Initiation à la rédaction et à la pratique administratives
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Description

Le présent ouvrage, rédigé et composé par l'auteur, se propose d'initier étudiants et chercheurs à l'art délicat de la rédaction administrative. Lettres-type, formules de politesse, ce manuel vous permettra l'acquisition de techniques et de savoirs-faire essentiels et incontournables.

Sujets

Informations

Publié par
Date de parution 01 mai 2010
Nombre de lectures 2 608
EAN13 9782336269016
Langue Français

Informations légales : prix de location à la page 0,0005€. Cette information est donnée uniquement à titre indicatif conformément à la législation en vigueur.

Exrait

Initiation à la rédaction et à la pratique administratives

Pierre Abessolo Edzang
© L’HARMATTAN, 2010 5-7, rue de l’École-Polytechnique ; 75005 Paris
http://www.librairieharmatian.com diffusion. harmattan@wanadoo.fr harmattan1@wanadoo.fr
9782296117693
EAN : 9782296117693
Sommaire
Page de titre Page de Copyright AVANT PROPOS CHAPITRE PREMIER : DE LA REDACTION CHAPITRE 2 - LE STYLE ADMINISTRATIF CHAPITRE 3 - LA NORMALISATION DES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE CHAPITRE 4- LES CARACTERES COMMUNS DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS CHAPITRE 5 - LA CORRESPONDANCE CHAPITRE 6- LES AUTRES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE : LES DOCUMENTS TRANSMISSION, D’INFORMATION, DE GESTION ET D’INSTRUCTION CHAPITRE 7 - LA REDACTION DES ACTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES BIBLIOGRAPHIE
AVANT PROPOS
Généralement,en matière de « REDACTION ADMINISTRATIVE » les ouvrages sont simplement intitulés. Il en est ainsi de :

Le Style Administratif de Robert CATHERINE ;
Rédaction et Correspondance Administratives de Jacques GANDOUIN.
Rédaction Administrative (AFRIQUE) de Jean Marie ROUSSIGNOL et Jacques GANDOUIN.
La Correspondance Militaire du Colonel Léon VIGNAL.
La question se pose dès lors de savoir pourquoi le présent ouvrage est intitulé « INITIATION A LA REDACTION ET A LA PRATIQUE ADMINISTRATIVES. »

A cette pertinente question qui est une légitime objection, il y a plusieurs justifications dont voici quelques unes.

La première est que cet ouvrage est un ancien fascicule de l’enseignement dispensé et que ledit fascicule avait été régulièrement présenté aux élèves sous la dénomination de « LU POUR VOUS » car il était l’utile synthèse, pour les apprenants, de tous les ouvrages ci-dessus cités, en ce qui concerne le style et les caractéristiques de la rédaction administrative, en vue de leur permettre une rapide assimilation de la matière.

La seconde est fondée par ce souci d’une rapide assimilation, en présentant, à titre d’illustration, des en-têtes et le final (les différentes sortes de signature ainsi que leur présentation matérielle) des documents administratifs dans le respect des normes établies par l’Association Française de Normalisation (A.F.N.O.R), afin de combattre leur non respect ou leur non application. Ces modèles de présentation des documents administratifs complètent nécessairement cette formation à l’initiation.

La troisième, s’agissant d’un ouvrage destiné à la formation dans des écoles d’application, l’intitulé de « cours pratique de rédaction administrative » correspondrait mieux à la situation. Mais un cours pratique suppose, soit l’exposé d’un ensemble de règles assorties d’illustrations, c’est-à-dire d’archétypes d’application des règles enseignées, soit tout simplement un ensemble de développements types des différents documents se rapportant à la matière.

Tandis que l’initiation peut s’entendre par l’exposé d’un ensemble des règles régissant la matière, des pratiques usuelles quasi coutumières et non réglementaires ; ainsi que la description et la présentation matérielle des différents documents usuels dans la pratique de la profession administrative.

En plus de l’apprentissage du style, du vocabulaire et de la présentation des différents documents administratifs, il y a aussi l’initiation à la pratique administrative. Dans le domaine du pouvoir réglementaire de l’Administration par exemple, la production d’un décret n’est pas l’œuvre exclusive d’un seul ministère, encore moins d’un seul agent. Mais elle est le produit d’un projet initié, soit par un agent, soit par une service ou une direction et successivement examiné en réunions tant au sein du ministère et ensuite qu’avec d’autres ministères dans les formes et les procédures différentes, préalablement déterminées par des dispositions tant légales que réglementaires. Ce processus rentre dans le cadre de la pratique administrative.

Voilà une situation qui place devant un choix à faire; lequel doit aboutir à un objectif, après l’avoir défini.

Par ailleurs, si l’on tient compte que l’enseignement est destiné aux personnes qui ont acquis une connaissance suffisante de la langue française au point de vue grammatical, syntaxique et autres règles de base dans le cadre de leur formation générale, il en résulte qu’il est tout simplement question de les initier à utiliser à bon escient, dans un style adapté, les connaissances acquises dans les différents enseignements qui leur ont par ailleurs été dispensés, en leur donnant simultanément les règles du style administratif, les principales locutions usuelles dans la pratique administrative. En résumé, les règles de bienséance et d’urbanité car, devant s’exprimer au nom de la puissance publique, le ton en la circonstance, n’est plus celui du commun des mortels, c’est-à-dire un langage vulgaire, familier ou populaire, mais celui d’un délégataire de la puissance publique, caractérisé par sa correction, son impartialité, son objectivité, sa fermeté et sa courtoisie.

La délicatesse d’une telle mission a donc motivé de privilégier l’initiation qui, ici, est l’enseignement « ésotérique », une espèce de « rhétorique » (entendre ensemble des procédés constituant l’art de bien écrire et de bien présenter les documents administratifs, et non de bien parler, comme dans le vrai sens du terme.)

Ce sont donc ces fins pédagogiques qui ont conduit au choix de cet intitulé.

Dès lors, dans l’optique de combattre les manquements signalés ci-dessus, il ne semble pas osé, en effet, de relever ici que bon nombre de documents produits par l’Administration gabonaise sont moins respectueux des normes de référence.

Il n’est pas rare, par exemple, de rencontrer dans une lettre administrative, en objet, soit « accusé de réception », soit « lettre de rappel » au lieu du résumé succinct de la question traitée dans le respect des prescriptions du ministre de l’Intérieur aux préfets par circulaire du 9 floréal an VIII (29 Avril 1800) en ces termes. « Le travail administratif ne peut être trop simplifié; il faut économiser le temps, faciliter la distribution, le classement et la recherche des papiers. C’est pour atteindre ce but que je fais inscrire en marge de mes lettres une note qui fixe, au premier coup d’oeil, l’attention sur leur objet. L’ordre de mes bureaux exige que vous observiez la même règle et que chaque première pièce de votre correspondance présente une indication marginale, succincte, mais claire pour donner une idée exacte de ce qu’elle contient, ou de l’affaire qu’elle communique. ».

De même, dans plusieurs correspondances, quelle qu’en soit l’origine, on rencontre, soit le barbarisme « référencé » qui a un autre sens (pourvoir d’une référence et non visé en référence), soit le pseudo néologisme « référencié » qui est inexistant, donc un non sens.

Les notes se terminent par une formule de courtoisie « je vous prie d’agréer... » sans qu’il y ait au préalable une formule d’appel, faisant ainsi fi de la règle du parallélisme des formes, c’est-à-dire la corrélation de la formule d’appel et de la formule de courtoisie

Ces irrégularités qui tiennent lieu de nos jours, des « us et coutumes » dans l’Administration gabonaise se justifient quelque peu, d’une part par le fait qu’elle est considérée comme quelque chose de frugal et de très simple d’autre part, elle s’est vu nommer, aussi bien à des postes de responsabilités qu’à ceux d’exécution, des agents sans formation appropriée en matière de rédaction administrative.

Cette situation qui date depuis l’Administration de la République Gabonaise est en outre justifiée par l’absence d’osmose entre les anciens fonctionnaires de l’Administration coloniale qui possédaient le savoir faire et les jeunes intellectuels venus des Universités, mais sans formation administrative appropriée. Etant venus avec un complexe de têtes trop pleines, ils n’avaient malheureusement pas des têtes bien faites dans ce domaine particulier.

C’est ainsi que, malheureusement de nos jours, dans tous les Etablissements relevant de l’Enseignement Supérieur, la lettre de transmission s’appelle « Soit Transmis » ; document de transmission de basse échelle de la hiérarchie administrative, qui s’employait entre Préfet et Sous Préfet et jamais dans l’Administration centrale.

Telles sont les raisons essentielles qui ont motivé de privilégier l’initiation. Il s’agit d’une part, de rappeler les normes établies à ceux qui ne savent pas les appliquer soit par ignorance, soit par négligence, d’autre part, de bien former, dès le départ, les jeunes qui sortent des différentes facultés et qui s’orientent principalement vers les corps du Secteur Administration Générale.

Pour atteindre cet objectif, en s’inspirant des règles tirées des ouvrages susmentionnés, il a semblé indispensable d’abord de rappeler, dans le premier chapitre, les règles fondamentales à observer pour se livrer à un travail de rédaction en général. S’agissant d’un genre littéraire particulier, une section est consacrée à la division et au numérotage des parties de certains documents administratifs importants.

Dans l’optique de ce qui précède et du fait que l’enseignement est destiné aussi bien aux fonctionnaires en cours de perfectionnement professionnel qu’aux futurs fonctionnaires supérieurs du secteur administration générale, le style et le vocabulaire administratifs avec les principales locutions usuelles constituent le deuxième chapitre.

En dépit de la multitude de leur diversité, les documents administratifs comportent des caractères constants qui leur sont communs. Ces caractères résultent des normes établies. Le troisième chapitre est donc consacré à la normalisation.

Bien que les caractères communs résultent des normes établies, leur ignorance dans la présentation des documents administratifs est néanmoins établie. C’est pourquoi, avec le concours de l’ouvrage de M. le Préfet Jacques GANDOUIN, leur étude a semblé indispensable et elle fait l’objet du quatrième chapitre.

Le style, le vocabulaire et la présentation matérielle des documents étant considérés comme des indispensables « matériaux de leur construction », le cinquième chapitre est donc consacré à la correspondance : généralités; lettre Privée (c’est-à-dire la correspondance mondaine et protocolaire - la lettre à forme personnelle); les formules d’appel et de courtoisie; la lettre administrative, les différents types de lettres.

Le sixième chapitre, lui, est consacré aux autres documents de correspondance qui servent de liaison entre services administratifs, ainsi que ceux de gestion, d’information et d’instruction.

Enfin, le septième chapitre est consacré aux actes législatifs et réglementaire ainsi qu’aux actes administratifs unilatéraux.

Sur le plan général de la structuration de l’ouvrage, une répartition un peu arbitraire des documents, par nature et objectif a été réalisée. Il s’agit de la lettre, des documents de liaison et de gestion, des documents d’information interne, des documents d’injonction et des actes législatifs et réglementaires.
CHAPITRE PREMIER : DE LA REDACTION

SECTION 1- INTRODUCTION
Sur le plan général, la rédaction suppose qu’on ait quelque chose à écrire. Cela implique donc qu’on ait une idée nette de ce que l’on veut exposer. Le plus souvent, les idées sont en sommeil, et pour qu’elles se présentent spontanément sous la plume au cours du travail de rédaction, force est de contraindre l’esprit à un entraînement progressif et soutenu. La facilité de l’expression, la précision de l’idée au départ vague, selon M. le Préfet Jacques GANDOUIN, rappellent ces recommandations de BOILEAU

« Avant donc que d’écrire, apprenez à penser. « Selon que votre idée est plus ou moins obscure, « L’expression la suit ou moins nette, ou plus pure, « Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement, « Et les mots pour le dire arrivent aisément. »
Dans une dissertation littéraire ou philosophique, l’objectif est déjuger les aptitudes des rédacteurs au maniement et à l’usage de la langue française d’une part, et d’apprécier leurs connaissances dans une matière précise d’autre part.

Dans une composition sur un sujet d’ordre général, il est question de traiter des problèmes d’actualité que rencontrent la société et le monde contemporains et sur lesquels tout « honnête homme » est tenu informé par des « mass media ». Les grandes questions du temps présent y sont abordées de façon critique, pratique et concrète. Les rédacteurs doivent à cette occasion, faire preuve de leurs qualités intellectuelles et leur personnalité doit marquer la maturité de leur jugement et la clarté de leur expression.

L’enseignement de ces techniques de rédaction constitue le vaste programme des établissements scolaires du secondaire, voire, universitaire. On ne peut, à cet effet, qu’inviter tout un chacun à faire un travail personnel de révision des règles grammaticales et des difficultés orthographiques (règles des participes, emploi des participes, maîtrise des masculins et des féminins de certains mots; le singulier et le pluriel, etc.) des difficultés syntaxiques (problèmes des néologismes, des barbarismes, des contresens, des pléonasmes, des solécismes, etc.).

Ces règles, une fois révisées et retenues, mettront en garde contre un certain nombre de fautes et surtout, donneront une idée des embûches qui guettent tout rédacteur.

En d’autres termes, la rédaction suppose acquise une connaissance suffisante de la langue que l’on emploie, c’est-à-dire de son orthographe, de sa syntaxe et de son vocabulaire. On doit écrire dans un style clair car, le style, disait BUFFON, n’est que l’ordre et le mouvement que l’on met dans ses pensées. Le style c’est l’homme, affirmait-il encore. Il doit être clair, précis, simple, concis, sobre.

La clarté du style est d’autant plus importante pour les administrateurs parce que ce sont eux les rédacteurs des documents écrits par lesquels l’Administration exprime son action.

D’une manière générale, la clarté découle d’un exposé simple et méthodique du sujet et de l’emploi des termes avec leur sens exact. Elle s’obtient par la construction d’un plan logique, l’emploi des mots simples, afin de laisser le moins de prise possible aux erreurs d’interprétation.

La clarté exige fréquemment que les idées se succèdent avec ordre; que les rapports des mots et ceux des propositions se présentent sans ambiguïté.

Si la maîtrise des règles essentielles d’utilisation de la langue française constitue un atout important pour une bonne rédaction en général, la rédaction administrative obéit aux règles générales du style administratif qui se veut clair, concis, efficace. Il se caractérise par la dignité, le respect de la hiérarchie, le sens des responsabilités, l’objectivité, la courtoisie, la prudence, la précision et l’exactitude. Telles sont les données constantes rencontrées dans les manuels sur la rédaction administrative écrits par M.M. Robert CATHERINE, Jacques GANDOUIN, Jean Marie ROUSSIGNOL et le Colonel Léon VIGNAL.

Ce sont donc ces caractéristiques du style administratif qu’il faut découvrir à travers l’étude de la correspondance (lettre privée ou à forme personnelle, lettre administrative, c’est-à-dire entre services, entre les autorités supérieures et les subordonnés, entre l’Administration et les élus et autres personnalités, particuliers ou administrés) ; les documents administratifs (documents d’information, de gestion, de liaison, d’injonction) ainsi que les actes législatifs et réglementaires.

SECTION 2 - LES NECESSAIRES DISPOSITIONS PREALABLES
Quel que soit le travail à effectuer, la transmission d’une idée doit suivre un plan. C’est un principe valable quel que soit le type de rédaction auquel on est confronté : dissertation de culture générale, interrogation écrite, exposé oral, résumé de texte, rapports administratifs, comptes rendus de mission, de réunion, circulaire, etc.

Le plan c’est la mise en valeur de tous les arguments par leur place dans une démonstration ou une discussion. C’est organiser l’exposition de ses idées en fonction du but qui est poursuivi ; créer une chaîne d’arguments qui constituera le raisonnement, la charpente du travail à effectuer suivant un ordre et une logique.

Le plan suppose une technique qui consiste : - en une analyse du sujet (compréhension du sujet, la recherche des idées et des informations, la détermination des dimensions réelles du sujet, le tri des connaissances ; - en une synthèse du sujet (généralités - mise en forme du travail, présentation et relecture).

PARAGRAPHE 1 - ANALYSE DU SUJET
Une réflexion préalable s’impose avant d’écrire. Il s’agit de définir ce que l’on veut ou doit dire. C’est un choix qui doit être fait en fonction de ce que l’on attend du rédacteur.

L’attention du rédacteur doit porter, d’abord sur l’analyse du sujet, ensuite sur les mots et groupes de mots pris sur les phrases afin de mettre le sujet sous formes de questions. En un mot, il doit disséquer chaque partie de ce sujet.

L’analyse des mots consiste en la recherche des mots-clefs, les souligner et définir le sens de chaque mot selon sa valeur intrinsèque et selon le contexte du sujet. Il ne doit jamais oublier que les mots-clefs ont souvent de nombreux sens. Il doit donc essayer de trouver plusieurs définitions possibles. Pour établir la richesse d’information de ces mots, il doit rechercher les termes synonymes ou voisins qui n’ont pas été employés dans la phrase. Cette recherche lui permettra par comparaison de délimiter l’orientation de la pensée de l’auteur ou d’élargir le champ du sujet.

L’analyse des phrases doit l’amener à se méfier principalement des fausses symétries qui peuvent être introduites dans l’intitulé du sujet. Le plus souvent, le sujet semble suggérer un plan à suivre. Ainsi, telle phrase peut s’opposer à telle autre sans laisser une marge de manœuvre ou d’appréciation suffisante. Dans ce cas, il faut tenter de replacer ce qui semble être la vraie symétrie, c’est-à-dire établir, relativiser en fait la relation établie avec le sujet. La recherche des notions ou de concepts voisins aidera à délimiter clairement le sujet.

L’analyse du sujet étant effectuée, il faut le résumer, en trouver l’unité qui fera le problème fondamental à traiter. Il s’agit en fait de répondre aux questions : - De quoi s’agit-il ? - Que demande-t-on ?
Pour y arriver, il faut : chercher à exprimer mentalement le sujet sous diverses formes pour aboutir à la question probable qui constitue l’essentiel du sujet; - confronter cette formulation avec le texte dans une seconde lecture.

PARAGRAPHE 2 - RECHERCHE DES IDEES
Le but poursuivi est de recenser les idées, les informations, les faits relatifs au problème traité. C’est en quelque sorte l’inventaire des matériaux qui vont servir au travail du sujet. A ce stade de la recherche, on ne doit pas se préoccuper de la logique de ses notes, ni de savoir si tel point noté est hors ou dans le sujet. Les redites peuvent également être notées car, elles peuvent par la suite évoquer de nouvelles idées.

La recherche des idées peut susciter deux opérations intellectuelles nécessaires : - interrogation systématique de la mémoire; - approfondissement des idées notées.
Lors de l’interrogation systématique de la mémoire, on note sans exclusive toutes les idées qui viennent à l’esprit d’une façon spontanée, sans ordre. Elles sont notées sans faire de phrases longues, mais de façon suffisamment explicite, pour être comprises et exploitées ultérieurement.

Ensuite, il faut passer en revue toutes les parties des enseignements concernés dans leur ensemble. Il faut en outre passer en revue tout autre moyen d’information se rapportant au sujet (lectures, observations, expérience, conversations, théâtre, cinéma etc.)

Dans la rédaction administrative, ces recherches porteront sur les événements, sur les articles doctrinaux, sur les décisions de jurisprudence, sur des textes législatifs et réglementaires etc. Ainsi le problème qu’on se propose de traiter prendra, dans l’esprit, une forme exacte, à la fois dans son ensemble et dans ses aspects les plus variés.

PARAGRAPHE 3 - RECHERCHE DES DIMENSIONS REELLES DU SUJET
Dans cette opération, en fait, il s’agit de sélectionner en choisissant les questions à retenir ou à approfondir. Toutes les questions méritent-elles d’être traitées ? entrent elles dans le sujet ? faut-il seulement sélectionner certaines questions faisant partie du sujet ?

A ce stade, il faut choisir une orientation au devoir. Ce travail devra être élaboré sur une feuille distincte. Le problème doit être situé le plus scientifiquement possible. Ordinairement, il doit être considéré sous quatre angles principaux, qui sont les points de référence : Situer le sujet dans l’espace et dans le temps
La question appelle-t-elle les mêmes réponses à toutes les époques ? en tous lieux ? Situer le sujet sous l’angle théorique et pratique
Qui parle ? Que dirait sur le même sujet un professeur, un auteur de doctrine, un patron, un fonctionnaire, un praticien, un prêtre, etc. Enumérer les aspects possibles que soulève le sujet
Le sujet est-il historique ou actuel ? Est-ce un problème abstrait ou une question concrète qui est à étudier ? Est-ce un problème simple ou complexe (une question ou plusieurs questions ?) Le sujet est-il d’ordre moral, philosophique, social, politique, économique, monétaire ou financier ? Quel type de réponse donner ?
Demande-t-on un sentiment personnel, subjectif ou une réponse objective ? Une étude qualificative ? Faut-il faire une analyse, une synthèse ou les deux ?

Les réponses à ces questions aident à situer le sujet et déterminent l’orientation de la rédaction. En fonction de ces informations il faut trier les connaissances pour fixer l’ordre le plus approprié de l’argumentation.

PARAGRAPHE 4 - LE TRI DES CONNAISSANCES
Le but du tri des connaissances est de faire passer un fil conducteur dans l’ensemble des notes prises. Il faut trouver une unité dans tout ce qui a été noté. Cette unité ne peut être établie que par une relation logique qu’on doit découvrir.

Il s’agit donc de fixer parmi les questions retenues par l’orientation choisie, celles qui seront le centre de l’exposé. Toutes les notes seront donc passées au crible de l’esprit critique du rédacteur. Le tri qui devra être le plus scientifique possible, se décompose en 3 opérations : élimination des idées étrangères, regroupement des idées et des faits, classement des idées et des faits.

1- L’élimination des idées étrangères
Il s’agit, en fait, de barrer les idées, les faits qui en dernière analyse paraissent étrangers au sujet à traiter. Ce travail est facilité par la phase précédente qui déterminait les dimensions réelles du sujet. Concrètement, on souligne les idées qui paraissent fondamentales, on barre celles qui s’écartent du sujet.

2 - Le regroupement des idées et des faits par question
C’est la phase déterminante pour la composition définitive du plan. Le but du regroupement est de rechercher une, deux, trois ou quatre questions maîtresses qui formeront la charpente du travail.

En face de chaque idée, on place un signe générique conventionnel, qui symbolisera une grande catégorie de problèmes. Toutes les idées appartenant à un même groupe, à une même famille devront être affectées du même symbole.

3 - Le classement des idées et des faits
Les idées sont regroupées par grandes catégories, cela pourra être suffisant déjà pour concevoir un plan. Cependant, le but est d’établir un plan fondé sur le choix le plus scientifique possible des arguments. Il faut donc compléter ces regroupements plus précis par une qualification appropriée.

L’appréciation du rédacteur cherchera à déterminer la valeur des grands regroupements eux-mêmes sur le plan qualificatif, puis la valeur de chaque idée se rattachant à un regroupement par rapport à l’ensemble.

Ces précisions seront très utiles pour fixer l’ordre de l’exposition des idées, elles aideront à choisir le sens définitif de la conclusion, enfin, elles permettront d’équilibrer le volume des développements.

Les idées sont classées en trois catégories : - les idées essentielles; - les idées subordonnées aux idées essentielles, c’est-à-dire celles qui les complètent, les précisent, les étayent; - les idées accessoires, dont la valeur est moins importante compte tenu des thèmes sélectionnés par le travail. C’est la phase de la conception du plan synthétique qui sera la base et le support du travail de rédaction.
Les idées ainsi classées par importance et regroupées par centre d’intérêt, reçoivent l’affectation de l’ordre qu’elles suivront dans le développement.

SECTION 3 - LE PLAN
Le plan, c’est l’agencement des matériaux (les idées) précédemment sélectionnés. Il est le choix de l’ordre de l’exposition des développements; la projection de la clarté sur tous les problèmes à résoudre. Cette clarté dans l’exposition s’obtient essentiellement par la rigueur et la solidité du plan adopté. Le choix doit donc être établi de la meilleure façon possible. Entreprendre un travail sans en avoir arrêté minutieusement un plan, c’est jeter les matériaux au hasard en croyant qu’il peut en sortir un palais. Il s’agit d’une nécessité car, sans charpente, le message et tout le travail préparatoire auront été vains, la transmission mauvaise. Le plan est donc chargé de rendre la compréhension plus aisée pour l’auditeur, le lecteur et surtout le destinataire.

C’est à travers le plan que l’on jugera l’aptitude du rédacteur à la synthèse (la synthèse étant la « fonction par laquelle la pensée rencontre le tout à partir de ses éléments et conçoit des combinaisons nouvelles »). Savoir construire un sujet est, dit-on, une qualité essentiellement française car, elle est l’apanage de ceux qui ont été formés à la méthode de René DESCARTES. La clarté française tient à la rigueur de la construction, à la solidité du plan.

Un bon plan est établi dans le respect des caractéristiques établies et fondées à partir des données psychologiques du destinataire (auditeur, lecteur, supérieur hiérarchique, collègue ou subordonné.) L’organisation du plan doit viser à capter, puis conserver l’attention du lecteur et enfin le convaincre, On doit se faire comprendre, admettre, apprécier.

Le plan comprend obligatoirement une introduction, le corps du sujet et une conclusion.

PARAGRAPHE 1- L’INTRODUCTION
L’introduction a pour objet de préparer, de prévenir le lecteur ou le destinataire, de le mettre au fait de ce qui va suivre en une ou deux phrases. Elle indique le thème sur lequel vont être faites certaines variations. On pourra, dans l’introduction, indiquer rapidement les différentes questions qui seront abordées dans le corps du sujet. Cette pratique qui ne saurait être suivie dans les textes littéraires, qu’elle alourdirait, est au contraire, excellente dans les rapports et les exposés.

Cependant, si l’introduction doit être substantielle, elle doit en même temps être brève. On évitera de se perdre dans des considérations superflues n’ayant que des rapports lointains avec le sujet.

Dans la rédaction administrative, l’introduction a une importance particulière car, elle doit comporter un certain nombre d’éléments indispensables (dates des correspondances antérieures, objet de ces correspondances, etc.)

On veillera à ce que la fin de l’introduction soit telle que la liaison avec le corps du sujet se fasse naturellement et sans donner l’impression d’une coupure.

PARAGRAPHE 2 - LE CORPS DU SUJET
Il est généralement recommandé qu’un exposé ne puisse comporter que deux parties, de même que le corps du sujet ne doit se diviser qu’en deux ou trois parties, afin que le plan s’impose facilement et très clairement à l’esprit du lecteur.

La première partie sera généralement un exposé, la deuxième partie une discussion aboutissant à la conclusion ; autrement dit, une thèse, antithèse, synthèse ou choix.

Dans la rédaction du corps du sujet, il faut mettre en application les deux principes suivants : - Le maintien de l’équilibre entre les diverses parties du corps du sujet; chacune des parties devra avoir une longueur équivalente et, dans toute la mesure du possible, les faits ou les arguments y seront exposés avec une certaine symétrie. -Le respect de la loi de « l’intérêt croissant ». Les faits, les arguments ne devront être exposés dans n’importe quel ordre, mais en commençant par les moins importants, pour terminer par ceux qui paraîtront décisifs.
On veillera à ce que la fin de la dernière partie se relie naturellement à la conclusion.

PARAGRAPHE 3 - LA CONCLUSION
La conclusion est l’aboutissement du travail de rédaction. Elle doit arriver le plus naturellement possible. Comme l’introduction, elle doit être brève. Elle reprendra succinctement l’essentiel de ce qui aura été précédemment exposé et, d’une manière précise, sans la moindre ambiguïté, les conséquences qui doivent en être déduites : décision, attente, promesse etc. La conclusion doit être soignée tant dans le fond que dans la forme. Le lecteur reste, en effet, sous l’impression des dernières phrases, et ce sont elles qui détermineront souvent ou emporteront sa conviction.

SECTION 4 - PRESENTATION MATERIELLE DU DEVELOPPEMENT
L’Administration produit une multitude de documents relativement volumineux : études, rapports, instructions, règlements et lois.

L’agencement de ces documents nécessite, pour leur clarté en vue d’une exploitation facile, des divisions et sous divisions titrées qui sont nécessairement numérotées. Le numérotage des paragraphes de ces documents est fondamental pour leur compréhension.

A cette fin, plusieurs systèmes peuvent être utilisés. Pour une meilleure présentation des documents administratifs, il n’est pas superflu d’étudier leur présentation méthodique au début d’un ouvrage de formation. Cela présente l’avantage de faire familiariser les futurs administrateurs à une présentation standardisée, homogène des documents qu’ils auront à élaborer.

Parmi les systèmes les plus usuels, il y a les numérotages alphabétique, numérique, alphanumérique, classique, décimal, mixte, etc. Trois systèmes sont cependant courants : la numérotation classique, décimale et mixte.

PARAGRAPHE 1 - LA NUMEROTATION CLASSIQUE
Selon les normes conventionnelles établies et qui sont enseignées notamment dans les établissements de l’enseignement technique, les numérotations de paragraphes se font à l’aide : Des chiffres romains I, II, III, IV, V etc. Des lettres majuscules A, B, C, D, E etc. Des adverbes numériques - premièrement (ou primo) : 1 ° - deuxièmement (ou secundo): 2° etc. Des lettres minuscules a, b, c, d, etc. et du signe typographique § d’après la convention suivante : - Pour un texte comportant deux énumérations, utiliser : - les adverbes numériques; - les lettres minuscules. - Pour un texte comportant trois énumérations, utiliser - les chiffres romains ; - les adverbes numériques ; - les lettres minuscules. - Pour un texte comportant quatre énumérations, utiliser successivement les chiffres romains, les lettres majuscules, les adverbes numériques et les lettres minuscules.
Lorsque dans une énumération on n’emploie ni les lettres, ni les chiffres, on attire l’attention sur cette énumération en utilisant : - le tiret : - l’accolade, en se servant des parenthèses combinées pour donner l’aspect de l’accolade :



PARAGRAPHE 2 - LA NUMEROTATION DECIMALE
A la numérotation classique, certains préfèrent la numérotation décimale. Elle permet de se référer commodément à un passage particulier du texte.

Elle consiste à identifier par un nombre décimal chacune des parties d’un texte. C’est également notamment le cas dans les comptes rendus de réunions où des sous points se rattachant aux points principaux sont identifiés par les premiers chiffres de chacune des divisions des travaux. A titre d’exemple, le compte rendu d’une réunion tenue au ministère de la Fonction Publique sur la programmation des effectifs se présenterait comme suit

1 - EVALUATION DES EFFECTIFS
1.1, Effectifs globaux théoriques nécessaires; 1.1,1 Effectifs globaux actuels; 1.1,1,1 Effectifs globaux actuels par catégorie; 1.1,1,2 Effectifs globaux actuels par hiérarchie ; 1.1,1,3 Effectifs globaux actuels par corps.
1.2, Prévisions des départs globaux à la retraite; 1.2,1 Prévisions des départs à la retraite par catégorie; 1.2,2, Prévisions des départs à la retraite par hiérarchie; 1.2,3, Prévisions des départs à la retraite par corps.
II - PROGRAMMATION DES RECRUTEMENTS
2.1, Recrutements en remplacement numérique (toutes catégories) 2.1,1, Recrutement par catégorie; 2.1,2, Recrutement par hiérarchie 2.1,3, Recrutement par corps.
2.2, Recrutements nouveaux 2.2,1, Recrutement par catégorie; 2.2,2, Recrutement par hiérarchie 2.2,3, Recrutement par corps.
REMARQUES  : L’examen attentif de cette numérotation fait ressortir que:

1° - Tout ce qui touche à l’évaluation des effectifs est identifié par le chiffre 1.
2°- Tout ce qui touche la programmation des recrutements est identifié par le chiffre 2.
3° - A tous les niveaux de la subdivision décimale, les chiffres identifie la catégorie, identifie la hiérarchie, identifie le corps.
Pour ce qui est des textes législatifs et réglementaires, leur numérotation décimale se présente ainsi qu’il suit :

I., Livre 1,
I.1, Livre 1, chapitre premier;
I.12, Livre 1, chapitre premier, section 2;
2.321 Livre II, chapitre trois, section 2, article 1.
Il ne faut pas multiplier outre mesure le nombre de décimales. Quatre constituent un maximum qu’il faut s’efforcer de ne pas dépasser.

PARAGRAPHE 3 - LA NUMEROTATION MIXTE
Lorsque les subdivisions d’un texte sont très nombreuses, notamment pour les documents longs à caractère traditionnel, comme les règlements, les notices, un système mixte à base de numérotation classique et décimale peut être employé. Par exemple : - pour les titres , on écrira, en toutes lettres et en majuscules, les expressions détachées de : Livre, titre, chapitre et l’adjectif numéral ordinaire « premier », qui accompagne toujours ces expressions LIVRE PREMIER; CHAPITRE PREMIER, mais il faudra écrire en chiffres romains, en suivant une série continue, les autres numéros qui accompagnent ces expressions : LIVRE II - TITRE II - CHAPITRE II. - pour les parties , le numéro qui s’énonce avant le nom est toujours écrit en toutes lettres et en majuscules ; il en est de même du titre détaché « PARTIE » PREMIERE PARTIE ; DEUXIEME PARTIE ; TROISIEME PARTIE.
Les abréviations « 1ère partie, 2° partie ou 3° partie » ne peuvent figurer que dans les renvois entre parenthèses et dans les notes; - pour les sections, on pourra écrire à volonté dans les titres détachés ou non, soit « Première section », soit « Section 1 » en lettres minuscules, mais avec la majuscule initiale au premier mot de l’expression, sous réserve de suivre une règle uniforme dans un même document. Mais dans les citations des textes, on écrira au long « la première section », si le mot section est précédé de l’article. Le numéro d’ordre qui suit le mot « section » s’écrit toujours en chiffres arabes; - pour les articles, dans les lois, décrets, arrêtés et instructions, le mot « article » est toujours écrit en lettres minuscules, mais avec la majuscule initiale; le numéro des articles est toujours écrit en chiffres arabes, y compris le premier article qui s’écrira « article 1 er ». En revanche, dans les citations de textes, on écrira au long l’article premier. - pour les paragraphes et les alinéas, on utilisera la numérotation décimale.
CHAPITRE 2 - LE STYLE ADMINISTRATIF

SECTION 1 - GENERALITES
Le style, en général définit la manière de chaque individu d’exprimer des idées et des pensées par l’intermédiaire de l’écriture et du langage. S’il veut garder une certaine tenue littéraire, le style doit obéir à des règles simples : la clarté, la concision, le naturel et la logique dans la construction de la phrase.

Ainsi précisé, par style administratif, il faut entendre la manière de s’exprimer de l’Administration.

En effet, pour assurer sa mission, l’Administration utilise un mode de rédaction qui lui est propre et qui doit mettre en évidence la considération due aux administrés, la puissance et la continuité de l’Etat qu’elle incarne.

Ces principes qui découlent de la réforme administrative entreprise par l’Assemblée nationale constituante et sanctionnée notamment par l’instruction générale du 12, 20 Août 1790, constituent de nos jours, la « toile de fond » du style administratif moderne.

Depuis lors jusqu’à maintenant, le sujet fait l’objet de plusieurs controverses.

Pour le Professeur Robert CATHERINE, la rédaction administrative est un genre littéraire. Elle a ses lois et ses règles comme l’oraison funèbre les siennes.

Pour Paul REBOUX (Petits secrets de l’art d’écrire), le style administratif est par définition incompréhensible.

De son côté, Jean VACHER DEVERNAIS (remarques sur la langue administrative - Service Public et bon usage n° 2), parle d’une langue administrative « qui se définirait en fonction d’une certaine philosophie de la fonction publique et qui constituerait un domaine distinct, justifiant des méthodes d’intervention particulière.

Pour sa part, M. le Préfet Jacques GANDOUIN, estimait dès le départ, qu’il n’y a ni langue administrative, ni style propre à l’administration.

L’intitulé de son ouvrage, dans sa forme actuelle, témoigne cependant de l’évolution dans sa conception du sujet car, de « Correspondance et rédaction dans l’Administration », le livre a aujourd’hui pour titre « Correspondance et rédaction administratives. » La preuve est donc évidente qu’il y a effectivement un style et un langage administratifs.

Au-delà de cette querelle qui peut paraître vaine, si elle n’avait certaines conséquences, il est un fait certain et important, les écrits de l’Administration doivent être accessibles à tous; ils ne doivent comporter que des tournures et un vocabulaire que chacun peut comprendre. Encore une fois, il ne faut pas oublier que nul n’est censé ignorer la loi, ce qui veut dire que chacun doit pouvoir saisir clairement le sens d’un texte législatif et réglementaire.

Le style administratif obéit néanmoins à des normes qui doivent impérativement être respectées et qui découlent de la réforme de la Constituante de 1790. Ainsi, dans la rédaction administrative, l’auteur doit rester impersonnel. Il n’y a pas de place pour l’imagination, encore moins pour l’esprit créateur. Toute fantaisie doit être bannie. Le langage de l’Administration ne doit être ni personnel, ni pittoresque, ni spirituel, mais tout simplement correct. Le premier devoir de celui qui écrit est de s’exprimer dans un langage clair et précis, qui ne comporte d’autres originalités que celles qu’impose la spécialité du sujet.

La clarté découle d’un exposé simple et méthodique du sujet et de l’emploi des termes avec leur sens exact. Elle s’obtient par la construction d’un plan logique, l’emploi des mots simples, afin de laisser le moins de prise possible aux erreurs d’interprétation.

La clarté exige fréquemment que les idées se succèdent avec ordre, que les rapports des mots et ceux des propositions se présentent sans ambiguïté.

Les textes administratifs sont, soit des instruments de travail, soit le produit d’un travail. Comme dans toute activité spécialisée, on trouvera dans les écrits des fonctionnaires certains mots, certaines expressions qui sont plus en usage que d’autres. Il en est de même pour chaque catégorie professionnelle. Il faut donc tenir compte de caractères spécifiques de l’administration qui conduisent nécessairement à l’usage de certaines formules ou courantes ou particulières.

Les administrateurs ont le devoir de s’exprimer clairement parce qu’ils sont les représentants de la puissance publique. Ils doivent s’imposer une rigueur et un respect des règles qui découlent des caractères spécifiques de l’Administration. De ce fait, l’administrateur doit se montrer le gardien jaloux de ce vieil esprit de courtoisie administrative qui permet de demander des instructions, de solliciter une faveur, d’émettre un avis, de donner des ordres, de formuler les observations, sans froisser les susceptibilités, sans faire cabrer les caractères.

On peut cependant rappeler que la rédaction administrative, comme le style contemporain, tend à se dépouiller d’éléments superfétatoires et à gagner en sobriété, dans la mesure où elle ne tombe pas dans les excès du verbalisme cher à notre époque. A ce propos, M. le Préfet Jacques GANDOUIN dans Correspondance et Rédaction administratives,(page 85), l’illustre par l’exemple de l’extrait de la charmante nouvelle de J.K. HUYSMANS, la retraite de M. BOUGRAN (nouvelle inédite de M. J.K.HUYSMANS, préface de Maurice GARCON,Jean Jacques FAUVERT (1964).

« Dans ce temps-là, tout était à l’avenant, les nuances maintenant disparues existaient. « Dans les lettres administratives, l’on écrivait en parlant des pétitionnaires « monsieur », « pour une personne tenant dans la société un rang honorable, « le sieur », pour un homme « de moindre marque, « le nommé », pour les artisans et les forçats. Et quelle ingéniosité « pour varier le vocabulaire, pour ne pas répéter les mêmes mots; on désignait tour à « tour le pétitionnaire, le postulant, le « suppliant, l’impétrant. » Le préfet devenait, à « un autre membre de phrase, « ce haut fonctionnaire » ; la personne dont le nom motivait « la lettre se changeait en « cet individu », en « le prénommé », en « le susnommé ». « parlant d’elle-même, l’administration se qualifiait, tantôt de « centrale », et tantôt de « supérieure » usait sans mesure des synonymes, ajoutait, pour annoncer l’envoi d’une pièce, des « ci-joints », des « ci-inclus », des « sous ce pli ». Partout s’épandaient les protocoles ; « les salutations de fins de lettre variaient à l’infini, se dosaient à des justes poids, « parcouraient une gamme qui exigeait, des pianistes de bureau, un doigté rare. Ici, « s’adressant au sommet des hiérarchies, c’était l’assurance « de la haute considération », puis la considération baissait de plusieurs crans, devenait pour les gens n’ayant pas rang de ministre « la plus distinguée », « la très distinguée », « la distinguée » , « la parfaite » pour aboutir « à la considération sans épithète, à celle qui se niait elle-même, car elle représentait « simplement le comble de mépris. »

SECTION 2 : LES CARACTERISTIQUES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE
Depuis l’instruction générale de la Constituante du 12-20 Août 1790, le style administratif s’est progressivement précisé, par l’application des directives données au paragraphe 2 du Chapitre premier des objets constitutionnels.

Ainsi, la rédaction administrative qui est le moyen d’expression de l’Administration, puissance publique, se caractérise par le reflet de l’organisation et de la structure administrative.

Il ressort de tous les ouvrages sur la matière que ces caractéristiques qui se traduisent par un choix de tournures, de formules et des mots consacrés par un long usage sont les suivantes la dignité, la respect de la hiérarchie, le sens des responsabilités, l’objectivité, la courtoisie, la prudence, la précision et l’exactitude, la clarté, la concision, l’efficacité, l’homogénéité du style.

PARAGRAPHE 1 - LA DIGNITE
Le style administratif doit faire ressortir la puissance et la responsabilité des pouvoirs publics. Il doit être marqué par une certaine tenue d’expression et même un peu de solennité.
La dignité écarte toute passion, tout esprit partisan, car l’Administration ne peut pas s’arrêter à des considérations de personnes.

Les rédacteurs, à quelque échelon qu’ils appartiennent, n’écrivent pas en leur nom, mais pour le compte d’une fonction qui est celle de ministre, de directeur général, de directeur, d’ambassadeur, de consul général, de consul, de gouverneur, de préfet ou sous-préfet. Il leur faut donc témoigner d’impartialité, rester objectif et redresser équitablement les griefs qui se trouveront fondés.

Ce souci de dignité se traduira non seulement par la politesse et la courtoisie, mais également par une langue respectueuse des règles grammaticales. Les mots seront choisis parmi ceux que le dictionnaire a consacrés. Ainsi, pas de : - vulgarité, d’expressions triviales, de formules reprises du langage familier ou populaire ; - tournures grammaticalement douteuses ; - négligence ou de laisser-aller.

PARAGRAPHE 2 - LE RESPECT DE LA HIERARCHIE
L’organisation de l’administration se fonde sur la hiérarchie. Les diverses autorités ou les diverses personnes qui la composent se trouvent les unes par rapport aux autres dans les liens de subordination sans lesquels le fonctionnement de l’organisme administratif ne pourrait être harmonieux.

Au sein de l’administration, il y a donc : - une autorité hiérarchique, qui s’exerce du haut en bas ; - une subordination hiérarchique, du bas en haut.
Le respect de la hiérarchie crée une discipline sans laquelle règnerait l’anarchie la plus complète dans les services de l’Etat. Ce respect des positions hiérarchiques se traduit constamment dans les écrits administratifs (et dans la manière de les transmettre) par des tournures et des nuances dans la formulation qui ont valeur de symbole, même si la marque de respect n’apparaît pas de façon évidente au profane.

Ainsi, s’adressant au subordonné, le supérieur informe, fait savoir à..., fait connaître à..., fait observer à..., fait remarquer à..., demande l’avis de..., prie..., engage..., ordonne à..., prescrit à..., enjoint à..., convie..., envoie à... son subordonné
De même, le subordonné rend compte à..., expose à..., sollicite de..., est reconnaissant à..., propose à..., suggère à... son supérieur.

En règle générale, le supérieur prie son subordonné de VOULOIR BIEN ... Le subordonné prie son supérieur de BIEN VOULOIR...

Le subordonné prie son supérieur d’agréer l’EXPRESSION et non l’ASSURANCE de son respect ou de son dévouement.

Le supérieur attache le plus grand prix à..., le plus grand intérêt à... Il prie de veiller à..., prie de tenir la main à...

Enfin, le subordonné propose et le supérieur dispose, d’où l’emploi fréquent du conditionnel qui réserve la faculté de décision de l’autorité la plus élevée.

Certaines tournures sont également employées entre égaux ou par le supérieur lorsque celui-ci ne veut pas faire ressortir la supériorité de sa position.

De même, dans la formulation des formules de politesse et de courtoisie, il y a le fameux principe qui consacre le respect de la hiérarchie. Ce principe prescrit : - la hiérarchie des valeurs ; - la déférence du subordonné ; - la cordialité des égaux et - la similitude des formes.

PARAGRAPHE 3 - LE SENS DES RESPONSABILITES
L’Administration se fonde également sur les principes de la responsabilité; ses écrits sont signés exclusivement par les ministres ou par de très hauts fonctionnaires dont l’identité doit être parfaitement connue. C’est pourquoi la rédaction administrative répugne à l’anonymat : le pronom indéfini « ON » n’y a pas sa place. L’emploi de la p remière personne du singulier y est de rigueur.

Par exemple : J’ai l’honneur..., je vous informe.... j’ai décidé..., alors que le commerce et l’industrie, dont l’organisation repose le plus souvent sur des sociétés anonymes gérées par des organes collectifs (conseils d’administration), emploient généralement la première personne du pluriel, NOUS.

Le pluriel de majesté est également peu employé dans les écrits de l’Administration. Il est réservé à des actes d’une particulière importance (actes réglementaires notamment), au dispositif desquels on veut donner une solennité particulière. Par exemple :

Le Gouverneur de la Province de l’Ogooué-Maritime,
Commandeur dans l’ordre de l’Etoile Equatoriale...
Si le pronom indéfini n’est pas employé, si le signataire d’un document doit être connu afin d’endosser la responsabilité de ce qui est contenu dans ce document, en revanche, il n’est pas d’usage de mettre nommément en cause des personnes étrangères à l’Administration, c’est à la fois une règle de courtoisie et l’application du principe de responsabilité.

Si donc on fait état, dans un document, de renseignements, de faits, de circonstance dont on ne veut pas révéler l’origine, on s’exprimera au passif impersonnel, en utilisant les formules du type : - Mon attention a été appelée sur... - Il m’a été indiqué... - J’ai été saisi... - Un certain nombre de mes administrés m’a fait part... - Il m’a été rendu compte.
Le signataire du document prend ainsi la responsabilité des faits ou des renseignements dont il fait état, dans la mesure, évidemment où ces faits, ces renseignements, se révéleront exacts. Ce que le rédacteur sous-entend en employant le canditionnel : - Il m’a été indiqué que des incidents se seraient produits... - J’ai été saisi d’une plainte... Dans la mesure où cette plainte serait fondée... Cette dernière sera complétée par la décision qui s’impose.

PARAGRAPHE 4 - L’OBJECTIVITE
Une des caractéristiques qui transparaît dans les écrits de l’Administration, c’est l’objectivité. L’Administration est au service du bien public, elle sert non les intérêts particuliers, mais l’intérêt général. Elle se doit donc d’être impartiale, sereine, objective. Cette impartialité a pour conséquence de rejeter de la rédaction tous les termes, toutes les expressions qui ont un caractère subjectif, arbitraire, émotionnel.

Il en résulte le plus souvent un style impersonnel, assez froid, mais qui donne dans l’ensemble une impression d’homogénéité et de pérennité.

On n’emploie pas dans l’Administration, les expressions trop subjectives telles que : - Je vous annonce (qui marque une idée de soudaineté, d’inopiné); - Votre honorée du... - Espérant... - J’ai le plaisir de... - Il m’est agréable...
Ces deux dernières formules seront cependant, par exception, employées dans les réponses à des lettres d’intervention dans lesquelles doit être marquée, à l’égard du destinataire, une estime particulière. Seuls les cabinets politiques des personnalités politiques peuvent les employer.

Si la personnalité du destinataire peut justifier certains égards, celle du signataire ne compte pas, elle se confond avec l’Administration qu’elle représente et en adopte les caractères.

PARAGRAPHE 5 - LA COURTOISIE
L’absence de passion, l’objectivité a pour conséquence la courtoisie. L’Administration n’est pas une fin en soi, elle est au service des administrés qu’elle a le devoir de satisfaire, dans le cadre des lois et règlements.

C’est une première raison; mais il en est une autre plus importante encore, c’est la qualité des fonctionnaires qui apposent leur signature sur les documents administratifs ; ces fonctionnaires incarnent l’Etat, c’est-à-dire le souverain, et chacun sait que la politesse est la marque des rois et des personnes de haute distinction.

Cette courtoisie se manifeste par le respect de la hiérarchie, et l’absence d’éléments passionnels.

Les qualificatifs désagréables, péjoratifs ou les vocables triviaux n’ont aucune place dans les textes administratifs. Même les locutions comminatoires sont nuancées, voire, polies.

On n’y trouvera pas de termes tels que absurde, idiot, insensé, stupide, etc., mais des formules telles que : - Il me parait regrettable... - Il me semble inopportun... - Je déplore que... - Il me semble qu’il eût été préférable.
L’Administration est souvent contrainte d’opposer un refus à certaines demandes, mêmes légitimes, qui lui sont présentées, ou se trouve dans l’impossibilité de les satisfaire immédiatement. Elle aime, dans ce cas, entourer la fin de non recevoir d’un voile pudique et même ne pas briser définitivement l’espoir du requérant. C’est pourquoi, on utilise fréquemment des formules du genre : - Il ne m’a pas été possible, pour le moment... - Il ne m’a pas été possible, dans les circonstances actuelles... - J’ai pris bonne note de votre désir... - Je ne manquerai pas, le moment venu... - Je ne manquerai pas dès que les circonstances le permettront... - Je ne manquerai pas à l’occasion d’une prochaine promotion...
Dans le même esprit, le fonctionnaire répugne à la brutalité de certains termes, d’où sa prédilection pour les euphémismes. « L’euphémisme, qui signifie en grec parole de bon augure », est en effet, comme l’écrit Albert DAUZAT dans le guide de bon usage, une politesse du langage : c’est l’art d’atténuer, de voiler l’expression des choses, des idées blessantes ou désagréables.

C’est donc dire que la rédaction administrative doit être empreinte d’une certaine « noblesse ». Cela est soutenu par le Professeur Robert CATHERINE en ces termes : « Etant donné son rôle et sa place dans l’Etat, le caractère officiel de ses actes, l’importance de ses décisions sur l’activité économique et sociale de ses concitoyens, le délégataire de l’autorité publique se doit, non seulement d’écrire en français, mais sous une forme telle que la différence du ton permette à son lecteur de reconnaître immédiatement qu’il est en présence d’un document officiel qui participe à la dignité qui doit accompagner les affaires de l’Etat. »

Il faut cependant dire que le style noble ne doit pas ouvrir la porte aux vocables prétentieux qui déparent le langage administratif actuel. Si le style administratif ne doit pas être vulgaire, il ne doit cependant employer que des termes connus de tous et des tournures faciles à comprendre.

PARAGRAPHE 6 - LA PRUDENCE
La prudence caractérise la rédaction administrative. Elle découle des caractères de l’Administration. L’éminente dignité, le principe de la responsabilité, l’obligation d’une extrême courtoisie interdisent l’erreur. Par conséquent, les fonctionnaires ne devront tenir pour certains que les faits dont l’existence leur aura été clairement démontrée.

Les jugements énoncés par un fonctionnaire ne devront pas avoir, sauf exception, un caractère absolu et universel; les faits rapportés par lui le seront le plus souvent sous réserve de confirmation. C’est l’une des raisons pour lesquelles le conditionnel est le mode préféré de l’Administration. Plutôt que de se livrer à des déclarations péremptoires, on utilisera les formules suivantes :

A mon avis..., en ce qui me concerne..., il me semble..., d’une manière générale..., sous réserve que..., sans préjuger..., en tout état de cause..., notamment..., toutefois..., etc.

PARAGRAPHE 7 - LA PRECISION ET L’EXACTITUDE
La précision et l’exactitude sont nécessaires à un document de travail. Il doit être compris de la même manière par tous les lecteurs éventuels, qui ne doivent pas avoir d’hésitations pour en appliquer les dispositions ou en tirer les conséquences.

Le document doit pouvoir être identifié et classé de façon identique par les utilisateurs différents. Les documents insérés dans un dossier doivent permettre à tout fonctionnaire de reprendre une affaire instruite par son prédécesseur.

Aussi, si tout ce qui comporte des aléas doit être exprimé avec prudence, tout ce qui est certain et vérifié doit être exposé avec exactitude et précision, et dans un langage uniforme dans le pays tout entier.

Sont donc obligatoires toutes les mentions permettant d’identifier le document et de retrouver ses antécédents (date, n° d’enregistrement, objet, référence, identité des signataires et du destinataire). - La date sera portée de façon claire et précise, et en entier : quantième en chiffres, mois en lettres, année en chiffres, sauf dans les procès-verbaux; - Les références seront complètes, tant lorsqu’il s’agit de correspondances antérieures que de textes réglementaires ; - On évitera les sigles obscurs pour le non initié. On n’y aura recours qu’après avoir utilisé une première fois l’appellation complète en toutes lettres dans le même document (sauf dans le n° d’enregistrement et la référence).
Lorsqu’on se réfère à un texte réglementaire, on en exposera succinctement la partie utile, celle sur laquelle on fonde son argumentation.

La formule « notre référence » est à proscrire. Dans l’Administration c’est le n° d’enregistrement et la date de la lettre envoyée qui en constituent la référence.

PARAGRAPHE 8 - LA CLARTE, LA CONCISION, L’EFFICACITE
La clarté, la concision et l’efficacité découlent des qualités précédentes. Un texte sera clair s’il est précis et exact. Mais il le sera d’autant plus que l’on utilisera le mot juste et bien à sa place, en s’interdisant les digressions inutiles, les phrases et les formules trop compliquées.

S’il faut éviter le style bâclé que donne une succession de phrases trop courtes et mal liées entre elles. Parfois, une phrase longue mais bien charpentée exprime mieux la pensée que plusieurs phrases courtes. Dans l’ensemble on gagnera en clarté en évitant les longueurs

Il faut dire seulement le nécessaire, en utilisant la formule exprimant exactement les faits ou la pensée, et écarter l’accessoire ou le superflu.

La concision s’impose en outre, parce que l’écrit administratif est un document de travail. Le lecteur ne doit perdre de temps à sa lecture, mais doit y trouver rapidement tous les éléments qui lui sont utiles.

C’est à ce titre qu’il sera efficace. Chaque document doit en effet faire avancer le problème traité vers la solution la meilleure, ou permettre de l’atteindre dans le meilleur délai.

Le rédacteur s’efforcera de résoudre les problèmes qui sont de la compétence du signataire. Si le correspondant s’est trompé de service, le rédacteur transmettra directement et rapidement sa lettre au service compétent tout en avisant l’expéditeur de ce transfert. Si l’on doit donner des explications à un correspondant, on le fera clairement et complètement.

Il faut tout mettre en oeuvre pour éviter les pertes de temps, aussi bien pour les administrés que pour l’administration

PARAGRAPHE 9 - L’HOMOGENEITE
L’homogénéité du style exprime la prééminence et la permanence de l’Administration. Elle est le résultat de l’observation, par tous les rédacteurs, à quelque service qu’ils appartiennent et quel que soit leur lieu d’affectation, des règles précédemment exprimées. Elles sont nées des nécessités de service et se sont affirmées par une longue pratique. Elles deviennent des normes de rédaction qui s’imposent à tout rédacteur administratif.

SECTION 3 -LE CARACTERE SYNTHETIQUE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE
Les caractéristiques propres de la rédaction administrative: dignité, respect de la hiérarchie, sens des responsabilités, objectivité, courtoisie, prudence, précision etc. ne sont pas sans conséquence sur la forme qu’elle revêt.

De même qu’il a été souligné la prohibition du pronom indéfini « ON », l’emploi fréquent du conditionnel, il y a aussi une autre conséquence qui est la longueur de la phrase et la forme synthétique de la rédaction.

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