Charter van de Interne Audit (samenvatting)

P07962

Description

Interne Auditcharter 1. Definitie Het Interne Auditcharter is zowat de “grondwet van de auditoren”. Dit charter erkent de rol van de interne auditoren, bezorgt hen een geleidebrief voor het uitvoeren van hun opdrachten en geeft tevens een bevestiging omtrent hun identiteit. Het charter biedt tevens bescherming voor de geauditeerden aangezien hierin de plichten en deontologische principes, waaraan de auditors zich dienen te houden, worden vastgelegd. 1.1 Opdrachten van het auditcomité Binnen de raad van bestuur van Ethias werd een auditcomité opgericht. Dit auditcomité is beperkt in omvang teneinde het beslissingsproces niet te bemoeilijken. De volgende personen nemen eveneens deel aan de vergaderingen van het auditcomité, zonder er lid van te zijn: eventueel de voorzitter of een lid van het directiecomité, de interne auditor en de commissaris. Het auditcomité kan in uitzonderlijke omstandigheden beslissen dat één of meerdere van deze personen niet aanwezig dienen te zijn. Het auditcomité is bevoegd voor: • de bekrachtiging van het auditcharter van de interne auditdienst; • het meerjarenauditplan en de aangewende middelen; • de kennisneming van activiteitenverslagen en de samenvatting van de voornaamste aanbevelingen van de interne auditdienst, alsook de stand van zaken inzake het gevolg dat eraan werd gegeven; • het overleg met de commissaris inzake zijn auditprogramma, zijn besluiten alsook zijn aanbevelingen; • de beraadslaging ...

Informations

• Publié par: Megar
• Nombre de lectures: 25
• Langue: Nederlandse

Extrait

Interne Auditcharter

1.

Definitie

Het Interne Auditcharter is zowat de “grondwet van de auditoren”.

Dit charter erkent de rol van de interne auditoren, bezorgt hen een geleidebrief voor het uitvoeren van hun

opdrachten en geeft tevens een bevestiging omtrent hun identiteit.

Het charter biedt tevens bescherming voor de geauditeerden aangezien hierin de plichten en deontologische

principes, waaraan de auditors zich dienen te houden, worden vastgelegd.

1.1

Opdrachten van het auditcomité

Binnen de raad van bestuur van Ethias werd een auditcomité opgericht. Dit auditcomité is beperkt in omvang

teneinde het beslissingsproces niet te bemoeilijken.

De volgende personen nemen eveneens deel aan de vergaderingen van het auditcomité, zonder er lid van te zijn:

eventueel de voorzitter of een lid van het directiecomité, de interne auditor en de commissaris.

Het auditcomité kan in uitzonderlijke omstandigheden beslissen dat één of meerdere van deze personen niet

aanwezig dienen te zijn.

Het auditcomité is bevoegd voor:

•

de bekrachtiging van het auditcharter van de interne auditdienst;

•

de bekrachtiging van het meerjarenauditplan en de aangewende middelen;

•

de kennisneming van activiteitenverslagen en de samenvatting van de voornaamste aanbevelingen van de

interne auditdienst, alsook de stand van zaken inzake het gevolg dat eraan werd gegeven;

•

het overleg met de commissaris inzake zijn auditprogramma, zijn besluiten alsook zijn aanbevelingen;

•

de beraadslaging over de staat van de interne controle, de werking van de interne auditdienst, de externe

financiële informatie (met inbegrip van de naleving van de wettelijke, reglementaire en statutaire

bepalingen), alsook de conformiteit met de regels opgesteld door de raad van bestuur;

•

de formulering van een aanbeveling ter attentie van de raad van bestuur bij tot de benoeming van de

commissaris.

1.2

Organisatie en doelstelling van de interne auditfunctie

1.2.1

Organisatie

De auditfunctie maakt integraal deel uit van het managementbeleid van Ethias.

Het betreft een onafhankelijke en permanente beoordelingsfunctie van de activiteiten en verricht onderzoek naar de

kwaliteit en doeltreffendheid van de bestaande procedures en methoden van interne controle.

Onafhankelijkheid en objectiviteit zijn essentiële normen eigen aan de auditfunctie. Het interne auditdepartement is

rechtstreeks verbonden aan het directiecomité in het algemeen en aan zijn voorzitter in het bijzonder, wat

autonomie en onafhankelijkheid garandeert.

De interne auditverantwoordelijke heeft het recht om te rapporteren aan de Voorzitter van het Directiecomité,

zonder dit vooraf te hebben voorgelegd, wanneer hij een ernstige situatie opmerkt. Hij kan zich ook rechtstreeks

richten tot de Voorzitter van de Raad van Bestuur indien de situatie dit vereist. In beide gevallen wordt de Raad

van Bestuur zonder aarzelen geïnformeerd.

Omwille van zijn onafhankelijkheid heeft de interne auditor absoluut géén operationele verantwoordelijkheid; hij

heeft trouwens geen enkele bevoegdheid over de geauditeerde entiteiten.

De interne audit dient ten overstaan van elke geauditeerde een objectieve benadering te garanderen en dient, op

basis van een onpartijdige evaluatie van de situatie en feiten, te rapporteren aan het directiecomité. De objectiviteit

wordt gegarandeerd door de structuur van de rapporten, die gebaseerd zijn op vastgestelde en gemeten feiten, met

een expliciete verwijzing naar de gehanteerde normen.

1

1.2.2

Opdracht

De opdracht van de interne audit bestaat erin de leidinggevende en verantwoordelijke personen van de

onderneming, in de ruime betekenis van de groep (de filialen inbegrepen), te assisteren bij het effectief kwijten van

hun verantwoordelijkheden en bij het beheersen van de belangrijkste risico’s die een invloed kunnen hebben op de

realisatie van de bedrijfsdoelstellingen van Ethias die door het directiecomité zijn vooropgesteld.

De interne audit moet trouwens:

•

zorgen dat het meerjarenauditplan, aangenomen door het Directiecomité

en goedgekeurd door de Raad

van bestuur, wordt uitgevoerd;

•

onderzoek verrichten naar de betrouwbaarheid en de integriteit van de financiële en operationele

informatie, alsook naar de manier waarop deze informatie wordt geïdentificeerd, gemeten, geclassificeerd

en verspreid;

•

onderzoeken in welke mate de strategieën, plannen, procedures, wetten en reglementen, die een

significante invloed hebben op de operaties en hun verslagen, worden nageleefd;

•

onderzoeken op welke wijze de activa van de onderneming worden gevrijwaard en, indien nodig, hun

bestaan verifiëren;

•

beoordelen of de beschikbare middelen (van alle soorten) efficiënt en op economisch verantwoorde wijze

worden aangewend;

•

onderzoeken in welke mate de verrichtingen en programma’s coherent zijn met de beoogde doelstellingen

en in welke mate ze werden uitgevoerd zoals voorzien;

•

zich verzekeren van de opvolging van de geformuleerde aanbevelingen en zich informeren over hun

implementatie.

2

1.3

Rol, verantwoordelijkheden, onderzoeksdomein en bevoegdheden van de interne audit

1.3.1

Rol en verantwoordelijkheden

De interne audit onderzoekt en evalueert periodiek de adequaatheid en de doeltreffendheid van het

internecontrolesysteem, dat onder de verantwoordelijkheid valt van alle personeelsleden van de onderneming. De

interne audit zal verificaties en redelijke controles uitvoeren, maar kan geen absolute zekerheid geven dat er geen

afwijkingen bestaan.

De interne audit formuleert aanbevelingen die de processen en de werking binnen de Ethias Groep dienen te

verbeteren.

De audit adviseert tevens het directiecomité van Ethias op het gebied van interne controle.

De interne auditverantwoordelijke werkt een meerjarenplan uit waarin de te realiseren opdrachten zijn opgenomen

en stelt bovendien voor elke opdracht een gedetailleerd programma op. In het kader van zijn opdracht zal de

interne audit specifieke problemen kunnen analyseren en onderzoeken, op aanvraag van het directiecomité.

De interne audit is tevens verantwoordelijk voor de centralisatie en de behandeling van interne fraudegevallen,

alsook voor het onderzoek ter preventie of detectie van interne fraude binnen alle componenten van Ethias.

1.3.2

Onderzoeksdomein en bevoegdheden

De interne audit voert zijn opdrachten uit binnen de hele Ethias Groep, ofwel rechtstreeks ofwel via de supervisie

van de interne auditdiensten voor de filialen waar een dergelijke dienst werd opgericht.

De interne audit heeft een ongelimiteerde toegang, onder voorbehoud van een wettelijk of reglementair verbod, tot

alle informatie, documenten en materiële (gebouwen, installaties,…) of immateriële (bestanden, toepassingen,

contracten, dossiers, ...) goederen. De interne audit kan tevens aan elke persoon informatie vragen, die hij nodig

acht voor het uitvoeren van zijn opdrachten.

In deze context kan hij de verslagen consulteren van alle consultatieve en beslissingsorganen in de onderneming.

De interne audit moet ontvangen: enerzijds alle rapporten en conclusies van het College van Commissarissen en

anderzijds alle nota’s over de werking van de verschillende entiteiten, over de wijzigingen met betrekking tot de

organisatie en procedures.

De interne audit wordt te gepasten tijde geïnformeerd over elke uitbreiding van de activiteit of van elke opening

van een nieuwe entiteit zodat zij voorafgaandelijk kunnen verifiëren dat een internecontrolesysteem is voorzien en

dat de beheersing van de risico’s kan verzekerd worden.

De interne audit is tevens bevoegd voor elke materie die verbonden is met de uitgevoerde opdrachten in zijn

activiteitensfeer.

De interne auditor zal er zorg voor dragen dat er constructieve discussies gevoerd worden met de geauditeerden,

in alle loyaliteit.

Deze bevoegdheid gaat gepaard met discretie en vertrouwelijkheid, die a priori betrekking hebben op alle

personeelszaken. De dossiers van de interne audit zijn vertrouwelijk en het is de interne auditverantwoordelijke die

bepaalt wie toegang krijgt tot deze dossiers.

De interne auditor is niet verantwoordelijk voor de uitwerking van oplossingen die aan de vastgestelde

tekortkomingen dienen te verhelpen. Hij moet wel een opvolging realiseren voor de manier waarop zijn

aanbevelingen overeenkomstig de vastgelegde doelstellingen van dit Auditcharter worden toegepast.

De interne audit kan ook een raadgevende activiteit uitoefenen in het kader van een formele auditopdracht,

volledig beschreven in een geschreven overeenkomst, alsook bijstand verlenen, zoals tijdelijk medewerking

verlenen aan pilootcomités en projectteams.

3

De auditoren kunnen in de mate van hun bevoegdheid en beschikbaarheid raadgevende activiteiten uitoefenen in

het kader van hun dagelijkse taak en op uitdrukkelijke vraag van het management. Indien deze raadgevende

activiteiten gevolgen hebben voor de auditplanning, moet een akkoord gevraagd worden aan het Directiecomité.

Bij een positief antwoord worden de gevolgen op het vlak van de auditplanning formeel vastgelegd in een

document. De raadgevende taken worden hernomen in een rapport dat zij overmaken aan het Directiecomité.

1.4

Auditmethodologie en professionele standaarden

1.4.1

Auditmethodologie

De meerjarenplanning

,

zoals goedgekeurd door het Directiecomité en door de Raad van bestuur, omvat een

volledige cyclus van algemene herziening die gebaseerd is op de analyse van de risico's verbonden aan de activiteit

en die rekening houdt met de beschikbare resources en middelen. Iedere auditopdracht wordt voorafgegaan door

een fase van bestudering en analyse van de activiteiten.

De interne auditverantwoordelijke stelt voor ieder auditopdracht een ”opdrachtbrief” op, met informatie over het

bestaan van de opdracht en met een beschrijving van het onderzoeksveld en de grenzen ervan, kortom de reikwijdte

van de opdracht. Daarna zal een fase van verificatie, waarneming en testen volgen. Deze fase zal leiden tot het

opstellen van een voorlopig rapport dat zal besproken worden met de geauditeerden met betrekking tot de gedane

vaststellingen en de inhoudelijke krachtlijnen, en tot een fase van validatie.

Na antwoord van de betrokken verantwoordelijke en de eventuele verbintenissen tot correctieve maatregelen wordt

een rapport overgemaakt aan het directiecomité. De interne audit is verantwoordelijk voor de verdere opvolging

van de gerapporteerde risico’s en de gemaakte verbintenissen.

De interne audit geeft uitleg aan het Directiecomité omtrent de activiteiten van de interne audit.

1.4.2

Professionele standaarden

De auditfunctie is

binnen Ethias georganiseerd volgens de normen en standaarden van het Instituut van Interne

Auditoren (IIA). Het IIA is een wereldwijd erkende beroepsorganisatie.

De standaarden van het IIA behandelen:

•

de onafhankelijkheid en de objectiviteit van de auditor ten opzichte van de geauditeerde activiteiten;

•

de bekwaamheid en de professionele kwalificaties van de auditoren;

•

de reikwijdte van de auditwerkzaamheden;

•

de wijze van uitvoering van de auditopdrachten;

•

de leiding van de interne auditdienst.

Iedere auditor verbindt zich ertoe deze normen en standaarden te respecteren en sluit zich aan bij de

deontologische code zoals die gedefinieerd is door het IIA.

1.5

Doelstellingen en afhandeling van auditopdrachten

1.5.1

Algemene doelstellingen van de interne audit

Het nut van de auditfunctie vloeit voort uit de risico’s verbonden aan de activiteiten van de groep en uit de

noodzaak om deze te controleren met het oog op een grotere doeltreffendheid van de onderneming binnen de

huidige economische context.

De hoofddoelstellingen zijn dus het onafhankelijk evalueren van de kwaliteit en de doeltreffendheid van de

internecontroleprocedures en -methoden om zich aldus te verzekeren dat:

•

de beveiligingen voldoende zijn;

•

de informatie juist is;

•

de handelingen conform de regels zijn;

•

de organisatie efficiënt is;

•

de structuren duidelijk en aangepast zijn aan de doelstellingen van de onderneming.

4

1.5.2

Klassiek verloop van de auditopdrachten

Een audit op het niveau van de zetels, kantoren of van een filiaal verloopt via de volgende fasen:

1.5.2.1 Risicoanalyse en planning

Er wordt een evaluatierooster van de risico’s uitgewerkt, vertrekkend vanuit een analyse van het geheel van de

activiteiten en procedures van Ethias. Op basis van de strategische classificatie, die werd geselecteerd door het

directiecomité, wordt een planning opgesteld die de belangrijkste risico’s op middellange termijn dekt. De

jaarlijkse planning vloeit voort uit de meerjarenplanning.

Buiten een aantal werkgebieden waar het aangewezen is om onaangekondigde controles uit te voeren, wordt iedere

auditopdracht voorafgaandelijk aangekondigd bij de verantwoordelijke van de te auditeren dienst door middel van

een “opdrachtbrief”.

Het directiecomité kan eveneens ongeplande auditopdrachten aanvragen, ofwel op eigen initiatief ofwel op voorstel

van de dienstverantwoordelijken, om zodoende onderwerpen waar een bepaalde bezorgdheid rond bestaat, te

behandelen.

1.5.2.2 Voorbereiding van de opdracht en doelstellingen

Deze voorbereidingsfase begint met de uitwerking van een “opdrachtbrief” door de interne auditverantwoordelijke

en is zowel gericht is aan de auditoren als aan de geauditeerden.

Tijdens deze eerste fase van de auditopdracht zal de auditor zich vertrouwd maken met de activiteiten en processen

die het voorwerp uitmaken van het onderzoek. Dit gebeurt op basis van bestaande literatuur, dienstnota's,

procedures, organogrammen, voorafgaande interviews, enz.

Deze voorafgaande analyse laat toe om de risico’s te omschrijven en, in functie van deze risico’s en openstaande

vragen van het directiecomité, het onderzoeksveld vast te leggen.

1.5.2.3 Onderzoek

Het veldwerk gebeurt op basis van verificaties van materiële feiten, interviews met personeelsleden, waarnemingen

en testen teneinde de werking en de efficiëntie van het internecontrolesysteem te evalueren.

Wanneer de interne audit een afwijking vaststelt tussen de feiten (hetgeen is) en de normen (hetgeen moet zijn)

analyseert de auditor de oorzaken hiervoor en formuleert een deskundig oordeel.

De eventuele vragen en problemen die opduiken tijdens het onderzoek worden met de betrokken

verantwoordelijken besproken. In het geval van moeilijkheden kan de tussenkomst van de interne

auditverantwoordelijke vereist zijn.

1.5.2.4 Rapport

Iedere opdracht wordt beëindigd met de presentatie van een besluitvorming en een voorlopig rapport aan de

verantwoordelijke van de geauditeerde dienst. De vaststellingen en aanbevelingen worden tijdens deze

validatievergadering besproken en desnoods aangepast of aangevuld met het standpunt van de geauditeerde. Op

deze wijze worden de kwaliteit en de objectiviteit van het rapport bewaard.

De interne audit verstuurt het definitieve rapport aan de betrokken verantwoordelijke; het actieplan en een

samenvatting van het rapport wordt aan het directiecomité overhandigd. Zij moeten een uitspraak doen over de

maatregelen die dienen genomen te worden betreffende de aanbevelingen. De vooropgestelde correctieve

maatregelen dienen een toegevoegde waarde te leveren voor de onderneming (veiligheid, efficiëntie, enz.).

1.5.2.5 Opvolging

De interne audit is geen doel op zich en kan alleen maar nuttig zijn wanneer deze leidt tot concrete

verwezenlijkingen. De interne audit zal dus veel belang hechten aan de opvolging van de acties. Zij zal de

verwezenlijking van de acties verifiëren en zich informeren over de uitvoering ervan.

5