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Éducation aux archives

De
158 pages
Les archives occupent une place importante dans la vie de toutes les organisations publiques ou privées car elles leur permettent de retracer assez facilement leur mémoire et de pouvoir faire des projections dans le futur. Ce livre est un manuel d'accompagnement quotidien dans la gestion des documents car il présente un aperçu des procédures et des outils pour la bonne gestion des documents d'archives, par les personnes physiques comme les organisations.
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Etudes
Éducation aux archives afric afric afric africaiaiaiainesnesnesnes
Série Education
Théorie, pratique et valorisation
Les archives occupent une place importante dans la vie de
toutes les organisations publiques ou privées car elles leur
permettent de retracer assez facilement leur mémoire, et
de pouvoir faire ainsi des projections dans le futur, surtout
Gilbert Tavec l’apport des TIC (technologies de l’information et de la
communication). Et pourtant, la bonne tenue des archives
n’est pas toujours l’affaire de tous puisque bien des structures
perdent encore leurs documents. Ce livre, intitulé Éducation Éducation aux archives. Théorie, pratique et valorisation, fournit
quelques éléments de réponse simples et pratiques pour que
la question des archives soit bien appréhendée par tous : aux archives
citoyens, organisations, États…
Pour les archivistes, les professionnels comme les profanes,
ce livre est un manuel d’accompagnement quotidien Théorie, pratique et valorisation
dans la gestion des documents, car il présente un aperçu
des procédures et des outils pour la bonne gestion des
documents d’archives des personnes physiques mais aussi
des organisations.
Ancien journaliste de l’Agence ivoirienne de Presse (Aip),
Gilbert TOPPÉ a été chef du service de la documentation et des Préface de Venance Bahi Gouro
archives du ministère de la Communication (Côte d’Ivoire).
Il est actuellement enseignant-chercheur en sciences de
l’information et de la communication à l’université de Bouaké
(Côte d’Ivoire). Ses travaux portent essentiellement sur les
médias mais aussi sur les sciences de l’information documentaire,
où les archives occupent une place toute particulière.
ISBN : 978-2-343-06094-1
15,50 €
Éducation aux archives
Gilbert T
Théorie, pratique et valorisation











































Éducation aux archives




Collection Études africaines
dirigée par Denis Pryen et son équipe

Forte de plus de mille titres publiés à ce jour, la collection
« Études africaines » fait peau neuve. Elle présentera
toujours les essais généraux qui ont fait son succès, mais se
déclinera désormais également par séries thématiques : droit,
économie, politique, sociologie, etc.

Dernières parutions
EKANI (Serge Christian), Liberté de saisir et exécution forcée dans
l’espace OHADA, 2015.
KOUAKOU (Jean-Marie) dir., Penser la réconciliation. Pour panser la
Côte d’Ivoire, 2015.
WOUAKO TCHALEU (Joseph), Le racisme colonial, Analyse de la
destructivité humaine, 2015.
TOE (Patrice) et SANON (Vincent-Paul), Gouvernance et institutions
traditionnelles dans les pêcheries de l’Ouest du Burkina Faso, 2015.
OTITA LIKONGO (Marcel), Guerre et viol. Deux faces de fléaux
traumatiques en République Démocratique du Congo, 2015.
MAWANZI MANZENZA (Thomas), L’Université de Kinshasa en quête
de repères, 2015.
MOUCKAGA (Hugues), SCHOLASTIQUE (Dianzinga), OWAYE
(Jean-François), Quelle gouvernance pour l’Afrique noire ?, 2015.
SEMANA (Tharcisse), Aux origines de la morale rwandaise. Us et
coutumes : du legs aux funérailles, 2015.
BANGUI (Thierry), La mal gouvernance en Afrique centrale, 2015.
GOHY (Gilles Expédit), Éducation et gouvernance politiques au Bénin.
Du danxômè à l’ère démocratique, 2015.

Ces dix derniers titres de la collection sont classés
par ordre chronologique en commençant par le plus récent.
La liste complète des parutions, avec une courte présentation
du contenu des ouvrages, peut être consultée
sur le site www.harmattan.fr
Gilbert TOPPÉ











Éducation aux archives
Théorie, pratique et valorisation

Préface de Venance Bahi Gouro






































































































































































































































































© L’Harmattan, 2015
5-7, rue de l’Ecole-Polytechnique, 75005 Paris

http://www.harmattan.fr
diffusion.harmattan@wanadoo.fr

ISBN : 978-2-343-06094-1
EAN : 9782343060941
Sommaire


Préface ................................................................................ 9

Avant-propos .................................................................... 11

Introduction ...................................................................... 13

Première partie : connaissances théoriques
sur les archives ................................................................. 15
I Les généralités sur les archives ..................................... 17
II Les archives et les personnes physiques et morales ..... 23
III L’archivistique et ses sciences voisines ...................... 27
IV La théorie sur la gestion des archives ......................... 35

Deuxième partie : connaissances pratiques
sur les archives 47
I- L’exploitation d’un service d’archives ......................... 49
II- Les procédures de gestion des documents d’archives . 67
III La nécessité d’un archivage régulier ........................... 85
IV La notion de dossier .................................................... 87
V Le fonds d’archives ...................................................... 91
VI La présentation et l’organisation
d’un dépôt d’archives ....................................................... 95
VII La procédure de versement aux archives .................. 99
VIII L’informatique dans la gestion des archives .......... 105

Troisième partie : valorisation des archives ................... 109
I La valorisation du patrimoine collecté ........................ 111
II La communication ...................................................... 115

Conclusion ..................................................................... 121

Glossaire ........................................................................ 123
7

Préface

L’émergence des nouvelles technologies de l’information
et de la communication ne gêne nullement le
développement du métier d’archivistes.

Ce présent manuel intitulé à juste raison ‘‘Éducation aux
archives : théorie, pratique et valorisation’’ est la
contribution d’un professionnel qui mesure le chemin
parcouru et les efforts à faire pour se familiariser avec les
archives, dans notre société en devenir.

Qu’est-ce que les archives ? À cette question, l’on répond
que ce sont l’ensemble des documents qui doivent être
bien conservés. De nos jours, avec la présence de l’outil
informatique, la tâche a désormais une valeur ajoutée et
elle devient plus dynamique ! Tels sont les affirmations et
les questionnements qui justifient la démarche de l’auteur
de ce livre.

Bien longtemps après la création de l’École de
bibliothécaires, archivistes et documentalistes (Ebad) de
Dakar, la Côte d’Ivoire va créer en 1971, le Centre
d’animation et de formation culturelle (Cafac) qui, après la
fusion avec l’Institut national des arts (Ina), prendra
l’appellation d’Institut national des arts et de l’action
culturelle (Insaac), dont une des écoles, l’École de
formation à l’action culturelle (Efac), se consacrera à la
formation des spécialistes de l’information documentaire
en Côte d’Ivoire.

D’autres institutions de formation suivront et grossiront le
nombre de diplômés, parmi lesquels de nombreux
archivistes.

9
L’ouvrage sera bien accueilli par une population
apprenante et avide de connaissances sur le métier des
archives.
La tâche était délicate et difficile : il nous semble qu’elle a
été parfaitement menée à bien par son auteur. La famille
des archivistes ivoiriens lui exprime toute sa
reconnaissance.













Venance Bahi Gouro
Directeur des archives nationales de Côte d’Ivoire













10
Avant-propos

Les archives sont des documents qui ont besoin de soin à
travers une politique de sauvegarde rigoureuse. Aussi, une
éducation aux archives est-elle nécessaire pour tous. Dans
les pays en développement, singulièrement dans les pays
africains, cette nécessité l’est encore davantage pour
mener à bien cette politique de sauvegarde, puisque dans
beaucoup de cas, les archives sont laissées pour compte.
Cette éducation aux archives qui est d’une importance
capitale, en ce sens qu’elle aide à comprendre la valeur de
la conservation des archives pour tous, passe par la
sensibilisation de tous les acteurs, des pouvoirs publics
aux individus, à l’école comme dans la vie en société, pour
initier ou renforcer les bases des principes de l’art
archivistique. Il faut rappeler dans cette lancée, qu’il existe
plusieurs principes qui régissent la pratique archivistique.
Ces principes sont tous aussi importants les uns que les
autres.

Parmi eux, on note la notion de fonds d’archives, le
principe du respect des fonds, la théorie des trois âges, le
plan de classification (plan de classement), le cadre de
classement, le calendrier de conservation, et le bordereau
de versement, dont la pratique doit être expliquée le plus
simplement possible à tout le monde, parce que la
sauvegarde des archives est l’affaire de tous.

De façon générale, la qualité des services d’archives est
déterminée par le rigoureux suivi de ces principes de base,
fixant un cadre général de suivi des bonnes pratiques. Ces
principes, lorsqu’ils existent, tracent le chemin de suivi
des principes secondaires et, de fait, constituent les
fondements des ressources archivistiques.

11
Ce document vise à confronter expériences, traditions,
perspectives publiques ou privées, pour permettre un
enrichissement des approches et une compréhension
interdisciplinaire de la pratique de la science archivistique
actuelle.






























12
Introduction

Un document est appelé “archives” dès le moment où
celui qui l’a produit ou reçu, décide de le conserver pour
une raison ou pour une autre. Ces archives sont le
témoignage des activités quotidiennes d’une organisation
ou d’un individu. Elles permettent de comprendre ce qui
s’est produit dans le passé et pourquoi il est primordial
pour la continuité des activités quotidiennes d’un service
ou d’une personne d’en prendre soin. Pour toutes ces
raisons, conserver les documents d’archives est crucial
pour les services comme pour les individus.

Les archives sont donc tous les documents produits ou
reçus par un organisme ou un individu dans le cadre de
son fonctionnement et de ses activités, à tous les stades de
conception, de décision ou d’exécution. Ainsi, c’est dès
leur création ou leur réception que ces documents
acquièrent la qualité d’archives.

Dans une organisation, les archives sont gérées par un
service dont la mission fondamentale consiste à collecter,
centraliser, classer, conserver et communiquer les
documents versés aux archives de l’organisation à ses
usagers. En règle générale, ce service a pour vocation de
gérer les documents, quel que soit le support ou la forme
matérielle ; notamment ceux que leur valeur
administrative ou juridique et leur intérêt pour l’histoire ou
pour la recherche, rendent dignes d’une conservation.
Outre la responsabilité de la conservation du matériel
archivistique, ce service doit mettre en œuvre tous les
moyens donnant accès à la masse documentaire ainsi
conservée. Il s’agit là de l’une des fonctions essentielles de
l’art archivistique : la communication des documents
d’archives.
13