Comment construire vous-même cette solution

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Comment construire vous-même cette solution
Un guide d’apprentissage pour construire la Business Productivity Solution

Introduction

Le Business Productivity Kit (kit de productivité commerciale) de FileMaker (ou BPK)
comprend un ensemble de fichiers de bases de données FileMaker Pro constituant la
Business Productivity Solution (solution de productivité commerciale) (ou BPS) et le
présent document « Comment construire vous-même cette solution ».

La BPS se compose de plusieurs modules, à commencer par un ensemble de Solutions de
démarrage, livrées avec FileMaker Pro, qui ont été mises à jour de manière à ce qu’elles :
- fonctionnent ensemble ;
- ne comportent plus la redondance et la duplication (de tables, rubriques, etc.) habituelles
en présence de plusieurs fichiers ;
- soient visuellement améliorées et différenciées des fichiers sources des Solutions de
démarrage.

Le présent guide d’apprentissage « Comment construire vous-même cette solution » vous
montre comment :

 personnaliser et combiner les Solutions de démarrage pour votre activité ;
 créer des modèles conviviaux et agréables à l’œil ;
 configurer des rapports personnalisés.

Le présent document décrit la manière :
- d’assembler une solution intégrée à partir de fichiers de base de données FileMaker Pro
séparés ;
- d’améliorer l’apparence des modèles pour en augmenter l’utilité et les rendre conformes
à l’image de marque de l’entreprise ; et
- créer des rapports ...

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Comment construire vous-même cette solution Un guide d’apprentissage pour construire la Business Productivity Solution  Introduction  Le Business Productivity Kit (kit de productivité commerciale) de FileMaker (ou BPK) comprend un ensemble de fichiers de bases de données FileMaker Pro constituant la Business Productivity Solution (solution de productivité commerciale) (ou BPS) et le présent document « Comment construire vous-même cette solution .  La BPS se compose de plusieurs modules, à commencer par un ensemble de Solutions de démarrage, livrées avec FileMaker Pro, qui ont été mises à jour de manière à ce qu’elles : fonctionnent ensemble ; -- ne comportent plus la redondance et la duplication (de tables, rubriques, etc.) habituelles en présence de plusieurs fichiers ; - soient visuellement améliorées et différenciées des fichiers sources des Solutions de démarrage.  Le présent guide d’apprentissage « Comment construire vous-même cette solution  vous montre comment :   personnaliser et combiner les Solutions de démarrage pour votre activité ;  créer des modèles conviviaux et agréables à l’œil ;  configurer des rapports personnalisés.  Le présent document décrit la manière : - d’assembler une solution intégrée à partir de fichiers de base de données FileMaker Pro séparés ; - d’améliorer l’apparence des modèles pour en augmenter l’utilité et les rendre conformes à l’image de marque de l’entreprise ; et - créer des rapports personnalisés pour suivre et partager les données importantes pour votre activité. En outre, ce document présente de manière plus spécifique les modifications apportées aux Solutions de démarrage pour créer la BPS. Vous pouvez suivre ces instructions pour ajouter des éléments à la BPS ou pour créer votre propre solution FileMaker intégrée, à partir de zéro.
Les composants La Business Productivity Solution se compose des fichiers suivants :  bps__Menu_principal.fp7 (Menu principal) .Nouveau fichier ajouté pour offrir une navigation centralisée. bps_Contacts.fp7 (Contacts) ...........................Fichier provenant de la Solution de démarrage « Gestion de contacts . bps Inventaire.fp7 (Inventaire) ........................Fichier provenant de la Solution de démarrage _ « Inventaire . bps_Ventes.fp7 (Bons de commande)............Fichier provenant de la Solution de démarrage « Bons de commande . bps_Projets.fp7 (Projets)..................................Fichier provenant de la Solution de démarrage « Gestion des tâches . bps_Email.fp7 (E-mail)........................................Fichier provenant de la Solution de démarrage « Gestion campagne e-mail . Eléments à connaître sur l’intégration Pour créer une solution qui fonctionne de la même manière que vous, combinez des bases de données existantes au sein d’une solution intégrée. Pourquoi éparpiller les informations relatives aux contacts au travers de plusieurs bases de données lorsqu’une source unique augmente l’intégrité et l’efficacité des données ? Par exemple, vous pouvez lier une base de données de contacts à une base de données de bons de commande afin de remplir automatiquement, pour la livraison et la facturation, le nom, l’adresse et les autres rubriques relatives aux contacts. Pourquoi dupliquer les informations relatives aux produits dans des bases de données de bons de commande et d’inventaire séparées alors que les mêmes informations s’appliquent dans les deux cas ? Par exemple, vous pouvez lier une base de données d’inventaire à une base de données de bons de commande afin de remplir automatiquement les rubriques d’informations sur le produit lors de la création de bons de commande et de bordereaux de marchandise.  Le processus d’intégration de fichiers séparés au sein d’une solution cohésive n’implique que quelques techniques de programmation FileMaker plutôt basiques, concernant notamment la manière de créer et de modifier :   les références externes ;  les scripts (utilisation de scripts pour parcourir des fichiers individuels liés) ;  tables (fusion de tables de données) ; modèles (modifications de l’apparence générale) ;   rapports ;  menus personnalisés (FileMaker Pro Advanced obligatoire).  En outre, ce document vous aidera à :  importer des contacts. Références externes A différents stades du processus d’intégration de plusieurs fichiers, vous devrez créer des références externes. Les références externes offrent à FileMaker une méthode simple et efficace pour répertorier les fichiers externes dont votre solution a besoin. SI vous devez accéder à des scripts ou à des données provenant d’un fichier externe, et que celui-ci n’est
pas encore disponible au moment où vous en avez besoin, vous devrez « Définir les références externes .  
Définir les références externes à partir du menu 
   La boîte de dialogue Définir les références externes a l’aspect suivant :  
 
Boîte de dialogue Définir les références externes
 
 
 Cliquez sur « Créer  pour ajouter une référence externe ou sur « Modifier  pour en modifier une existante. Une boîte de dialogue similaire à la suivante apparaît si vous cliquez sur « Créer  :  
  
Boîte de dialogue Modifier la référence externe
 
Cliquez sur le bouton « Ajouter  pour sélectionner le fichier à référencer. Vous devez également saisir le nom de la référence externe. Veillez à choisir un nom dont vous vous souviendrez facilement au cours du développement. Si vous souhaitez par exemple ajouter une capacité de suivi des présences à votre solution intégrée, vous pourriez ajouter une référence externe à une copie de Facturation (l’une des Solutions de démarrage) :  
  Boîte de dialogue Ouvrir fichier  Vous n’avez pas besoin de définir par avance toutes les références externes dont vous pouvez avoir besoin. Par contre, si vous risquez d’avoir besoin de certaines, par exemple d’un module capable de « discuter  avec un fichier de menu, mais que vous n’en êtes pas sûr, vous pouvez les créer dès le départ.  Scripts (utilisation de scripts pour parcourir des fichiers individuels liés) Il est évident qu’il vous faudra un moyen de vous déplacer entre fichiers/modules. Par exemple, le Menu principal de la BPS comporte un script activant la navigation vers les autres modules. Ce script fait appel à un script externe situé dans le module cible. La seule fonction du script du module cible est de mettre le fichier correspondant au premier plan, avec l’action de script « Sélectionner fenêtre[Fenêtre active]   Pour créer un script de navigation dans votre propre solution intégrée, créez un script dans un fichier de module nommé « Retourner à <Nom du module> , et comportant une seule action de script, « Sélectionner fenêtre[Fenêtre active] , puis créez dans votre fichier de menu un script nommé « Aller à <Nom du module>  qui utilise l’option « Externe  pour appeler le script dans le module cible.  
Notez bien que si vous expérimentez avec la BPS, vous devrez choisir « Menus FileMaker standard  dans le menu du module afin de pouvoir afficher le menu « Scripts .  L’exemple suivant illustre le script du Menu principal gérant la navigation entre les modules :  
  Boîte de dialogue Modifier le script  L’action de script « Exécuter script ["Retourner aux contacts" du fichier : "Contact "]  s exécute un script qui se trouve dans le fichier bps Contacts.fp7 (notez bien que le nom _ « Contacts  correspond à la référence externe correcte et non pas au véritable nom de fichier, comme indiqué plus haut).  
Le script ci-dessous est le script de Contact appelé plus haut :  
Script Retourner aux contacts 
  
  Tables (fusion de tables de données) Lorsque des fichiers d’une solution existante sont intégrés à une nouvelle solution, des tables sont souvent dupliquées. L’exemple le plus fréquent est celui d’une table contenant des informations relatives aux contacts. Dans la BPS, plusieurs Solutions de démarrage utilisées comme fichiers source comportent une table nommée Contacts. Il est évidemment préférable de disposer d’un référentiel unique pour les données des contacts.  Prenons l’exemple du module Projets de la BPS. La Solution de démarrage Gestion des tâches dispose de sa propre table Contacts, mais nous préférerions utiliser la table Gestion de contacts du module Contacts de la BPS.  
La première étape consiste à faire pointer toutes les occurrences de la table Contacts dans le Graphique de liens de Projets vers la table Gestion de contacts du module Contacts de la BPS. Pour ne pas perdre de vue toutes les occurrences de la table Contacts, vous pouvez en modifier la couleur. Le Graphique de liens suivant est celui du module Projets de la BPS :  
  Graphique de liens avec mise en surbrillance des occurrences de la table Contacts.  Veuillez noter que toutes les occurrences de table basées sur Contact sont mises en surbrillance grâce à la fonctionnalité « Sélectionner les tables avec la même table source  de FileMaker 8 :  
  Il est possible de mettre en surbrillance les occurrences de table en fonction des tables liées ou de la table source  Il est maintenant recommandé de noter les liens présents sur le graphique entre les occurrences de la table Contact et les occurrences d’autres tables. Veillez à noter le nom des rubriques des tables Contact utilisées dans les liens.  Vous devrez double-cliquer sur chaque occurrence de table et en modifier la table de base, en y indiquant la table Contacts du module Contacts. Utilisez le menu local comme illustré ci-dessous (veuillez noter que si vous ne disposez pas encore de référence externe vers la Gestion de contacts, vous devrez en créer une en choisissant « Définir les références externes  ; consultez plus haut la section portant sur les références externes).  
 
 Modification du lien à la table source d’une occurrence de table à l’aide de la boîte de dialogue Spécifier une table  Pour réinitialiser la table de base dans la boîte de dialogue ci-dessus, choisissez le fichier correct (référence) dans le menu local puis cliquez sur la table correcte au sein du fichier en question (dans le cas illustré, seul un fichier est présent).  Une fois la table de base d’une occurrence de table (OT) Contact, vous devez confirmer que les mêmes rubriques clés sont utilisées dans les liens aux autres OT. Procédez de même pour chaque OT Contact.  
Pour confirmer que les clés sont utilisées dans les liens, double-cliquez sur la case située sur la ligne du lien afin d’ouvrir la boîte de dialogue Modifier le lien :  
 Confirmation des attributs des liens dans la boîte de dialogue Modifier le lien  La seconde étape consiste à vérifier que toute rubrique calculée faisant référence à des données de contact continue à pointer vers les bonnes rubriques. Pour ce faire, vous devrez consulter l’onglet Définir la base de données -> Rubriques. L’exemple ci-après illustre une rubrique calculée extrayant des données à partir d’une occurrence de table basée sur Contact.  
 
  La rubrique Nom de Contact de la table Affectations du module Projets est une rubrique calculée  La troisième étape consiste à s’assurer que toutes les actions de script faisant référence à des rubriques de Contact continuent à pointer vers les bonnes rubriques : Pour ce faire, vous devrez ouvrir chaque script et rechercher des références aux rubriques de Contact. Vous pouvez également, si vous disposez d’une copie de FileMaker Pro Advanced, générer un Rapport sur la structure des bases de données et chercher le texte des noms des occurrences de table utilisées dans le graphique.  Vous devez finalement vérifier que toute rubrique de Contact apparaissant dans vos modèles continue à pointer vers les bonnes rubriques : Pour ce faire, vous pouvez, en mode Modèle, double-cliquer sur la rubrique ou vérifier que l’option « Afficher les échantillons  située sous le menu Affichage est désélectionnée.  Le modèle suivant utilise une rubrique de Contact :
  L’affichage en mode Modèle affiche la rubrique calculée nommée Nom affecté.