Comment valoriser les taches administratives en formation - outils pour les formateurs

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Comment valoriser les tâches administratives en formation : outils pour les formateurs Maryline Mérignac — CF PA CA 41 : 02 54 55 20 00 Christian Moniot — OCGFA : 02 54 46 22 22 Christophe Dulou — CER AGC val de Loire : 02 54 55 34 00 Julien Tuesta — VIVEA : 06 07 71 26 35 1 Outil pour une meilleure prise en compte des tâches administratives L e travail administratif fait, aujourd’hui, partie intégrante de l’activité des chefs d’entreprise agricole. Bien que, d’après les enquêtes, il nécessite assez peu de temps, il représente une forte charge mentale. Une majorité d’agriculteurs n’ont, en effet, pas goût au « travail assis » et tendent à dénigrer les fonctions et les tâches administratives qu’ils considèrent comme une perte de temps, imposée par une réglementa-tion tatillonne au détriment du travail productif, le « vrai boulot », plus noble et motivant à leurs yeux. Un Ministre de l’agriculture lui-même a qualifié ce type de tâche d’ « impôt paperasse ». Afin de mieux comprendre la réalité des fonctions administratives au sein des entreprises agricoles, une enquête a été réalisée sur la manière dont elles sont vécues par ses contributeurs et la diversité des repré-sentations qu’elles engendrent. VIVEA a donc commandité cette étude-action * pour :   Identifier les modalités de prise en compte des fonctions administratives selon la diversité des en-treprises et des chefs d’entreprise ;   Repérer les différentes représentations ...

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Comment valoriser
les tâches administratives
en formation :
outils pour les formateurs

Maryline Mérignac — CF PA CA 41 : 02 54 55 20 00
Christian Moniot — OCGFA : 02 54 46 22 22
Christophe Dulou — CER AGC val de Loire : 02 54 55 34 00
Julien Tuesta — VIVEA : 06 07 71 26 35
1 Outil pour une meilleure prise en compte
des tâches administratives
L e travail administratif fait, aujourd’hui, partie intégrante de l’activité des chefs d’entreprise agricole.
Bien que, d’après les enquêtes, il nécessite assez peu de temps, il représente une forte charge mentale.
Une majorité d’agriculteurs n’ont, en effet, pas goût au « travail assis » et tendent à dénigrer les fonctions
et les tâches administratives qu’ils considèrent comme une perte de temps, imposée par une réglementa-
tion tatillonne au détriment du travail productif, le « vrai boulot », plus noble et motivant à leurs yeux. Un
Ministre de l’agriculture lui-même a qualifié ce type de tâche d’ « impôt paperasse ».

Afin de mieux comprendre la réalité des fonctions administratives au sein des entreprises agricoles, une
enquête a été réalisée sur la manière dont elles sont vécues par ses contributeurs et la diversité des repré-
sentations qu’elles engendrent.
VIVEA a donc commandité cette étude-action * pour :
  Identifier les modalités de prise en compte des fonctions administratives selon la diversité des en-
treprises et des chefs d’entreprise ;
  Repérer les différentes représentations existantes et les caractériser ;
  Repérer les évolutions de l’environnement qui impactent les fonctions administratives ;
  Identifier les principaux enjeux nouveaux et changements induits par ces évolutions ;
  Identifier les différentes stratégies possibles pour remplir ces fonctions et leurs conséquences en
termes de compétences clés ;
  Proposer des modalités pour mieux répondre aux besoins des contributeurs.

VIVEA a organisé 4 ateliers, animés par des consultants, avec le concours de ses conseillers. Dans chaque
atelier, VIVEA a réuni des chefs d’exploitation représentatifs de la diversité des agriculteurs du départe-
ment et des conseillers issus des organisations professionnelles ou des organismes de formation. Ces ate-
liers, complétés par des entretiens avec des experts, ont permis d’identifier les différentes représentations
et pratiques des participants et de déboucher sur l’exploration des compétences mises en œuvre.

Au-delà de l’apparent dénigrement de ces fonctions, leur utilité, voire leur caractère indispensable semble
désormais acquise. Si chacun souhaite leur simplification pour dégager du temps pour d’autre fonctions
plus attractives, il s’avère que c’est aussi « là qu’on gagne de l’argent », mais également du confort et de la
sérénité. En effet ces fonctions, ou plutôt ces tâches administratives, qui permettent de rendre compte, à
l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise, se révèlent être la clé de voûte du management des entrepri-
ses agricoles lorsqu’elles permettent à leurs responsables de piloter leur activité dans un environnement de
plus en plus incertain et au sein de réseaux sociaux toujours plus complexes.

Suite à l’étude, une réunion de restitution a été organisée dans le Loir et Cher avec les membres du comité
VIVEA et les organismes de formations pour réfléchir aux actions à mettre en œuvre en prenant en compte
les résultats de l’étude. Cette réunion a permis de définir deux objectifs partagés :
sensibiliser dans diverses formations les agriculteurs par rapport à leurs comportements, plutôt que de
développer des formations spécifiques;
construire un outil commun permettant de faire prendre conscience aux stagiaires de leur relation aux
tâches administratives et des bénéfices d’une meilleure gestion administrative.
Les outils présentés ici sont le résultat du travail engagé suite à cette réunion.

* Les études VIVEA n° 6 = Une étude action sur les fonctions administratives dans les entreprises agricoles : retrouvez cette étude à
l ’ a d r e s s e s u i v a n t e , h t t p : / / v i v i n t e r n e t v 3 / i n t e r n e t / P a g e s / D o c u m e n t s / P u b l i c a t i o n s _ o f f i c i e l l e s /
vivea_etude_6_fonctions_administratives.pdf
2 Outil pour une meilleure prise en compte
des tâches administratives
L’objectif de cet outil est de permette une meilleure appréhension des taches administratives par
les agriculteurs afin des les conduire à mieux les prendre en compte ou à se former pour mieux
les réaliser. Les séances proposées sont faites pour s’intégrer pendant les formations, quelque
soit le sujet.

Les outils proposés permettent de faire prendre conscience aux agriculteurs de leur
manière d’appréhender les taches administratives, et de leur faire prendre conscience
que l’on peut valoriser ce qu’ils percevaient au départ comme une contrainte.

Nous avons testé de deux manières différentes les outils qui vous sont proposés, la « simplifiée »
et la « complète ».

La version « simplifiée » présente les avantages suivants :
- plus courte à insérer dans la formation
- permet pour la ou les premières fois à l’animateur de se familiariser avec l’outil

La version complète trouvera tout son sens au sein d’une formation réglementaire, technique,
ou portant sur un sujet très précis (il faut que la durée de la formation soit suffisante : 2
jours ou plus).

Version « Simplifiée » Version « Complète »

Jeux brise glace Jeux brise glace

Echanges entre les stagiaires Poursuite de la formation

Poursuite de la formation Travail en sous groupe

Evaluation Poursuite de la formation

Travail de construction collective

Poursuite de la formation

Evaluation



Cet outil s’est révélé pertinent dans les formations « tuteur » et « maitre d’apprentissage », cela
permet une prise de conscience des personnes présentes pour elles-mêmes et l’importance de
sensibiliser ou impliquer davantage leurs stagiaires sur ces aspects.

Cet outil peut également être utilisé :
- dans les formations complémentaires au stages installation cela permet une meilleure
approche des taches administratives avec les jeunes et futurs installés.

- au sein d’un groupe d’agriculteurs travaillant ensemble, qui souhaitent améliorer le fonc-
tionnement du groupe et l’organisation des taches entre eux.
3 Jeux brise-glace :
Quel est mon rapport aux tâches administratives ?
Objectifs :
 Faire prendre conscience aux stagiaires de leur relation aux taches administratives : de quel ar-
chétype chacun est le plus proche ;
 Créer une expérience commune décalée qui aura des effets sur la cohésion du groupe, faciliter
l'apprentissage;
Durée : 20 à 30 minutes en début de formation — dans le cas de la version “simplifiée”, il convient
d’ajouter 1 heure de débat

Utilisation : dans toute formation (même technique) ou une meilleure prise en compte des taches
administratives permettrait au stagiaire d’utiliser celles-ci pour une meilleure organisation, pour une
meilleure stratégie d’entreprise.
Forme pédagogique :
 cet outil est un jeu ;
 Renseignement et dépouillement individuel d’un questionnaire ;
 Présentation rapide par l’animateur.
Moyens :
 Un questionnaire par stagiaire ;
 Une grille de dépouillement par stagiaire.
Introduction - présentation (5-10 minutes)
 Présentation en quelques mots de l’étude sur les fonctions administratives
 Expliquer le travail collectif réalisé par les partenaires
Remplissage du questionnaire (5 minutes)
 Remettre un questionnaire à chaque stagiaire ;
 Consigne : ne cocher qu’une case par question ;
 Préciser qu’il s’agit d’un jeu, ne pas hésiter à être drôle, excessif, il faut renforcer l’aspect ludique ;
 Préciser que c’est une typologie, donc que c’est certes réducteur, mais que pendant la formation,
on remettra de la nuance et de la complexité, car nous sommes tous uniques et personne ne veut
être « rangé dans un bocal ».
Dépouillement (5 minutes)
 Une fois le questionnaire rempli, remettre à chacun une grille de dépouillement et la faire remplir.
Présentation succincte des 4 archetypes (10 minutes)
Présenter sans aller trop loin : en insistant sur le côté ludique et en signalant que la formation sera
l'occasion de se placer plus finement, voire de prendre la résolution de passer d'un type à un autre
et de s'en donner les moyens.
Version « complète »
Faire un tour de table pour que chaque stagiaire évoque son positionnement ; l’animateur note les
noms sur le schéma, la position de chacun (reproduire rapidement le schéma sur un paper board) ;
L’animateur gardera en mémoire le positionnement des stagiaires pour constituer les groupes pour la
séquence suivante.
Versions « simplifiée »
Faire un tour de table en posant la question suivante : « y a-t-il un écart entre la perception que
vous aviez de vous-même et le résultat du test? ». Laisser les échanges entre les stagiaires en inter-
venant le moins possible. Les messages seront plus forts et auront plus d’impacts en venant de l’un
d’entre eux plutôt que de l’animateur de la formation. Prévoir de 30 minutes à 1 heure.

4 Quel est mon rapport aux tâches administratives ?
questionnaire
Remplissez le questionnaire en cochant pour chaque question une seule réponse parmi
les 4 propositions. Cochez la réponse qui est la plus proche de ce que vous pensez.


1. Selon moi, les taches administratives:
 Ce n'est pas pour ça que j'ai choisi ce boulot, je veux vivre de ma production 
 Elles sont nécessaires pour être en phase avec le reste de la société et, en plus, c'est
utile à l’exploitation
 Je les délègue à d’autres, comme ça, c'est fait et bien fait.
 La paperasse...y'a rien qui me gonfle plus


2. Pour la réalisation des taches administratives
 Réglé comme du papier à musique : je les programme de manière régulière
 Je les fais quand j’ai le temps, quand il pleut 
 Je les fais au dernier moment quand il n'y a plus le choix, la nuit d'avant 
 Je les fais faire


3. La mise en application d’une nouvelle réglementation
 Ca n'en fera qu'une de plus, on en est à combien là ? 
 Je n’en vois pas l’intérêt
 Je réfléchis à comment je vais l’utiliser de manière positive
 On verra ça plus tard………


4. Noter toutes les interventions culturales :
 C’est une contrainte
 Je le fais mais je n’en vois pas l’intérêt
 Je le fais et je le valorise pour la gestion de l’exploitation
 Je le fais faire


5. Le traitement du courrier :
 Aussitôt arrivé, aussitôt ouvert, aussitôt traité ou classé
 Aussitôt arrivé, aussitôt empilé, on verra ça plus tard
 Je ne sais pas, c’est ma femme qui s’en occupe
 On est de plus en plus submergé de courriers qui ne servent à rien





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6. La commercialisation :
 Je vends ce que je produis
 Je produis ce que me demande la coopérative
 J’essaie de prévoir les besoins du marché et de prévoir ma production en consé-
quence
 La coopérative trouve toujours une excuse pour payer moins cher notre produit, et
ça change tous les ans



7. Faire la déclaration PAC :
 C’est vraiment un truc d’administratifs
 C’est le moyen de faire le point globalement sur mon assolement et mon pilotage
 Je la fais faire
 Je la fais au dernier moment



8. Monter un dossier de demande de subvention :
 Je demande au conseiller de le faire en grande partie
 Mon projet et ma stratégie sont déjà définis, la demande de subvention n’est qu’une
étape
 Ça prend trop de temps par rapport au travail d’agriculteur
 On devrait pouvoir obtenir plus facilement des aides avec des demandes orales



9. Calculer les couts de production :
 L’important c’est le produit que l’on a à vendre
 Je ne sais pas, je fais confiance aux différents organismes pour approcher mes couts
de production
 Je fais le calcul dès le début de campagne, et le réajuste régulièrement, pour profi-
ter des opportunités de vente
 C’est une perte de temps, de toute manière on ne maitrise pas les prix de vente



10. Pour améliorer ma performance technique :
 Je fais confiance au technicien
 L’important c’est l’expérience terrain qui me guide
 De toute manière, au final, c’est la météo qui décide
 Je me documente et échange avant de prendre une décision
6
Quel est mon rapport aux tâches administratives ?
Grille de dépouillement
Pour chaque question, entourez la lettre qui correspond au numéro de votre réponse.

Réponses :
Question 1 Question 2 Question 3 Question 4 Question 5
 A  B  C  C  B
 B  C  A  A  A
 D  A  B  B  D
 C  D  D  D  C
Question 6 Question 7 Question 8 Question 9 Question 10
 A  C  D  A  D
 D  B  B  D  A
 B  D  A  B  C
 C  A  C  C  B
Totalisez le nombre de fois ou vous avez entouré :
A B C D
…/10 …/10 …/10 …/10
LE « TOP LE « TOP LE LE « BON PERE DE
PRODUCTEUR » AGRIMANAGER » « PAPERASSOPHOBE » FAMILLE »
Des fonctions administratives diversement vécues
Identité « entrepreneur »
LE « TOP PRODUCTEUR » LE « TOP AGRIMANAGER »
Ce n’est pas le métier « vivre de sa production » Elles sont nécessaires socialement et utiles à l’exploitation
Résistance Utilisation
LE « PAPERASSOPHOBE » LE « BON PERE DE FAMILLE »
C’est un impôt paperasse Je les délègue à d’autres
Identité « traditionnelle »
Une diversité y compris au sein d’une même exploitation
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Travail en sous groupe

Objectifs :
 faire prendre conscience aux stagiaires des utilisations possibles des tâches administratives pour
améliorer la gestion, la gouvernance de l’exploitation ;
 créer des échanges entre les stagiaires, pour que les utilisations possibles soient présentées par
des exploitants eux-mêmes.
Durée : 30 à 45 minutes en milieu de formation
Forme pédagogique :
L’animateur forme plusieurs groupes en s’assurant que chacun des 4 archétypes soit représenté.

Consignes :
 échanger puis noter « la liste des utilisations possibles », « liste des bonnes raisons pour ne pas
l’utiliser » et « la liste des bonnes raisons pour l’utiliser »
 chaque sous groupe définit : un animateur chargé de garantir l’avancé du travail et la répartition
de la parole, un preneur de note qui remplit la fiche, un gardien du temps

En fonction du thème de la formation, la tâche sur laquelle posera la question pourra
être différente entre les sous groupes.
Moyens :
 Une fiche par groupe
Quelques exemples de questions
Thème de la formation Questions
Conditionnalité Noter les interventions culturales :
Noter les interventions sanitaires :
Gestion financière Faire et suivre son budget de trésorerie :
Commercialisation Tenir un fichier client :
GRH Faire le document unique :




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