AUDIT OF KEY FINANCIAL PROCESSES AT

Mathieu Farley

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VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERS DE L’UNITÉ DE GESTION DE LA GASPÉSIE Préparé par Samson & Associés RAPPORT FINAL octobre 2006 Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion de la Gaspésie © Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le directeur général de l’Agence Parcs Canada, 2006 Numéro de catalogue : R60-3/2-13-2007F-PDF ISBN : 978-0-662-09144-8 2GREV Octobre 2006 Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion de la Gaspésie TABLE DES MATIÈRES RÉSUMÉ ............................................................................................................................ 4 1. CONTEXTE ............................................................................................................. 8 2. OBJECTIFS ET PORTÉE ........................................................................................ 8 3. MÉTHODE............................................................................................................... 9 4. ÉNONCÉ D’ASSURANCE ................................................................................... 10 5. CONCLUSION....................... ...

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                VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERS DE L’UNITÉ DE GESTION DE LA GASPÉSIE               Préparé par   Samson & Associés       RAPPORT FINAL            octobre 2006  

                Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation          

 Vérification des principaux processus financiers  Unité de gestion de la Gaspésie

Agence Parcs Canada                                                                                 ©   Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le directeur général de l’Agence Parcs Canada, 2006   Numéro de catalogue : R60-3/2-13-2007F-PDF   ISBN : 978-0-662-09144-8                      

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Octobre 2006

Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers  Unité de gestion de la Gaspésie     TABLE DES MATIÈRES   RÉSUMÉ ............................................................................................................................ 4 1. CONTEXTE ............................................................................................................. 8 2. OBJECTIFS ET PORTÉE ........................................................................................ 8 3. MÉTHODE ............................................................................................................... 9 4. ÉNONCÉ D’ASSURANCE ................................................................................... 10 5. CONCLUSION....................................................................................................... 10 6. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS .................................................. 10 6.1. Cadre de contrôle de gestion................................................................................... 10 6.2. Recettes ................................................................................................................... 12 6.3. Passation de marchés .............................................................................................. 16 6.4. Cartes d’achat.......................................................................................................... 18 6.5. Dépenses relatives aux voyages.............................................................................. 19 6.6. Codage financier ..................................................................................................... 20 6.7. Paiements aux fournisseurs..................................................................................... 20 6.8. Inventaire et protection des petits articles de valeur à risque élevé ........................ 21

 

 

    Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation lors de la réunion du 26 mars 2007        

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Agence Parcs Canada         RÉSUMÉ Contexte L’Agence Parcs Canada (APC) procède à l’heure actuelle à des vérifications cycliques des principales pratiques financières et administratives et des pratiques de gestion en usage dans ses unités de gestion, ses centres de services ainsi qu’au Bureau national. Les vérifications sont axées sur le respect des politiques et des pratiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de l’APC. Les unités de gestion regroupent des parcs nationaux, des lieux historiques nationaux et des aires marines nationales de conservation qui, habituellement, se voisinent. Leur proximité leur permet de partager les ressources qu’elles consacrent à la gestion et à l’administration.   La vérification de l’unité de gestion de la Gaspésie (UGG) a été réalisée dans le cadre de ces vérifications cycliques. L’UGG comprend le parc national Forillon et les lieux historiques nationaux de la Bataille-de-la-Ristigouche et du Phare-de-Pointe-au-Père. La gestion administrative et financière de l’UGG se fait à Gaspé et certaines activités d’administration locale se déroulent à Restigouche.   Objectifs et portée La présente vérification visait à confirmer que les principes de diligence raisonnable sont dûment appliqués aux principaux processus de gestion et à garantir à la haute direction que les processus et les contrôles mis en œuvre à l’UGG sont adéquats et suffisants pour limiter le risque de non-respect des pratiques et des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de l’APC.   La vérification comprend l’examen du cadre de contrôle de gestion (CCG) appliqué à la gestion financière et l’examen des principaux secteurs financiers suivants :   ƒ   les recettes;   la passation de marchés; ƒ   l’utilisation de cartes d’achat; ƒ ƒ   les dépenses relatives aux voyages; ƒ   le codage financier; ƒ   les paiements aux fournisseurs; ƒ l’inventaire et la protection des petits articles de valeur à risque élevé.     La vérification couvre les processus mis en place et les transactions enregistrées entre le 1 er avril 2005 et le 31 août 2006.   Énoncé d’assurance

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Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers  Unité de gestion de la Gaspésie   À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve réunis sont suffisants pour appuyer les conclusions du présent rapport. Nos observations et nos recommandations ont été faites en conformité avec le système d’évaluation du rapport de vérification utilisé par Parcs Canada.   Conclusion Dans l’ensemble, l’unité de gestion fait preuve de diligence raisonnable dans ses processus de gestion, et les systèmes et les contrôles en place pour surveiller les recettes, la passation de marchés, les paiements aux fournisseurs, l’utilisation des cartes d’achat, les dépenses relatives aux voyages et le codage financier sont adéquats. Certains secteurs devront cependant être améliorés.     Le tableau suivant résume l’évaluation de l’UGG.       PROCESSUS FINANCIER ÉVALUATION   Cadre de contrôle de gestion JAUNE Certains contrôles sont en place et fonctionnent. Cependant, des problèmes importants ont été   relevés, auxquels il faut remédier. Ces problèmes risquent de compromettre la réalisation des objectifs des programmes ou des objectifs opérationnels. JAUNE Certains contrôles sont en place et fonctionnent. Cependant, des problèmes importants ont été relevés, auxquels il faut remédier. Ces problèmes risquent de compromettre la réalisation des objectifs des programmes ou des objectifs opérationnels. JAUNE Certains contrôles sont en place et fonctionnent. Cependant, des problèmes importants ont été relevés, auxquels il faut remédier. Ces problèmes risquent de compromettre la réalisation des objectifs des programmes ou des objectifs opérationnels. BLEU Bon nombre de contrôles fonctionnent comme prévu; cependant, certaines modifications mineures s’imposent pour rendre le contrôle plus efficace. BLEU Bon nombre de contrôles fonctionnent comme prévu; cependant, certaines modifications mineures s’imposent pour rendre le contrôle plus efficace.

Recettes  

Passation de marchés  

Cartes d’achat   Dépenses relatives aux voyages  

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Codage financier VERT Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne s’impose pour l’instant.   Paiements aux fournisseurs VERT Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne s’impose pour l’instant.   Inventaire et protection des BLEU Bon nombre de contrôles fonctionnent comme petits articles de valeur à prévu; cependant, certaines modifications risque élevé mineures s'imposent pour rendre le contrôle plus efficace. Nous avons formulé les recommandations suivantes à l’intention du directeur de l’unité de gestion :   Cadre de contrôle de gestion   Recommandation 1 : Le directeur doit s’assurer que des contrôles sont en place pour assurer que le gestionnaire Finances et Administration n’exerce pas l’autorisation de dépenser, article 34 LGFP, et l’autorisation de payer, article 33 LGFP sur les mêmes transactions afin d’assurer une séparation de tâches adéquates.   Recommandation 2 : La copie de sauvegarde du serveur faite au bureau administratif doit être conservée dans un autre lieu et l’UGG doit mettre en œuvre des procédures de sauvegarde des systèmes informatisés de comptabilisation des recettes des kiosques de Parcs Canada.   Recettes   Recommandation 3 :   L’UGG doit cesser de préparer manuellement les feuilles Excel qu’elle utilise présentement comme factures pour introduire les données sur les recettes et les dépôts dans le SAP. Cette procédure est peu pratique et présente un haut risque d’erreur. L’UGG doit imprimer le rapport sommaire mensuel sur les recettes du SNR et du RPV et s’en servir comme factures pour saisir les données sur les recettes et les dépôts.   Recommandation 4 :   Nous recommandons à l’UGG de considérer la possibilité de changer le système du RPV pour une version système plus récente, comme celle que met en place Parcs Canada partout au pays à l’heure actuelle. Le nouveau système devrait produire de meilleurs rapports et faciliter l’intégration des données au SAP.   Recommandations à l’intention du bureau principal   Recommandation 5 :   L’utilisation de deux systèmes de recettes, un pour le RPV et l’autre pour le SNR, complique la collecte de données et le processus de rapprochement des recettes. Nous recommandons à Parcs Canada d’évaluer la possibilité d’utiliser un seul système, pour gérer tous les types de transactions liées aux recettes.  

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Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers  Unité de gestion de la Gaspésie         Passation de marchés   Recommandation 6 : L’UGG doit veiller à ce que, dans la mesure du possible, on obtienne au moins trois offres de prix avant de procéder à un achat, de manière à obtenir le meilleur prix possible.   Recommandation   7 : Le personnel de l’UGG doit examiner les raisons qui justifient le recours aux marchés avec des fournisseurs uniques (politiques de l’APC en matière de passation de marchés) et ne traiter avec un fournisseur unique que si les circonstances répondent aux critères.   Cartes d’achat   Recommandation   8 : Nous recommandons à l’UGG de modifier les limites de crédit des cartes d’achat pour qu’elles correspondent aux limites d’achat accordées aux employés détenteurs, ce qui réduira les risques d’abus.   Dépenses relatives aux voyages   Recommandation   9 : L’UGG doit examiner les demandes de remboursement des frais d’hébergement pour s’assurer que les employés logent dans les endroits approuvés par le Conseil du Trésor et obtiennent le tarif gouvernemental. De plus, les Finances doivent s’assurer que les indemnités journalières   réclamées correspondent bien aux dates de départ et de retour.   Codage financier   Aucune   Paiements aux fournisseurs   Aucune     Inventaire et protection des petits articles de valeur à risque élevé   Recommandation   10 : L’UGG devrait envisager de mettre à jour son inventaire afin d’intégrer cette information à la base de données au moment de sa mise en opération.

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Agence Parcs Canada       1. CONTEXTE L’Agence Parcs Canada (APC) procède à l’heure actuelle à des vérifications cycliques des principales pratiques financières et administratives et des pratiques de gestion en usage dans ses unités de gestion, ses centres de services ainsi qu’au Bureau national. Les vérifications sont axées sur le respect des politiques et des pratiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de l’APC. Les unités de gestion regroupent des parcs nationaux, des lieux historiques nationaux et des aires marines nationales de conservation qui, habituellement, se voisinent. Leur proximité leur permet de partager les ressources qu’elles consacrent à la de gestion et à l’administration.   La vérification de l’Unité de gestion de la Gaspésie (UGG) a été réalisée dans le cadre de ces vérifications cycliques. L’UGG comprend le parc national Forillon et les lieux historiques nationaux de la Bataille-de-la-Ristigouche et du Phare-de-Pointe-au-Père. La gestion administrative et financière de l’UGG se fait à Gaspé et certaines activités d’administration locale se déroulent à Restigouche.   2. OBJECTIFS ET PORTÉE La présente vérification visait à confirmer que les principes de diligence raisonnable sont dûment appliqués aux principaux processus de gestion et à garantir à la haute direction que les processus et les contrôles mis en œuvre à l’UGG sont adéquats et suffisants pour limiter le risque de non-respect des pratiques et des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de l’APC.   La vérification comprend l’examen du cadre de contrôle de gestion (CCG) appliqué à la gestion financière et l’examen des principaux secteurs financiers suivants :   ƒ   les recettes; ƒ   la passation de marchés; ƒ   l’utilisation de cartes d’achat; ƒ   les dépenses relatives aux voyages; ƒ   le codage financier; ƒ   les paiements aux fournisseurs; ƒ   l’inventaire et la protection des petits articles de valeur à risque élevé.   La vérification couvre les processus mis en place et les transactions enregistrées entre le 1 er avril 2005 et le 31 août 2006.          

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Agence Parcs Canada     3. MÉTHODE Dans le cadre de cette vérification, on a visité l’UGG du 11 au 15 septembre 2006 et on a :   ƒ   tenu des entrevues avec les gestionnaires et le personnel de l’UGG responsables des secteurs vérifiés; ƒ   examiné les documents pertinents fournis par le Bureau national de Parcs Canada et l’UGG, y compris le plan d’affaires de l’UGG de 2005-2006, le tableau de la délégation des pouvoirs de signature de l’UGG, les politiques et les lignes directrices traitant du cadre de contrôle de gestion, des recettes, de la passation de marchés, des paiements aux fournisseurs, des cartes d’achat, des dépenses relatives aux voyages et du codage financier; ƒ   procédé à l’examen sur place d’un échantillon de transactions dans chacun des principaux secteurs financiers.   Une fois le travail sur place terminé, un compte rendu préliminaire a été présenté au gestionnaire des finances et au directeur de l’UGG.   Nos observations et recommandations ont été faites conformément au système d’évaluation du rapport de vérification ci-dessous :   Système d’évaluation utilisé pour le rapport ROUGE   Insatisfaisant  Les co e n s t   r d ô e l   e g s e  n t e i   o fo n  n i c m ti m on é n di e a n t t e   s p   a d s o   i o v u e  s n o t  n ê t t   r i e n   e p x r i i s s t e a s  n p ts o .  u Des  mesur s r  corriger la situation. Améliorations Les contrôles en place sont faibles. Plusieurs problèmes importantes importants ont été constatés, qui pourraient nuire à l’atteinte ORANGE requises des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels. Des mesures de gestion immédiates s’imposent pour corriger les lacunes constatées en matière de contrôle. Améliorations Certains  contrôl s sont en place et fonctionnent. Cependant, e moyennes JAUNE requises  c d o es n   s p t r at o é b s l . è  C m e e s s     p i r m o p b o lè rt m an e t s s   , r   i a s u q x u q e u nt e   l d s  e i   l c  f o a m ut p   r re o m m é et d t i r e e r    ont été  l’atteinte des objectifs des programmes ou des objectifs opérationnels. A i m n é e l u i r o e r s a   tions  c B e o p n e   nd n a o n m t, b   re c   ert d a e i   n contrô o l d e i s f   ic f a o ti n o ct n i s o   nn m e in nt e   ur c e o s  m s m ’ e prévu;  BLEU r m equises   pour améliorer  es  l’e m fficience et l’efficac i it m é  pose d n e t     l’environnement de contrôle. VERT Sous contrôle L m e e s s   u c r o e n   t n r e ô   l s e ’ s i   m fo p n o c s tionne   n l t ’   i c n o st m an m t e .   prévu et aucune autre  e pour  

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Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers  Unité de gestion de la Gaspésie   4. ÉNONCÉ D’ASSURANCE À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve réunis sont suffisants pour appuyer les conclusions du présent rapport.   5. CONCLUSION Dans l’ensemble, l’unité de gestion fait preuve de diligence raisonnable dans ses processus de gestion, et les systèmes et les contrôles en place pour surveiller les recettes, la passation de marchés, les paiements aux fournisseurs, l’utilisation des cartes d’achat, les dépenses relatives aux voyages et le codage financier sont adéquats. Cependant, des améliorations sont requises dans certains secteurs. Nos recommandations présentées dans la section suivante résument ces améliorations.     6. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS 6.1.   Cadre de contrôle de gestion     Améliorations  C Cer p t e a n in d s a   n c t o ,  n d tr e ô s l   e p s r   o s b o l n è t  m e e n s     p i l m ac p e o   r e t t a  f n o ts n ,  c a ti u o x n q n u e e n l t s .     il faut e moyennes JAUNE requises  r c e o m m é p d r i o er m ,  e o tt n r t e     é l t a é     r c é o a n li s s t a a t t i é o s n . C de e s s     o pr b o je b c l t è if m s  e d s  e r s i   s p q r u o e g n r t a  d m e  mes    ou des objectifs opérationnels.   Observations  Planification et budget L’UGG élabore un plan d’affaires quinquennal qui comprend un plan d’exploitation annuel avec un budget détaillé. Le volet financier de ces plans est préparé par le gestionnaire des Finances et de l’Administration et examiné par l’équipe de gestion constituée du directeur et des autres gestionnaires de l’unité de gestion. En plus d’être comparés au budget tous les mois, les résultats sont examinés lors des réunions de l’équipe de gestion.   Formation Les pratiques de l’UGG sont conformes aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de l’APC. Le gestionnaire des Finances et de l’Administration, les équipes des différents bureaux et l’agent de gestion du matériel et des marchés sont au courant des politiques et des lignes directrices et en gardent des exemplaires dans tous les bureaux des sous-unités pour s’y référer au besoin. Notre vérification n’a révélé que quelques faiblesses mineures dans l’application de ces politiques et de ces lignes directrices. En général, on fournit une formation sur les politiques et les pratiques financières quand on le juge nécessaire. La formation sur la passation de marchés sera offerte plus tard cette année à tous les employés qui détiennent

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Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers  Unité de gestion de la Gaspésie   un pouvoir dans ce secteur. Les employés saisonniers doivent suivre une formation en règle au début de l’année.     Pratiques de contrôle et de surveillance Le gestionnaire des Finances et de l’Administration prépare un rapport financier mensuel pour chacun des gestionnaires des services. On discute des écarts par rapport au budget et on adopte des mesures pour éviter un déficit. Les rôles et les responsabilités du personnel sont clairement définis. En général, on procède à l’examen du rendement et on en documente les résultats. Les descriptions des postes ont été révisées par le Bureau national au cours de la dernière année. En examinant les pouvoirs financiers, nous avons constaté que le gestionnaire des Finances et de l’Administration avait à la fois le pouvoir de dépenser (article 34) et celui de payer (article 33). Cette situation suscite une préoccupation quant à la séparation des tâches, car cette personne peut autoriser une dépense et en approuver le paiement, ce qui augmente les risques de fraude. Cela peut se produire si les dépenses sont effectuées dans le centre de coût dont cette personne a la responsabilité. Nous avons parlé de la question au directeur et au gestionnaire des Finances et de l’Administration. Ceux-ci ont confirmé que l’article 34 n’était pas mis en   pratique pour les dépenses des Finances et de l’Administration. Dans ces cas, le pouvoir prévu à l’article 34 est exercé par un autre employé de l’unité.   Gestion des risques Le directeur est responsable de la gestion générale des risques. Le parc a ses propres plans de sécurité. L’UGG n’a cependant pas de plan de reprise des activités en cas de catastrophe. Elle a un serveur fonctionnant à partir de son bureau administratif. On procède à la sauvegarde des données chaque jour, mais celles-ci sont conservées sur place dans un coffre-fort. On ne fait pas de sauvegarde des données des systèmes informatisés de comptabilisation des recettes des kiosques de Parcs Canada. Recommandations 1.   Le directeur doit s’assurer que des contrôles sont en place pour assurer que le gestionnaire Finances et Administration n’exerce pas l’autorisation de dépenser, article 34 LGFP, et l’autorisation de payer, article 33 LGFP sur les mêmes transactions afin d’assurer une séparation de tâches adéquates.   Réponse de la direction En accord :    La délégation financière de l’agent d’administration a été modifiée, le 2 octobre 2006. Pour les achats reliés aux budgets du gestionnaire des services financiers, la signature sur le volet 34 de la LGFP est exercée par le Directeur de l’unité de gestion sur présentation des documents.   2.   La copie de sauvegarde du serveur faite au bureau administratif devrait être conservée dans un autre lieu et l’UGG devrait mettre en œuvre des procédures de sauvegarde des systèmes informatisés de comptabilisation des recettes des kiosques de Parcs Canada.  

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