Rapport audit qualité pêche juillet 08 Gavard et Tall
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REPUBLIQUE DU BENIN PROJET D’APPUI AU SECTEUR PRIVE RAPPORT DE MISSION AUDIT TECHNIQUE QUALITE DE L’AUTORITE COMPETENTE POUR LES PRODUITS HALIEUTIQUES Projet « Appui au Secteur Privé » Bénin Par : Amadou TALL Pierre GAVARD Experts Internationaux Court Terme Programme : BEN/009/004 Date : 14 juillet 2008 TABLE DE MATIERES 1. Contexte de la mission 3 2. Objectif général 4 3. Objectif spécifiques 4 4. Organisation de la mission 5 5. Prestations 5 6. Observations 7 7. Résultats et conclusions 8 8. Recommandations 11 9. Conclusion Générale 12 2 1. Contexte de la mission Le Bénin exporte des produits agro alimentaires dont ceux d’origine halieutique, principalement les crevettes congelées issues de la pêche artisanale en lagunes, débarquées sur de nombreux sites, puis acheminées par des véhicules dans les établissements agréés pour l’exportation vers les pays de l’Union Européenne. Pour favoriser une libre circulation des produits sur les marchés nationaux, régionaux et internationaux, le Bénin a recours à l’analyse des qualités comme méthode ...

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REPUBLIQUE DU BENIN PROJET D’APPUI AU SECTEUR PRIVE
RAPPORT DE MISSION AUDIT TECHNIQUE QUALITE DE L’AUTORITE COMPETENTE POUR LES PRODUITS HALIEUTIQUES Projet « Appui au Secteur Privé » BéninPar : Amadou TALL Pierre GAVARD Experts Internationaux Court Terme  Programme :BEN/009/004Date : 14 juillet 2008
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8.Recommandations
9.Conclusion Générale
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5
4
8
7
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7.Résultats et conclusions
6.Observations
5.Prestations
4.Organisation de la mission
2.Objectif général
3.Objectif spécifiques
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TABLE DE MATIERES 1.Contexte de la mission
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1. Contexte de la mission Le Bénin exporte des produits agro alimentaires dont ceux d’origine halieutique, principalement les crevettes congelées issues de la pêche artisanale en lagunes, débarquées sur de nombreux sites, puis acheminées par des véhicules dans les établissements agréés pour l’exportation vers les pays de l’Union Européenne. Pour favoriser une libre circulation des produits sur les marchés nationaux, régionaux et internationaux, le Bénin a recours à l’analyse des qualités comme méthode objective et justifiable pour évaluer et gérer les risques sanitaires. Selon le règlement 1666/2006 de l’Union Européenne, le Bénin est maintenu sur la liste n°2 de la Commission Européenne jusqu’au 31 octobre 2007. Afin d’être définitivement autorisé à approvisionner le marché européen en produits de la pêche, le Bénin a reçu, du 7 au 11 octobre 2002, une mission des inspecteurs de l’Office Alimentaire et Vétérinaire de l’Union Européenne (OAV/UE). L’objectif de la mission a consisté en l’évaluation des capacités de l’Autorité Compétente (Direction des Pêches) en ce qui concerne la surveillance des conditions de production de l’ensemble des produits de la pêche. Dans le rapport de l’OAV/UE, il est noté un nombre important de déficiences qui ont conduit les inspecteurs à conclure que l’Autorité Compétente (AC) béninoise n’était pas en mesure de garantir et de continuer de certifier la conformité des produits exportés vers l’Union Européenne au regard des exigences de la Directive 91/493/CEE (en 2002). Les garanties écrites apportées à cet effet ont été jugées insuffisantes et le Bénin, sur la suggestion de la Direction Générale Santé et protection des Consommateurs (‘DG SANCO), a procédé le 11 juillet 2003, à l’auto suspension de ses exportations vers l’Union européenne jusqu’à l’accomplissement des améliorations nécessaires.
L’Union Européenne a dépêché, au Bénin, de juin à août 2003, une mission d’appui à l’AC pour lui permettre d’asseoir dans ce pays, le respect du principe d’équivalence avec la règlementation européenne en matière de contrôle sanitaire des produits dans un bref délai.
Dans la même veine, le pays a bénéficié de l’appui des experts du programme SFP « amélioration de l’état sanitaire des produits de la pêche » dont la mission est arrivée à terme en juin 2007.
Par ailleurs, le PASP, projet d’appui au secteur Privé apporte une assistance en matière de qualité aux entreprises de la filière pêche en vue du redémarrage de leurs activités.
Le Bénin a engagé des actions de mise à niveau des entreprises exerçant dans le secteur de la pêche afin qu’elles soient conformes aux exigences nationales et internationales. Plusieurs audits ont été réalisés et les inspecteurs de l’Office Alimentaire et Vétérinaire de l’Union Européenne (OAV/UE) envisage une nouvelle inspection dans le pays pour s’assurer de la conformité du système de contrôle par rapport aux exigences de la réglementation de l’Union Européenne. Ceci signifie que les actions de l’autorité compétente doivent être
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conformes aux procédures en vigueur pour les exportations et que les inspecteurs soient capables de suivre la démarche qualité mise en œuvre dans les entreprises.
C’est dans ce cadre que le Ministère de l’Agriculture de l’Elevage et de la Pêche, via la Chambre Commerce et d’Industrie du Bénin (CCIB) et l’Association au Développement des Exportateurs (ADEx) pêches a demandé un audit de l’autorité compétente, afin de d’évaluer les actions mises en place et le fonctionnement de l’autorité compétente en vu de la prochaine inspection de l’OAV (prévue au cours du deuxième semestre 2008). 2. Objectif général L’objectif de la mission est d’auditer, selon le référentiel de la législation européenne, l’ensemble du système de production et de contrôle des produits de la filière halieutique afin d’évaluer les écarts actuels par rapport aux exigences de l’Union Européenne et du Bénin. Au vu des résultats de l’audit, la mission doit pouvoir définir le plan d’actions pour corriger les écarts observés. Tous ces éléments devront pouvoir être validés par un audit final. 3. Objectifs spécifiques Plus spécifiquement, les objectifs de la mission sont : ƒD’évaluer le niveau de mise en œuvre des recommandations des inspecteurs de l’Office Alimentaire et Vétérinaire de l’Union Européenne tant au niveau des entreprises et des laboratoires que de l’autorité compétente.
ƒDe formuler des recommandations pour que les écarts observés soient résorbés le plus rapidement et si possible avant la fin de l’année 2008. Le présent document à donc pour objectif de mettre à disposition du PASP les éléments suivants : Un relevé des écarts actuels constatés au Bénin par rapport aux normes qualité de l’Union Européenne en vigueur. Une mise en évidence des points ayant déjà fait l’objet d’amélioration par les entreprises et l’autorité compétente par rapport aux recommandations des inspecteurs de l’Office Alimentaire et Vétérinaire de l’Union Européenne (OAV/UE) et des autres experts internationaux et locaux ayant audité les entreprises. Un programme d’actions sur 4 mois à mettre en œuvre pour arriver à la conformité Une grille et des outils d’évaluation de l’efficacité du plan d’actions au terme des 4 mois en vue d’un audit final des recommandations pour la pérennisation des actions. Une proposition méthodologique pour le bon fonctionnement de la direction technique et de l’autorité compétente. Des mesures de renforcement des capacités des partenaires du PASP dans la démarche qualité, le management de la qualité (ISO 22000), les bonnes pratiques d’hygiène et le HACCP.
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4. Organisation de la mission La Mission s’est déroulée à Cotonou du 3 au 21 juillet 2008. L’emploi du temps de la mission est joint en annexe 1. Il comprend trois phases principales qui sont les suivantes : Phase 1 : Sur les deux premières journées, les séances de travail avec les inspecteurs de l’autorité compétente ont permis de réaliser : Une évaluation de leurs connaissances théoriques des textes réglementaires et du rôle d’un inspecteur de qualité; Une évaluation du fonctionnement de leur équipe Une élaboration d’un calendrier et de la présentation de la suite de la mission. Phase 2 : Cette phase à été consacrée aux audits des entreprises et des laboratoires par les huit inspecteurs de l’Autorité Compétente en présence des deux experts. Ces audits ont permis d’évaluer les inspecteurs dans un cadre pratique tout en créant au sein de l’équipe un référentiel commun. Phase 3 : Cette dernière partie de la mission, a été consacrée à la mise à jour des connaissances des inspecteurs sur une partie plus théorique et réglementaire avec une évaluation finale dans ces deux domaines. Elle a été aussi consacrée à l’élaboration d’un programme de travail pour la pérennisation des actions. Ces trois étapes ont permis de réaliser la prestation prévue dans les termes de références et repris ciaprès : 5. Prestations La tâche à laquelle se sont consacrés les consultants leur a permis de : aVérifier la performance du système de contrôle officiel: Evaluer la pertinence des suivis dont ont bénéficié les entreprises Estimer l’état de la documentation de l’autorité compétente Vérifier si des mises à jour sont nécessaires.
bde l’autorité compétente visàvis de leur conformitéRéaliser conjointement un audit par rapport aux normes requises par la réglementation européenne
Evaluation des procédures d’audit et d’agrément
i.Des entreprises
ii.Des laboratoires cRéaliser en présence de l’autorité compétente un audit de chacune des entreprises en particulier Mesurer le niveau de corrections des écarts pré identifiés Faire une revue des diverses recommandations formulées
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Faire le point des actions correctives retenues par chaque entreprise Vérifier les enregistrements par rapport aux engagements résultant des inspections précédentes Estimer les écarts non corrigés Identifier les nouveaux écarts Formuler les recommandations dRéaliser en présence de l’autorité compétente un audit de chacun des laboratoires agréés en particulier Mesurer le niveau de corrections des écarts pré identifiés Faire une revue des diverses recommandations formulées Faire le point des actions correctives retenues Vérifier les enregistrements par rapport aux engagements résultant des inspections précédentes Estimer les écarts non corrigés Identifier les nouveaux écarts Formuler les recommandations eRéaliser un travail de consolidation afin de rédiger le rapport définitif permettant de :
Etablir le programme des activités et amélioration permettant de palier aux non conformités relevées.
Elaborer la stratégie pour la pérennisation des améliorations
Proposer la démarche à suivre pour l’interconnexion de l’Autorité compétente au système trace de la DG SANCO de l’O.A.V
Proposer la démarche à suivre pour dissocier l’autorité compétente de la direction des pêches
Proposer un plan de formation de nos partenaires dans la démarche qualité, les bonnes pratiques d’hygiène, le management de la qualité (ISO 22000) et le HACCP
Appuyer l’expert local dans la mise en œuvre de ces formations Elaborer un budget d’action de l’autorité compétente répondant aux exigences de la DG SANCO (direction générale pour la protection de la santé des consommateurs) fcolloque sur la problématique de l’OAV.Animer un
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6. Observations Lors du déroulement de la mission, les experts ont pu observer plusieurs éléments qui sont repris ci –dessous : Parmi les écarts actuels constatés au Bénin par rapport aux normes qualité de l’Union Européenne en cours, nous pouvons les classer en deux catégories à savoir les éléments propres à chaque structure qui seront repris dans les rapports des audits réalisés au cours de la mission (joints en annexe) et les éléments propres au fonctionnement du système de contrôle qui sont repris cidessous : Les inspecteurs ne maitrisent pas la réglementation o Les inspections ne sont pas à l’initiative des inspecteurs mais sur sollicitation o des entreprises Les entreprises ne sont pas en fonctionnement et les inspecteurs ne vérifient o pas cet état de fait. Concernant les points ayant déjà fait l’objet d’amélioration par les entreprises et l’autorité compétente par rapport aux recommandations des inspecteurs de l’Office Alimentaire et Vétérinaire de l’Union Européenne (OAV/UE) et des autres experts internationaux et locaux ayant audité les entreprises, nous avons pu constater les points suivants : La formalisation de l’organigramme de l’autorité compétente avec son o renforcement en moyen humain Plusieurs textes réglementaires ont été signés et publiés dans le journal officiel o du Bénin. Concernant ce dernier point, il a été demandé au cours de la mission de formaliser sous forme de tableau les changements intervenus afin de mieux les appréhender et de montrer le lien entre les textes Béninois et les textes Européens. Ceci nous a conduit à observer qu’une grande partie des textes béninois étaient antérieurs aux textes européens. Nous avons pu observer que les éléments suivants manquent : Les textes réglementaires ne sont pas mis à jour, signés, publiés, compris et o connus des inspecteurs. pas des garanties bancaires et n’ont pas redémarréLes entreprises ne disposent o leurs activités. L’autorité compétente n’a pas mis en place un planning d’inspections o Le manuel d’inspection des inspecteurs est lourd et d’application difficile o L’agrément des laboratoires ne lui permet pas de s’appuyer sur des laboratoires o dont les résultats sont fiables. L’archivage de l’ensemble de la documentation ne permet pas de retrouver o rapidement les éléments concernant, entre autre, les données brutes sur une entreprise ou un certificat (traçabilité). La finalisation des actions restant à mener à bien nécessite la mise en place d’un programme d’actions sur 4 mois à mettre en œuvre pour arriver à la conformité. Au terme des 4 mois, il sera nécessaire de réaliser un audit final qui devra vérifier l’efficacité du plan d’actions en particulier en vérifiant les éléments cidessus.
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Les observations citées précédemment et leurs corrections doivent pouvoir être pérennisées. Il apparait que le budget de fonctionnement de l’Autorité Compétente ne prend pas en compte certains éléments de son action et que le profil des recrutements des inspecteurs n’est pas établi. L’attribution de l’autorité compétente à la Direction des Pêches n’a pas été accompagnée d’une adaptation des méthodes de fonctionnement en particulier dans le domaine de la mise à disposition des véhicules et de l’achat de carburant. Par exemple une inspection sur le lac Ahémé doit faire l’objet d’une demande écrite pour la mise à disposition d’un véhicule 72 heures avant le départ. Il va s’en dire qu’en cas de fraudes, les personnes et la marchandise ne seront plus sur place lorsque les inspecteurs pourront s’y rendre. La démarche qualité, le management de la qualité (ISO 22000), les bonnes pratiques d’hygiène et le HACCP pourraient être mis en place dans les entreprises du fait de la présence de connaissances mais il manque de l’activité et des laboratoires pouvant les accompagner dans la réalisation de leur plan de contrôle analytique.
Les inspecteurs ont réalisé les audits de laboratoires et des entreprises (rapport joint en annexe) ce qui a permis d’observer les progrès significatifs dans la pertinence de la détection des anomalies ou nonconformité avec une prise de confiance et l’apparition d’un référentiel commun. 7.Résultats et conclusions
a.Pour les entreprises A l’heure actuelle et donc pendant la durée de la mission, les 4 entreprises ne sont pas en fonctionnement. Les audits qui ont put être mené l’ont donc été sur la partie bâtiment, matériel et équipement avec une étude documentaire. Il conviendra de refaire une inspection sur les aspects personnels, bonnes pratiques d’hygiène et bonnes pratiques de fabrication dès le début de la reprise d’activité.
Pour chaque entreprise, il existe un rapport d’audit dans les conditions actuelles. Ces rapports sont annexés au présent rapport. Deux entreprises sont engagées dans la correction des non conformités. Pour les deux autres, un programme de mise à niveau est ou doit être établi si des fonds sont disponibles.
L’évaluation pour chacune des entreprises est la suivante : 1.Diax a.Les modifications de mise en conformité sur les bâtiments sont réalisées et le matériel est conforme. b.La partie documentaire est disponible et les améliorations à faire sont minimes c.L’entreprise est prête au redémarrage dès que les fonds nécessaires pour l’achat des matières premières sont disponibles. 2.Crustamer a.Les modifications de mise en conformité sur les bâtiments sont réalisées et le matériel est conforme.
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b.La partie documentaire est disponible et les améliorations sont minimes c.L’entreprise est prête au redémarrage dès que les fonds nécessaires pour l’achat des matières premières sont disponibles. 3.FSG a.La continuité de l’alimentation en eau potable et en électricité n’est pas garantie, en particulier dans les chambres froides à températures négatives. Les bâtiments et le matériel sont conformes. Des travaux sont à prévoir car il n’y a pas eu d’amélioration. b.Il existe des lacunes sur la partie documentaire qui peuvent être rapidement corrigée c.L’entreprise ne sera prête au redémarrage que si les fonds nécessaire aux travaux et à l’achat des matières premières seront disponibles. 4.SOBEP : a.Cette entreprise est en arrêt complet et nous n’avons donc pas pu mener l’audit. Cependant la responsable fait une demande d’équipement et de fonds, si les fonds nécessaire aux travaux et à l’achat des matières premières sont disponibles,
b.L’entreprise ne sera prête au redémarrage qu’après une évaluation plus poussée sur les besoins en travaux à réaliser et sur les équipements nécessaires pour la mise en conformité et. L’examen des rapports d’audit indique clairement que :
 les sociétés Crustamer et Diax ont mis en place les recommandations de l’audit de 2002 dans la limite de ce qu’elles pouvaient faire sans activité. Il faut se reporter aux recommandations pour connaitre les actions restant à mettre en place avant la visite des inspecteurs de l’Office Alimentaire et Vétérinaire de l’Union Européenne (OAV/UE). Elles disposent d’un système de management de la qualité conforme aux critères requis par rapport à la réglementation européenne (démarche HACCP). Elles sont conformes aux critères requis pour obtenir l’agrément délivré par l’autorité compétente. Elles sont préparées à la mise en place de la norme ISO 22000. Comme déjà cité précédemment tout ceci reste quand même soumis à la condition sinequanone de la reprise des activités
 La société FSG doit corriger un certains nombre de déficiences majeures avant la reprise des activités et les experts encouragent les dirigeants à prendre contact avec des sociétés spécialisées dans l’installation et la maintenance d’usines alimentaires. Elle dispose d’un système de management de la qualité mais celuici n’est pas entièrement conforme aux critères requis par rapport à la réglementation européenne (démarche HACCP). Elle n’est pas conforme aux critères requis pour
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obtenir l’agrément délivré par l’autorité compétente. Elle n’est pas préparée à la mise en place de la norme ISO 22000 dans la mesure où la documentation doit être remaniée et que l’activité ne peut reprendre dans l’immédiat. Il existe cependant une sensibilisation et des compétences qui permettent d’envisager cette démarche ultérieurement.  La société SOBEP doit refaire une évaluation complète de son outil de production. Elle n’est pas conforme aux critères requis pour obtenir l’agrément délivré par l’autorité compétente et il est impossible d’envisager une quelconque démarche qualité dans les circonstances actuelles.
b.Pour l’autorité compétente
L’audit de l’autorité compétente a permis de constater que, d’un point de vu structurel, son fonctionnement répond aux critères d’un système de management par la qualité.
Au niveau des moyens, l’autorité ne dispose pas des moyens d’intervention rapide sur tout le territoire car les délais d’obtention d’un véhicule, des autorisations administratives et d’achat des carburants sont incompatibles avec les délais de conservation des produits et des vitesses de déplacement des fraudeurs.
Le nombre d’inspecteurs doit être renforcé pour assurer un contrôle efficace aux frontières le nombre actuel est insuffisant par rapport aux seul points officiels d’entrée des marchandises. Il a été mentionné les chiffres suivants à savoir : Pour le Nigéria 2 inspecteurs pour 10 points officiels Pour le Togo 1 inspecteur pour 3 points officiels Pour le Burkina aucun inspecteur pour 2 points officiels Pou le Niger aucun inspecteur pour 1 point officiel
Pour mémoire, la fraude au métabisulfite concernait des crevettes fraîches en provenant du Nigéria non contrôlées à l’import.
Il n’existe pas de système d’alerte en cas de découverte d’une nonconformité
Elle maitrise les formalités pour les échanges de certificats au niveau international en particulier vers l’union européenne cependant, l’inviolabilité du certificat est à revoir car la falsification et la copie sont trop faciles. La solution serait la connexion au système informatique centralisé TRACE mais cette solution se heurte au problème de la continuité de l’alimentation en électricité de la direction et des problèmes d’accès à Internet. Sans ces deux conditions, l’utilisation du système TRACE est inenvisageable.
Certaines lacunes qui ont été observées ont pu être comblées en ce qui concerne
ƒLes compétences en audit d’entreprises agroalimentaires pour délivrer les agréments sanitaires et l’audit de laboratoire pour délivrer les agréments qui devra être renforcé par un suivi lors des audits des usines en fonctionnement.
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ƒLa mise à niveau des inspecteurs en matière d’audit et de connaissance de la réglementation après les audits des entreprises pour pouvoir s’appuyer sur des exemples concrets. Les différents points seront abordés lors des sessions durant la semaine du 14 au 18 juillet qui se terminera par une évaluation le vendredi 18 juillet.
L’autorité et la reconnaissance de l’autorité compétente ont été renforcées par des présentations lors d’un colloque organisé le 10 juillet. La structure et le rôle de l’autorité ont été exposés à l’ensemble des acteurs de la filière.
c.POUR LES PARTENAIRES
de mettre en œuvre uneDans tous les cas les entreprises ne seront en mesure démarche qualité selon la norme ISO 22000 et le HACCP que lorsque leurs activités auront repris. Pour les autres partenaires de la filière l’expert cours terme chargés de la mise en place de procédure qualité au niveau des plateformes de transfert et des bases obligatoires de contrôle à accompagné la mission pour être en mesure d’assurer la continuité des procédures et faciliter le contrôle des matières premières des entreprises. Cet élément figurait dans le rapport de 2002 et fait partie des garanties incontournables dans un système de management de la qualité. 8.RecommandationsA la suite de cette mission, les experts font les recommandations suivantes dans l’ordre d’urgence: Recommandations 1 : Réglementations Harmoniser la réglementation Béninoise avec celle de l’UE à travers l’assistance d’une mission avant le milieu du mois d’aout pour une signature et une mise en application des textes la plus rapide possible. Recommandations 2 : Pour les entreprises Apporter rapidement des fonds aux entreprises pour remettre les usines en fonctionnement Recommandations 3 : Accélérer la construction des PFT et des BOC et assurer la mise en place des procédures par l’expertise locale en cours. Recommandations4:Pour l’autorité compétente Renforcer l’autorité compétente (contrôle aux frontières) Renforcer l’autorité de l’autorité compétente en fournissant les moyens (véhicule, groupe électrogène et internet) Mettre un budget à la disposition de l’AC avec fonctionnement Elaborer un profil des inspecteurs nouvellement recrutés Donner une motivation salariale pour garantir l’indépendance et éviter la corruption Assurer un suivi des travaux de l’autorité compétente pendant les 4 prochains mois (financement CTB ?)
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