Revised Audit Code Bulletin NC-WELSH2

Jimmy.Hemphill

Informations

• Publié par: Mofeg
• Nombre de lectures: 39
• Langue: Welsh

Extrait

Y Cyngor Cenedlaethol – ELWa

Côd Ymarfer Archwilio - Diwygiad

At:

Penaethiaid sefydliadau addysg

bellach yng Nghymru

Crynodeb:

Pwrpas y Llythyr Perthynol i

Archwilio hwn yw ychwanegu at y

Côd Ymarfer Archwilio Presennol er

mwyn adlewyrchu newidiadau

statudol a datblygiadau mewn

llywodraethu corfforaethol.

Cyfeirnod:

ARL/FE/11

Dyddiad Cyhoeddi:

29 Tachwedd 2002

Gwybodaeth Bellach:

Rob Rogers

e-bost:

[e-mail]

Teleffon: 01443 663710

Cyfeiriad:

ELWa

De-ddwyrain Cymru

Ty’r Afon

Ffordd Bedwas

Bedwas

Caerffili

CF83

8WT

1

Cefndir

1.1

Mae memoranda ariannol Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (CCAUC) gyda'r sefydliadau addysg

bellach yn mynnu bod y sefydliadau yn sefydlu trefniadau archwilio yn unol â Chôd Ymarfer

Archwilio (y Côd).

Er pan ffurfiwyd y Cyngor, mae'r ymrwymiad hwn wedi ei fodloni trwy barhau i

weithredu gofynion Côd CCABC a gyhoeddwyd ym 1999.

1.2 Ar hyn o bryd, mae'r Cyngor ar ganol datblygu system gynllunio a chyllido newydd ar

gyfer dysgu

ôl-16 (gan eithrio addysg uwch) yng Nghymru.

Bydd hyn yn cynnwys adolygu'r trefniadau sy'n

ofynnol i gyflawni cyfrifoldeb y Cyngor dros sicrhau gwerth am arian, o fewn fframwaith o ymarfer

gorau, rheoleidd-dra a phriodoldeb.

1.3

Digwyddodd nifer o newidiadau yn y darpariaethau statudol ac mewn arferion archwilio er pan

gyhoeddwyd y Côd.

Bydd angen i'r sefydliadau gymryd y rhain i ystyriaeth yn y cyfamser, cyn

sefydlu'r system gynllunio a chyllido newydd.

2

Cyflwyniad

2.1

Digwyddodd y newidiadau allweddol canlynol:

a) diwygiadau a wnaed ym Medi 1999 yn Offeryn ac Erthyglau'r Sefydliadau;

b) datblygiadau yn arferion archwilio'r sector cyhoeddus o ganlyniad i adroddiad Turnbull a

diwygiadau yn Safonau Trysorlys EM ar gyfer archwilio mewnol;

ac

c) diwygiadau yn y gofynion adrodd a bennir yng Nghyfarwyddiadau Cyfrifon y Cyngor.

2.2

Pwrpas y Llythyr Perthynol i Archwilio (LlPA) hwn yw nodi gofynion y Cyngor mewn perthynas ag

archwilio, sy'n tarddu o'r newidiadau hyn.

3

Cyflawni

3.1

Dylai'r sefydliadau fabwysiadu darpariaethau'r LlPA hwn ar unwaith, yn amodol ar eu cylchoedd ar

gyfer cynllunio ac adrodd am archwiliadau.

3.2

Mae'r gofynion sydd yn y LlPA hwn mewn perthynas â swyddogaeth a chwmpas y pwyllgor

archwilio, a chydymffurfiaeth archwilwyr mewnol â Safonau Archwilio Mewnol y Llywodraeth

(SAMLl), yn rhai gorfodol.

Bydd y sicrwydd a ddarperir gan y prosesau archwilio a seilier ar y

gofynion hyn, yn sylfaen i ddatganiadau llywodraethu corfforaethol y sefydliad yn ei gyfrifon

statudol.

4

Pwyllgorau Archwilio

Swyddogaeth a Chylch Gwaith

4.1

Corff Ymgynghorol yw'r Pwyllgor Archwilio, a sefydlwyd i gynghori'r Corff Llywodraethu ar

effeithiolrwydd trefniadau archwilio'r sefydliad.

Dylid newid cylch gorchwyl y Pwyllgor i gynnwys:

a) adolygu mecanweithiau'r sefydliad ar gyfer asesu a rheoli risgiau;

a

b) adolygu'r mecanweithiau sicrwydd sy'n sicrhau cydymffurfiaeth â gofynion llywodraethu

corfforaethol y sefydliad.

Aelodaeth

4.2

Mae'r darpariaethau mewn perthynas ag aelodaeth o'r Pwyllgor Archwilio, a nodir yn y Côd

presennol, yn parhau'n berthnasol.

Yn Erthyglau Llywodraethu diwygiedig y sefydliadau caniateir

cynnwys yn yr aelodaeth gweithwyr cyflogedig y gorfforaeth, ac eithrio deiliaid uwch swyddi.

4.3

Fodd bynnag, mater i'w benderfynu gan y Cyrff Llywodraethu yw hwn, gan roi sylw i unrhyw

wrthdrawiad buddiannau a allai ddigwydd.

Os penodir cyflogeion yn aelodau, rhaid sefydlu

mecanwaith eglur i ymdrin ag unrhyw wrthdrawiadau buddiannau wrth iddynt ymddangos.

Adrodd

4.4

Dylai adroddiad blynyddol y Pwyllgor Archwilio i'r Corff Llywodraethu adlewyrchu'r dyletswyddau

ychwanegol hyn. Dylai gasglu at ei gilydd waith yr archwilwyr mewnol ac allanol, ac unrhyw waith

arall a wnaed yn ystod y flwyddyn, er mwyn datgan barn ar ba mor bell y gall y Corff Llywodraethu,

wrth ymgymryd â'i gyfrifoldebau, ddibynnu ar drefniadau'r sefydliad ar gyfer rheoli, defnyddio

rheolaethau a llywodraethu mewn perthynas â risg.

4.5

Mae'n ofynnol i sefydliadau gynnwys datganiad llywodraethu corfforaethol llawn yn eu cyfrifon

statudol am 2002/03.

Bydd adroddiad blynyddol y Pwyllgor Archwilio yn arbennig o berthnasol ar

gyfer cwblhau'r datganiad hwnnw, ac felly dylid ei gyflwyno i'r Corff Llywodraethu cyn ei lofnodi'n

derfynol.

5

Archwilio Mewnol

Swyddogaeth a Chylch Gwaith

5.1

Mae'r Côd presennol yn mynnu bod archwilwyr mewnol yn cydymffurfio â Llawlyfr Archwilio Mewnol

y Llywodraeth a gyhoeddir gan Drysorlys EM.

Ym mis Gorffennaf 2001, cyhoeddodd Trysorlys EM

gyfres o Safonau Archwilio Mewnol y Llywodraeth.

Dylai archwilwyr mewnol gyflawni eu gwaith yn

unol â'r safonau hyn.

5.2

Dylai cylch gwaith y gwasanaeth archwilio mewnol gwmpasu holl brosesau'r sefydliad ar gyfer

rheoli, gweithredu rheolaethau a llywodraethu mewn perthynas â risg, yn holl weithgareddau'r

sefydliad, gan gynnwys y prosesau na chyllidir gan y Cyngor Cenedlaethol - ELWa.

5.3

Prif gyfrifoldeb y gwasanaeth archwilio mewnol yw darparu sicrwydd i Ddeiliad Swydd Dynodedig y

Sefydliad ac i'r Corff Llywodraethu, ynghylch y prosesau a weithredir yn y sefydliad ar gyfer rheoli,

gweithredu rheolaethau a llywodraethu mewn perthynas â risg.

Twyll ac Afreoleidd-dra

5.4

Dylai arolygwyr mewnol, yn eu holl waith, fod yn effro i'r risgiau a'r cyfleoedd a allai achosi

afreoleidd-dra, twyll a llygredd.

Y rheolwyr sy'n bennaf cyfrifol am atal a darganfod, a dylent sefydlu

systemau digonol ac effeithiol ar gyfer rheoli, gweithredu rheolaethau a llywodraethu mewn

perthynas â risg.

Dylid rhoi gwybod i'r archwilydd mewnol am bob twyll a amheuir neu a ganfyddir,

fel y gellir ystyried digonolrwydd y rheolaethau perthnasol, ac unrhyw effaith ar y farn a fynegir

ynghylch rheoli, gweithredu rheolaethau a llywodraethu mewn perthynas â risg.

Y Dull o Weithredu

5.5

Fel rheol, dylai'r gwasanaeth archwilio mewnol fabwysiadu dull systematig sy'n seiliedig ar risg.

5.6

Prif amcan yr archwilio yw gwerthuso pa mor effeithiol y rheolir risgiau, datgelu unrhyw wendidau ac

aneffeithiolrwydd, gan gynnwys enghreifftiau posibl o reolaethau gormodol neu werth isel am arian.

Er mwyn cyflawni hyn, dylai'r archwilydd mewnol:

a) nodi a chofnodi amcanion, risgiau a rheolaethau;

b) sicrhau bod cyfatebiaeth rhwng yr amcanion a'r amcanion corfforaethol lefel-uwch;

c) gwerthuso dadansoddiad y rheolwyr o'r risgiau, gan ystyried eu parodrwydd i dderbyn risgiau

penodol;

d) gwerthuso'r rheolaethau o safbwynt egwyddor, er mwyn penderfynu a ydynt yn briodol ai peidio,

ac a yw'n rhesymol dibynnu arnynt i gyflawni eu pwrpas;

e) nodi unrhyw enghreifftiau o reolaethau gormodol;

f)

gwerthuso effaith unrhyw benderfyniad gan y rheolwyr i dderbyn risgiau yn hytrach na'u

trosglwyddo neu eu trin;

g) penderfynu ar strategaeth briodol i brofi effeithiolrwydd y modd y rheolir risg, a'r rheolaethau a

ddefnyddir;

h) cyrraedd casgliadau ac adrodd, gan wneud argymhellion fel y bo angen, a datgan barn ar y

modd y rheolir risgiau ac ar y rheolaethau yn y maes a archwilir.

5.7

Trwy'r dull hwn o weithredu, gall yr archwilydd mewnol gyrraedd y casgliadau sy'n angenrheidiol i

ffurfio barn am ddigonoldeb ac effeithiolrwydd y prosesau ar gyfer rheoli, defnyddio rheolaethau a

llywodraethu mewn perthynas â risg o fewn y sefydliad.

Dylai'r rheolaethau a defnyddir fod yn

gymesur â'r risgiau sy'n oblygedig; a chyfrifoldeb y rheolwyr, o dan oruchwyliaeth y Corff

Llywodraethu, yw dyfarnu ar y cydbwysedd priodol rhwng y risgiau a'r rheolaethau.

Cynllunio

5.8

Dylai gwaith yr archwilydd mewnol, ar bob lefel o weithredu, fod wedi ei gynllunio, ac yn seiliedig ar

y cylch gorchwyl a gytunwyd.

5.9

Dylid cychwyn pob cylch o archwilio mewnol trwy gynnal asesiad ffurfiol o anghenion archwilio'r

sefydliad, ar ffurf strategaeth archwilio a baratoir gan yr archwilydd mewnol.

Dylai'r strategaeth

gynnwys:

a) nodi pob un o'r meysydd sydd i'w hadolygu, gan ddefnyddio amcanion ac asesiad risg y

sefydliad fel y prif adnodd. Dylai'r strategaeth gynnwys unrhyw risg a ystyrir gan yr archwilydd

mewnol yn berthnasol i'r modd y mae'r sefydliad yn rheoli, yn defnyddio rheolaethau ac yn

llywodraethu mewn perthynas â risgiau, hyd yn oed os na chynhwysir hi gan y rheolwyr yn eu

blaenoriaethau risg;

b) darpariaeth ar gyfer adolygu yn systematig y modd y mae'r sefydliad yn rheoli ei risgiau trwy

gyfrwng ei bolisïau, ei weithdrefnau a'i weithrediadau;

c) penderfynu ar yr adnoddau a'r sgiliau a fydd yn ofynnol ar gyfer cyflawni'r strategaeth archwilio;

d) nodi'r detholiad o dechnegau archwilio mwyaf effeithiol ar gyfer cyflawni amcanion yr archwiliad;

ac

e) darparu ar gyfer ystyried, o leiaf yn flynyddol, asesiad risg y sefydliad.

Dylai'r archwilydd mewnol ymgynghori â'r archwilydd allanol yn ystod y cyfnod cynllunio, rhag

dyblygu gwaith.

5.10 Dylai'r gwasanaeth archwilio mewnol baratoi cynlluniau gwaith cyfnodol ar gyfer cyflawni'r

strategaeth archwilio.

Dylai'r cynlluniau hyn bennu pa aseiniadau sydd i'w cwblhau o fewn y

cyfnod, nodi yn fras y gofynion o ran adnoddau a sgiliau a phennu blaenoriaethau cymharol ar gyfer

pob aseiniad.

5.11 Cyfrifoldeb y Pwyllgor Archwilio, gyda chyngor gan yr archwilydd mewnol, yw gwneud argymhellion

i'r Corff Llywodraethu yngly^n â lefel y gwaith archwilio a'r gwariant cyfatebol ar archwilio mewnol,

gan roi sylw i'r asesiad o'r risg archwiliadol.

5.12

Rhaid i'r strategaeth archwilio a'r cynlluniau gwaith cyfnodol gael eu cymeradwyo gan y Corff

Llywodraethu, ar argymhelliad y Pwyllgor Archwilio.

Dylai unrhyw gyfyngu sylweddol ar lefel y

gwaith archwilio, a'r risg sy'n gysylltiedig â hynny, gael eu cyfeirio i sylw'r Deiliad Swydd Dynodedig

a'r Corff Llywodraethu.

Adrodd

5.13

Y Corff Llywodraethu, gyda chyngor gan ei Bwyllgor Archwilio, a ddylai benderfynu ar y trefniadau ar

gyfer adroddiadau'r archwiliad mewnol. Dylai hefyd ddiogelu annibyniaeth a gwrthrychedd yr

archwilydd mewnol.

5.14

Ar ddiwedd pob aseiniad archwilio, dylai'r archwilydd mewnol ddarparu adroddiad i'r rheolwyr.

Dylai'r adroddiad nodi'r canfyddiadau a'r argymhellion sy'n codi ac, ar gyfer pob archwiliad sy'n

seiliedig ar risg, dylai ddatgan barn ar ddigonoldeb ac effeithiolrwydd y dull o reoli, defnyddio

rheolaethau a llywodraethu mewn perthynas a risg yn y maes a archwiliwyd.

5.15

Mae'n rhaid i'r archwilydd mewnol baratoi adroddiad blynyddol.

Dylai'r adroddiad gwmpasu cyfnod

cyfrifo'r sefydliad, a dylid ei gyflwyno mewn pryd i oleuo'r gwaith o baratoi adroddiad blynyddol y

Pwyllgor Archwilio a datganiad llywodraethu corfforaethol y Corff Llywodraethu.

5.16 Rhaid cyfeirio'r adroddiad i'r Deiliad Swydd Dynodedig a'r Corff Llywodraethu, a rhaid iddo gael ei

ystyried gan y Pwyllgor Archwilio.

Fel lleiafswm, rhaid iddo gynnwys asesiad y gwasanaeth

archwilio mewnol o ddigonoldeb ac effeithiolrwydd prosesau'r sefydliad ar gyfer rheoli, defnyddio

rheolaethau a llywodraethu mewn perthynas â risg.

Dylid gosod y farn hon yn ei chyd-destun

priodol, h.y. fod y gwaith a wnaed yn seiliedig ar y strategaeth archwilio a'r gwaith a gyflawnwyd yn

ystod y flwyddyn, yn ogystal â gwybodaeth o archwiliadau yn y blynyddoedd blaenorol (gan

gynnwys rhai gan archwilydd blaenorol).

5.17 Dylai'r adroddiad nodi'r canlynol:

a) y cwmpas a gyrhaeddwyd o gymharu â'r cynlluniau archwilio;

b) unrhyw faterion y mae'r archwilydd mewnol yn tybio sy'n arbennig o berthnasol i baratoi'r

datganiad llywodraethu corfforaethol;

c) mesurau perfformiad yr archwiliad mewnol;

d) unrhyw argymhellion archwiliad arwyddocaol y tybia'r gwasanaeth archwilio mewnol na

chawsant sylw digonol gan y rheolwyr.

Cylch Gorchwyl

5.18

Dylai'r newidiadau i'r drefn archwilio mewnol gael eu cynnwys yng Nghylch Gorchwyl yr archwilydd,

ac yn y llythyr penodi, lle y darperir y gwasanaeth yn allanol.

Mae'r gofyniad hwn yn ddiweddariad

i'r Model Cylch Gorchwyl yn Atodiad C y Côd.

6

Archwilio Allanol

Adrodd

6.1

Mae'r Cyfarwyddyd Cyfrifon NC/C/02/14FR yn pennu gofynion y Cyngor mewn perthynas ag

archwilio allanol.

Dylai'r sefydliadau sicrhau y cynhwysir y gofynion hyn yn llythyr penodi eu

harchwilwyr allanol.

6.2

Mae'r Cyfarwyddyd cyfrifon yn cynnwys enghraifft o farn archwilydd allanol.

Mae’r enghraifft hon yn

cymryd lle'r geiriad a awgrymir yn Atodiad G y Côd.

6.3

Gall Cyrff Llywodraethu hefyd ofyn i'r archwilydd allanol ymgymryd â gwaith i gefnogi 'r datganiad

llywodraethu corfforaethol. Pan wneir hyn, dylai'r sefydliadau wneud yn sicr y pennir y gwaith hwn

yn eglur yn y llythyr penodi, a bod barn yr archwilydd allanol yn nodi cwmpas y gwaith a

ymgymerwyd.