Échanges de groupes d’étude - GUIDE DU ROTARIEN

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Échanges de groupes d’étude
ÉCHANGES INTERNATIONAUX POUR JEUNES CADRES
GUIDE DU ROTARIENCette publication s’adresse aux Rotariens chargés du programme EGE (responsables, chefs d’équipe, gouverneurs, etc.).
Les informations contenues dans ce guide sont exactes au moment de sa publication. Les administrateurs de la Fonda-
tion se réservent toutefois le droit de les modifi er en cours d’année si les circonstances le requièrent. Si une règle EGE
est contraire à une loi ou un règlement en vigueur dans votre district, veuillez contacter les services EGE à la Fondation
pour obtenir une dérogation.
D’autres circonstances échappant à notre contrôle peuvent infl uencer les préparatifs de voyage et les conditions à remplir pour
visiter certains pays. Les responsables EGE des districts et les participants (chefs et membres d’équipes) doivent donc se préparer
à la possibilité de changements de dernière minute.Sommaire
Calendrier EGE 2
Introduction 3
Coordinateur EGE 3
Financement EGE 4
I Participation et jumelage 6
Participer à un EGE 6
Demande de participation du district 7
Procédure de jumelage 8
Annonce des jumelages 8
L’Assemblée internationale 9
II Accueil de l’équipe – planifi cation 10
III Sélection de l’équipe 15
Sélection & orientation 15
Évaluation de l’échange 22
Mise en place d’un programme de qualité 23
IV Formulaires
Titres de transport 31
Agences de voyage désignées par le RITS 32
Autorisation d’effectuer les réservations sur place 33
Attestation d’assurance et certifi cat médical 35
Remboursement pour participation à la conférence de district 37
Remboursement pour déplacements intérieurs 38
Remboursement pour formation linguistique 39
Remboursement en cas d’escale forcée 40
Programmes de perfectionnement 41
Rapport fi nal 43
Évaluation 45
Formulaire Newstip – Informations EGE pour les médias 472 | ÉCHANGES DE GROUPES D’ÉTUDE
Calendrier
Juillet-août Novembre-janvier Juin-juillet Six mois avant le départ Deux mois avant le Deux mois après le
départ, envoyer : retour
Les gouverneurs élus Les jumelages sont Les responsables EGE Le comité de sélection
reçoivent les formulaires confi rmés par le con- reçoivent les dossiers de fait passer des entretiens
• aux services EGE : Échéance de réception
de demande de parti- seil d’administration et candidature du chef et aux candidats et choisit
l’itinéraire, les attes- des comptes rendus des
cipation à un EGE des annoncés aux districts des membres d’équipe, l’équipe.
tations d’assurance, équipes par les services
districts. par courrier. les livrets, le matériel de
les certifi cats médi- EGE (par e-mail), les
promotion et les insi-
caux et les candida- gouverneurs et respon-
er
1 octobre
gnes pour Anciens.
tures. sables EGE des deux
Échéance de réception districts.
• à l’autre district :
des dossiers par les servi-
l’itinéraire qui doit
ces EGE à Evanston.
l’approuver.
• au RITS ou à l’agen-
ce désignée : les de-
mandes de titres de
transport.
N.B. : Tout EGE pour
lequel tous les docu-
ments pré-départ ne
seront pas parvenus au
siège 45 jours avant le
départ peut être annulé
ou reporté à une date
ultérieure.Introduction
• Expérience humaineDéfi nition et objectifs
— Les membres des équipes EGE et leurs
Le programme EGE prévoit l’échange de hôtes échangent idées et points de
groupes d’étude entre districts jumelés de vue, espoirs et diffi cultés rencontrées
diff érents pays. Les équipes EGE sont
— Des amitiés se nouent et l’entente composées d’un chef d’équipe rotarien et de
mondiale y gagnequatre à six non-rotariens, et passent entre
quatre et six semaines dans le district jumelé.
• Participation des Rotariens
Les séjours à l’étranger des équipes EGE ont — Ce programme leur permet de parti-
pour but de permettre aux participants de ciper concrètement à l’action interna- L’impact du
développer les qualités professionnelles et de tionale et de partager leur expérience Rotary sur le
leadership requises par la globalisation du professionnelle avec de jeunes collè- genre humain à
marché du travail et s’articulent autour des gues étrangers travers le monde
domaines suivants :
est impressionnant.
Ces échanges • Expérience professionnelle
peuvent changer Le coordinateur EGE— Possibilité d’observer des pratiques une vie et le Rotary
professionnelles diff érentes œuvre à faire du Les services EGE de la Fondation à Evanston
monde un endroit assignent à chaque district un coordinateur — Participation à des journées profes-
où il fasse meilleur chargé de :sionnelles, des discussions et des visi-
vivre. À mon tes qui favorisent les échanges d’idées • lui apporter ses conseils et de la do-
retour, j’ai rejoint tout en ayant un impact à long terme cumentation utile pour préparer leur
le Rotary club de sur la carrière des participants échange
ma ville.
• l’informer sur les précédents échanges • Expérience culturelle
– membre de dans le district
— Découverte d’un pays et de ses habi- l’équipe ege du • l’aider à contacter le partenaire, le cas
tants, et étude de ses institutions, de district  échéant
sa langue, de son système économique (états-unis) dans
• vérifi er tous les documents pré-départ et et de ses coutumes le district 
demandes de remboursement (brésil)
— Promotion de l’intérêt de la diversité
Nous vous recommandons toutefois de cher-culturelle
cher la réponse à vos questions dans ce guide
avant de contacter votre coordinateur ou
coordinatrice.
GUIDE DU ROTARIEN | 3Seules deux possibilités existent :Financement de l’EGE
• faire don de la totalité de la somme à son La Demande de participation du district [167-
partenaire (11 000 USD ou 6 000 USD FR] à un EGE ne peut être approuvée que si
pour un EGE avec un pays voisin), ou des fonds suffi sants du Fonds mondial ou du
FSD sont disponibles cette année-là. • diviser les coûts, chaque district allouant
5 500 ou 3 000 dollars.
Par le Fonds mondial
N.B. : Un district ne peut faire don de • Tout district peut demander à bénéfi cier
l’EGE fi nancé par le Fonds mondial à un chaque année d’un EGE fi nancé par le
autre district. Fonds mondial, et cela indépendamment
du montant de ses contributions à la
Programmes de perfectionnementFondation.
Dans le cadre de SHARE, les districts
• Les deux équipes peuvent voyager au peuvent utiliser certains montants FSD
cours de la même année rotarienne. (au moyen du formulaire page 41) pour :
Par le FSD • ajouter jusqu’à deux membres supplé-
mentaires au coût de 2 000 USD par Un district peut également envoyer une
membre supplémentaire (1 000 USD équipe EGE en la fi nançant sur son
en cas d’EGE entre pays voisins). Le FSD/SHARE au coût de 11 000 USD
gouverneur du district d’accueil doit (ou 6 000 USD pour un EGE avec un
indiquer son acceptation sur la demande pays voisin).
de participation ou par lettre. Les titres
Les deux équipes peuvent voyager au cours de transport ne sont émis qu’après que le
de la même année rotarienne. coordinateur EGE a vérifi é que le mon-
tant du FSD alloué par le district couvre
Les allocations FSD/SHARE doivent avoir ces nouvelles dépenses.
été eff ectuées à la date d’envoi de la demande
de participation. • off rir une orientation (500 USD maxi-
mum) à l’équipe avant son départ. Les
Un district peut donc participer chaque an- membres de l’équipe doivent obligatoi-
née à deux EGE, l’un fi nancé par le Fonds rement assister à au moins 12 heures
mondial, l’autre par le FSD. d’orientation.
Don d’EGE • off rir une formation linguistique supplé-
mentaire aux membres d’équipe s’ajou-En cas de don d’EGE au district partenaire,
tant à celle de la Fondation. l’échange peut être organisé sur un an. Le
district donateur fi nance dans ce cas son
équipe soit par le Fonds mondial soit en
allouant 11 000 USD ou 6 000 USD pour
un EGE avec un pays voisin, et fait don d’un
EGE à son partenaire.
4 | ÉCHANGES DE GROUPES D’ÉTUDELa Fondation couvre : La Fondation ne couvre pas :
• le transport le plus économique avec • les transports vers et de l’aéroport
départ du district (ou le plus proche pos-<