Alphinat - Étude de cas MDEIE

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Description

ÉTUDE DE CAS Services aux entreprisesLe ministère du Développement économique, de l’Innovation et de l’Exportation choisit Alphinat pour améliorer la qualité et la rentabilité de ses prestations de servicesDÉFIS Dans son rapport de 2001, le Groupe conseil sur l’allégement réglementaire » Réduire le coût des prestations de service présentait un premier inventaire des formalités d’une vingtaine de ministères » Améliorer la qualité des services rendus et d’organismes gouvernementaux. Selon cet inventaire, plus de 17 millions Alléger le fardeau administratif»de formalités liées à plus de 450 exigences réglementaires sont imposées aux entreprises chaque année. De fait, les entreprises font face à la complexité de SOLUTIONl’appareil gouvernemental dans leurs relations avec l’administration publique » Guichet unique pour transiger avec 57 ministères et organismes que ce soit au niveau de leurs obligations ou de leur recherche d’information » Parcours guidés vers des informations devant les guider dans leur développement. Le ministère du Développement pertinentes à 100% économique, de l’Innovation et de l’Exportation (MDEIE) a donc cherché à » Parcours guidés pour faciliter le remplissage améliorer les services offerts aux entreprises et aux futurs entrepreneurs, en de formulairesmettant à leur disposition un site convivial et adapté à leurs besoins tout en accentuant leur performance.RÉSULTATS» Réduction des coûts des prestations de services de 97.5% ...

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Extrait

Services aux entreprises

Le ministère du Développement économique, de

l’Innovation et de l’Exportation choisit Alphinat

pour améliorer la qualité et la rentabilité de ses

prestations de services

Dans son rapport de 2001, le Groupe conseil sur l’allégement réglementaire

présentait un premier inventaire des formalités d’une vingtaine de ministères

et d’organismes gouvernementaux. Selon cet inventaire, plus de 17 millions

de formalités liées à plus de 450 exigences réglementaires sont imposées aux

entreprises chaque année. De fait, les entreprises font face à la complexité de

l’appareil gouvernemental dans leurs relations avec l’administration publique

que ce soit au niveau de leurs obligations ou de leur recherche d’information

devant les guider dans leur développement. Le ministère du Développement

économique, de l’Innovation et de l’Exportation (MDEIE) a donc cherché à

améliorer les services offerts aux entreprises et aux futurs entrepreneurs, en

mettant à leur disposition un site convivial et adapté à leurs besoins tout en

accentuant leur performance.

Allègement du fardeau administratif

La solution Alphinat a permis au MDEIE de simplifier l’accessibilité aux produits

et services offerts par les différentes instances publiques en centralisant l’accès

aux informations. Alphinat a également rendu possible la mise en place de

fonctionnalités permettant d’alléger concrètement le fardeau administratif

que représente l’acquittement des obligations.

En effet, Alphinat a permis de réunir, en une démarche simple, les informations

et les processus administratifs de 57 ministères et organismes («M/O») par

l’entremise du portail gouvernemental. Traditionnellement, l’usager devait

parcourir autant de silos qu’il y avait de M/O impliqués dans sa requête ou

dans sa recherche d’information.

Les logiciels Alphinat ont rendu possible la création de ce guichet unique

tout en permettant aux ministères et organismes de maintenir le contrôle

de la gestion de leurs contenu et processus. Le guichet permet de transiger

avec tous les bureaux, ministères ou organismes du gouvernement à partir

d’un seul point d’accès - en suivant un seul cheminement convivial. Il permet

ensuite d’automatiser tous les processus de traitement de l’information – saisie

unique des données, génération dynamique de formulaires PDF, routage des

données vers les différents systèmes d’arrière boutique et suivi de dossiers.

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ÉTUDE DE CAS

DÉFIS

Réduire le coût des prestations de service

Améliorer la qualité des services rendus

Alléger le fardeau administratif

SOLUTION

Guichet unique pour transiger avec 57 ministères

et organismes

Parcours guidés vers des informations

pertinentes à 100%

Parcours guidés pour faciliter le remplissage

de formulaires

RÉSULTATS

Réduction des coûts des prestations de services

de 97.5%

Réduction du temps requis pour dresser la liste

des formalités; de deux semaines à 5 minutes

Amélioration des taux de conformité lors du

remplissage de formulaires par le biais de

validations et calculs avancés

RECONNAISSANCE

La solution a été décernée la médaille d’or par

IBM lors de son congrès annuel de 2006

Reconnue par l’OCDE comme meilleure

pratique Internet dans son rapport

« E-government for better government »

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Alphinat Inc.

2000 Peel #680

Montréal (Québec)

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Alphinat, SmartGuide et le logo d’Alphinat sont des marques de commerce ou

des marques déposées d’Alphinat Inc. au Canada et dans d’autres pays. Toutes

les autres marques citées sont la propriété de leurs détenteurs respectifs.

© 2010 Alphinat Inc. Tous droits réservés.

À l’aide de SmartGuide Designer, les gestionnaires non-

techniques peuvent créer et mettre à jour des formulaires

électroniques « intelligents », c’est à dire pourvus de règles de

validation, calcul, visibilité et branchement et pouvant faire

appel à des systèmes et applications externes.

Résultats probants

Les résultats ont été probants dès le lancement du portail

d’entreprises du MDEIE. Des études ont démontrées qu’avant

l’implantation, un entrepreneur désirant ouvrir un restaurant

passait en moyenne 2 semaines à identifier l’ensemble des

formalités à remplir. Avec Alphinat, ce temps a été réduit à 5

minutes et toutes les erreurs ont été éliminées.

D’autres

études

ont

démontrées

qu’une

transaction

en

personne coûtait au gouvernement en moyenne 44$, une

transaction par la poste 38$, une transaction par téléphone

8$ alors qu’une transaction par Internet coûtait moins de 1$.

Par ailleurs, lors de l’implantation du portail, des changements

de besoins découlant du remaniement des formulaires d’un

ministère ont eu des impacts directs sur la solution mise en

oeuvre. Par des méthodes d’implantation traditionnelles, il

aurait fallu 3 semaines pour effectuer les modifications. Avec

la solution Alphinat, il a fallu moins d’une demi-journée.

De plus, une étude de Revenu Québec avait estimé que la

réalisation de 200 formulaires dynamiques (formulaires PDF

que l’utilisateur peut remplir à l’écran) coûterait 2 500 000$

(deux millions cinq cent mille dollars) par an. La solution

complète Alphinat permet au gouvernement d’automatiser, à

moindre coût, toute la chaîne de traitement des formalités.

En effet, la phase courante d’implantation avec Alphinat est la

saisie intégrée. C’est à dire l’assistance offerte à l’entrepreneur

pour remplir un ensemble de formalités et formulaires - sans

duplication d’entrée de données et en s’assurant de lui poser

les seules questions pertinentes à sa démarche. Il s’agit d’un

premier pas pour le gouvernement

québécois vers l’intégration transactionnelle entre les divers

services électroniques offerts par les M/O.

En résumé

Les

solutions

Alphinat

ont

permis

de

contribuer

significativement à mettre en oeuvre la vision du ministère

du

Développement

économique,

de

l’Innovation

et

de

l’Exportation.

Elles

simplifient

les

interactions

des

entrepreneurs avec l’appareil administratif en facilitant la

recherche d’information et l’acquittement de formalités par

le biais d’un seul processus simple et convivial. Cette approche

favorise l’utilisation des services en ligne – une condition

sine qua non pour obtenir les économies promises par le

egovernment.

POUR PLUS D’INFORMATIONS

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