La gestion électronique des documents

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Extrait

La gestion électronique des documents (fiche - Terminale STMG)

Objectifs : • définir la gestion électronique des documents (GE D), • présenter les enjeux de la GED, • connaître le processus de mise en place. Qu’entend-t-on par GED ? En quoi la GED représente-t-elle un enjeu pour les organisations ? Quelles sont les différentes étapes de la GED ?

1. Une définition À l’origine, la gestion électronique correspondait au stockage électronique des documents papier. Aujourd’hui, la définition s’est élargie et la gestion électronique des documents recouvrel’ensemble des techniques qui permettent de gérer les flux de documents qui pénètrent, sortent ou circulent à l’intérieur de l’entreprise. Ces techniques informatiques ont pour objet de dématéri aliser des documents afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines.

Elle est aussi appelée « gestion électronique de l’ information ou de documents existants » (GEIDE).

L’association des professionnels de la GED (APROGED) distingue : - laGEIDE administrativequi correspond au classement des documents électroniques ; - laGEIDE bureautiquements et àqui correspond à la production, au partage de docu l'archivage numérique ; - laGEIDE documentaire. Il s’agit de l’indexation de ressources documenta ires ; - laGEIDE techniquequi gère les documents techniques propres à un métier.

2. Les enjeux de la gestion électronique des donnée s L’essentiel des informations que doit traiter une o rganisation est reçu sous la forme papier en dépit d’une utilisation accrue des e-mail s. L’accès à l’information est ungage de compétitivitépour les entreprises. Il est donc nécessaire de s’ y intéresser et de repérer quels sontles enjeux de la gestion électronique des données.

•Enjeux face à l’organisation interne - Maîtriser le flux des innombrables documents papi ers et électroniques reçus quotidiennement dans les entreprises. - Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus. - Améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement. - Améliorer la fluidité de circulation et de traite ment de l’information. - Accélérer et développer le partage, la mutualisation et la valorisation des informations. - Sécuriser l’accès aux informations. - Maximiser les capacités de stockage.