Gestion des Contrats Guide du Promoteur

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Gestion des Contrats  Guide   du   Promoteur          

 

Ce guide du Promoteur a été réalisé par le Département de ladministration  financière     

Août 2010

 Gestion   des   Contrats‐  Guide   du   Promoteur     1‐LA   CELLULE   DE   GESTION   FINANCIÈRE   DE   LA   RECHERCHE    5   1.1.   Introduction    5   1.2.   Ses   missions    5   1.3.   Répartition   des   tâches   6     2‐FONDS   EXTÉRIEURS    8   2.1.   Contrats   de   recherche    8   2.2.   Prestations   pour   tiers   et   recettes   diverses    9   2.3.   Dons   10   2.3.   Facturation   de   prestations   pour   tiers   ou   de   recettes   diverses   10   2.4.   La   TVA   à   lUniversité   10   *Les   opérations   à   la   sortie   *Les   opérations   à   lentrée   *Implications   du   régime   TVA   pour   les   titulaires   de   comptes                                                                   3‐DIFFÉRENTS   TYPES   DE   CONTRATS   DE   RECHERCHE    14   3.1.   Contrats   forfaitaires    15    3.2.   Remboursement   des   dépenses   sur   base   de   justificatifs   15   3.3.   Versement   davances   par   le   cocontractant   15     4‐NÉGOCIATION   D'UN   CONTRAT   DE   RECHERCHE    16   4.1.   Intervention   du   Département   Recherche     16   4.2.   Caractéristiques   d'un   bon   contrat     18   4.3.   Négociations   avec   un   partenaire   privé    18     Choix   du   partenaire     * *   Protection   des   négociations     4.4.   Principales   clauses   contractuelles    18   *   Identification   des   parties   contractantes     *   Objet   du   contrat     *   Durée   du   contrat     *   Cahier   des   charges     *   Clauses   budgétaires   et   financières     *   Clauses   relatives   à   la   propriété   et   à   ontitalpio'lxe   des   résultats   de   la   recherche       5‐SIGNATURE   DU   CONTRAT   DE   RECHERCHE   23   5.1.   Signature    23   5.2.   Procédure    23     6‐MISE   EN   ROUTE   DU   CONTRAT   DE   RECHERCHE   24   6.1.   Ouverture   du   compte    24   *   Airttitubno   dun   numéro   de   compte     *   Conditions   pour   être   titulaire   de   compte      *   Comment   lire   un   numéro   de   compte      *   Quest‐ce   quune   ligne   de   crédit       Août   2010   2   Page      

Gestion des Contrats‐Guide du Promoteur      alitneVnoit   du   budget      * 6.2.   Prélèvement   "frais   généraux"    25     7‐DÉPENSES   SUR   LES   CONTRATS   DE   RECHERCHE    26   7.1.   Périodes,   responsabilité   et   éligibilité,   rubriques    26   *   Périodes   des   dépenses   et   prolongation     *   Responsabilité   et   éitilbigilé   des   dépenses     *   Rubrique   des   dépenses     7.2.   Coûts   de   personnel   (ou   assimilé)    27   *   Engagement   de   personnel     *   Simple   et   double   pécule   de   vacances‐Pécule   de   sortie     *   Bourse     *   Honoraires     7.3.   Equipement   et   fonctionnement   30   *   Equipement     *   Fonctionnement      * Les bons      7.4.   Frais   de   gestion    33   7.5.   Sous‐traitance   33   7.6.   Réserves   33     8‐RÉCUPÉRATION   DES   SOMMES   AVANCÉES   PAR   LUNIVERSITÉ   33   8.1.   Factures   et   relevés   de   dépenses    33   8.2.   Dates   denvoi   de   documents   administratifs   et   financiers    34     9‐CLÔTURE   DU   CONTRAT   ET   DE   SON   COMPTE   35     10‐COMPTES   RÉSERVES    35   10.1.   Le   compte   Réserve   classique   :‐‐‐‐4R00000   et‐‐‐‐4RTVA00     35   10.2.   Le   compte   Réserve   bloquée   :‐‐‐‐4R20000   35   10.3.   Le   compte   Réserve    mise   en   subsistance   :‐‐‐‐4R10000   36     11‐PERSONNEL   SUR   CONTRATS   DE   RECHERCHE    36   11.1.   Contrats   à   durée   déterminée/Contrats   à   durée   déterminéeni    36   *   Succession   de   contrats   à   durée   déterminée      *   Comité   de   gestion   du   personnel   sur   contrats   extérieurs      *   Formulaire   Unique   dengagement      *   Contrat   demploi      11.2.   Les   chercheurs   ULB    38   *   Implications     *   Conditions   requises      *   Procédure     11.3.   Mise   en   subsistance     39   11.4.   Les   Bourses    39   *Conditions   d'exonération   fiscale   

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Gestion des Contrats‐Guide du Promoteur    * Assujettissement   à   l'ONSS      *   Montant   de   la   bourse     *   Procédure   d'octroi        12‐DÉBITEURS   DEFAILLANTS    41     13‐FONDS   DES   BREVETS    42     14      FONDS   DE   VALORISATION   42     15      FONDS   DE   MATURATION   43     16‐THEODORUS   44     17‐PROBLÈMES   RENCONTRÉS   RÉGULIÈREMENT    44   17.1.   Personnel    44   *   Prise   en   considération   du   simple   et   double   pécule   de   vacances    (SDPV)   dans   le   calcul   du   budget     *   Provisionnement   du   simple   et   double   pécule   de   vacances   (SDPV)     * Paiement   tardif   du   simple   et   double   pécule   de   vacances      17.2.   Transferts   interdits   entre   certains   comptes    46   17.3.   Respect   des   clauses   contractuelles    47   *   Délais   pour   la   remise   des   documents     *   Respect   de   la   répartition   du   budget   imparti   à   la   recherche     17.4.   Frais   Généraux   non   budgétés    48   17.5.   Dépenses   refusées   48     

 

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Gestion des Contrats‐Guide du Promoteur    1‐LA   CELLULE   DE   GESTION   FINANCIÈRE   DE   LA   RECHERCHE     1.1.   INTRODUCTION     Ce   guide   se   veut   essentiellement   être   un   manuel   pratique   pour   le   promoteur   de   recherche   tout   au   long   du   déroulement   de   son   contrat.   Il   a   été   conçu   par   la   Cellule   de   gestion   financière   de   la   recherche.     La   Cellule   de   gestion   financière   de   la   recherche   créée   au   sein   du   Département   de   ladministration   financière   a   pour   mission   daider   les   promoteurs   de   recherche   dans   la   gestion   de   leurs   fonds   extérieurs   et   principalement   de   leurs   contrats   de   recherche.     Elle   assure   également   le   suivi   et   la   gestion   des   spin   offs   de   lUniversité   et   la   représentation   de   lULB   dans   le   fonds   Theodorus   (voir   p   44).      Elle   travaille   en   étroite   ontirabocloal   avec   dautres   départements   au   travers   de   différentes   synapses   à   savoir   :   •   le   Comité   de   taoinVlarosi   de   la   recherche   avec   le   Département   recherche,   le   Vice   Recteur   à   la   recherche   et   au   développement   et   lAdjoint   du   Président   pour   la   valorisation   économique   ;   •   le   Comité   de   Gestion   des   contrats   de   recherche   avec   le   Département   recherche   ;    •   le   Comité   de   Gestion   du   Personnel   sur   Fonds   extérieurs   avec   le   Département   des   ressources   humaines   ainsi   que   le   Département   recherche   et   le   Vice   Recteur   à   la   recherche   et   au   développement     1.2.   SES   MISSIONS     La   Cellule   de   gestion   financière   de   la   recherche,   en   ce   qui   concerne   les   contrats   de   recherche   :   •   assure   leur   gestion   financière   ;   •   octroie   les   lignes   budgétaires   ;   •   supervise,   en   étroite   aroballonoitc   avec   les   gestionnaires   comptables,   la   gestion   comptable   ;   •   tient   léchéancier   financier   ;   •   essaye   de   limiter   les   risques   financiers   par   une   détection   des   problèmes   financiers   potentiels   ;   à   cet   effet,   elle   est   parfois   amenée   à   jouer   un   rôle   darbitre   entre   lintérêt   du   promoteur   et   celui   de   itéversUnil   ;   •   joue   le   rôle   dintermédiaire   entre   le   cocontractant   et   le   promoteur   pour   les   aspects   financiers   du   contrat   ;   •   aide   les   promoteurs   ;   o   à   respecter   les   clauses   cautleelcnorts,   o   à   ajuster   les   dépenses   aux   budgets   prévus,   o   à   estimer   le   coût   de   certaines   dépenses,   o   à   établir   les   budgets.  

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