101 astuces pour mieux s organiser
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101 astuces pour mieux s'organiser

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Description


En 101 astuces inspirées des méthodes, des outils et des philosophies les plus efficaces du moment, désencombrez votre quotidien et trouvez des solutions rapides et pratiques pour optimiser votre vie personnelle et professionnelle.



Ranger, classer, trier, définir vos priorités, organiser vos idées, prendre des décisions, gagner en productivité... En fonction de vos objectifs et de vos besoins, cet ouvrage vous servira de boîte à outils pour trouver la ou les méthodes qui vous conviennent le mieux.



A l'aide de nombreux exemples et exercices, entraînez-vous pas à pas de manière simple et ludique à changer vos habitudes et à gagner du temps. Non pas pour en faire plus, mais pour libérer de l'énergie et vous occuper enfin de ce qui compte réellement pour vous !




  • Visualisez vos objectifs et vos progrès


  • Gagnez en productivité


  • Apprendre par soi-même


  • Gagnez en efficacité sur l'ordinateur


  • Mieux gérer et rédiger vos e-mails


  • Développez votre business sur Internet


  • Travailler en nomade


  • Sécurité avant tout !

Sujets

Informations

Publié par
Date de parution 18 décembre 2014
Nombre de lectures 141
EAN13 9782212282078
Langue Français
Poids de l'ouvrage 3 Mo

Informations légales : prix de location à la page 0,0040€. Cette information est donnée uniquement à titre indicatif conformément à la législation en vigueur.

Exrait




  • Visualisez vos objectifs et vos progrès


  • Gagnez en productivité


  • Apprendre par soi-même


  • Gagnez en efficacité sur l'ordinateur


  • Mieux gérer et rédiger vos e-mails


  • Développez votre business sur Internet


  • Travailler en nomade


  • Sécurité avant tout !

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En 101 astuces inspirées des méthodes, des outils et des philosophies les plus efficaces du moment, désencombrez votre quotidien et trouvez des solutions rapides et pratiques pour optimiser votre vie personnelle et professionnelle.
Ranger, classer, trier, défi nir vos priorités, organiser vos idées, prendre des décisions, gagner en productivité… En fonction de vos objectifs et de vos besoins, cet ouvrage vous servira de boÎte à outils pour trouver la ou les méthodes qui vous conviennent le mieux.
À l’aide de nombreux exemples et exercices, entraÎnez-vous pas à pas de manière simple et ludique à changer vos habitudes et à gagner du temps. Non pas pour en faire plus, mais pour libérer de l’énergie et vous occuper enfi n de ce qui compte réellement pour vous !
Biographie auteur

Xavier Delengaigne est spécialisé dans l’expression visuelle des idées. Il est consultant et formateur en management, communication, efficacité professionnelle et pensée visuelle (Mind Mapping). Il est auteur ou coauteur de plusieurs ouvrages sur la veille et la cartographie de l’information et anime le blog collectivitenumerique.fr .
xavier.delengaigne@gmail.com
www.editions-eyrolles.com
Xavier Delengaigne
101
ASTUCES POUR MIEUX S’ORGANISER
Mind mapping, Todo list, GTD ® … tous les outils de ceux qui gagnent du temps !
Groupe Eyrolles
61, bd Saint-Germain
75240 Paris Cedex 05
www.editions-eyrolles.com
Du même auteur chez le même éditeur :
• Visualiser sa vie en quelques coups de crayon
• Boostez votre efficacité avec FreeMind, freeplane et XMind , avec Pierre Mongin
• Organisez vos données personnelles , avec Pierre Mongin et Christophe Deschamps
• Organiser sa veille sur Internet
Création de maquette et composition : Hung Ho Thanh Illustrations : Arnaud Vellen
En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de l’éditeur ou du Centre français d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris.
© Groupe Eyrolles, 2014
ISBN : 978-2-212-55697-1

INTRODUCTION
« À quoi bon soulever des montagnes quand il est si simple de passer par-dessus ? » Boris V IAN
D ans le langage informatique, le mot hacker désigne un pirate informatique. Pourtant, en anglais, hacking a aussi un tout autre sens. To hack signifie trouver une solution plus intelligente à un problème. Bref, c’est améliorer un processus. Sans y prêter attention, nous accomplissons de nombreux processus dans notre vie quotidienne : consulter nos e-mails, gérer notre agenda. Bien souvent, ces actions sont effectuées machinalement, sans qu’on y réfléchisse. Pourtant, améliorer ces processus reste tout à fait possible. Le but du hacking sera de rendre votre quotidien plus facile. « Hacker » votre vie vous permettra de gagner de l’argent et du temps, non pas pour faire en plus, mais peut-être pour en faire moins et pour vous permettre de libérer du temps pour vous occuper de ce qui compte réellement pour vous, votre famille par exemple.
Quelles sont les différences avec le développement personnel ? Le lifehacker souhaite, avant tout, obtenir des solutions rapides et pratiques.
Le terme lifehack fut inventé en 2004 par le journaliste Danny O’Brien. À l’origine, il désigne une astuce de productivité employée par des programmeurs informatiques afin de mieux organiser leurs données et de lutter contre l’infobésité. Par la suite, la définition de lifehack s’est considérablement élargie. Les lifehacks représentent tous les trucs et astuces qui permettent d’optimiser sa vie quotidienne (professionnelle mais aussi personnelle).
Le lifehacking représente avant tout une philosophie de vie. Ses buts : simplifier la vie, la désencombrer, améliorer et fluidifier la productivité, bref avoir une vie plus zen ! Aux États-Unis, la philosophie du lifehacking est portée par quelques auteurs à succès : David Allen, Gina Trapani, Timothy Ferriss.
Pour Gina Trapani, auteur du livre Lifehacker et du blog éponyme, « un lifehack est une solution de contournement ou un raccourci qui permet de surmonter les difficultés quotidiennes du travailleur moderne ». La plupart de ces lifehacks conservent toutefois une forte dimension informatique.
Le lifehacking s’inspire de plusieurs méthodes (GTD ® , ZTD, etc.), d’outils ( mind mapping , etc.), de philosophies, qui tous permettent d’améliorer la vie. Le lifehacking se veut pragmatique. Un seul leitmotiv : il faut que ça marche ! Les pratiquants du lifehacking fonctionnent comme les joueurs de jeux vidéo : face à une difficulté, ils ne perdent pas de temps à en chercher la cause, ils cherchent une façon de contourner l’obstacle. En toute logique, le lifehacking est populaire auprès des générations bercées par les jeux vidéo.
Le lifehacking est une véritable malle aux trésors. Dans cet ouvrage, vous retrouverez une sélection éclectique de trucs et d’astuces fondés sur les outils et les méthodes les plus efficaces du moment. À vous de piocher dans cette boîte à outils pour trouver la ou les méthodes qui vous conviennent le mieux.

» COMMENT EST CONSTRUIT CE LIVRE ?

Ce livre est conçu pour ne pas être lu en entier ! Il représente une boîte à outils pour dépanner et améliorer votre vie quotidienne. En fonction de vos objectifs de lecture et de vos besoins, vous pourrez piocher dans cette boîte pour vous adapter à la réalité quotidienne. En effet, dans la vie, il y a la théorie et la pratique !
Chapitre 1
VISUALISER VOS OBJECTIFS ET VOS PROJETS
« La contribution majeure du management au XXI e siècle sera d’accroître la productivité des travailleurs de la connaissance (knowledge workers) […] Les méthodes toutefois diffèrent totalement de celles qui ont augmenté la productivité du travail manuel. » Peter D RUCKER
Aussi bien dans votre vie professionnelle que dans votre vie personnelle, vous avez des objectifs à réussir et des projets à mener, mais emporté par le tourbillon de vos activités quotidiennes, vous rencontrez de véritables difficultés à garder le cap. Visualiser où vous voulez aller grâce à des outils efficaces vous permettra de rester concentré sur vos objectifs et vos projets. Naturellement, avant d’être visualisés, ils doivent être définis clairement. Pour rappel, les bons objectifs doivent être SMART :
• S pécifiques ;
• M esurables ;
• A chevables ;
• R éalistes ;
• T emporellement définis.
Cibler vos objectifs : le crystal mapping
Comment avoir une vue d’ensemble de vos objectifs pour garder le cap ? Grâce à la crystal map bien sûr ! Mark Wogan, son concepteur, a popularisé cet outil graphique formé de cercles. Naturellement, cette forme de représentation graphique est loin d’être nouvelle. Toutefois, Mark Wogan a développé autour d’elle toute une organisation fondée sur une bonne connaissance de la pensée visuelle.

QU’EST-CE QUE LA PENSÉE VISUELLE ?
La pensée visuelle (en anglais visual thinking ) représente le traitement de l’information visuelle par le cerveau.
Qu’est-ce qu’une crystal map ?
La crystal map est une structure visuelle simple. Son concepteur a construit son outil graphique sur la puissance du chiffre 3. Une crystal map se compose de trois cercles concentriques.

MODÈLE DE CRYSTAL MAP
Cette structure simple permet de limiter la charge cognitive. En effet, les travaux du psychologue George A. Miller 1 ont montré que notre mémoire de travail 2 peut retenir uniquement sept éléments plus ou moins deux. Naturellement, vous ne pourrez pas représenter toutes les informations sur une seule et même crystal map . Vous devrez en utiliser plusieurs, organisées sous forme de poupées gigognes.

LA PUISSANCE DU CHIFFRE 3
Selon la règle du chiffre 3, présenter ses idées sous la forme d’un triptyque les rend plus attractives. Cette règle vaut à la fois pour l’écrit comme pour l’oral ; par exemple, la devise de la République française : Liberté, Égalité, Fraternité.
Visualiser vos objectifs à l’aide d’une crystal map vous amènera à les simplifier. Vous pouvez également imprimer votre crystal map pour la garder constamment sous vos yeux.

CRYSTAL MAP DES OBJECTIFS 2015
Les logiciels pour réaliser une crystal map
Le crystal mapping dispose même d’un service en ligne dédié : http://www.crystalmapping.com/ . Goalscape est un logiciel concurrent qui permet de réaliser également des cartes annulaires. Les logiciels dédiés vous offriront une meilleure souplesse et une plus grande rapidité pour créer des crystal map s.
Naturellement, vous pouvez utiliser d’autres logiciels :
• les logiciels de présentation : PowerPoint, OpenOffice Impress ;
• les logiciels de PAO : Scribus.

MIND MAPPING VERSUS CRYSTAL MAPPING
Le crystal mapping est avant tout un outil pour communiquer tandis que le mind mapping est plutôt un outil pour penser. Le crystal mapping utilise des cercles pour connecter les idées. La forme circulaire permet de faire rentrer les concepts présentés dans un tout. Dans le mind mapping , les idées sont connectées par des branches.

» POUR ALLER PLUS LOIN

Webographie
Le site de Mark Wogan : Crystalmapping.com
Le blog de Goalscape : http://www.goalscape.com/blog
Rester motivé : le calendrier de Seinfeld
Nous devenons ce que nous faisons chaque jour. Pour devenir un expert dans un domaine, il faut accumuler plus de 10 000 heures de travail. De même, pour atteindre vos objectifs, mieux vaut vous y atteler un peu chaque jour. Toutefois, comment conserver votre motivation au fil du temps ? Seinfeld, un célèbre humoriste américain, révèle sa technique : un simple calendrier et quelques croix !
Comment ça marche ?
Seinfeld a trouvé une solution pour se motiver à écrire quotidiennement. Il a accroché au mur un calendrier annuel d’une seule feuille. Chaque jour où il travaille à écrire, il coche la case du jour avec une grande croix rouge. Ainsi, au fil du temps, les jours cochés représentent une chaîne qu’il ne faut pas briser. Cette chaîne servira au final de motivateur.
Pour créer un calendrier de Seinfeld :
1. Achetez un calendrier annuel ou trouvez-en un sur Internet.
2. Choisissez un objectif. Ce choix n’est pas évident car vous devrez y travailler chaque jour, que vous soyez fatigué ou démotivé.
3. Cochez chaque date du calendrier à laquelle vous avez travaillé sur votre objectif.
4. Ne brisez pas la chaîne !

CALENDRIER SEINFELD
Pourquoi cela fonctionne-t-il ?
D’une part, en cochant manuellement les cases des jours du calendrier, vous signez un contrat avec vous-même. Vous vous engagez chaque jour à ne pas briser la chaîne. D’autre part, même si vous brisez de temps en temps la chaîne (personne n’est parfait !), vous disposerez tout de même d’une bonne vue globale du travail accompli. Enfin, le calendrier Seinfeld est bâti sur la constance et la régularité. En cela, il se démarque des bonnes résolutions qui s’étiolent rapidement.
Naturellement, vous pouvez utiliser le calendrier de Seinfeld dans de nombreux domaines : exercices physiques, etc.
Organiser votre journée : le planning circulaire
Rédiger chaque jour une liste de tâches à faire est une bonne habitude. Toutefois, dans une simple liste, de nombreuses informations manquent, notamment la répartition des tâches dans le temps.
Le temps : une ligne ou une boucle ?
La plupart des outils, par exemple un agenda, gèrent le temps de façon linéaire. Le temps est découpé en petites cases. Dans une éphéméride classique, le temps est réparti de façon égale. Pourtant, le temps peut aussi se représenter de manière circulaire, c’est le cas, par exemple, avec la montre analogique. En pratique, dans une journée, certains événements prennent plus de temps que d’autres, non seulement en termes de temps passé mais aussi en termes d’importance.
Naturellement, les outils pour gérer le temps de façon linéaire peuvent s’avérer complémentaires des outils circulaires. Vous pouvez très bien utiliser un agenda papier ou électronique pour garder une vue à long terme de votre activité et utiliser un agenda circulaire pour gérer votre temps au quotidien.

VISUALISER ET REMATÉRIALISER L’INFORMATION
Le plus souvent, la technologie nous facilite la vie. Toutefois, elle a également tendance à nous dissimuler beaucoup d’informations. Parfois, mieux vaut rematérialiser les choses pour les rendre visibles. En effet de nombreux processus se font en pilotage automatique (par exemple, payer par prélèvement automatique). Vous devez reprendre le contrôle !
Aujourd’hui, de plus en plus d’achats sont payés par carte bleue. C’est pratique mais nous dépensons sans doute plus. En effet, l’argent devient virtuel. Faites l’expérience de retirer 150 euros par semaine, pour vos courses par exemple. Vous verrez que vous dépenserez moins qu’avec une carte bleue. En effet, l’acte d’achat sera plus visible et demandera une action volontaire de votre part.
Comment construire une carte circulaire ?
1. Tracez un cercle au centre de la feuille.
2. Partagez la journée en créneaux horaires, par exemple : 6 h 00/9 h 00/12 h 00/15 h 00/18 h 00.

CARTE CIRCULAIRE
Naturellement, vous pouvez adapter ce découpage en fonction de votre rythme de vie. Pour les activités situées après 18 heures vous pourrez tracer un second cercle.
3. Notez les événements de votre journée. Vous pouvez par exemple programmer votre journée dès le matin. Naturellement, votre carte n’est pas figée. Elle doit faire figurer les événements qui surviennent tout au long de votre journée.

CARTE CIRCULAIRE D’UN LUNDI
Attention de ne pas trop entrer dans les détails afin de ne pas surcharger la carte. Celle-ci vous donnera les grandes étapes de votre journée.
Quels outils utiliser ?
À ce jour, réaliser des cartes circulaires par informatique à la volée reste assez difficile. Vous pouvez toutefois créer un modèle à imprimer. Naturellement, vous pouvez utiliser un simple crayon et du papier ! Par ailleurs, sur le Net vous pourrez également acheter un chronotebook qui offre la possibilité de présenter le temps sous forme circulaire. Chaque paire de pages présente deux cercles, un pour le matin et un pour l’après-midi. Ensuite, la journée est répartie en fonction des heures. Chaque page laisse de la place pour noter vos tâches et garder une bonne flexibilité. Dans votre chronotebook, vous pouvez noter les événements de la journée, l’heure de votre réveil et de votre coucher. Vous pouvez également utiliser la partie basse de la feuille pour noter votre Todo list .
Naturellement, vous n’êtes nullement obligé d’investir dans un carnet Muji, vous pouvez très bien constituer votre propre chronotebook.

» POUR ALLER PLUS LOIN

Un agenda circulaire : New Daily Planner , Productive Luddite, 2011.
Organiser vos idées : le mind mapping
Qu’est-ce que le mind mapping ?
Le mind mapping est une technique graphique qui permet d’organiser les idées. Elle a été mise au point par le psychologue Tony Buzan dans les années 1970. Le mind mapping donne naissance à des mind maps . En français, le terme mind map est traduit de plusieurs façons :
• carte mentale ;
• schéma ou carte heuristique ;
• topogramme ;
• arbre d’idées.

TRAVAILLER AVEC TROIS ÉCRANS POUR BOOSTER SA CRÉATIVITÉ
En 2009, une étude en laboratoire dirigée par l’Institut Fraunhofer IAO a démontré que travailler avec trois écrans augmentait la productivité de 35,5 % 1 .
Bill Gates est d’ailleurs un adepte de cette disposition : « Je peux déplacer les objets d’un écran à l’autre. Une fois que vous aurez cette grande aire de travail, vous ne voudrez jamais revenir en arrière, parce que ça a un impact direct sur la productivité. »
Il utilise ses écrans de la façon suivante :
• sur l’écran de gauche : sa liste de courriels ;
• sur l’écran du centre, le courriel qu’il est en train de lire ;
• sur l’écran de droite, son navigateur.

1 http://letroisiemeoeuvre.com/un-poste-de-travail-a-trois-ecrans-permet-daccroitre-la-productivite-de-355/ , consulté le 8 juin 2013.
Comment construire une mind map ?
Les conseils à suivre pour bâtir une carte mentale sont assez simples :
• Placez votre feuille au format paysage.
• Commencez au centre. Il représentera le thème principal de votre carte.
• Tracez les branches principales puis les branches secondaires.
• Connectez les idées entre elles par des liens graphiques.
Dans une carte, la pensée sera supportée par différents éléments graphiques :
• les mots-clés ;
• les images ;
• les signes graphiques.

À QUOI PEUT SERVIR LE MIND MAPPING ?
Le mind mapping est multi-utilisation : il permet de mémoriser et de présenter.
Le mind mapping sera particulièrement utile dans le domaine de la productivité personnelle pour :
• gérer vos projets ;
• suivre vos activités ;
• prendre vos notes.
Quel logiciel utiliser ?
Une carte pourra se construire à la main ou par informatique. Le marché des logiciels de mind mapping est florissant. Certains logiciels sont gratuits (comme FreeMind, FreePlane et XMind), tandis que d’autres sont payants, comme MindManager (le leader actuel du marché).
LOGICIELS GRATUITS DE MIND MAPPING Nom Adresse Web Remarque FreeMind http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page FreeMind est un logiciel libre, gratuit et multiplateforme Mac, Windows, Linux. FreePlane http://sourceforge.net/projects/freeplane/ FreePlane est le fork de FreeMind, c’est-à-dire un embranchement du projet FreeMind. XMind http://www.xmind.net/ XMind est disponible en version freemium. Il offre la particularité de pouvoir créer d’autres formes graphiques, comme le diagramme en arêtes de poisson par exemple.
LOGICIELS PAYANTS DE MIND MAPPING Nom Adresse Web Remarque MindManager http://www.mmdfrance.fr/ MindManager est actuellement le leader du marché. Il est couplé avec l’univers Microsoft (Outlook, PowerPoint, etc.). MindView http://www.matchware.com/fr/products/mindview/default.htm Il est également couplé avec l’univers Microsoft (Outlook, PowerPoint, etc.). SmartDraw http://www.smartdraw.com/ C’est le véritable couteau suisse du penseur visuel. Il permet en effet de créer d’autres représentations graphiques, comme la carte géographique ou le diagramme de flux.
Certains services en ligne offrent également la possibilité de s’adonner au mind mapping . La plupart d’entre eux proposent une version « freemium », c’est-à-dire une version de base gratuite et une version premium payante avec des fonctionnalités avancées. Nom Adresse Web Mindomo http://www.mindomo.com/fr/ Mindmeister http://www.mindmeister.com/fr Mind42 http://mind42.com/
Naturellement, le prix ne doit pas être le seul critère pour choisir un logiciel de mind mapping, il faudra avant tout évaluer vos besoins.


Les conseils de Philippe Boukobza
Cofondateur de Conectivitiz, détenteur d’un DEA en sciences politiques, Philippe Boukobza est formateur certifié en mind mapping .
Passionné par la pensée visuelle et l’innovation, il a organisé de nombreuses formations de visual mapping , stratégie et innovation en France, en Espagne et en Belgique. Il anime le blogue heuristiquement.com .
Quel outil graphique est le mieux adapté pour visualiser ses objectifs ?
En fait, j’utilise deux outils graphiques pour visualiser mes objectifs :
– la carte mentale pour les objectifs à court terme ; elle permet en effet de simplifier et de structurer ses objectifs ;
– le game plan à la manière de David Sibbet pour les objectifs à long terme.
Souvent, nous réalisons en équipe notre game plan pour visualiser nos objectifs à six mois. Le game plan force à rester synthétique. Nous disposons en plus d’une vision one page .
D’une manière générale, la carte engage à l’action.
As-tu quelques astuces à partager par rapport au mind mapping ?
Voici deux astuces que je « vis » actuellement.
– Le mode multicartes permet de décomposer la complexité tout en conservant les connexions. Des logiciels comme XMind ou NovaMind proposent par exemple un mode multicartes intégré.
– L’intégration du sketchnoting dans la carte mentale renforce en effet la mémoire, l’imagination et la métaphore. Bref, le sketchnoting renforce le pouvoir évocateur de la carte. Le sketchnoting m’a reconnecté avec le plaisir de réaliser des cartes. De manière générale, je cherche à intégrer plusieurs techniques visuelles : kanban, facilitation graphique. Cette ouverture va nous permettre d’enrichir notre pratique. La carte mentale appartient en effet à une famille, nous devons donc aller voir les autres membres de la famille. La plupart de ces techniques sont complémentaires.

SKETCHNOTING
C’est une forme de prise de notes visuelles. Elle a été popularisée par Mike Rodhe.

KANBAN
C’est un outil visuel issu des méthodes Toyota. Il est représenté sous forme d’un tableau avec des colonnes qui correspondent à l’avancement des tâches.
Peux-tu nous parler du visual mapping ?
Le visual mapping est une boîte à outils visuels validée par notre pratique. Elle est née de ma rencontre avec mon associé Philippe Rouffiac. Nous avons croisé nos démarches en matière d’expression visuelle. La carte mentale ne doit pas nous enfermer. C’est une porte d’entrée vers le champ plus large de la pensée visuelle. Toutefois, cette famille du visuel est en perpétuel mouvement. Nous avons donc tenté de l’organiser pour la rendre plus lisible. Dans notre démarche, la carte mentale reste au centre mais nous abordons également d’autres techniques visuelles comme le business canvas , le sketchnoting , etc. À l’image de ce qui existe pour les langues, nous avons créé une échelle de progression en compétences de la pensée visuelle avec les modules de formation adéquats :
– A. Découverte : webbing , carte mentale simple, pratiques collaboratives sur des matrices de management.
– B. Consolidation : nous approfondissons l’expression visuelle avec notamment la carte mentale plus avancée, la carte conceptuelle et d’autres modèles visuels de management.
– C. Pédagogie : le but de ce module est de pouvoir « alphabétiser » ses collègues de travail, il contient des outils pédagogiques et technologiques pour devenir un catalyseur de la pensée visuelle auprès des personnes intéressées.
– D. Déploiement en entreprise.
– E. Former les formateurs.

WEBBING
C’est un schéma centré constitué de bulles.
Notre ambition est de démocratiser l’expression visuelle par la pratique individuelle et collaborative. En effet, avec le temps, on risque de se retrouver avec un fossé entre praticiens et analphabètes de la pensée visuelle !

» POUR ALLER PLUS LOIN

Bibliographie
• Buzan B. et Buzan T., Mind map, dessine-moi l’intelligence , Eyrolles, 2012.
• Buzan T., Une tête bien faite , Éditions d’Organisation, 3 e éd., 2004.
• Buzan T. et Griffiths C., Le Mind mapping au service du manager , Éditions d’Organisation, 1 re éd., 2011.
• Deladrière J.-L., Le Bihan F., Mongin P. et Rebaud D., Organisez vos idées avec le mind mapping , Dunod, 2 e éd., 2006.
• Delengaigne X., Mongin P., Organisez votre vie avec le mind mapping. Côté tête et côté cœur , InterÉditions, 2009.
• Delengaigne X., Mémoriser sans peine… avec le mind mapping : et toutes les astuces pour muscler et donner de bons appuis à votre mémoire , InterÉditions, 2012.
• Delengaigne X. et Garcia L., Organisez votre temps avec le mind mapping , Dunod, 2013.
• Delengaigne X. et De Laboulaye T., Apprendre à toute vitesse , Paris, InterÉditions, 2014.
• Delengaigne X., Mongin P., Booster votre efficacité avec FreeMind, Freeplane et Xmind : bien démarrer avec le mind mapping , Eyrolles, 2 e éd., 2010.
• Delvaux B., Des idées à la carte : mind mapping et Cie pour manager de 180° à 360° , EMS, 2009.
• Mongin P., Organisez vos projets avec le mind mapping : des dessins au service de vos desseins , Dunod, 2011.
• Mongin P., Delengaigne X. et Garcia L., Organisez vos notes avec le mind mapping. Dessinez vos idées ! , Dunod, 2011.
Webographie
• www.collectivitenumerique.fr : le blog de Xavier Delengaigne.
• www.heuristiquement.com : le blog de Philippe Boukobza.
• www.mindmanagement.org : le site de l’association « Le mind mapping pour tous » animé par Pierre Mongin.
Vous mettre en mouvement : la roue du plaisir
La plupart de nos projets restent bien souvent à l’état de projet justement, c’est-à-dire de bonnes intentions que nous ne réalisons jamais. Dans son livre Juicy Pens Thirsty Paper , Sark propose une méthode pour nous mettre enfin en mouvement : la roue du plaisir ( the wheel of delight ). C’est une représentation graphique qui présente les micromouvements à réaliser pour commencer un projet.

QU’EST-CE QU’UN MICROMOUVEMENT ?
C’est une petite action qui vous rapproche de votre objectif. Elle devrait mettre entre 5 secondes et 5 minutes à être accomplie.
La technique des petits pas
Régulièrement, nous nous aventurons dans de nouveaux projets. Nous voulons changer et améliorer certains éléments de notre vie. Pourtant, au final, nous changeons très peu : nous restons englués dans nos habitudes sécurisantes. Le changement, surtout radical, nous fait peur. Dès lors, comment changer en douceur et surtout mettre « la machine » en marche ? La solution se trouve en nous. Nous pouvons par exemple nous inspirer du kaizen. Ce processus d’amélioration continue se fonde notamment sur la technique bien connue des petits pas. Elle tire sa philosophie d’un précepte de Lao Tseu : « Même un voyage de mille kilomètres commence par un premier pas. »
Pourquoi ça marche ?
La plupart du temps, nous ne terminons pas nos projets car nous ne les commençons tout simplement pas ! Les micromouvements permettent de faire le premier pas en direction de notre objectif. De plus, nous ne pouvons pas prétexter le manque de temps car les micromouvements sont vraiment courts. Par ailleurs, nous cédons bien souvent à l’immobilisme car les tâches à accomplir ne nous plaisent pas. En effet, l’Homme reste régi par la loi du moindre effort.
Comment construire une roue du plaisir ?
1. Tracez un premier cercle au centre de votre feuille. Notez-y votre projet.
2. Tracez un deuxième cercle autour du premier puis dessinez huit rayons. Dans chaque segment, notez un micromouvement. Attention, ce micromouvement doit être formulé de façon à procurer un certain plaisir.
3. Tracez un troisième cercle autour du deuxième. Entre les deux cercles, notez la date à laquelle vous avez accompli votre micromouvement.

ROUE DU PLAISIR
Par exemple, pour réaliser le projet « écrire un livre sur le lifehacking » :
• Rechercher une définition du lifehacking sur Internet.
• Réfléchir sur des personnes à interviewer.
• Trouver une idée de titre.
• Mettre en place une alerte Google sur le terme lifehacking .
• Créer une bibliographie.
• Rechercher des livres sur le lifehacking sur Amazon.
• Filtrer ma base Evernote sur le tag lifehacking .
• Ouvrir la carte mentale sur le lifehacking .

ROUE DU PLAISIR « ÉCRIRE MON LIVRE SUR LE LIFEHACKING »

» POUR ALLER PLUS LOIN

Bibliographie
• Sark, Juicy Pens, Thirsty Paper : Gifting the World with Your Words and Stories, and Creating the Time and Energy to Actually Do It , Three Rivers Press, 2008.
• Maurer R., Un petit pas peut changer votre vie : la voie du kaizen , LGF, 2007.

1 George A. Miller a détaillé ses travaux sur la capacité de la mémoire de travail dans son fameux article « The Magical Number Seven, Plus or Minus Two », publié en 1956 dans la revue Psychological Review.
2 La mémoire de travail nous sert à stocker temporairement des informations un peu comme un tableau blanc.
Chapitre 2
GAGNER EN PRODUCTIVITÉ
« Le temps a plus de valeur que l’argent. Vous pouvez toujours obtenir plus d’argent mais vous ne pouvez pas obtenir plus de temps. » Jim R OHN
De nombreuses méthodes existent désormais pour gagner en productivité. Plus qu’une simple gestion du temps, certaines d’entre elles proposent une véritable philosophie de vie. Pourtant, toutes ne sont pas adaptées à votre mode de fonctionnement. Ce chapitre présente les dernières techniques pour gagner en productivité. À vous d’en tester une, deux, voire toutes, afin de choisir celle qui vous convient le mieux.
Lister et organiser vos tâches quotidiennes : les Todo lists
Le plus souvent, rédigez tout d’abord une liste générale avec les différentes tâches à réaliser, puis une liste de tâches quotidiennes (provenant de cette liste générale).
Comment faire des listes
La méthode ABC
Vous pouvez organiser votre liste générale grâce à la méthode ABC.
1. Divisez votre liste en trois parties, nommées respectivement A, B, C.
2. Répartissez dans chaque section les tâches à faire selon le principe suivant :
• A : le jour donné ;
• B : dans la semaine ;
• C : dans le mois.
La méthode 1, 2, 3
Pour organiser votre liste de tâches quotidiennes, vous pouvez aussi utiliser la méthode 1, 2, 3.
Classez les tâches dans l’ordre décroissant d’importance :
• Hiérarchisez les tâches avec des numéros 1, 2, etc.
• Utilisez un code couleur, rouge pour important, orange pour moyen, etc. (plus rapide).
• Annotez les tâches selon l’importance : A (important), B (moyennement important), C (peu important).
Ce système simplifie votre liste et n’impose pas d’ordre figé pour réaliser vos tâches.
Si vous avez beaucoup de tâches dans la catégorie A, vous pouvez néanmoins les prioriser avec des numéros.
Idéalement, organisez votre Todo list quotidienne pour que les tâches importantes soient en haut de votre liste. Écrivez-les en rouge.
Catégoriser les tâches
Pour catégoriser les tâches, posez-vous les questions suivantes :
• Quelles sont les tâches importantes ?
• Quelles sont les tâches urgentes ?
Attention à bien faire la différence entre important et urgent.
Si vous avez un délai à respecter, réalisez les tâches urgentes en premier.
Libeller les tâches pour les rendre « actionnables »
La façon de libeller vos tâches va impacter leur réalisation. Indiquez la raison de chaque tâche pour donner du sens à votre travail. Indiquez également tous les éléments nécessaires à l’accomplissement de la tâche.
Idéalement, respecter la logique suivante 1 : [verbe action] [tâche] pour [but ou projet] [date]. Par exemple, « téléphoner à Hélène P. pour négocier le contrat du livre lifehacking » le 12/06/2014.
Gérer votre temps : la méthode Superfocus
La méthode Superfocus est une technique pour gérer son temps inventée par Mark Forster. Elle se propose de gérer toutes vos tâches avec une seule liste !
Superfocus est en fait l’évolution d’Aufocus. Elle en reprend d’ailleurs les grands principes. La méthode Autofocus a évolué à la suite des remarques des utilisateurs ; la dernière version en date était la version 4. Mark Forster a souhaité apporter de nouvelles améliorations qu’il a implémentées dans Superfocus.
En anglais, le terme focus exprime bien la notion de concentration. Dans sa méthode, Mark Foster s’attache à la notion de flow , l’état qui nous permet de rester concentrés pleinement dans la réalisation d’une tâche.
Autofocus est une méthode low tech (basse technologie). Quelques outils de base sont nécessaires : un crayon, un surligneur, un carnet à lignes.
Se lancer dans la méthode
Sur les feuilles de votre carnet, tracez deux colonnes. Si vous ne disposez pas de suffisamment de place pour tracer deux colonnes sur une seule page, vous pouvez utiliser deux pages vis-à-vis.
Dans la colonne de gauche (nous l’appellerons colonne 1), dressez la liste de toutes vos tâches en prenant soin d’en inscrire une par ligne. Naturellement, si le nombre de tâches est important, vous pouvez continuer votre liste sur les pages suivantes (mais toujours dans la colonne de gauche !). La colonne de droite (nous l’appellerons colonne 2) servira notamment pour les tâches urgentes.
Pour commencer, parcourez la colonne 1 de votre première page à la recherche d’une tâche prête à être réalisée. Consacrez à cette tâche autant de tant de temps que vous le souhaitez. Une fois la tâche terminée, biffez-la.
Si elle reste inachevée, barrez-la également mais ajoutez-la dans la colonne de droite (colonne 2).
Attention, toutes les tâches de la colonne 2 de la page active devront être terminées avant de passer à la page suivante.
Recommencez l’opération : parcourez de nouveau la colonne de gauche à la recherche d’une tâche à réaliser. Toutes les tâches de la colonne de gauche ne doivent pas forcément être achevées au contraire de celles de la colonne de droite.
Rejeter des tâches
Le rejet des tâches intervient à plusieurs étapes :
• Si aucune tâche de la colonne 1 n’est réalisée, toutes les tâches restantes sont rejetées (sauf la dernière page de cette liste).
• Si la colonne 2 d’une page est pleine, toutes les tâches de la colonne 1 de cette page sont soit travaillées, soit rejetées.
• Surlignez les tâches rejetées.
Rejeter les tâches offre la possibilité d’éliminer les tâches qui sont sans issue.
Sur son blog Ceclair 2 , Argancel préconise de dater toutes les tâches afin de mieux se rendre compte de sa progression.
Les bénéfices de Superfocus
Selon Mark Forster, Superfocus présente des bénéfices :
• éviter la procrastination ;
• capturer toutes les tâches à réaliser ;
• traiter les tâches urgentes.

Les conseils de François Gamonnet
François Gamonnet est cofondateur des sociétés de conseils Institut de gestion du temps et Innovation Consultants. Il est diplômé d’EM Lyon (France) et MA Marketing de l’université de Sherbrooke (Canada). Il a développé une passion pour la gestion du temps dès 1980. Il est l’auteur du livre Savoir mieux gérer son temps publié en 1982 aux Éditions d’Organisation. C’est un spécialiste des méthodes et des outils en efficacité personnelle et collective et de l’utilisation des outils collaboratifs : Outlook (Microsoft), Notes (IBM) et Google Enterprise (Google).
Il est intervenu auprès de plusieurs centaines d’entreprises et d’organismes publics et parapublics comme formateur, coach ou conférencier lors de congrès professionnels. Plus vingt-huit mille personnes ont bénéficié de sa méthode de gestion du temps (Méthode Gamonnet) tant au Canada qu’en France.
Pour communiquer avec François Gamonnet, le plus simple est de lui envoyer un courriel (mail) : francois@gamonnet.fr , car il partage son temps entre la France et le Canada.
Comment visualiser sa charge de travail ?
Combien de centaines de fois au cours de mes séminaires et conférence ai-je entendu les participants se plaindre d’être surchargés de travail. Ouvrez votre calendrier informatique ou papier et répondez à la question suivante : « Quel pourcentage de votre vraie charge de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle est inscrit dans votre calendrier et votre liste de tâches ? 20 %, 50 % ? »
Cela veut-il dire qu’on doit inscrire dans son agenda tout ce que l’on fait quotidiennement ? Non, pas nécessairement, mais seulement tout ce qui ne doit pas être oublié et exécuté à certaines dates ou heures.
Informations à retrouver dans votre calendrier
– Réunions, rendez-vous, sessions de formation, congrès auxquels vous participez, congés.
– Activités périodiques quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, annuelles.
– Temps réservé pour exécuter les tâches qui exigent du temps de concentration.
– Temps réservé pour planifier et faire le bilan de ses journées, semaines, mois, années (cela prend moins de temps que vous le pensez).
– Suivis à faire à des dates et à des heures précises.
– Dates butoirs à respecter impérativement (livrables).
– Événements, dates à ne pas oublier : colloques auxquels vous aimeriez participer, dates d’anniversaires, non-disponibilité de collaborateurs clés.
– Rendez-vous et activités personnelles (cochées : « Privé »).
– En utilisant les couleurs disponibles (Outlook 2003-2007-2010, Lotus Notes et GroupWise) pour distinguer en un coup d’œil des types d’activités dans votre agenda.
Informations qu’on devrait retrouver dans vos tâches
– Les courriels convertis en tâches (ou avec un drapeau de suivi) qui n’ont pas été déplacés dans le calendrier lorsque ce courriel est une demande de tâche.
– Les tâches ponctuelles, courtes, qui ne nécessitent pas une réservation de temps dans le calendrier.
– Toutes les tâches des projets en cours, centralisées dans le dossier « Tâches » pour faciliter le suivi ; les post-mortem ; l’affectation aux personnes impliquées dans l’exécution ; la mise en forme de modèles de planification et de suivis de projets.

» POUR ALLER PLUS LOIN

Bibliographie
Mark F., Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management , Hodder & Stoughton, 2006.
Webographie
Le site Web de Mark Forster, l’inventeur de la méthode Autofocus : http://www.markforster.net/
Visualiser les tâches à accomplir : la bubble map
Avec une liste de tâches linéaires, votre esprit arrive difficilement à visualiser l’importance de chaque tâche. Bien sûr, vous pouvez les taguer avec des chiffres (1, 2, 3, etc.) ou des lettres selon leur degré d’importance, mais cela reste souvent insuffisant.
Une autre façon de réaliser des Todo lists existe. Elle s’appelle bubble map , en français « carte bulles ».
Comment ça marche ?
Chaque tâche à réaliser est représentée par un cercle (une bulle). Plus la tâche est importante, plus la bulle est grande. Inventée par Taguchi-san, la bubble map permet d’avoir une approche visuelle de la liste de tâches à faire, bien plus proche du fonctionnement du cerveau.
En un coup d’œil vous visualisez le nombre de tâches à réaliser, leur avancement, leur importance. Une fois la tâche terminée, il suffit de faire une croix sur la bulle.
Attention, la taille de la bulle représente non pas l’importance (en termes de travail à accomplir) de la tâche, mais l’importance du stress lié à la tâche. Ainsi, si vous êtes d’un naturel timide, la bulle représentant la tâche « Téléphoner à M. Untel » sera plus grande qu’une bulle représentant une tâche avec un nombre important d’heures de travail.
Dans cette méthode, le découpage de la tâche ne représente pas l’avancement dans la réalisation de la tâche mais le pourcentage de stress en moins. Noter les informations de cette façon permet de se vider l’esprit.
Au fur et à mesure que vous réalisez votre tâche, découpez votre bulle pour visualiser l’allégement de stress.
Comment réaliser une carte bulles ?
Commencez où bon vous semble avec des petites bulles ou des grandes. En un mot libérez votre esprit !
Les tâches sans grande importance peuvent être listées de façon habituelle sans recourir à la représentation sous forme de bulle. En effet, selon l’auteur de la méthode, trop de bulles de petite taille accroissent le stress.
Réalisez votre carte bulle chaque jour.
Naturellement, des variantes de cette méthode existent :
• Représenter la taille des bulles non pas en fonction du stress mais en fonction de l’ampleur de la tâche.
• Représenter les subdivisions d’une tâche à réaliser par des petites bulles collées ou reliées à une grande pour représenter la tâche dans son entier. Ainsi, la liste de tâches suivante pourra se représenter sous la forme d’une bubble map simple :
– Repasser les chemises.
– Téléphoner au docteur pour prendre un rendez-vous pour Jeanne et Louise.
– Aller à la mairie pour refaire la carte d’identité.
– Aller chez le photographe pour prendre des photos pour la carte d’identité.
– Vérifier sur Internet s’il faut une carte d’identité pour aller en Espagne pour Louise.
– Envoyer un e-mail à l’éditeur pour demander la feuille de style.
– Vérifier le chapitre sur la GTD ® .
– Acheter du lait pour Louise.

BUBBLE MAP SIMPLE
Réaliser une carte bulles par projet
Cette même liste de tâches pourra se présenter sous la forme d’une bubble map organisée par projet.
• Représentez la taille des bulles non pas en fonction du stress mais en fonction de l’ampleur de la tâche.
• Représentez les subdivisions d’une tâche à réaliser par des petites bulles collées ou reliées à une grande pour représenter la tâche dans son entier.

BUBBLE MAP PAR PROJET

SYNTHÈSE SUR LA BUBBLE MAP
Prendre du recul : la méthode GTD ®
La GTD ® est une méthode développée par David Allen. L’acronyme GTD ® signifie getting things done , littéralement « que les choses soient faites ».
En 2001, David Allen a popularisé la GTD ® dans un livre 3 qui, en 2008, fut traduit en français sous le titre : S’organiser pour réussir – Getting Things Done. La méthode GTD ® ou l’art de l’efficacité sans le stress (éditions Leduc.S).
Plus qu’une simple technique pour gérer son temps, la GTD ® est avant tout une méthode d’organisation personnelle. Elle permet d’organiser le travail sous la forme d’un flux.
La GTD ® se déroule en trois étapes :
• la collecte ;
• le traitement ;
• la révision.
Collecter les informations
Pour David Allen, il ne faut pas encombrer son cerveau d’éléments inutiles. Mieux vaut déstocker toutes nos pensées sur un support externe. Celui-ci pourra prendre différentes formes : smartphone ou carnet et crayon.

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