Rapport De la journée d’étude sur la mise en place de puces RFI

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Extrait

Rapport de la journée d’étude

sur la mise en place de puces

RFID dans les bibliothèques

lundi 14 mai à la médiathèque d’Alfortville

organisée par

l'ADDNB

www.addnb.fr  

Par Guillaume THURIES

• 10 h - 10 h 30 : Présentation de l’installation RFID à 10h, par groupes :

L’exemple de fonctionnement d’un poste prêt/retour avec l’utilisation de la technologie RFID ainsi que des portiques de sécurité a rapidement et facilement démontré que cette technologie est applicable dans le domaine bibliothécaire.

• 1    ère session : 10h30 - 11 heures C   o   mment ça marche ? · les réalités technologiques

 l e matériel   :

o puces, formats différents o platines de lecture écriture o portique antivol o (assistant digital) o (automate de prêt/retour) o (robot de retour)

 l es fréquences de la RFID   :

o Basse Fréquence : 100 - 500KHz (125KHz) norme : ISO18000-2 o Haute Fréquence : 10 - 15 Mhz (13,56 MHz) norme : ISO18000-3, ISO 14443A 1-4, ISO 14443B 1-4, ISO 15693-3 o Ultra Haute Fréquence : 862 - 950MHz ( 865 - 868 MHz) norme : ISO18000-6 o Super Haute Fréquence : 2GHz et plus (2,446 - 2,454 GHz) norme : ISO18000-4 ( entre parenthèses : fréquences ou plage de fréquence allouées à la RFID en Europe) en France la puissance d’émission des puces UHF est limité à 2W sauf dans certaines zones à 0.5W (proche d’une zone militaire). Voir la décision de l’ARCEP :

http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnTexteDeJorf?numjo=ARTL0600088S

 P rincipe de fonctionnement  :    Le lecteur envoie en permanence un champ électromagnétique qui sert de vecteur d’informations entre la puce et le lecteur. Il sert aussi à alimenter la puce (TAG ou transpondeur) en énergie, car rappelons-le, la puce ne possède pas de pile (puce passive). Ceci permet d’avoir une durée de vie extrêmement grande (les puces vendues aux bibliothèques sont généralement garanties sur la durée de vie du document)  www.poletracabilite.com/img/ae/Princip RFID.jpg e _ Pour plus de renseignements voir :   http://www.poletracabilite.com/fr/rfid/fiche.cfm?rfidId=1

·  l es applications dans le domaine des bibliothèques

Dans le domaine des bibliothèques seules les puces HF sont recommandées. En effet les puces UHF sont destinées à la gestion de stocks industrielle du fait de leur plus grande portée de détection. Dans une bibliothèque il serait fâcheux de détecter les puces des livres du rayon placé derrière celui où l’on travaille. L’utilisation de puces RFID dans une bibliothèque permet une meilleure gestion des œuvres. Elles facilitent grandement et raccourcissent énormément la durée des opérations suivantes :

o inventaire o récolement o désherbage o recherche o rangement o sécurisation des documents grâce à la présence du Bit EAS, antivol, et pour les livres non empruntables une puce antivol sur la fréquence 8,2MHz (pas chère, mais attention à la fréquence des portiques). o prêt inter bibliothèque grâce à la recommandation de mai 2006 (voir annexe)

 

· les avantages et les limites actuelles

o avantages :  confidentialité du prêt (avec les automates)  rapidité des transactions  autonomie du public (avec les automates)  moins de taches répétitives  plus d’accueil  meilleure gestion des collections o faiblesses  encore trop cher  repérage des puces (elles sont visibles donc arrachables)  redéploiement des tâches (souvent difficile avec des personnes qui ont le même fonctionnement depuis des années)  marquage des supports autre que les livres (pour les CD la présence de métal dans celui-ci diminue la lisibilité de la puce, ce qui oblige à rajouter un Booster)

· libertés individuelles et RFID

Le danger dans l’utilisation de puces RFID est le stockage dans celles-ci d’informations personnelles. C’est pour pallier cela qu’a été rédigée la recommandation française pour l'utilisation de l'identification par radiofréquence en bibliothèque, en accord avec la CNIL. Les principaux auteur de cette recommandation sont : ABF (Association des bibliothécaires français), ADBDP (Association des directeurs de bibliothèques départementales de prêt), ADBGV (Association des directeurs de bibliothèques municipales et intercommunales des grandes villes de France), ADBU (Association des directeurs et des personnels de direction de bibliothèques universitaires et de la documentation), ADDNB (Association pour le développement des documents numériques en bibliothèque), FULBI (Fédération des utilisateurs de logiciels de bibliothèque), ainsi que de nombreux distributeurs de technologie RFID (voir la recommandation en annexe)

PAR Anne-Françoise Robert, médiathèque d’Alfortville (94), François Michaud, BIU Sainte-Barbe (Paris)

•   2   ème session : 11h15 - 11h45   E   njeux et démarches préalables pour mettre en œuvre un projet RFID.

· Calendrier type de mise en œuvre

 Rédaction du cahier des charges 2 à 4 semaines  Dépouillement des réponses et négociation 4 a 6 semaines (voir pour les subventions (DGD 2ieme part mobilier)  Notification 4 semaines  Temps de formation 2 jours (sur la RFID)  Temps d’encodage : 1500 livres par jours pour une équipe de 2 personnes  Installation des portiques 3 jours  Dialogue SIGB  Période de test et prise en main 4 à 5 jours (faire des tests avec les platines et portiques sur plusieurs documents, le but est de prouver le bon fonctionnement du système mais aussi de faire manipuler les nouvelles puces aux bibliothécaires). Cette période est très importante, car elle permet aux bibliothécaires de mieux s’adapter au nouveau système

· les impacts sur l’organisation des tâches et le service au public

objectifs de la mise en place des puces RFID en bibliothèque : · améliorer le service rendu au public les emprunts et le retours s’effectuent 2 fois plus vite qu’avec le système électromagnétique. Avec la présence d’automates de prêts les lecteurs se sentent plus libres, et les bibliothécaires sont déchargés de la procédure d’emprunt · optimiser le temps de travail Les bibliothécaires ne sont plus autant requis au poste de prêt/retour ce qui leur permet d’être plus à l’écoute des adhérents et donc de leur fournir de meilleurs conseils. · Association avec la médecine du travail : en portant la réflexion sur les problèmes squeletto-musculaires des agents qui manipulent les livres (un livre pèse en moyenne 1Kg). L’utilisation des puces RFID rends les mouvements de gestion moins fréquents. Le mouvement de manipulation des documents devient différent. divers points abordés · Problème d’adaptation du public (surtout pour les personnes âgées). Cependant la présence d’automates de prêt attire le jeune public friand de nouvelles technologies · Problème d’adaptation des bibliothécaires : comme à chaque changement dans n’importe quel domaine il n’est pas évident de modifier les habitudes acquises durant des années. Cependant si les bibliothécaires se chargent de bien faire l’encodage et les tests de

fonctionnement, les temps d’adaptations sont bien réduit. De plus cela permet de mieux rendre compte des avantages de ce nouveau système.

· Informations à mettre dans le cahier des charges

Le cahier doit indiquer : o Le nom du SIGB o Le(s) protocole(s) de dialogues que celui-ci gère(SIP2) o La gestion ou non d’automates de prêt/retour o Les types d’étiquettes (demander le nom du fournisseur, marque, et les compatibilités, le formatage (respect de la recommandation française sur l’utilisation des puces RFID en bibliothèque), la garantie). Pour les étiquettes CD voir la question des boosters et des étiquettes avec boosters intégrés o Les éléments que devra gérer le logiciel d’interfaçage o Les protocole de dialogues des platines, portiques,… avec les machines

PAR Catherine Auzoux, médiathèque de Clamart (92)

• 3ème session : 13H30 - 14 h Matériels, logiciels, prestations : combien coûte le déploiement de la RFID ? Attention chaque prix dépend des quantités qui sont commandées.

· étiquettes

pour Rennes : 0.29€ l’étiquette RFID 50*53mm 0.39€ pour les CD impression sur les étiquettes : 30€ le mille boosters : 0.75-1.20€ en fonction du booster (souple rigide) il existe des étiquettes booster : 1.70€ Pour pouvoir comparer : 3 cts pour les étiquettes CAB Autre élément : étiquette antivol (1 seul Bit) de l’ordre du centime d’euro

· automates (problème de compatibilité avec certains SIGB ) Environ 16000 euros (en fonction des quantités), avec imprimante de ticket, bouton d’appel du personnel, possibilité d’accès depuis l'extérieur (automate de retour)

· platine 2500-3000 euros (contre 350€ pour un appareil optique)

Elle se positionne généralement sous la table, pour donner un coté « magique » à la transaction, le public ne voit plus d’appareils. On peut choisir le type de connectique des platines : IP ou RS232

· assistant digital 5000 euros

Mais le prix est fonction du poids souhaité de l’appareil ainsi que de son autonomie et de sa mémoire.

· Portique 3000 / 4000 euros l’antenne

Les critères sont différents et propres à chaque bibliothèque. Ils portent sur l’esthétique mais aussi sur certaines options : Lecture de plusieurs fréquences, comptage, envoie d’un message au poste de sécurité, puissance (en fonction de l’environnement),… Un portique se compose de 2 antennes qui ont un boîtier d’alimentation (il doit être placé a une certaine distance des antennes) et un boîtier de communication .

·

autres :

Logiciel d’interfaçage (gratuit en général) Carte adhèrent(RFID) 1 euro/pièce Pour l’encodage des puces : 1000 euros la journée si fait par une entreprise ou 1000 euros la semaine de location du matériel mais le travail doit être effectué par le personnel de la bibliothèque Le coût de la maintenance s’élève à 2% du coût du projet de « RFIDisation » mais à ce jour on ne relève que peu d’interventions. Automates de retour : 200.000 euros pour un automate avec 5 bacs de pré-classement (surface requise : 9m²)

PAR Anne-Françoise Robert, médiathèque d’Alfortville (94), François Michaud, BIU Sainte-Barbe (Paris)

• 4ème session : étude de cas : 14h - 14h30 La RFID appliquée aux   documents CD et DVD

En ce qui concerne les supports multimédias on constate de gros problèmes de détection à cause de la présence de métaux dans ces derniers. En fonction des puces achetées les portiques de sécurité sont plus ou moins efficaces.

Cas pour les étiquettes normales

Zone de détection

antenne

Cas pour les étiquettes CD (sans booster)

De plus les CD ne possèdent pas tous la même quantité de métal. 20% des CDs ont une forte métallisation au centre du support. La solution retenue est donc de poser des boosters en plus. Mais il est préconisé aux bibliothécaires d’effectuer des tests de détections sur chaque support avant de coller les étiquettes (car une fois les étiquettes collées on ne peut plus les enlever sans détruire le support). On conseille également l’utilisation de galettes de protection pour éviter que le CD s’abîme, voire même éclate dans le lecteur.

Le plus gros problème dans la « RFIDisation » des CDs réside dans les boîtiers comprenant plusieurs CDs. En effet si les Cds se superposent dans le coffret le taux de détection diminue grandement, voire devient nul. La solution apportée à ce problème est fonction de la politique de l’établissement, qui peut choisir soit d’avoir une très bonne sécurité antivol soit une bonne fluidité dans la gestion des prêts/retours. Dans le deuxième cas on emploi une seule puce posée sur un CD du coffret et ensuite on pose des leurres sur les autres supports. Dans le premier cas il faut mettre une puce booster sur chaque CD mais aussi acheter des boîtiers qui décalent les CDs, un fractionnement et un reconditionnement du coffret est nécessaire ainsi que le blocage du prêt sur les automates. Cependant il faut savoir que les coffrets de plus de 3 CDs ne représentent en moyenne que 3% de la collection multimédia.

PAR Sarah Toulouse, médiathèque des Champs libres, Rennes-Métropole (35)

• 5ème session : étude de cas : 14 h 45 - 15 h 15 Robot ou pas robot ?

Les possibilités offertes par l’automatisation ses enjeux et ses conséquences sur les tâches du personnel

Après une présentation de la médiathèque de Saint-Germain-en-Laye et de son fonctionnement, il s’avère que l’intégration de la technologie RFID change fondamentalement le rôle des bibliothécaires. En effet, dans cette médiathèque il a été constaté que les bibliothécaires ne gèrent plus que 20% des prêts ce qui représente 15 heures de gestion prêt/retour en moins par semaine. Ce qui permet à l’ensemble des bibliothécaires de s’occuper de la gestion des fonds, mais aussi de rendre une meilleure prestation de conseils aux usagers de la médiathèque. Lors de la « RFIDisation » le coût d’un automate de prêt/retour était de 32.000 €, un investissement non regretté.

PAR Viviane Goyat, médiathèque de Saint-Germain-en-Laye (78)

• 6ème session : étude de cas : 15h15 - 15h45 La mise en œuvre d’un système RFID en bibliothèque

Il n’y a pas eu trop de problème de mise en place d’une solution RFID car il s’agit d’une petite bibliothèque (28.000 doc et commune de 9000 hab). Le plus gros problème rencontré était dans la rétroconversion et le catalogage des documents. Ce fut fait par une seule personne pendant 5 semaines sans fermeture de la bibliothèque. Pour ce faire il avait à sa disposition un poste de catalogage (une station de conversion). Lors de la mise en place d’une gestion de livres par puces RFID. Il apparaît que les temps d’adaptation du personnel sont relativement rapides. En 1 an il a été constaté qu’aucun vol n’a été commis.

PAR Alain Larrivé, médiathèque de Queven (56)