports,pour les expédier ensuite vers de multiples services ou fournisseurs. De plus, attendreque les contenus soient imprimés et expédiés jusqu'à votre site prend du temps etils peuvent se retrouver périmés une fois arrivés à destination. Se perdre dans descentaines de fichiers sur des disques réseaux partagés ou recevoir des informationspérimées peut vous faire prendre des décisions opérationnelles sur la base d'informa-tions erronées.
Tout ceci constitue des processus coûteux, longs et manuels. Par exemple, EmersonProcess Management (un fournisseur mondial de produits, services et solutions quimesure, analyse, contrôle, automatise et améliore les opérations associées aux processus)estime qu'il a économisé environ 3,7 millions de dollars US sur ses coûts d'impression,d'expédition, de stockage de contenus et de production grâce à son investissementde 500 000 dollars US dans Oracle Universal Content Management. Dans un cas,l'entreprise a pu supprimer un coût d'impression de 80 000 dollars annuels concernantsa nomenclature d'ingénierie. Auparavant, l'entreprise imprimait et expédiait 845 000pages de dessins chaque année.
Les avantages d'une plate-forme unifiée de gestion des contenus en entreprise Page 3Un autre aspect de la gestion des contenus est la conformité réglementaire et la gestion
15 à 20% du chiffre d'affaires des risques. Les contenus numériques sont de plus en plus utilisés devant les tribunauxest dépensé à résoudre
des problèmes induits par pendant les procédures, et les pouvoirs publics imposent constamment de nouvelles
de mauvaises données. réglementations et obligations.
— Source : Gartner, cité par
Baseline, 24 juin 2005 Ce ne sont là que quelques-unes des raisons qui expliquent l'adoption généraliséedes systèmes d'ECM.
LA GESTION DES CONTENUS EN ENTREPRISE
Pour relever tous ces défis que posent la gestion des contenus, les entreprises ontadopté des logiciels d'ECM pour les aider à gérer de façon préventive les contenus.
La technologie ECM “comprend” le cycle de vie complet des contenus, appliquele niveau de contrôle adapté et ajoute les fonctions dont les utilisateurs ont besoin pen-dant chaque phase. Vos contenus sont ainsi gérés pendant la création, la capture etle stockage. La technologie ECM