Inventaire des fichiers de renseignements personnels de la Régie de l 'assurance maladie du Québec

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Description

Inventaire des fichiers de renseignements personnels de la Régie de l’assurance maladie du Québec Fichier de renseignements sur le personnel – renseignements médicaux Version du 29 novembre 2009 FICHIER DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS IDENTIFICATION DU FICHIER 3. DÉSIGNATION : Fichier de renseignements sur le personnel – renseignements médicaux 4. DATE DE CRÉATION (Année Mois) 2003 07 5. FINALITÉ(S) DU FICHIER : a. en vue de l'application de la loi : 07 Loi sur la fonction publique Loi sur la santé et la sécurité du travail b. en vue de l'application du règlement : Règlements d’application des lois précitées c. en vue de l'application du programme : d. pour la gestion interne de l'organisme : pour la gestion du traitement des dossiers d’assurance traitement, d’accident du travail et de maladie professionnelle e. à des fins statistiques (cocher) : X z. autre(s) fins(s) (spécifier) : l’administration des conventions collectives, directives et programmes gouvernementaux 6. USAGE(S) Les renseignements médicaux sont utilisés pour permettre à certaines personnes représentant l’employeur de s’assurer de l’admissibilité des employés au régime d’assurance traitement, de valider les capacités d’un employé à fournir adéquatement sa prestation de travail et à assurer le suivi des dossiers d’accidents du travail et de maladies professionnelles. 7. DESCRIPTION : ...

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Version du 29 novembre 2009

Inventaire des fichiers de renseignements personnels

de la Régie de l’assurance maladie du Québec

Fichier

de

renseignements

sur

le

personnel

–

renseignements médicaux

Fichier de renseignements sur le personnel – renseignements médicaux

Page 2

Version du 29 novembre 2009

FICHIER DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

IDENTIFICATION DU FICHIER

3. DÉSIGNATION : Fichier de renseignements sur le personnel – renseignements médicaux

4. DATE DE CRÉATION

(Année

Mois)

2003

07

5. FINALITÉ(S) DU FICHIER :

a.

en vue de l'application de la loi : 07

Loi sur la fonction publique

Loi sur la santé et la sécurité du travail

b

. en vue de l'application du règlement :

Règlements d’application des lois précitées

c.

en vue de l'application du programme :

d.

pour la gestion interne de l'organisme :

pour la gestion du traitement des dossiers d’assurance traitement, d’accident du travail et de maladie

professionnelle

e

.

à des fins statistiques (cocher) : X

z

.

autre(s) fins(s) (spécifier) :

l’administration des conventions collectives, directives et programmes gouvernementaux

6. USAGE(S)

Les renseignements médicaux sont utilisés pour permettre à certaines personnes représentant l’employeur de s’assurer de l’admissibilité des employés

au régime d’assurance traitement, de valider les capacités d’un employé à fournir adéquatement sa prestation de travail et à assurer le suivi des dossiers

d’accidents du travail et de maladies professionnelles.

7. DESCRIPTION :

Ce fichier détenu par la Direction des ressources humaines et de la gestion immobilière est constitué des renseignements médicaux concernant les

personnes qui sont absentes pour invalidité, soit en assurance traitement ou pour accident du travail ou maladie professionnelle. Il comprend également

les rapports d’expertise demandés par l’employeur.

GESTION DU FICHIER

8. SUPPORTS PHYSIQUES UTILISÉS :

X

a.

Manuel (papier, carton, etc.)

b.

Mécanique (microfiche, microfilm, etc.)

c.

Informatique (disque, bande, etc.)

9. LOCALISATION : Le fichier est conservé dans un local unique

Les renseignements médicaux sont conservés à la Direction des

ressources humaines et de la gestion immobilières, sous clé.

10. DURÉE GÉNÉRALE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS :

Durant toute la période d’emploi plus un maximum de cinq (5) ans après

la cessation définitive d’emploi.

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

12. PROVENANCE(S) ET MODALITÉ(S) DE COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS :

écrit

oral

les deux

a.

La personne concernée......................................................................................................................

X

b.

Un membre du personnel ..................................................................................................................

X

c.

Une autre personne physique.............................................................................................................

X

d.

Un autre organisme public

- remplir annexe 12.1.................................................................................

e

.

Une personne ou un organisme privé

- remplir annexe 12.2................................................................

Fichier de renseignements sur le personnel – renseignements médicaux

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Version du 29 novembre

2

0

0

9

IDENTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS VERSÉS AU FICHIER

14. PERSONNES PRINCIPALEMENT CONCERNÉES PAR LES RENSEIGNEMENTS

a.

Les client(e)s de l'organisme

X

b.

Le personnel de l'organisme

c.

une autre catégorie de personnes

16. TYPE DE RENSEIGNEMENTS :

X

a.

santé/services sociaux

b.

éducation

c.

emploi

d.

vie économique

e.

justice

f.

services aux individus

g.

permis

h.

logement

i.

loisirs

j.

organisations

k.

démographie

l.

identité

z.

autres (spécifier) :

ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME

20. LE PERSONNEL AYANT ACCÈS AU FICHIER

Indiquer, dans l'espace ci

-dessous, les catégories de personnel qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

-

Par unité administrative si toute l'unité administrative a accès au fichier.

-

ou par corps d'emploi ou fonction(s) si une partie seulement de l'unité y a accès.

(Pour répondre à cette question, consultez le guide explicatif disponible en téléphonant à la Commission au (418) 528

-7741 ou 1 888 528

-7741

)

Les personnes qui sont désignées à la Direction des ressources humaines et de la gestion immobilière pour accéder au fichier de renseignements

sur le personnel – renseignements médicaux sont les suivantes :

1. La directrice des ressources humaines et de la gestion immobilière

2. Conseillers et conseillères en main

-d’oeuvre et relations de travail et en santé et sécurité

3. L’infirmière des services de santé

4. Le médecin des services de santé

5. La personne préposée au classement

11. LES CATÉGORIES DE PERSONNES OU D’ORGANISMES EXTERNES QUI ONT ACCÈS

AU FICHIER DANS LE CADRE DE LEURS FONCTIONS :

X Aucun