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Charte d'Audit Interne

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Description

Charte d’Audit Interne


1. Définition

La charte d’Audit Interne est, en quelque sorte, la « loi fondamentale des auditeurs ».

Elle reconnaît leur rôle, leur fournit le laissez-passer nécessaire pour assumer leurs missions et pour leur
donner une identité.

Elle protège également les audités en guidant l’activité de l’Audit Interne et en imposant aux auditeurs des
devoirs et des principes déontologiques qu’ils doivent observer.

1.1 Missions du comité d’audit

Un comité d’audit est constitué au sein du conseil d’administration d’Ethias. Il est de taille restreinte afin de ne
pas entraver le processus décisionnel.

Les personnes suivantes participent également aux réunions du comité d’audit, sans en être membres :
éventuellement le président ou un membre du comité de direction, l’auditeur interne et le commissaire.
Le comité d’audit pourra, dans des circonstances exceptionnelles, décider que l’une ou plusieurs de ces
personnes ne doivent pas être présentes.

Le comité d’audit est compétent pour :

• la confirmation de la charte d’audit du service d’audit interne ;
• on du plan pluriannuel d’audit et des moyens engagés ;
• la prise de connaissance des rapports d’activités et du résumé des principales recommandations
formulées par le service d’audit interne ainsi que l’état de la situation quant à la suite qui leur a été
donnée ;
• la communication avec le commissaire quant à son programme d’audit, ses conclusions ainsi que ses ...

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Charte d’Audit Interne 1.Définition La charte d’Audit Interne est, en quelque sorte, la « loi fondamentale des auditeurs ». Elle reconnaît leur rôle, leur fournit le laissezpasser nécessaire pour assumer leurs missions et pour leur donner une identité. Elle protège également les audités en guidant l’activité de l’Audit Interne et en imposant aux auditeurs des devoirs et des principes déontologiques qu’ils doivent observer. 1.1Missions du comité d’audit Un comité d’audit est constitué au sein du conseil d’administration d’Ethias. Il est de taille restreinte afin de ne pas entraver le processus décisionnel. Les personnes suivantesparticipent également aux réunions du comité d’audit, sans en être membres : éventuellement le président ou un membre du comité de direction, l’auditeur interne et le commissaire. Le comité d’audit pourra, dans des circonstances exceptionnelles, décider que l’une ou plusieurs de ces personnes ne doivent pas être présentes. Le comité d’audit est compétent pour : la confirmation de la charte d’audit du service d’audit interne ; la confirmation du plan pluriannuel d’audit et des moyens engagés ; la prise de connaissance des rapports d’activités et du résumé des principales recommandations formulées par le service d’audit interne ainsi que l’état de la situation quant à la suite qui leur a été donnée ; la communication avec le commissaire quant à son programme d’audit, ses conclusions ainsi que ses recommandations ; les délibérations sur l’état du contrôle interne, le fonctionnement du service d’audit interne, l’information financière externe (en ce compris le respect des dispositions légales,réglementaires et statutaires),ainsi que la conformité avec les règles établies par le conseil d’administration ; la formulation d’une recommandation à l’intention de conseil d’administration lors de la nomination du commissaire. 1.2Organisation et mission de la fonction d’audit interne 1.2.1 Organisation La fonction d’audit fait partie intégrante de la politique de management d’Ethias. L’audit interne est une fonction indépendante et permanente d’évaluation des activités, de la qualité et de l’efficacité des procédures et des méthodes de contrôle interne. L’indépendance et l’objectivité sont des normes essentielles à la fonction d’audit. Le département d’audit interne est directement rattaché au comité de direction en général et à son président en particulier, lui garantissant ainsi autonomie et indépendance. Le responsable de l’audit interne a le droit de faire rapport au Président du Comité de direction, sans en avoir été saisi auparavant, quand il détecte une situation grave. Il peut également s’adresser en direct au Président du Conseil d’administration si la situation le requiert. Dans les deux cas, le Conseil d’administration est informé sans délai. Du fait de son indépendance, l’auditeur interne ne peut assumer aucune responsabilité opérationnelle; par ailleurs, il n’exerce aucune autorité sur les entités auditées.
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L’audit doit assurer à chaque audité une approche objective et au Comité de direction un rapport correct et une évaluation impartiale de la situation et des faits. L’objectivité sera garantie par l’architecture des rapports qui seront basés sur des faits constatés et mesurés et par la référence explicite aux normes utilisées. 1.2.2 Mission L’audit interne a pour mission d’assister les dirigeants et responsables de l’entreprise au sens large du groupe constitué (filiales comprises) afin de leur permettre d’exercer efficacement leurs responsabilitésen leur permettant d’atteindrela maîtrise des risques majeurs susceptibles d’affecter la réalisation des objectifs d’Ethias retenus par le Comité de direction. L’audit interne doit par ailleurs : mener à bien l’exécution du plan pluriannuel d’audit retenu parle Comité de direction et approuvé par le Conseil d’administration ; examiner la fiabilité et la rectitude des informations financières et opérationnelles ainsi que les moyens et méthodes utilisés pour identifier, mesurer, classer et diffuser ces informations ; examiner les systèmes mis en place pour garantir la conformité avec les politiques, plans, procédures, lois et règlements pouvant avoir un impact significatif sur les opérations et les comptesrendus ; examiner les moyens de sauvegarde des actifs et, si nécessaire, vérifier l’existence de ceuxci ; apprécier si les ressources de toutes sortes sont bien utilisées, avec économie et efficacité ; examiner les opérations et les programmes pour s’assurer que les résultats en sont cohérents avec les objectifs et les buts poursuivis et que ces opérations et programmes ont été menés à bien comme prévu ; s’assurer du suivi des recommandations formulées et s’informer de leur implémentation.
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1.3Rôle, responsabilités, champ d’investigation et compétence de l’audit interne 1.3.1 Rôleet responsabilités L’audit interne analyse et évalue périodiquement l’adéquation et l’efficacité des mesures de contrôle interne qui restent cependant la responsabilité de tous les membres de l’entreprise. Il procédera à des vérifications et des contrôles raisonnables, ce qui implique qu’il ne donne pas d’assurance absolue qu’il n’existe pas de déviations. L’audit formule des recommandations qui doivent permettre d’améliorer les processus et le fonctionnement du groupe Ethias. L’audit conseille le Comité de direction d’Ethias en matière de contrôle interne. Le responsable de l’audit interne élabore, notamment, un plan pluriannuel de planification des missions à réaliser et constitue pour chaque mission un programme détaillé. Dans le cadre de sa mission, l’audit interne pourra analyser et évaluer des problèmes spécifiques sur requête du Comité de direction. L’audit interne est également responsable de la centralisation et du traitement des cas de fraudes internes, ainsi que des enquêtes en vue de la prévention et de la détection de fraudes internes dans toutes les composantes d’Ethias. 1.3.2 Champd’investigation et compétence L’audit interne assume ses missions dans l’ensemble du groupe Ethias, soit en direct soit en supervision des services d’audit interne pour les filiales où un tel département est constitué. L’audit interne a un accès illimité, sous réserve des interdictions légales ou réglementaires, aux informations, aux documents et aux biens matériels (immeubles, installations, …) ou immatériels (fichiers, logiciels, contrats, dossiers, …). Il peut demander à toute personne les éléments nécessaires qu’il juge indispensables à l’exécution de ses missions. Dans ce contexte, il peut consulter tous les procèsverbaux de tous les organes tant consultatifs que décisionnels de l’entreprise. Il doit recevoir d’une part les rapports et conclusions du Collège des Commissaires et d’autre part toute note relative au fonctionnement des départements, aux modifications d’organisation et de procédures. Il sera informé en temps utile de toute extension d’activité ou de toute ouverture d’entité nouvelle pour qu’il puisse vérifier au préalable que le contrôle interne de celleci est dûment prévu et que la maîtrise des risques est assurée. L’audit interne est compétent pour toutes les matières liées aux missions exercées dans sa sphère d’activité. L’auditeur interne veillera cependant à mener des discussions constructives auprès des audités, en toute loyauté. Cette compétence va de pair avec un devoir de discrétion et de confidentialité ce qui, a priori, vaut pour toutes les affaires de personnel. Les dossiers d’audit interne sont confidentiels et c’est le responsable de l’audit qui détermine qui a accès à ces dossiers. L’auditeur interne n’est pas responsable de l’élaboration d’une solution pour remédier aux déficiences qu’il a constatées. Il doit cependant réaliser un suivi de la mise en œuvre de ses recommandations conformément aux objectifs fixés dans la présente charte. L’audit interne peut également exercer des activités de conseil qui rentrent dans le cadre d’une mission formelle, complètement décrite dans une convention écrite, et des activités d’assistance, comme la participation temporaire à des comités de pilotage ou à une équipe projet.
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Les auditeurs peuvent dans la mesure de leur compétence et de leur disponibilité, exercer des activités de conseil dans le cadre de leur travail quotidien ou sur demande explicite du management. Si les activités de conseil ont des répercussions sur le plan d’audit, une demande doit être faite au Comité de directionpour accord. En cas de réponse favorable, les impacts sur le plan d’audit doivent être formalisés dans un document. Les tâches de conseil seront reprises dans le rapport vers le Comité de direction. 1.4Méthodologie d’audit et standards professionnels 1.4.1 Méthodologied’audit Le planning pluriannuel d’audit tel qu’approuvé par le Comité de direction et par le Conseil d’administrationdoit couvrirun cycle complet de révision générale basé sur l’analyse des risques inhérents aux activités et compte tenu des effectifs et moyens disponibles. Chaque mission d’audit est précédée d’une phase d’étude et d’analyse des activités. Le responsable de l’audit interne établit, pour chaque mission, une « lettre de mission », document informant de l’existence de la mission et décrivant le domaine d’étude et ses limites, en somme la portée de la mission. Ensuite, une phase de vérification, d’observation et de test est mise en œuvre. Cette phase débouche sur la rédaction d’un rapport provisoire, qui est soumis aux audités quant aux constatations et idées principales du contenu, et sur une phase de validation. Après réponse du responsable concerné et engagements éventuels de mesures de redressement, suit un rapport au Comité de direction. L’audit est responsable du suivi des risques rapportés et des engagements pris. L’audit interne rend compte au Comité de direction à propos des activités d’audit interne. 1.4.2 Standardsprofessionnels La fonction d’audit au sein d’Ethias est organisée conformément aux normes et standards de l’Institute of Internal Auditor (IIA). L’IIA est une organisation professionnelle de renommée mondiale. Les standards de l’IIA concernent : l’indépendance et l’objectivité de l’auditeur visàvis des activités auditées ; la compétence et les qualifications professionnelles des auditeurs ; le champ d’action du travail de l’audit ; l’exécution des missions d’audit ; la direction du service d’audit interne. Chaque auditeur interne s’engage à respecter ces normes et standards et adhère au code de déontologie défini par l’IIA. 1.5 Objectifset déroulement des missions d’audit 1.5.1 Objectifsprincipaux de l’audit interne L’utilité de la fonction d’audit interne découle des risques propres aux activités du groupe et du besoin de contrôler dans un souci d’une plus grande efficacité des entreprises dans le monde économique actuel. Ses objectifs principaux sont donc de réaliser une évaluation indépendante de la qualité et de l’efficacité des procédures et méthodes de contrôle interne, et ce, afin de s’assurer que : les sécurités sont suffisantes ; les informations sincères ; les opérations régulières ; les organisations efficaces ; les structures claires et adaptées aux objectifs de l’entreprise.  4
1.5.2 Déroulementclassique des missions d’audit Le déroulement d’un audit au niveau des sièges, des bureaux ou d’une filiale se déroule suivant différentes phases : 1.5.2.1 Analysedes risques et planning Une grille d’évaluation des risques est élaborée à partir de l’analyse de l’ensemble des activités et procédures d’Ethias. Sur base de la classification stratégique retenue par le Comité de direction, un plan est établi afin de couvrir les risques essentiels sur une période à moyen terme. Le planning annuel découle du plan pluriannuel. Indépendamment d’un certain nombre de domaines ou de contrôles à caractère inopiné qui peuvent être réalisés, chaque mission d’audit est annoncée préalablement au responsable de service audité au moyen d’une « lettre de mission ». Le Comité de direction peut également demander des missions d’audit non planifiées, de sa propre initiative ou sur suggestion des responsables de services, afin de couvrir certains sujets de préoccupations. 1.5.2.2 Préparationde la mission et objectifs Cette phase de préparation débute par l’élaboration d’une « lettre de mission », à destination tant des auditeurs que des audités, élaborée par les responsables de l’audit interne.Durant cette première phase de la mission d’audit, l’auditeur doit se familiariser avec les activités et processus qui font l’objet de l’enquête. Cela se passe sur base de la littérature existante, de notes de service, de procédures, d’organigrammes, de prises de contact préalables, etc. Cette analyse préalable permet de préciser les risques et, en fonction de ceuxci et des demandes en attente du Comité de direction, de délimiter le champ d’investigation. 1.5.2.3 Enquête Le travail sur le terrain se déroule par vérification des faits matériels, interviews du personnel, observations et tests afin d’évaluer le fonctionnement et l’efficience des systèmes de contrôle interne. En cas d’écart en les faits (ce qui est) et les normes (ce qui doit être), l’audit interne analyse les causes et formule un avis autorisé. Les questions et problèmes éventuels qui surgissent au cours de l’enquête sont débattus avec les responsables concernés. En cas de difficulté, l’intervention du responsable de l’audit interne peut être requise. 1.5.2.4 Rapport Chaque mission se termine par la présentation des conclusions et du projet de rapport au responsable audité. Les constatations et recommandations sont discutées lors de cette réunion de validation et le projet de rapport est ensuite modifié ou complété des points de vue de l’audité. La qualité et l’objectivité du rapport sont ainsi garanties. L’audit interne transmet le rapport définitif au responsable concerné ; le plan d’actions et le rapport de synthèse sont remis au Comité de direction. Ils doivent statuer sur les réponses à donner aux recommandations émises. Les mesures correctives à entreprendre doivent viser à apporter une valeur ajoutée à l’entreprise (sécurité, efficacité, etc). 1.5.2.5 Suivi L’audit interne n’est pas un but en soi et ne peut être profitable que dans la mesure où il conduit à des réalisations concrètes.L’audit interne attachera donc une grande importance au suivi des actions. Il vérifiera la réalisation de cellesci et s’informera de leur implémentation.
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