KAJIAN HASIL AUDIT INTERNAL DARI SISTEM INTEGRASI ISO 9001 DAN ISO-IEC 17025

Teguh

Informations

• Publié par: Thowyug
• Nombre de lectures: 480
• Langue: Malay (generic)

Extrait

Prosiding PPI Standardisasi 2010 – Banjarmasin, 4 Agustus 2010

KAJIAN HASIL AUDIT INTERNAL DARI SISTEM INTEGRASI ISO 9001:2008 DAN ISO-IEC 17025:2005 Oleh 1 Sugeng Riyono Abstrak

Implementasi Sistem Manajemen Mutu di PPPTMGB “LEMIGAS” telah mengintegrasikan dokumen SNI 9001 dan ISO/IEC 17025 mulai tahun 2003. Implementasi kedua sistem mutu tersebut ternyata menimbulkan keraguan terhadap konsistensi penerapan ISO/IEC 17025 pada tahun ke empat berjalannya integrasi dokumen. Analisa hasil audit internal tahun 2008 menunjukkan adanya kelemahan pada komponen analisis data, walaupun secara umum penerapan sistem manajemen mutu di Lemigas cukup baik. Untuk dapat memastikan tingkat keraguan, analisis kualitatif dan kuantitatif telah dikerjakan sehingga dapat dilakukan perbaikan terhadap sistem audit internal. Kajian Manajemen harus dilakukan lebih baik lagi untuk memastikan bahwa kecenderungan melemahnya implementasi ISO/IEC 17025 tidak terjadi pada siklus keberlanjutan Plan-Do-Check-Action berikutnya dan mampu menjamin realisasi perbaikan berkelanjutan aktivitas organisasi. Kata kunci: audit internal sistem manajemen mutu, LEMIGAS

1 Wakil Manajemen Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS”

Prosiding PPI Standardisasi 2010 – Banjarmasin, 4 Agustus 2010

I PENDAHULUAN 1.1 OrganisasiLEMIGAS PPPTMGB “LEMIGAS” adalah institusi pemerintah yang melaksanakan riset terapan untuk membantu pemerintah dan melayani masyarakat industri di bidang migas, nasional maupun multi-nasional. Keberadaan LEMIGAS di bawah Kementerian Energi Dan Sumber Daya Mineral tentu harus melaksanakan tupoksi yang telah ditetapkan sesuai Permen ESDM No. 030 tahun 2005, di mana PPPTMGB “LEMIGAS” dipimpin oleh seorang Kepala Pusat yang bertanggung jawab kepada Badan Penelitian dan Pengembangan ESDM. Adapun tugas PPPTMGB LEMIGAS sesuai Permen tersebut adalah menyelenggarakan penelitian dan pengembangan teknologi kegiatan hulu dan hilir minyak dan gas bumi. Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS” menurut Permen tersebut terdiri atas empat unit kerja pendukung (satu Bagian dan tiga Bidang) serta lima Kelompok Riset yang merupakan bagian utama dari kegiatan penelitian dan pengembangan serta pelayanan jasa riset di bidang migas baik hulu maupun hilir. Untuk menunjang penerapan sistem manajemen mutu Kepala Pusat menetapkan Surat Keputusan Nomor 07.K/08/BLM/2008 tentang Struktur Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi Manajemen Mutu Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS” dan menunjuk seorang wakil manajemen yang bertanggungjawab untuk peleksanaan SMM tersebut(Gambar 1). Lemigas memiliki 5 (lima) Laboratorium Uji (Laboratorium Eksplorasi, Laboratorium Eksploitasi, Laboratorium Proses, Laboratorium Aplikasi dan Laboratorium Teknologi Gas) dan 1 (satu) Laboratorium Kalibrasi terakreditasi oleh KAN, serta tersertifikasi oleh TUV untuk ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2008 dan ISO 14001:2004. 1.2 AgendaMutu LEMIGAS Agenda mutu LEMIGAS digabungkan dengan agenda LK3 untuk efisiensi dan kepraktisan manajemen sebagaimana diperlihatkan pada Gambar 3. Audit internal SMM dilakukan dua kali untuk dapat memenuhi seluruh cakupan audit, dilaksanakan pada bulan April dan Agustus. Audit eksternal untuk ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001 dijadwalkan pada bulan Nopember, sedangkan asesmen oleh KAN untuk laboratorium-laboratorium Uji dan Kalibrasi ditetapkan oleh pihak KAN. II PELAKSANAANAUDIT INTERNAL Perencanaan dan tata cara pelaksanaan audit internal dituliskan dalam Prosedur Audit Internal (14.P.01). Auditor internal dibentuk dalam tim khusus yang diangkat/ditunjuk dengan SK Kapus sebanyak 25 orang diketuai oleh seorang koordinator. Tahap penting setelah perencanaan audit internal adalah penyegaran

Prosiding PPI Standardisasi 2010 – Banjarmasin, 4 Agustus 2010

auditor terhadap pemahaman standar mutu (ISO/IEC 17025 dan SNI-9001) serta Teknik audit sesuai ISO 19011. Daftar periksa kesesuaian dibuat baik untuk melihat pemenuhan klausul-klausul ISO/IEC 17025 maupun SNI-9001, di mana pada pelaksanaannya auditor senior harus mendampingi auditor muda untuk melaksanakan audit sesuai jadual danscope/cakupan audit yang ditetapkan oleh Wakil Manajemen. III HASILAUDIT INTERNAL Hasil audit internal SMM pada kajian ini diberikan untuk tahun 2008 (Tabel 1) di mana hasil tersebut dimaksudkan untuk menguji kecenderungan negatif integrasi ISO/IEC 17025 dan SNI-9001 yang disinyalir melemahkan efektifitas implementasi ISO/IEC 17025 dalam organisasi. Penelaahan dilakukan terhadap rendahnya nilai hasil capaian kesesuaian ”analisis data”, sebesar 13%, diperoleh bahwa komponen ”desain dan pengembangan” merupakan hal yang menjadi penyebab terkuat. Desain dan pengembangan pada kenyataannya tidak dimasukkan dalam cakupan kegiatan organisasi oleh karena masih rendahnya intensitas kegiatan terkait desain/pengembangan desain. Namun, hasil audit internal tersebut menunjukkan bahwa realisasi produk (75%), produksi dan penyediaan jasa (82%) didukung oleh komponen-komponen utama organisasi: pengelolaan sumber daya (70%), pembelian/pengadaan (75%), pengendalian sarana (75%), pemantauan dan pengukuran (72%) dalam meningkatkan jaminan mutu serta tanggungjawab manajemen yang cukup tinggi(84%). Tabel 1Capaian Kesesuaian Penerapan Elemen SMM ISO 9001 – 2000 Tahun 2008 CAPAIAN KESESUAIAN - PENERAPAN ELEMEN SMM ISO 9001-2000 TAHUN 2008  4.1Persyaratan Umum90%  4.2Persyaratan Dokumentasi62%  5.0Tanggung Jawab Manajemen84%  5.6Kajian Manajemen65%  6.0Pengelolaan Sumber Daya70%  7.0Realisasi Produk75%  7.2Proses yang berkaitan dengan Pelanggan69%  7.3Desain dan pengembangan47%  7.4Pembelian/Pengadaan 75%  7.5Produksi dan Penyediaan Jasa82%  7.6Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran 75% 8.2 Pemantauandan Pengukuran72%  8.4Analisis Data13%  8.5Perbaikan 66%

Prosiding PPI Standardisasi 2010 – Banjarmasin, 4 Agustus 2010

IV TELAAHKHUSUS Telaah khusus dilakukan terhadap komponen pengelolaan sumberdaya manusia, hal mana telah terjadi kesenjangan pemahaman implementasi khususnya terhadap ISO/IEC 17025 pada sebagian laboratorium uji, akibat kebijakan penerimaan pegawai (zero growth) antara tahun 2005-2007. Transfer pengetahuan dan kemampuan praktek terkait implementasi standar sistem manajemen laboratorium belum sepenuhnya terjadi. Hal tersebut kemudian diperbaiki melalui tindakan perbaikan tahun 2009 - 2010, mengingat bahwa kegiatan laboratorium baik laboratorium uji maupun kalibrasi merupakan kegiatan/bisnis utama LEMIGAS. 4.1 TanggungJawab Manajemen Komitmen Manajemen untuk melaksanakan SMM secara konsisten dilakukan oleh Lemigas, mencakup: Menetapkan Kebijakan Mutu, Menetapkan Sasaran Mutu, Melaksanakan Kajian Manajemen atas sistem manajemen mutu, Pengelolaan dan Pengembangan Sumber Daya, Fokus pada Pelanggan, dan Melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap SMM sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar 4. 4.2 EvaluasiPeningkatan Efektivitas SMM Untuk meningkatkan efektivitas SMM secara berkelanjutan maka Lemigas juga selalu meninjau implementasi: Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu, Hasil Audit Internal, Analisis Data, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, Kepuasan Pelanggan, dan Kajian Manajemen. V KESIMPULAN 1. ImplementasiSMM LEMIGAS sebagaiResearch Centre Migasharus selalu ditingkatkan agar lebih mampu bermitra dengan industri migas internasional. 2. Upayapeningkatan kompetensi sumber daya manusia harus dilakukan secara lebih baik untuk perbaikan efisiensi proses, biaya dan waktu maupun kebutuhan sumberdaya dalam meningkatkan kepuasan pelanggan. 3.Awarenesssemua pegawai harus masih selalu ditingkatkan, terhadap mengingat perubahan-perubahan dinamis organisasi yang terjadi. 4. PenerapanIntegrasi SMM ISO 17025 – ISO 9001 harus sangat memperhatikan substansial kaidah ”Laboratory Best Practices” secara lebih konsisten. VI DAFTARPUSTAKA 1. InternationalOrganization for Standardization. 2005. ISO 17025:2005 Standard of Laboratory Quality Manual. Geneva 2. -------.2008. ISO 9001:2008Standard Quality Manual. Geneva

Prosiding PPI Standardisasi 2010 – Banjarmasin, 4 Agustus 2010

3. LEMIGAS,2008. Sistem Manajemen Mutu PPPTMGB “LEMIGAS” dalam Panduan Mutu. Jakarta 4. -------,2008. Implementasi SMM LEMIGAS tahun 2008 dalam Laporan Kegiatan Mutu LEMGAS, Jakarta

Prosiding PPI Standardisasi 2010 – Banjarmasin, 4 Agustus 2010

Lampiran 1Struktur Organisasi LEMIGAS (SMM dan SM LK3)

STRUKTURORGANISASILEMIGAS(SMM DAN SMLK3)

KEPALA PUSAT

WAKIL MANAJEMEN

KOMITE PENGEM- KOMITE LK3 BANGAN USAHA

BIDANG SARANA PENELITIAN DAN PENGEM- BANGAN

WM ditujuk oleh KAPUS bertangungjawab terhadap jalannya SMM

BAGIAN TATA USAHA

KELOMPOK PROGRAMRISET DAN TEKNOLOGI

BIDANG PROGRAM

Lampiran 2Agenda SMM dan SMLK3 LEMIGAS Tahun 2008/2009

BIDANG AFILIASI

Keterangan: M= SMM, K=SMLK3, P= Pedoman Mutu, D= Dokumen DPM-01, Mn= Monitoring, E= Evaluasi

Prosiding PPI Standardisasi 2010 – Banjarmasin, 4 Agustus 2010

Lampiran 3Grafik Hasil Audit Internal Sistem Manajemen Mutu LEMIGAS Tahun 2008

Lampiran 4Skema Proses Kegiatan SMM LEMIGAS PELANGGAN  2. P. 01 10. IKK. 01 3. P. 01 7. P. 02 PENGENDALIAN PENGENDALIAN KOMUNIKASI DENGAN REKAMAN DOKUMEN PELANGGAN 5. P. 03 5. P. 01 7. P. 01 PEYEDIAAN KAJIAN JASA LITBANG SUMBER DAYA 5. P. 02 PENYEDIAAN SDM 1. P. 01 9. P. 01 PENYEDIAAN 9. P. 02 RENCANA MUTU SARANA DAN PRASARANA 11. P. 01 PENGENDALIAN 13. P. 01 PEMELIHARAAN 10. P. 0110. IKK. 02 PERALATAN DAN LAT PENYEDIAAN 10. P. 0210. IKK. 03 FASILITAS JASA LITBANG 12. P. 0110. IKK. 05 12. P. 0212. IKK. 01 13. IKK. 01 14. IKK. 01 11. P. 02 PEMANTAUAN PENGENDALIAN DAN 14. P. 02 ALAT UKUR DAN 15. P. 01 10. IKK. 04 PENGUKURAN KALIBRASI 14. P. 01 AUDIT INTERNAL PELANGGAN

Keterangan:  :Kebijakan dan Perencanaan  :Poses realisasi jasa litbang  :Proses yang terkait dengan pelanggan Proses pengendalian dan pemantauan :  :Proses penunjang realisasi jasa litbang

MISI DAN MISI

KEBIJAKAN MUTU

7. P. 03 PERENCANAAN SMM

SASARAN MUTU

16. P. 01 ANALISA DATA

17. P. 01 17. P. 02 15. P. 01

TINDAKAN PERBAIKAN

4. P. 01 KAJIAN MANAJEMEN

12. P. 01 12. P. 02 14. P. 02 KEPUASAN PELANGGAN

CONTINUAL IMPROVEMENT

KELUHAN PELANGGAN