Audit of the Public Law Sector

Martyn Hulme

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Extrait

     

 

TABLE DES MATIÈRES

ÉNONCÉ D’ASSURANCE........................................................................................................... i

RÉSUMÉ ........................................................................................................................................1 

1. INTRODUCTION....................................................................................................................5 1.1 Contexte .......................................................................................................................... 5 1.2 Objectifs et champ de la vérification .............................................................................. 6

2. CONSTATATIONS – CADRE DE GESTION .....................................................................9 2.1 Objectifs et risques.......................................................................................................... 9 2.2 Politiques et procédures ................................................................................................ 11 2.3 Planification .................................................................................................................. 12 2.4 Surveillance du rendement............................................................................................ 13 2.5 Communications ........................................................................................................... 16 2.6 Gestion des ressources financières et humaines ........................................................... 17

3. CONSTATATIONS – OPÉRATIONS ................................................................................21  3.1 Systèmes d’information ................................................................................................ 21 3.2 Coordination de la prestation de services ..................................................................... 22 3.3 Gestion des connaissances ............................................................................................ 23 3.4 Interfaces avec le ministère de la Justice ...................................................................... 25 3.5 Satisfaction des clients .................................................................................................. 27

4. OBSERVATIONS, RECOMMANDATIONS ET RÉPONSES DE LA DIRECTION ...29

ANNEXE A−RENSEIGNEMENTS CONTEXTUELS..........................................................33

ANNEXE B – MÉTHODOLOGIE.............................................................................................37     

ÉNONCÉ   D’ASSURANCE

    Nous avons terminé la vérification interne du Secteur du droit public (SDP). L’objectif global de cette vérification était d’examiner et d’évaluer le cadre dans lequel le SDP fournit des services à ses clients et de recommander des améliorations.   La vérification interne a été effectuée suivant les exigences de laPolitique sur la vérification internedu Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et des Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des vérificateurs internes.   L’équipe de vérification a évalué le cadre de contrôle de gestion en se basant sur les critères de la Recommandation sur le contrôlesur les critères de contrôle (CCC) de par le Conseil  émise l’Institut Canadien des Comptables Agréés, du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du SCT et des guides de vérification du SCT.   D’après notre jugement professionnel, nous avons employé des méthodes de vérification suffisantes et adéquates et recueilli les preuves de l’exactitude des conclusions formulées dans le présent rapport. Nous avons fondé nos conclusions sur la comparaison des situations, telles qu’elles existaient lors de la vérification, avec les critères de vérification. Il faut signaler que les conclusions ne s’appliquent qu’aux domaines examinés.    

 

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RÉSUMÉ

    Le Secteur du droit public (SDP) comprend neuf sections spécialisées dans les conseils et les orientations juridiques et un secrétariat. Les avocats de ces sections sont une ressource de base du Ministère, mettant au besoin leurs connaissances hautement spécialisées à la disposition des avocats des autres secteurs du Ministère et de ses services juridiques ministériels (SJM). La présente vérification porte sur le cadre de gestion dans lequel le SDP fournit les services à ses clients.   Objectifs et risques     Le SDP a documenté adéquatement ses objectifs et il les a fait connaître à ses employés et à ses clients. En fixant ses objectifs, le SDP tient compte des priorités du Ministère et des risques auxquels il s’expose. Il a également relevé et évalué les risques internes et externes importants qu’il court en cherchant à atteindre ses objectifs. L’équipe de vérification est d’avis que les processus suivis par le SDP en fixant ses objectifs et en gérant les risques sont satisfaisants.   Politiques et procédures     Le SDP doit mieux documenter ses procédures et ses pratiques principales. Deux sections (celle des droits de la personne et la Direction générale du droit commercial international) ont rédigé les procédures et les pratiques spécifiques à leur section. Mais ce n’est pas le cas des autres sections du SDP. Des pratiques peu formelles peuvent être efficaces dans les petites sections, mais dans les grandes sections du SDP, des politiques et des procédures documentées donneraient aux avocats actuels et nouveaux et aux employés de soutien des renseignements importants et opportuns et amélioreraient la productivité des employés et de l’ensemble du Secteur. Une recommandation a été présentée pour préparer un guide des principales procédures et des pratiques exemplaires des grandes sections.   Planification     Le SDP suit un processus approprié de planification, il respecte le calendrier dressé par le Secteur de la gestion du ministère de la Justice et il a un plan intégré des activités.

 

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Direction de la vérification interne       Surveillance du rendement     Le Secteur du droit public utilise des outils d’évaluation qualitative pour gérer son rendement, mais il doit solliciter formellement les commentaires de ses clients pour mieux surveiller le rendement global. Gestion de la planification stratégique et du rendement (GPSR), conjointement avec Statistique Canada, a élaboré un questionnaire et une méthodologie normalisés pour solliciter les commentaires sur la mesure dans laquelle le rendement de chacun des SJM satisfait les besoins et les attentes des clients. L’équipe de vérification est d’avis qu’un sondage similaire effectué périodiquement auprès des clients du SDP donnerait aux gestionnaires du SDP des renseignements quantitatifs et qualitatifs plus équilibrés pour surveiller le rendement global.   On nous a dit que toutes les sections du SDP utilisent des pratiques informelles pour surveiller la charge de travail. Une section du SDP utilise un système d’information interne pour surveiller le nombre et la répartition des tâches. L’équipe de vérification est d’avis que l’utilisation d’une pratique de ce type contribuerait à l’équilibre du Secteur, car elle contribuerait à la répartition équitable des tâches et elle donnerait aux gestionnaires des renseignements quantitatifs sur la productivité. Nous avons présenté une recommandation à ce sujet.   Communications   Les pratiques du SDP en matière de communications sont efficaces pour assurer que tous les employés disposent des renseignements dont ils ont besoin pour accomplir leur travail. Divers mécanismes sont utilisés à cette fin, comme les réunions au niveau du Secteur, de la section et des pratiques; l’intranet du Ministère; les journées de réflexion; les face-à-face.   Ressources financières     Les mesures prises pour gérer les ressources financières du SDP sont adéquates. Les dépenses sont surveillées de près au moyen de rapports réguliers. Toutes les dépenses discrétionnaires sont contrôlées, car le bureau de la SMA examine toutes les justifications avant d’approuver les dépenses.   Ressources humaines   Le SDP offre de nombreuses occasions de perfectionnement professionnel à ses employés. Notre examen des données a montré qu’en 2007-2008, 125 employés ont assisté à 350 séances de

 

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Secteur du droit public Résumé   formation interne. Pour mieux surveiller la formation, le SDP réunit les renseignements pour rédiger un rapport détaillé sur la formation reçue par chaque employé.   L’orientation des nouveaux employés peut être améliorée. Certaines sections disposent d’un cahier d’orientation structuré, mais d’autres n’en ont pas. Certains des employés interrogés étaient d’avis qu’un guide collectif d’orientation serait utile, là où il n’en existe pas. L’équipe de vérification est d’accord avec l’opinion de ces employés et elle a recommandé que toutes les sections disposent d’un guide d’orientation qui puisse servir d’ouvrage de référence aux nouveaux employés.   Certains employés ont exprimé l’opinion qu’il faudrait des ressources additionnelles, mais l’équipe de vérification est d’avis que la combinaison des ressources humaines du SDP est généralement équilibrée, compte tenu de sa charge de travail actuelle. Nous signalons que les clients se sont dits généralement très satisfaits des services reçus.   Systèmes d’information     Les systèmes d’information du SDP fournissent un niveau acceptable d’appui à la prise des décisions et à la responsabilisation des gestionnaires et à la prestation de services juridiques à ses clients.   Coordination de la prestation des services   La prestation de services par le SDP est coordonnée adéquatement. Le SDP prend diverses mesures pour faciliter la coordination et organise de nombreuses activités de sensibilisation pour informer ses clients de l’existence de ses services et sachent quand ils peuvent y faire appel.   Gestion des connaissances     La gestion des connaissances est en évolution au Ministère et des efforts doivent être faits dans tout le Ministère pour corriger les faiblesses dans la gestion du capital de connaissances (c.-à-d. les rapports, les documents, les dossiers, les descriptions de l’expérience des employés et des leçons tirées). Selon le dirigeant principal du savoir du Ministère, le Ministère ne suit pas régulièrement de procédures claires de gestion des connaissances. Par conséquent, il y a peu de politiques ou de procédures écrites au SDP pour la gestion de l’information électronique.   De nombreuses initiatives de gestion des connaissances sont prises dans diverses sections du SDP. Ces initiatives sont louables, mais elles ne font pas partie d’un plan coordonné. Le SDP est

 

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Direction de la vérification interne     conscient qu’il s’ensuit que des renseignements pertinents peuvent être oubliés et qu’il pourrait y avoir des incohérences dans ses avis et ses conseils de nature juridique.   Le Ministère a élaboré la stratégie nationale de gestion des connaissances juridiques (GCJ) dans laquelle il souligne qu’il faut de nouveaux systèmes et de nouvelles approches, notamment instaurer des habitudes de mise en commun des connaissances dans tout le Ministère. Cette stratégie est en évolution et il est peut-être prématuré de s’attendre à l’intégration des initiatives du SDP dans la stratégie du Ministère. Néanmoins, l’équipe de vérification est d’avis qu’il faut faire en sorte que les initiatives du SDP soient compatibles avec le maintien de la stratégie du Ministère.   Interfaces avec le ministère de la Justice     Les interfaces du SDP avec le ministère de la Justice sont satisfaisantes, mais il faut clarifier le rôle de la Section des politiques de droit public (SPDP). Les avocats du SPDP sont d’avis que leurs collègues du Ministère ne comprennent pas parfaitement les services que leur section fournit ou quand ils peuvent y faire appel. Les commentaires recueillis par la SMA sur la satisfaction des clients en 2007 indiquaient également le besoin de clarifier le mandat de la SPDP. Le chef de section a organisé de nombreuses activités de sensibilisation pour exposer clairement ce mandat à ses clients et les situations dans lesquelles ils devraient faire appel à la SPDP. L’équipe de vérification croit que la compréhension du rôle de la SPDP par ses clients doit être surveillée et que les activités de sensibilisation doivent être adaptées régulièrement au besoin.   Satisfaction des clients   Dans l’ensemble, les clients du SDP sont satisfaits des services qu’ils reçoivent. Les résultats d’un sondage informel mené par la SMA en mars 2007 et les entrevues de l’équipe de vérification avec un échantillon de clients du SDP ont indiqué que ceux-ci sont très satisfaits des services reçus. Nous avons constaté une satisfaction générale à l’égard de la qualité et de la quantité des services juridiques fournis par le Secteur.   Les réponses de la direction aux recommandations contenues dans ce rapport ont été fournie par la sous-ministre adjointe, Droit public.  

 

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1. INTRODUCTION

    1.1 Contexte   Le Secteur du droit public (SDP) du ministère de la Justice comprend le bureau de la sous-ministre adjointe (SMA), neuf sections spécialisées en conseils et en orientations juridiques et un secrétariat. Ce sont la Section des droits de la personne; la Section du droit administratif et constitutionnel; la Section du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels; les Services des affaires judiciaires, des cours et des tribunaux administratifs; la Direction générale du droit commercial international; la Section du droit international public; la Section du droit privé international; la Section des politiques de droit public; le Secteur du droit des langues officielles 1 ; le Secrétariat pour le droit aérien international. Les avocats de ces sections forment une ressource de base du Ministère, ils offrent au besoin leurs connaissances hautement spécialisées aux avocats des autres secteurs du Ministère et des services juridiques ministériels (SJM). Le SDP aide le Ministère à coordonner la prestation d’avis juridiques à tout le gouvernement et à appuyer la Direction du contentieux et la Direction des services législatifs du Ministère. Les clients du SDP proviennent du Ministère (p. ex. le ministre, le sous-ministre, le Secteur des politiques, le Portefeuille des affaires autochtones, les bureaux régionaux) et de l’extérieur (p. ex. par l’intermédiaire des SJM ou directement, comme le Bureau du Conseil privé, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, les gouvernements provinciaux et territoriaux, le Service des poursuites pénales du Canada). C’est pourquoi dans ce rapport, le terme « client » fait référence à toute entité qui demande les conseils du SDP. L’annexe A contient des renseignements contextuels additionnels sur le SDP.   En 2007-2008, le SDP avait 125 employés dont 75 p. 100 étaient des avocats. Les dépenses salariales totales étaient de 12 191 180 $ et 1 482 131 $ étaient affectés au fonctionnement et à l’entretien (F & E).   Voici certains des principaux risques relevés lorsque le SDP a été choisi pour y effectuer une vérification : la conformité aux interprétations des diverses lois et politiques par le ministère de la Justice, notamment laLoi sur l’accès à l’information et laLoi sur la protection des                                                   1  Lejoint au SDP avec effet le 1 Groupe du droit des langues officielles s’est er avril 2008 et n’a pas participé directement à la vérification.  5

Direction de la vérification interne     renseignements personnelslaquelle une approche coordonnée et cohérente était; la mesure dans adoptée pour s’occuper de questions spécialisées; la capacité de répondre aux demandes de services juridiques spécialisés des clients; les facteurs d’inefficience dans l’organisme et la gestion de la charge de travail; l’établissement de rapports basés sur les renseignements sur le rendement; la gestion de l’information électronique; le caractère approprié des liens avec les clients, la gestion des connaissances et la certitude financière.   1.2 Objectifs et champ de la vérification   L’objectif global de cette vérification était d’examiner et d’évaluer le cadre dans lequel le SDP fournit des services à ses clients et d’en recommander l’amélioration.   L’équipe de vérification a examiné et évalué :   •   pratiques et les procédures liées à lale cadre de contrôle de la gestion (les politiques, les planification, à l’organisation, au contrôle, à la direction et aux communications et la gestion des ressources financières et humaines); •   la fiabilité des systèmes d’information aux fins de la prise des décisions et de la responsabilisation;  •   le caractère approprié des interfaces avec les autres sections du ministère de la Justice (les bureaux régionaux, les SJM, l’administration centrale), les organismes centraux et les organisations internationales qui requièrent les services spécialisés d’experts des droits de la personne, du droit administratif et constitutionnel, du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels, des affaires judiciaires, du droit commercial international, du droit international public, du droit privé international, du droit aérien et des politiques de droit public; •   des clients à l’égard des services fournis.le niveau de satisfaction   Cette vérification portait également sur :   •   les rôles et les responsabilités de chaque section, notamment sur le caractère approprié de la coordination des services et la compréhension des services fournis par le SDP à ses clients et des situations dans lesquelles ceux-ci peuvent y faire appel; •   la mesure dans laquelle les questions liées à la gestion des connaissances ont été cernées et un plan a été élaboré pour les résoudre; •   approprié du processus d’affectation des ressources.le caractère   À l’occasion de cette vérification, la planification et l’examen sur place ont eu lieu entre la fin de février et la fin d’août 2008.  6

    L’annexe B décrit en détail la méthodologie utilisée au cours de cette vérification.    

 

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Secteur du droit public 1. Introduction

2. CONSTATATIONS   –   CADRE   DE   GESTION

    2.1 Objectifs et risques   Le Secteur du droit public a documenté ses objectifs comme il convient et il les a fait connaître à ses employés et à ses clients.

La définition et la documentation des objectifs organisationnels sont une étape majeure pour assurer que les attentes soient indiquées clairement aux employés professionnels et de soutien et aux clients. Les objectifs doivent être à court et à long terme, porter sur l’efficacité et l’efficience des opérations, la fiabilité de l’établissement de rapports internes et externes et la conformité aux lois, aux règlements et aux politiques applicables.   L’équipe de vérification a constaté que le Plan des activités 2008-2009 du Secteur du droit public décrit quatre objectifs précis des activités liées aux aspects stratégiques de son travail et deux objectifs qui ont trait aux aspects relatifs à la consultation. Le Plan des activités décrit les priorités de gestion à court terme et contient des énoncés sur l’efficacité et l’efficience des opérations, la conformité aux exigences internes et externes en matière d’établissement de rapports, la politique et les règlements gouvernementaux. On y trouve aussi une série de pages affichées sur JUSnet (l’intranet du Ministère) qui décrivent les sphères de responsabilité du SDP et les services offerts par chacune de ses sections. Nos entrevues nous ont confirmé que les avocats et les employés de soutien du SDP comprennent les objectifs et les responsabilités du SDP documentés dans le Plan des activités et affichés sur JUSnet.   L’équipe de vérification est d’avis que les objectifs documentés du SDP sont appropriés.   En fixant ses objectifs, le Secteur du droit public tient compte des priorités et des risques auxquels le Ministère s’expose.   Le Centre de gestion des opérations du Secteur du droit public a la responsabilité de rédiger le Plan des activités du SDP en réponse à la lettre d’appel et aux guides envoyés chaque automne par le Secteur de la gestion. Le Centre de gestion des opérations recueille des renseignements des sections du SDP sur les dossiers et les affaires qui peuvent influer sur les activités du Secteur  9

Direction de la vérification interne     (p. ex. les dates limites relatives à diverses lois et politiques, la prévision d’une augmentation des litiges commerciaux, les futures activités des commissions). Ces renseignements sont inclus dans les premières ébauches des plans de chaque section, envoyées aux chefs de section pour qu’ils les examinent et formulent des commentaires. Les chefs de section présentent des suggestions relatives à des ajouts, à des suppressions et à des modifications de l’ébauche, en se basant sur leur compréhension des priorités et des risques dans les domaines de compétence propres à chaque section. Le Centre de gestion des opérations utilise ces rétroactions pour dresser le Plan des activités du SDP; la SMA le révise ensuite en fonction de sa compréhension des priorités du Ministère, avant que le document soit finalisé et présenté au Secteur de la gestion.   La plupart des clients du SDP ont appris à l’équipe de vérification que le SDP ne les consulte pas sur la planification des activités du Secteur ou sur la planification de leurs propres activités, au sujet desquelles ils pourraient avoir besoin des services du SDP. Des consultations de ce type aideraient le SDP à prévoir la demande de services juridiques. Mais de nombreux clients des SJM nous ont dit spontanément que, comme le travail juridique des SJM est souvent ponctuel, le SDP doit réagir aux activités des SJM. Les employés des bureaux régionaux nous ont aussi dit qu’il est difficile de prévoir la demande de services, car la plupart d’entre eux ont trait à des litiges. Des consultations sur les activités pourraient donc fournir des renseignements additionnels sur les priorités des clients et influer sur les objectifs du Secteur, mais l’équipe de vérification croit que le fait d’exiger que le SDP s’adapte aux activités de ses clients rend difficile l’obtention de renseignements additionnels au cours de consultations avec les clients.   L’équipe de vérification est d’avis que le processus suivi par le SDP pour fixer ses objectifs est satisfaisant.   Les risques internes et externes importants auxquels le Secteur du droit public s’expose pour atteindre ses objectifs ont été relevés et évalués.   Les risques internes et externes importants auxquels s’expose un organisme qui cherche à atteindre ses objectifs doivent être relevés et évalués pour élaborer des stratégies afin de les gérer.   Le Plan des activités du SDP expose les deux principaux risques relevés pour le Secteur : le manque de ressources pour effectuer le recouvrement des coûts et la réticence des clients à consulter le Secteur au sujet du recouvrement des coûts. Des mesures d’atténuation sont décrites dans le Plan des activités. Par exemple, pour affronter les risques liés à la mise en œuvre du modèle de recouvrement des coûts, le SDP projette de préparer un exposé à présenter devant le Com.Fin, en collaboration avec d’autres secteurs et d’autres portefeuilles, afin d’obtenir une partie des frais généraux du Ministère pour accomplir les tâches additionnelles requises en vue  10