Résumé rapport d'audit du PE

M P

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• Assistant personnel
• Fournisseur breveté de la Cour de Belgique
• Contrat de travail
• L'Échantillon
• Règles d'Acquisition ferengies
• D'une ombre à l'autre

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• Publié par: Chiwyung
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Extrait

Résumé – Rapport d’audit du Parlement Européen Avertissement : ce texte est une traduction personnelle du texte original anglais « Summary – EP Audit Report » tel qu’accédé le 08/03/2008 à 19:38 à l’adresse : http://www.paulvanbuitenen.nl/download/actualiteit/20080304_Summary_EP_Audit_report_06-02.pdf Version française : Martin Pigeon,www.intofrench.be, 09/03/2008 Rapport: Audit interne du PE sur les indemnités des assistants parlementaires Référence: Rapport d’audit interne n°06/02 pour l’Institution Date: 9 Janvier 2008 pour la date de signature par l'auditeur interne Pages: le rapport d’origine fait 92 pages Résumé de 5 pages: Paul van Buitenen, député européen membre de la Commission de Contrôle Budgétaire (Les conclusions individuelles sont surlignées en jaune) Introduction Chaque membre du Parlement Européen (PE), ou député européen, reçoit une indemnité parlementaire mensuelle d’un montant maximum de 15.500 € pour engager des assistants. Au total, cela concerne 785 députés européens et représente une allocation annuelle totale de 140.000.000 €, soit 10 % du budget annuel du PE. Le rapport propose des plans d’action pour résoudre les problèmes et parvenir à un statut unique pour les assistants parlementaires. L’auditeur écrit que les actions qu’il recommande doivent être finalisées et soumises au vote avant le 30 juin 2008 pour être mises en oeuvre avant juillet 2009, date d’entrée en fonction de la nouvelle législature. Dans la plupart des cas, l’administration du Parlement soutient les propositions de l'auditeur interne. Certaines améliorations peuvent être d'ores et déjà engagées par l'Administration. D'autres réformes plus substantielles nécessitent une modification du cadre réglementaire par les autorités politiques (Députés dotés d'un pouvoir de décision et Institutions de l'UE). La procédure contradictoire s'est déroulée sur 14 mois : -14/11/2006 : publication du premier rapport préparatoire -16/02/2007 : mise à jour du rapport préparatoire -15/05/2007 : réaction de l’Administration sur le premier rapport préparatoire -31/07/2007 : publication du second rapport préparatoire -11/09/2007 : mise à jour du second rapport préparatoire -19/11/2007 : réaction de l’Administration sur le second rapport préparatoire -04/12/2007 : publication du troisième rapport préparatoire -20/12/2007 : réaction de l’Administration sur le troisième rapport préparatoire -09/01/2008 : l’Auditeur Interne adopte le rapport.

Format et méthodes de l’audit L’auditeur a analysé les trois possibilités différentes offertes à un député européen pour engager un assistant : -Contrat de travail direct entre le député européen et l’assistant ; -Contrat avec un agent payeur ; -Contrat avec un fournisseur de services. Comme le contrat avec un fournisseur de services présentait un risque d’irrégularités supérieur aux deux autres formes contractuelles, l’échantillon prélevé parmi les paiements d’indemnités aux assistants contenait un nombre relativement élevé de paiements à des fournisseurs de services. Il s’est également révélé nécessaire d’examiner les paiements effectués à la fin de l'année, paiements dits « exceptionnels » (« one-off »). Un échantillon de 167 paiements d’indemnités a été prélevé parmi les 4700 paiements effectués en octobre 2004. L'échantillon de l'audit a été constitué au hasard, en utilisant un logiciel 1 informatique pour sa détermination. Un échantillon supplémentaire de 21 paiements a été prélevé parmi les paiements « exceptionnels », plus un paiement « exceptionnel » déjà inclus dans l’échantillon de 167. Cet échantillon supplémentaire n’a pas été constitué au hasard, mais au vu de l’importance des 2 montants et du nombre des paiements inhabituels. Au cours de la période d’audit, plusieurs décisions ont été prises qui ont modifié les règles 3 PEAM applicableset ont du être prises en compte par l’audit. Le plafond mensuel de remboursement des indemnités parlementaires a été augmenté quatre fois sur la période, de 12.576 € à 14.865 € à 15.222 € à 15.496 €. De plus, les délais de présentation des pièces justificatives pour les frais des députés européens ont été étendus plusieurs fois, de 6 mois à un an et plus. L’extension des délais a nécessité des procédures d'audit supplémentaires en 2007 afin de mettre à jour les conclusions de l'audit. Complexité du système administratif actuel Le système actuellement en place pour gérer les indemnités des assistants parlementaires est très complexe, pas seulement pour l’Administration mais également pour les députés. Non seulement les règles PEAM permettent une variété de formules contractuelles, mais les différences entre les obligations contractuelles ayant cours parmi les 27 États-Membres compliquent la situation. En raison de cette situation complexe, la Direction Générale (DG) Finances ne peut suivre efficacement la légalité, la régularité et la saine gestion financière des accords contractuels des députés. Une solution possible serait d’engager davantage de personnel mieux qualifié pour permettre la gestion de ce système complexe. Une telle solution n'est pas soutenue par le rapport. Au lieu de cela, il est proposé de réviser le cadre réglementaire de l’assistance aux parlementaires, ce qui

1 Note non incluse dans le rapport d’audit mais ajoutée pour éclairer le lecteur : le fait que l’échantillon ait été constitué au hasard signifie que l'on peut s'attendre à observer la même distribution d’irrégularités dans l’échantillon et parmi les 4700 paiements d’octobre 2004 dans chaque catégorie de contrat. 2 Note non incluse dans le rapport d’audit mais ajoutée pour éclairer le lecteur : le fait que l’échantillon n’ait pas été constitué au hasard mais sur la base d’une présomption de risque d’irrégularités supérieur signifie que le nombre d’irrégularités présentes dans le reste des paiements « exceptionnels » sera relativement inférieur. 3 PEAM : règles ordonnant le Paiement des Frais et des Indemnités aux Députés (Payment of Expenses and Allowances to Members)

permettrait d’obtenir le niveau d’assurance nécessaire ainsi que la rationalisation et la simplification de la gestion administrative. Dans un premier temps, les contrats avec des fournisseurs de services doivent être remplacés par des contrats de travail standard pour les assistants parlementaires. Dans un deuxième temps, tous les assistants parlementaires doivent être nommés agents contractuels de l’Union Européenne. Une procédure de consultation approfondie ayant eu lieu entre l’Auditeur Interne et l'Administration (DG Finances), il existe un large consensus au sein de l’Administration sur les actions à mener pour améliorer la situation. Cependant, l'Administration remarqueque les autorités politiques du Parlement, mais également du Conseil et de la Commission, doivent se tenir prêtes à réformer le cadre réglementaire actuel pour que de nombreuses actions parmi toutes celles proposées puissent être autorisées. Tâches d’assistance et coûts faisant l’objet d’un remboursement Il n’existe presque aucune recommandation aux députés sur le contenu des contrats d’assistance utilisables. Les descriptions actuelles des tâches devant être effectuées par les assistants sont vagues et donnent prise aux abus. Dans le contrat de chaque assistant doit figurer une description claire et exhaustive des tâches à effectuer. De plus, les règles PEAM actuelles ne limitent pas le montant de la rémunération mensuelle pouvant être accordée à un seul assistant, ce qui place celle-ci à un maximum de 15.946 €. En conséquence, les tâches effectuées par un assistant ne sont souvent pas proportionnelles à sa rémunération. Le rapport donne un certain nombre d’exemples auxquels peut mener une telle situation : 1.Paiement d’une pleine indemnité à un fournisseur de services avec seulement un assistant accrédité (1 cas) ; 2.Paiement d’une pleine indemnité à un fournisseur de services sans aucun assistant accrédité (2 cas) ; 3.Paiement d’une indemnité à une entreprise n’ayant laissé aucune trace d’activité dans les comptes annuels (1 cas) ; 4.Paiement d’une indemnité à un fournisseur de services aux activités sans rapport avec une activité parlementaire (« irrelevant activities ») (2 cas). Dans le premier cas, l’activité du fournisseur de service avait trait aux soins pour enfants. Dans le second cas, l'activité principale semblait être le commerce du bois. L’auditeur interne déclare qu’il est raisonnable de supposer, au vu de l’échantillon représentatif utilisé, que des irrégularités similaires peuvent être trouvées parmi les contrats de députés non compris dans l'échantillon. L’Administration a répondu qu'une correction et une clarification rétroactives n'étaient pas possibles dans la mesure où il n'existait pas de base légale pour le faire dans la réglementation. De plus, les règles PEAM ne prévoient pas de limite aux indemnités parlementaires individuelles autre que le plafond annuel par député (aujourd’hui 185.952 €). L’échantillon de 167 paiements contenait également 42 paiements « exceptionnels » à des assistants de députés qui ne furent pas réélus. Dix de ces paiements ont été effectués en violation des règles PEAM dans la mesure où les assistants sont demeurés en contrat avec un député encore en fonction.

Un assistant a reçu, au cours de sa période de préavis de licenciement de trois mois, un salaire mensuel cumulé de 8890 €. Il a cumulé des paiements de licenciement émanant de 5 députés, des paiements réguliers de 3 députés réélus et des paiements de 4 députés nouvellement élus, recevant ainsi en même temps, pour des temps partiels, des paiements provenant de 12 (ex) députés pendant trois mois. Dans deux autres cas, les députés ont augmenté le salaire de deux assistants de 71 % et 117 % pendant la période de préavis de licenciement afin d'épuiser le solde résiduel disponible. En ce qui concerne les 22 (21+1) paiements « exceptionnels », 16 paiements ont eu pour conséquence, pour les députés concernés, d’épuiser le solde résiduel de leurs indemnités disponibles. Pour 18 des paiements sur 22, aucune pièce justificative n’a été trouvée. Dans cinq cas, les montants déboursés ont représenté entre trois et dix-neuf fois le montant de leur salaire mensuel. Dans un cas, le paiement a été effectué sans déduction de TVA ou de charges de sécurité sociale sur un compte bancaire situé dans un pays qui n'était ni le pays de résidence ni le lieu de travail de l'assistant. L’Administration du Parlement a répondu à l’auditeur que le Règlement Financier du Parlement ne fournissait pas de base légale à une limitation des montants des paiements « exceptionnels ». Contrats de services : sécurité sociale, impôts et factures Pour 79 % des paiements audités (122 sur 155) auxquels s’appliquaient les règles de TVA, aucune preuve d’enregistrement à la TVA ou d’exemption de TVA n’a été trouvée. Pour 90 % des contrats audités (44 sur 49) impliquant des fournisseurs individuels indépendants, aucune preuve de couverture par un système de sécurité sociale n’a été trouvée. Pour 83 % des fournisseurs de services de nationalité belge, aucune preuve attestant leur enregistrement requis dans la base de données nationale des fournisseurs de services n’a été trouvée. Le nouveau CODEX pour le recrutement des assistants parlementaires par les députés adopté le 13 décembre 2006, qui requiert l'enregistrement de numéros de TVA pour ces contrats, n’avait pas encore été notifié aux députés le 19 novembre 2007 et n’a donc pu être mis en œuvre. Pour 75 paiements individuels ayant trait à des honoraires de fournisseurs de services pour de l’assistance parlementaire, seules 11 factures avaient été reçues au terme des 6 mois requis, et aucune d’entre elles ne contenait les détails minima requis pour constituer une facture. Après une prolongation du délai d'un an, 42 factures sur 105 paiements avaient été reçues, dont seulement 5 incluaient les détails minimums nécessaires pour constituer une facture valide. Dans un cas, l’audit a établi que l’organisation servant de fournisseur de services était la propriété intégrale du député destinataire de ces services. L’entreprise en question ne semble pas avoir d'activité économique régulière, est établie dans un pays différent de celui de résidence du député et n'est pas mentionnée dans la déclaration d’intérêts financiers de celui-ci. Ce cas a été transmis à l’OLAF et faisait toujours l’objet d’une enquête au jour où le rapport d’audit a été finalisé. Contrats de travail : sécurité sociale et frais de déplacement L’audit a établi que, deux ans après la signature des contrats de travail audités, aucun certificat d’affiliation à un système de sécurité sociale n’avait été soumis à l’administration du PE dans 26 % des cas. Au lieu d’insister sur les certificats d’affiliation à un système de sécurité sociale,

l’administration du Parlement accepte d’autres documents comme les bulletins de salaire comme pièces justificatives recevables. L’Auditeur Interne ne considère pas que cela soit suffisant, ni que cela soit acceptable dans le cadre des règles PEAM. Parmi les contrats de travail d’assistants, quinze contenaient des clauses évoquant le remboursement des frais de déplacement. Sept de ces contrats prévoyaient un montant mensuel fixe. Ces montants variaient considérablement ; dans un cas, ce montant était trois fois supérieur au montant du salaire de l’assistant. Agents payeurs gérant le contrat de travail des assistants Au sein de l’échantillon audité figuraient 56 paiements impliquant des agents payeurs. Dans aucun des cas, les déclarations de frais n’étaient disponibles au terme des 6 mois requis. Lors de la seconde vérification, après plus d’un an, de telles déclarations n’avaient été faites que dans 20 cas seulement (36%). Dans 75 % des contrats de travail gérés par des agents payeurs qui ont été audités, les paiements n'ont pu être rapprochés des salaires et des contributions de sécurité sociale des assistants sous contrat. Dans 28 % des cas, les noms des assistants n’étaient pas mentionnés dans le contrat avec l’agent payeur. Dans 26 % des cas, la période couvrant le contrat des assistants n’était pas mentionnée dans le contrat avec l’agent payeur. Conclusions additionnelles L’administration du Parlement avait déjà proposé, par le passé, l’utilisation obligatoire de contrats modèles pour que les députés puissent les utiliser avec leurs assistants, mais ceci avait été rejeté par les parlementaires en charge de la question (« decision making Members ») au motif que cela interférait avec la liberté contractuelle des députés et de leurs parties contractantes. Une entreprise en contrat avec un député a fourni par le détail des informations comme le numéro de TVA, la forme légale et l'adresse. Cependant, il existe des doutes sérieux quant à l'existence de cette entreprise : -Le numéro de TVA n'a pas pu être confirmé par le site web sur la taxation et les droits de douane de la Commission Européenne, -Le nom de l’entreprise n’a pu être trouvé au sein du registre national des entreprises concerné, -Le numéro de téléphone semble appartenir à une autre entreprise, à une autre adresse, -L’ayant droit de cette entreprise vit à une distance considérable de l'emplacement de l'entreprise. Un autre député a passé des contrats d’assistance avec deux individus. La description des tâches était très vague et il n’existait pas de preuve attestant le statut de travailleur indépendant de ces individus. Le député semblait être le directeur d’une agence de conseil en investissement, et les deux individus sous contrat semblaient être des cadres supérieurs de cette même entreprise. Un autre député a passé un contrat avec un individu du même nom que celui de son épouse. L’activité professionnelle de son épouse ne semblait pas être celle d’un fournisseur de services indépendant.

Dans trois cas, les paiements à des fournisseurs de service ont été effectués sur des comptes bancaires appartenant au député. L’administration du Parlement a informé l’auditeur interne que les principaux députés (« leading Members ») (autorité politique) avaient décidé à la fin 2006 qu’aucune action ne serait plus entreprise pour ce qui concernait la documentation manquante au titre des années 2004 et 2005. Ceci parce que : -les dates limites de remise des documents avaient été modifiées plusieurs fois, -les obligations en matière de pièces justificatives avaient changé, -une majorité de députés avait déjà soumis des documents pour 2004 et 2005.