Gestion des Contrats Guide du Promoteur
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Gestion des Contrats Guide du Promoteur

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Gestion des Contrats Guide du Promoteur     
 
Ce guide du Promoteur a été réalisé par le Département de ladministration financière   
Août 2010
Gestion des ContratsGuide du Promoteur  1LA CELLULE DE GESTION FINANCIÈRE DE LA RECHERCHE  5 1.1. Introduction  5 1.2. Ses missions  5 1.3. Répartition des tâches 6  2FONDS EXTÉRIEURS  8 2.1. Contrats de recherche  8 2.2. Prestations pour tiers et recettes diverses  9 2.3. Dons 10 2.3. Facturation de prestations pour tiers ou de recettes diverses 10 2.4. La TVA à lUniversité 10 *Les opérations à la sortie *Les opérations à lentrée *Implications du régime TVA pour les titulaires de comptes                                                                3DIFFÉRENTS TYPES DE CONTRATS DE RECHERCHE  14 3.1. Contrats forfaitaires  15  3.2. Remboursement des dépenses sur base de justificatifs 15 3.3. Versement davances par le cocontractant 15  4NÉGOCIATION D'UN CONTRAT DE RECHERCHE  16 4.1. Intervention du Département Recherche   16 4.2. Caractéristiques d'un bon contrat   18 4.3. Négociations avec un partenaire privé  18  Choix du partenaire   * * Protection des négociations   4.4. Principales clauses contractuelles  18 * Identification des parties contractantes   * Objet du contrat   * Durée du contrat   * Cahier des charges   * Clauses budgétaires et financières   * Clauses relatives à la propriété et à ontitalpio'lxe des résultats de la recherche    5SIGNATURE DU CONTRAT DE RECHERCHE 23 5.1. Signature  23 5.2. Procédure  23  6MISE EN ROUTE DU CONTRAT DE RECHERCHE 24 6.1. Ouverture du compte  24 * Airttitubno dun numéro de compte   * Conditions pour être titulaire de compte    * Comment lire un numéro de compte    * Questce quune ligne de crédit    Août 2010 2 Page    
Gestion des ContratsGuide du Promoteur   alitneVnoit du budget    * 6.2. Prélèvement "frais généraux"  25  7DÉPENSES SUR LES CONTRATS DE RECHERCHE  26 7.1. Périodes, responsabilité et éligibilité, rubriques  26 * Périodes des dépenses et prolongation   * Responsabilité et éitilbigilé des dépenses   * Rubrique des dépenses   7.2. Coûts de personnel (ou assimilé)  27 * Engagement de personnel   * Simple et double pécule de vacancesPécule de sortie   * Bourse   * Honoraires   7.3. Equipement et fonctionnement 30 * Equipement   * Fonctionnement    * Les bons    7.4. Frais de gestion  33 7.5. Soustraitance 33 7.6. Réserves 33  8RÉCUPÉRATION DES SOMMES AVANCÉES PAR LUNIVERSITÉ 33 8.1. Factures et relevés de dépenses  33 8.2. Dates denvoi de documents administratifs et financiers  34  9CLÔTURE DU CONTRAT ET DE SON COMPTE 35  10COMPTES RÉSERVES  35 10.1. Le compte Réserve classique :‐‐‐‐4R00000 et‐‐‐‐4RTVA00   35 10.2. Le compte Réserve bloquée :‐‐‐‐4R20000 35 10.3. Le compte Réserve  mise en subsistance :‐‐‐‐4R10000 36  11PERSONNEL SUR CONTRATS DE RECHERCHE  36 11.1. Contrats à durée déterminée/Contrats à durée déterminéeni  36 * Succession de contrats à durée déterminée    * Comité de gestion du personnel sur contrats extérieurs    * Formulaire Unique dengagement    * Contrat demploi    11.2. Les chercheurs ULB  38 * Implications   * Conditions requises    * Procédure   11.3. Mise en subsistance   39 11.4. Les Bourses  39 *Conditions d'exonération fiscale  
 A oû t2010 Page 3   
Gestion des ContratsGuide du Promoteur  * Assujettissement à l'ONSS    * Montant de la bourse   * Procédure d'octroi     12DÉBITEURS DEFAILLANTS  41  13FONDS DES BREVETS  42  14  FONDS DE VALORISATION 42  15  FONDS DE MATURATION 43  16THEODORUS 44  17PROBLÈMES RENCONTRÉS RÉGULIÈREMENT  44 17.1. Personnel  44 * Prise en considération du simple et double pécule de vacances  (SDPV) dans le calcul du budget   * Provisionnement du simple et double pécule de vacances (SDPV)   * Paiement tardif du simple et double pécule de vacances    17.2. Transferts interdits entre certains comptes  46 17.3. Respect des clauses contractuelles  47 * Délais pour la remise des documents   * Respect de la répartition du budget imparti à la recherche   17.4. Frais Généraux non budgétés  48 17.5. Dépenses refusées 48   
 
 A oût 2010 Page 4   
Gestion des ContratsGuide du Promoteur  1LA CELLULE DE GESTION FINANCIÈRE DE LA RECHERCHE  1.1. INTRODUCTION  Ce guide se veut essentiellement être un manuel pratique pour le promoteur de recherche tout au long du déroulement de son contrat. Il a été conçu par la Cellule de gestion financière de la recherche.  La Cellule de gestion financière de la recherche créée au sein du Département de ladministration financière a pour mission daider les promoteurs de recherche dans la gestion de leurs fonds extérieurs et principalement de leurs contrats de recherche.  Elle assure également le suivi et la gestion des spin offs de lUniversité et la représentation de lULB dans le fonds Theodorus (voir p 44).   Elle travaille en étroite ontirabocloal avec dautres départements au travers de différentes synapses à savoir :  le Comité de taoinVlarosi de la recherche avec le Département recherche, le Vice Recteur à la recherche et au développement et lAdjoint du Président pour la valorisation économique ;  le Comité de Gestion des contrats de recherche avec le Département recherche ;   le Comité de Gestion du Personnel sur Fonds extérieurs avec le Département des ressources humaines ainsi que le Département recherche et le Vice Recteur à la recherche et au développement  1.2. SES MISSIONS  La Cellule de gestion financière de la recherche, en ce qui concerne les contrats de recherche :  assure leur gestion financière ;  octroie les lignes budgétaires ;  supervise, en étroite aroballonoitc avec les gestionnaires comptables, la gestion comptable ;  tient léchéancier financier ;  essaye de limiter les risques financiers par une détection des problèmes financiers potentiels ; à cet effet, elle est parfois amenée à jouer un rôle darbitre entre lintérêt du promoteur et celui de itéversUnil ;  joue le rôle dintermédiaire entre le cocontractant et le promoteur pour les aspects financiers du contrat ;  aide les promoteurs ; o à respecter les clauses cautleelcnorts, o à ajuster les dépenses aux budgets prévus, o à estimer le coût de certaines dépenses, o à établir les budgets. 
 A oût 0210 Page 5   
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