La comptabilité générale

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Description


La comptabilité générale, avant d'être une technique ayant fait l'objet d'une réglementation et d'une codification poussées, est surtout un outil d'information au service des décideurs et des tiers en relation avec l'entité.



Si l'enseignement de la comptabilité générale s'attache souvent à mettre en évidence la maîtrise des difficultés comptables, c'est-à-dire l'utilisation adéquate des méthodes comptables pour appréhender des transactions spécifiques, il est parfois perdu de vue la raison d'être de la comptabilité générale en tant qu'outil d'information. La connaissance de la réglementation et des recommandations comptables ne doit pas masquer l'objectif premier : offrir une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats de l'entité. Cet ouvrage s'attache ainsi à replacer les méthodes et techniques comptables dans leur contexte, c'est-à-dire comme outils d'appréhension, sous forme monétaire, des transactions réalisées au cours d'une période.

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EAN13 9782847691634
Langue Français

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LA COMPTABILITÉ
GÉNÉRALE

Un outil d’information

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e
– DESBRIÈRES (P.). –Ingénierie financière(2 édition).
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L E SE S S E N T I E L S
D EL AG E S T I O N
C O L L E C T I O ND I R I G É EP A R
G .C H A R R E A U X/ P. JO F F R E
G .K ΠN I G

LA COMPTABILITÉ
GÉNÉRALE

Un outil d’information

BENOÎT PIGÉ

Le Trifide • 18, rue Claude-Bloch
14050 CAEN CEDEX 4
http://www.editions-ems.fr

Le logo qui figure sur la couverture de ce livre mérite une explication.Son objet
est d’alerter le lecteur sur la menace que représente pour l’avenir de l’écrit, tout
particulièrement dans le domaine du droit, d’économie et de gestion, le
développement massif du photocopillage.
er
Le Code de la propriété intellectuelle du 1juillet 1992 interdit en effet
expressément la photocopie à usage collectif sans autorisation des ayants droit. Or,cette
pratique s’est généralisée dans les établissements d’enseignement supérieur,
provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilité même
pour les auteurs de créer des œuvres nouvelles et de les faire éditer correctement
est aujourd’hui menacée.

© Management et société, 2000
Nous rappelons donc qu’il est interdit de reproduire intégralement ou
partiellement sur quelque support que ce soit le présent ouvrage sans autorisation de
l’auteur, de son éditeur ou du Centre français d’exploitation du droit de copie
(CFC) 3,rue Hautefeuille,75006 Paris (Code de la propriété intellectuelle,
articles L. 122-5 et L. 335-2).

ISBN : 2-912647-54-1

INTRODUCTION

Dans une société fondée sur le respect de la propriété privée et sur la
libre association des individus, il est nécessaire de disposer d’un outil
permettant de retracer sous forme monétaire les diverses transactions
réalisées par les personnes, qu’il s’agisse de personnes physiques ou de
personnes morales (c’est-à-dire d’organisations représentant de façon
plus ou moins diffuse les intérêts de diverses personnes physiques).
La comptabilité générale, sous ses différentes formes, constitue cet
outil irremplaçable pour non seulement disposer d’une information
synthétique et globale sur les transactions réalisées au cours d’une période
par une entité déterminée, mais aussi pour évaluer et justifier à une date
donnée la situation des avoirs et des dettes de cette même entité.
À travers cet ouvrage, nous nous proposons de mettre en évidence les
éléments fondamentaux qui constituent cet outil qu’est la comptabilité
générale. Nous nous attacherons ainsi à expliquer non seulement les
mécanismes qui la gouvernent mais également la logique profonde qui
l’anime. En effet, si la comptabilité générale fait l’objet d’une
réglementation relativement précise, elle est néanmoins avant tout un outil au
service de celui qui l’utilise. Et comme tout outil il est nécessaire de
connaître les différentes fonctionnalités que l’on peut (et parfois que l’on
doit) utiliser pour assurer non seulement sa propre information mais
également celle des tiers avec lesquels on est en relation économique.
De cette approche découlera naturellement le plan de l’ouvrage.
Nous partirons ainsi de l’usage premier de la comptabilité qui est, ou qui
était, de suivre la trésorerie, pour mettre en évidence le besoin de suivre

6■LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE

les transactions ayant des conséquences durables ou étalées dans le
temps (les immobilisations par exemple), ou celles ne donnant pas
immédiatement lieu à un mouvement de trésorerie (les créances et les
dettes notamment). À l’issue de cette première partie nous aurons ainsi
dégagé et expliqué la nature des transactions appréhendées et suivies
par la comptabilité générale ainsi que les différentes difficultés qui se
posent avec leur mode de résolution.
Dans la seconde partie, nous exposerons les principes gouvernant la
comptabilité générale, c’est-à-dire le processus de traitement des
transactions conduisant notamment à l’élaboration des comptes annuels à
travers la saisie des écritures comptables, leur traitement informatique
et les travaux d’inventaire. Compte tenu du développement important
pris dans nos sociétés par les groupes d’entreprises, c’est-à-dire les
sociétés liées entre elles par des liens capitalistiques, nous présenterons
les objectifs et les méthodes d’élaboration des comptes consolidés ainsi
que leurs règles de présentation aux tiers.
Tout au long de cet ouvrage, nous nous appuierons sur le postulat
implicite que notre société étant entrée dans une nouvelle ère économique,
qualifiée parfois sous le vocable de « nouvelle économie » mais qui repose
principalement sur le développement des nouvelles technologies de
l’information et de la communication (NTIC), la comptabilité générale ne peut
plus s’appréhender indépendamment des technologies de traitement
informatisé de l’information. Nous supposons donc que toute comptabilité est
tenue sous forme informatisée, ce qui autorise des traitements simples et
rapides de tri et de transfert des transactions comptabilisées.
À partir de ce postulat, les principes, les méthodes et les conseils
exposés au cours de cet ouvrage s’appliquent à toute entité, et nous
pourrions dire toute personne physique ou morale, soucieuse de
comprendre et de maîtriser cet outil que constitue la comptabilité générale
et qui peut se révéler un formidable moyen d’information et de gestion.
Nous considérons donc que si la comptabilité générale s’adresse en
premier lieu aux entreprises elle ne se limite pas à ces dernières mais elle
s’élargit aux associations, aux particuliers soucieux d’assurer un suivi
de leur patrimoine et des transactions qu’ils réalisent, mais aussi à
toutes les collectivités locales qui, à travers les règles de la comptabilité
publique, disposent d’un outil dont elles ne maîtrisent souvent que très
imparfaitement les potentialités.
Dans cet ouvrage nous avons retenu comme unité monétaire l’euro.
Si le bug de l’an 2000 a fait long feu, le problème du transfert d’une
comptabilité tenue en francs vers une comptabilité tenue en euros relève
du même psychodrame censé favoriser le développement des
presta

INTRODUCTION■7

taires de services informatiques. En effet, d’un point de vue purement
comptable l’unité de compte n’a aucune importance tant qu’elle est
unique. Le problème du passage d’une devise à une autre ne se pose
donc que lors de la conversion des transactions. Pour la majorité des
petites entreprises et des collectivités locales qui basculeront au début
de 2002 vers une comptabilité en euros, il sera simplement nécessaire
er
de convertir toutes les données de francs en euros au 1janvier 2002 et
de convertir rétroactivement les comptes de l’année 2001 en euros afin
de disposer d’une base de comparaison. Il s’agit d’une simple opération
de division sur la base de la parité euro/franc. La seule complication
concerne les entreprises qui auraient opté (volontairement ou non) pour
un suivi mixte, c’est-à-dire que certaines transactions sont réalisées en
francs alors que d’autres le sont en euros. Dans ce cas, il convient de
définir en début d’exercice la monnaie de tenue des comptes et de
convertir systématiquement au moment de l’enregistrement comptable
les transactions dans la monnaie de référence. Dans la mesure où il
n’existe pas de différences de change (la parité a été définitivement
fixée) cela ne pose aucun problème de suivi comptable.
La comptabilité ne peut pas faire abstraction des aspects fiscaux. Parmi
ceux-ci apparaît la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui, bien qu’étant en
principe neutre pour les entreprises assujetties (c’est le consommateur
final qui la règle), transite néanmoins par les comptes de trésorerie et par
les comptes de tiers. Dans les exemples fournis au cours de cet ouvrage
nous avons retenu un taux de TVA de 19,6 % (1) qu’il conviendra bien
évidemment d’actualiser pour tenir compte, soit de l’éventuelle
application du taux réduit (5,5 %), soit d’une future modification de ces taux.
Cet ouvrage s’adresse tout particulièrement aux étudiants ou aux
professionnels susceptibles d’utiliser la comptabilité générale comme outil
d’information. À ce titre nous avons particulièrement insisté sur les
objectifs de la comptabilité générale et sur les méthodes
d’enregistrement des transactions sur lesquelles elle repose. Les étudiants ou les
professionnels concernés peuvent être des ingénieurs, des
commerciaux, des cadres administratifs, des personnels médicaux effectuant des
tâches d’encadrement (directeurs de services dans des cliniques ou des
hôpitaux), des élus locaux, des trésoriers ou des responsables
d’associations, … En somme, toute personne ayant recours à une information
issue de la comptabilité générale.

(1) Sauf pour quelques exemples où le taux de TVA est de 20,6 % (taux normal
antérieur au 01/04/2000).

PREMIÈRE PARTIE

DU SUIVI DE
TRÉSORERIE
AUX ÉCRITURES
COMPTABLES

INTRODUCTION

La comptabilité générale apparaît souvent comme une technique
réservée à des initiés qui, armés d’une calculatrice et d’un crayon,
reporteraient des chiffres à longueur de journée. Si le chiffre constitue toujours
la matière première des comptables, l’évolution technologique fait qu’il
est de moins en moins nécessaire d’être doué en calcul mental pour
assurer le suivi comptable d’une entité. De surcroît, la multiplication des
comptes à rendre, que ce soit pour une entreprise, une association, ou
même un particulier pour justifier de son droit à certaines prestations
soumises à conditions de ressources, fait que tout un chacun est plus ou
moins confronté aux exigences d’une information comptable.
La première forme de suivi comptable est constituée tout
naturellement par le suivi des opérations de trésorerie. Mais l’accroissement des
transactions réalisées, la diversification du patrimoine et l’extension du
réseau économique avec lequel on entre en relation font qu’il devient
rapidement nécessaire d’adopter des mesures complémentaires à ce seul
suivi de trésorerie. La comptabilité en partie double, le suivi des
emplois et des ressources durables et la prise en compte des
engagements deviennent rapidement des éléments indispensables pour fournir
une information qui soit non seulement exacte mais également
pertinente. C’est là tout l’objet de la comptabilité générale.

chapitre 1

le suivi des opérations
de trésorerie

12■LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE

Quels que soient les organisations ou les individus, le suivi des
opérations de trésorerie constitue une opération élémentaire nécessaire tout
simplement pour appréhender une richesse de plus en plus
dématérialisée. Cela va du simple particulier, qui reporte les chèques émis sur un
relevé de compte, à la multinationale, qui gère ses mouvements de
trésorerie sur plusieurs pays, en passant par les partis politiques, qui
établissent un suivi des sommes perçues et des dépenses effectuées.

section I
la trésorerie

L’information comptable est souvent perçue comme une obligation,
mais avant tout elle est un besoin. Ce besoin est particulièrement sensible
pour tout ce qui touche aux mouvements de fonds. En effet, une des
caractéristiques croissantes de la trésorerie est de ne plus être matérialisée sous
forme de billets ou de pièces mais d’être appréhendée sous forme
d’écritures dans des fichiers. Les salaires ne sont plus payés en espèces, mais le
plus souvent par virement sur un compte courant. Les dépenses sont
réglées par carte bancaire ou par chèque. Dans tous ces cas, il s’agit de
transactions liées à une simple saisie informatique (directe pour la carte
bancaire, indirecte pour le chèque lors de la remise à l’encaissement).


§ 1. – les composantes de la trésorerie
Si la caisse constitue historiquement le premier élément de
trésorerie, la modernisation et l’informatisation des transactions tendent à la
faire disparaître au profit des virements et des règlements par cartes
bancaires. Les expériences de porte-monnaie électronique tendraient
d’ailleurs à indiquer que, dans un futur proche, la notion d’espèces
physiquement identifiables pourrait disparaître pour laisser place à un suivi
électronique des ressources de chacun.

A. – la caisse

La caisse est constituée de ce dont l’on peut disposer immédiatement
sans aucune contrainte, ce que comptablement on dénomme les
« espèces ».En effet, la caisse est matérialisée par des pièces ou des

LE SUIVI DES OPÉRATIONS DE TRÉSORERIE■13

billets qui représentent une créance sur l’État qui les a émis. Dans
chaque zone géographique où la monnaie a cours, le paiement par des
espèces a force libératoire (jusqu’à un certain montant de transaction à
partir duquel la transaction doit être réalisée par un autre mode de
règlement pour des raisons évidentes de preuve et de lutte contre la fraude).
Comptablement, la caisse présente la caractéristique de ne pas offrir, par
elle-même, de possibilités de suivi. Une fois les pièces ou les billets
transmis à une autre personne il n’existe aucun moyen (sauf éventuellement à
relever les numéros de billets), de prouver que les sommes correspondantes
ont bien été versées ou encaissées. D’où l’importance d’accompagner toute
opération de transaction en espèces, soit du versement simultané du produit
ou du service correspondant, soit de l’établissement d’un reçu.
Le suivi des mouvements de trésorerie est la première forme
d’enregistrement comptable. Une caisse enregistreuse, qui permet la
désignation des articles (par exemple par lecture du code à barre) avec le prix
correspondant, constitue un instrument de suivi des mouvements de
caisse. Le ticket de caisse détaillé que reçoit chaque client d’un
supermarché est imprimé dans le même temps sur une bande enregistreuse
que conserve le magasin pour justifier ses recettes en espèces. En plus
du total des achats effectués figure le mode de règlement (espèces,
chèque, carte bancaire). Il est donc possible de connaître précisément
les recettes correspondant aux chèques, celles afférentes aux cartes
bancaires et celles assurées en espèces. À chaque changement de caissière,
un inventaire des espèces en caisse est effectué pour s’assurer que le
montant physiquement présent correspond au solde théorique de la
caisse. Le nombre de chèques perçus est également contrôlé mais le
contrôle des montants n’est normalement pas effectué depuis que les
chèques sont remplis automatiquement par la caisse enregistreuse.
Pour des particuliers, des associations ou des entreprises qui réalisent
occasionnellement des dépenses en espèces, il est possible de tenir un
cahier de caisse qui retrace les diverses entrées et sorties. Le principe est
le même que celui d’une caisse enregistreuse avec mention de la date,
de la nature et du montant de l’opération.

B. – les comptes courants

La trésorerie se compose également de l’argent dont on ne dispose
pas physiquement sous forme de pièces ou de billets mais que l’on peut
facilement mobiliser, par exemple par chèque, virement ou paiement
par carte bancaire. Les comptes courants représentent des créances

14■LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE

totalement mobilisables que l’on détient sur un tiers. Dans la pratique
ces comptes courants sont le plus souvent des comptes courants
bancaires. Les banques assurent la dématérialisation des moyens de
paiement puisque la créance que l’on détient sur elles peut être aisément
transmise, en tout ou en partie, à une autre personne et que la
transmission de cette créance confère également la transmission du droit : soit de
transformer cette créance en encaisse, soit de transmettre à nouveau tout
ou partie de cette créance.
Le suivi des comptes bancaires est assuré par les établissements
bancaires eux-mêmes quand il s’agit d’opérations internes à la banque, ou
par le biais de chambres de compensation quand les moyens de
paiement émis concernent des banques distinctes.
La notion de monnaie devient donc de plus en plus large puisqu’il
n’est plus fait seulement référence à la notion de pièces ou de billets
mais qu’on y intègre également les comptes courants bancaires.
Le développement des moyens technologiques de stockage de
l’information rend même envisageable la disparition à terme de la monnaie
physique (pièces et billets) et son remplacement par un paiement
dématérialisé sous forme de carte bancaire ou (ce qui revient au même) de
portemonnaie électronique. Une différence importante entre les comptes
courants et la caisse réside dans l’existence d’une trace de la transaction
effectuée. En effet, quel que soit le mode de paiement utilisé, le règlement
par usage d’un compte courant entraîne l’émission d’un document papier
(chèque) ou l’envoi d’un enregistrement informatisé indiquant le montant
de la transaction, l’émetteur, le récepteur (et les coordonnées des
établissements gérant leur compte courant) ainsi que la date de l’opération.
Les détenteurs de trésorerie peuvent préférer percevoir des revenus
de leur trésorerie plutôt que de la conserver sous forme soit d’encaisse,
soit tout simplement sur un compte courant non rémunéré. Dans la
mesure où l’argent déposé sur des comptes de placement (livrets
d’épargne, Sicav de trésorerie, …) peut être aisément mobilisable, il
s’agit pour l’entreprise ou le particulier d’une possibilité de trésorerie
supplémentaire.


§ 2. – le suivi des comptes de trésorerie
Si pour la caisse, on peut à tout moment effectuer un inventaire des
espèces dont on dispose, il n’en est pas de même des comptes bancaires.
En effet, il s’agit d’une créance dont l’établissement bancaire assure le

LE SUIVI DES OPÉRATIONS DE TRÉSORERIE■15

suivi. Dans le cas le plus simple, on se contente d’attendre le relevé
mensuel pour connaître la situation exacte de ses comptes. Dans
certains établissements financiers, des relevés intercalaires sont proposés.
Avec la possibilité de suivi des comptes en ligne, on peut désormais à
tout instant consulter le solde de ses comptes par le biais d’Internet.
Néanmoins, dans ce cas, on reste dépendant de l’information fournie par
la banque. Ainsi le problème du décalage de certaines opérations peut se
poser de manière cruciale : c’est le cas quand un chèque est émis le
23 janvier mais qu’il n’est déposé en banque par son bénéficiaire que le
30 janvier. Par conséquent, il n’apparaîtra sur le relevé de banque qu’à
cette date alors même que l’engagement de règlement a été effectué
une semaine avant.
Il est donc possible, tout comme pour la caisse, de tenir un livre
enregistrant toutes les opérations affectant le compte bancaire concerné.
Cela permet de connaître en permanence le solde de son compte en
fonction des opérations que l’on a effectuées et de s’assurer que la
banque ne commet pas d’erreurs.

section II
l’approche comptable du suivi de trésorerie :
connaître le passé pour anticiper l’avenir

Si le suivi de trésorerie permet de connaître la situation exacte des
ressources dont on dispose et de se prémunir contre les risques d’erreur,
il peut aussi offrir une forme d’information comptable en permettant la
récapitulation des différentes dépenses et recettes ayant transité par le
compte de trésorerie concerné. Ce récapitulatif peut ainsi autoriser une
meilleure appréhension des dépenses et des recettes à venir et favoriser
la réalisation de dépenses plus spécifiques ou la mise en place de
recettes destinées à faire face aux dépenses envisagées.

16■LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE

§ 1. – la comptabilité de trésorerie
La comptabilité de trésorerie consiste à formaliser le suivi de la
trésorerie et à faciliter la collecte de l’information sur la nature des
dépenses réalisées ou des recettes perçues. Cette formalisation peut
dans certains cas passer par une codification pour permettre un
regroupement des dépenses et des recettes et éventuellement favoriser la mise
en place de comparaisons internes ou externes.

A. – l’enregistrement des dépenses et des recettes

De prime abord, le journal de trésorerie se présente comme le livre
de caisse. Comme lui, il reporte chaque transaction avec son intitulé et
sa date. Cependant, il ne se limite pas à la caisse. Généralement il est
établi autant de journaux différents qu’il existe de comptes distincts. Si,
par exemple, un commerçant dispose en plus de sa caisse de deux
comptes bancaires, il sera tenu trois journaux de trésorerie. Pour
connaître sa situation exacte de trésorerie, le commerçant devra
additionner les soldes de chacun de ses trois journaux.
Mais le journal de trésorerie, en plus de la possibilité de connaître à
tout moment le solde de ses comptes, a aussi pour objet de permettre un
suivi des dépenses et des recettes intervenues au cours d’un mois donné.
On peut ainsi, en fin de mois, reprendre toutes les dépenses et les
recettes pour en effectuer un regroupement par grandes catégories. Une
autre solution consiste à ajouter une colonne dans laquelle on indique
pour chaque opération la catégorie de la dépense (tableau 1.1).

Consultations
Publicité

01
01
01

01
01

LE SUIVI DES OPÉRATIONS DE TRÉSORERIE

Consultations

Déplacements

Consultations
Consultations
Loyer
Cotisations
Consultations
Documentation
Documentation

29/01

Centralisation

Date

RAP

12
01
01
01
01
01

Chèque
4 117
Chèque
CB
4 118

CB
Chèque
4113


Chèque

BANQUE : BRP

Chèque
CB

CB

Chèque

Chèque
Chèque
4114
Chèque
Chèque
4115
4116

Déplacements
Consultations
Fournitures

Chèque
4112

■17

N° DE COMPTE :
333333333

01
01

CB
Chèque
CB

Chèque
4111

MOIS DE
JANVIER 2002

tableau 1.1
enregistrement des transactions : suivi de trésorerie

01
01

01
01

0

01
01

07/01
07/01

Libellé DépensesRecettes Solde
– +
Solde en Banque1 792,60
Famille Gérard270,00 2062,60
Dupont à Sarcelles180,00 1882,60
Henri 40,001 922,60
10 ramettes A448,00 1874,60
Durand à Jouy-264,00 1610,60
en-Josas
Louis 40,001 650,60
Camif fournitures145,80 1504,80
bureau
Essence 64,001 440,80
Famille Edmond270,00 1710,80
Carrefour fournitures33,00 1677,80
bureau
Famille Hervé270,00 1947,80
Casino fournitures17,00 1930,80
bureau
Hôtel Lyon 2 nuits130,00 1800,80
colloque
Famille François270,00 2070,80
ODA annuaire 605,401 465,40
inscription
Repas restaurant68,00 1397,40
Famille André270,00 1667,40
Cassettes vidéo198,00 1469,40
(10×4 h)
Famille Francis270,00 1739,40
Famille Alain270,00 2009,40
Loyer janvier628,00 1381,40
Pierre 40,001 421,40
Famille Albert270,00 1691,40
Doc. générale Lamy173,20 1518,20
Abonnement 410,801 107,40
Les Échos
Famille Joseph270,00 1377,40

Solde
Consultations
Intervenants
Cotisations
Fournitures
Intervenants

01/01
01/01
01/01
04/01
04/01
05/01

13/01
13/01

1

09/01
10/01
10/01

17/01
19/01
19/01

21/01
22/01
22/01
25/01
25/01
25/01
28/01

01
01
01

13/01

16/01
16/01

Consultations
Fournitures

Déplacements
Consultations
Fournitures

Cotisations
Fournitures

18■LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE

L’association ÉCOUTE assure des consultations familiales. Chaque
semaine, la trésorière enregistre sur une feuille de calcul les différents
mouvements ayant donné lieu à une opération de trésorerie. Pour
chaque transaction (tableau 1.1), elle inscrit le libellé (généralement le
nom du fournisseur et l’objet principal de la dépense ou de la recette),
le montant (en recette ou en dépense), le moyen de règlement utilisé
pour la transaction (carte bleue, chèque : si le chèque est émis la
trésorière reporte les quatre derniers chiffres, s’il est perçu elle mentionne
simplement «Chèque »,…), la date de la transaction, et la rubrique
dans laquelle on pourra cumuler des dépenses homogènes entre elles
(colonne « centralisation »). Le solde du compte est calculé
automatiquement par addition et soustraction. La colonne « RAP » sert au
rapprochement avec le relevé de compte mensuel envoyé par la BRP. La
trésorière mentionne simplement dans cette colonne le numéro du
relevé sur lequel figure le mouvement de trésorerie.

B. – la codification et la centralisation des dépenses et des recettes

À la fin de chaque mois il suffit de trier la feuille de compte (si elle
est saisie sur informatique) selon le code centralisation pour obtenir le
total de chaque catégorie de dépenses ainsi que le détail correspondant
(tableau 1.2). Ceci permet ainsi de savoir pour chaque mois quelles ont
été les dépenses et les recettes par nature ou par fonction.

Fournitures

Fournitures

Déplacements

Libellé

Cotisations
Cotisations
Cotisations

33,00

270,00
540,00
810,00
1 080,00
1 350,00
1 620,00
1 890,00
2 160,00
2 430,00
40,00
80,00
120,00

Loyer
Publicité

Fournitures
Fournitures

04/01
07/01

68,00

40,00
40,00
40,00

04/01
07/01
25/01
09/01
13/01

64,00
194,00

Cumul
Recettes

17,00

48,00
193,80

226,80

628,00
605,40

■19

628,00
605,40

Centralisation

Consultations

01/01
10/01
13/01
16/01
19/01
21/01
22/01
25/01
29/01

17/01
25/01

48,00
145,80

Date

19/01

01/01
05/01

22/01
16/01

13/01

Famille Joseph

Henri
Louis
Pierre

28/01

Documentation

Fournitures

10/01

Famille Edmond

Famille François

Famille Hervé

Famille Francis

Famille André

Famille Albert

Famille Alain

180,00
264,00

LE SUIVI DES OPÉRATIONS DE TRÉSORERIE

Dépenses

tableau 1.2
centralisation des transactions enregistrées
dans le suivi de trésorerie

Intervenants

Intervenants

Famille Gérard

198,00

ODA annuaire
inscription

Documentation

Essence
Hôtel Lyon
2 nuits colloque
Repas restaurant
Documentation 173,20
générale Lamy
Abonnement 410,80
Les échos
10 ramettes A4
Camif fournitures
bureau
Carrefour fournitures
bureau
Casino fournitures
bureau
Cassettes vidéo
(10×4 h)
Dupont à Sarcelles
Durand à
Jouyen-Josas
Loyer janvier

Consultations

Déplacements
Déplacements

Consultations

Consultations

Consultations

Consultations

Consultations

Consultations

Consultations

243,80

584,00

180,00
444,00

441,80

64,00
130,00

173,20

Recettes
+

270,00
270,00
270,00
270,00
270,00
270,00
270,00
270,00
270,00

Cumul
Dépenses

262,00

20■LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE

Afin de faciliter la comparaison des entreprises (et même de manière
plus générale la comparaison de toutes les entités économiques), et pour
assurer une certaine normalisation des regroupements de transaction, il
existe ce que l’on appelle un « plan comptable » qui fixe et détermine les
rubriques utilisables (ce qu’elles doivent contenir) et qui leur affecte un
numéro de compte afin d’en faciliter la classification. En France, le plan
comptable actuel est le PCG (plan comptable général) 1999 (qui en fait
reprend le PCG 1982). Celui-ci indique les numéros de compte
applicables à toutes les entités tenues d’établir une comptabilité générale. Les
numéros de compte du plan comptable (modèle de base) ainsi que les
libellés correspondants figurent en annexe à la fin du présent ouvrage.

C. – le document récapitulatif des opérations de trésorerie

À partir du tableau1.2, qu’elle a obtenu à l’aide d’une
macrocommande qui effectue un tri sur la colonne « centralisation », la
trésorière peut aisément remplir son tableau récapitulatif des dépenses et
recettes mensuelles (tableau 1.3).

tableau 1.3
récapitulatif des dépenses et des recettes mensuelles

Trésorerie
initiale
Consultations
Cotisations
Recettes
Déplacements
Documentation
Fournitures
Intervenants
Loyer
Publicité
Dépenses
Solde mensuel
Trésorerie finale

janvier
02
1 792,60

2 430,00
120,00
2 550,00
262,00
584,00
441,80
444,00
628,00
605,40
2 965,20
– 415,20
1 177,40

février
02
1 177,40

mars
02

avril
02

mai
02

juin Cumul
02
1 792,60

2 430,00
120,00
2 550,00
262,00
584,00
441,80
444,00
628,00
605,40
2 965,20
– 415,20
1 177,40

LE SUIVI DES OPÉRATIONS DE TRÉSORERIE■21

Comme le montre le tableau 1.3, en effectuant un simple suivi de
trésorerie de ses dépenses et de ses recettes, la trésorière de l’association
peut connaître par grandes rubriques le montant cumulé de ses recettes
et dépenses pour l’année. Il lui est ainsi possible de présenter à ses
adhérents un état recensant les cotisations perçues, le montant des
consultations effectuées et encaissées ainsi que la ventilation des différentes
dépenses correspondantes.
Pouvoir rendre compte à ses mandants est une première nécessité. À
ce titre le suivi de la trésorerie constitue un élément essentiel. Mais ce
suivi permet aussi d’offrir des fonctions complémentaires. En effet,
connaître le passé peut permettre de comprendre le présent et de mieux
appréhender l’avenir. Ainsi, obtenir le détail des dépenses et des recettes
pour les mois écoulés permet de se faire une idée de ce que devraient être
les dépenses et les recettes pour les mois à venir si l’on n’y apporte pas
de modifications majeures. Le corollaire de cette information est la
possibilité de planifier les dépenses extraordinaires et de voir comment elles
s’insèrent dans le flux ordinaire des dépenses et des recettes.
La réalisation d’un suivi de trésorerie permet ainsi la construction
d’un budget de trésorerie qui, du point de vue de la forme, sera
identique aux tableaux précédents. Ainsi le budget de trésorerie comprendra
le plus souvent une prévision de cumul pour l’année par différentes
natures de dépenses et de recettes, ainsi qu’une ventilation mensuelle de
ces différentes estimations. Dans le cas le plus abouti cette estimation
des flux futurs de trésorerie pourra être effectuée en isolant chaque
opération et en assurant une estimation quotidienne des flux de trésorerie.

de gestion


§ 2. – le suivi de trésorerie, outil
unique pour de nombreux utilisateurs

La comptabilité de trésorerie, si elle est faite de façon suffisamment
rigoureuse, peut répondre efficacement aux besoins d’information d’un
certain nombre d’utilisateurs. Certes, elle est moins complète qu’une
information émanant d’un système de comptabilité générale mais, dans
la mesure où elle est complétée par d’autres indicateurs qui ne revêtent
pas nécessairement un caractère monétaire, elle peut s’avérer un outil de
pilotage essentiel tant pour les responsables que pour les usagers.

22■LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE

A. – les particuliers

Du point de vue des particuliers le suivi de trésorerie offre l’avantage
d’éviter de dépenser plus que ce que l’on gagne et de pouvoir planifier
des dépenses importantes en fonction des rentrées d’argent attendues ou
des économies que l’on pense pouvoir réaliser.
Ce suivi de trésorerie peut se faire soit de façon formelle, en
établissant personnellement son suivi de trésorerie en fonction des éléments en
sa possession (démarche qui a été exposée dans la section précédente),
soit de façon plus informelle, en s’appuyant sur le suivi mensuel de
trésorerie qui est envoyé a posteriori par la banque, laquelle assure la
gestion du compte courant. La généralisation des transferts de données rend
déjà possible le transfert des données fournies par la banque pour les
retravailler sur son propre ordinateur. L’intérêt manifeste de cette
opération est de pouvoir consolider des comptes courants d’origines
diverses (c’est par exemple le cas quand des particuliers détiennent des
comptes courants dans plusieurs banques ou quand ils utilisent
différentes formes de comptes : compte courant proprement dit, comptes sur
livret rémunérés, …).
Si le suivi de sa trésorerie par un particulier est l’objet d’une liberté
quasi totale (de nombreux organismes peuvent exiger un relevé
estimatif des dépenses mensuelles pour ouvrir droit à des prestations, de même
certaines banques peuvent demander un état des dépenses et des recettes
avant d’octroyer un prêt particulier, afin de s’assurer que le particulier a
les moyens de rembourser son prêt), il existe en revanche quelques
contraintes pour les associations.

B. – les associations

La loi prévoit l’existence d’une assemblée des sociétaires qui ait
connaissance des dépenses et des recettes survenues au cours de l’année
écoulée (année civile ou non). Il est donc nécessaire pour toute
association d’assurer un suivi minimal de ses dépenses et de ses recettes afin de
pouvoir justifier auprès de ses sociétaires de l’usage des fonds recueillis.
Si ce suivi se limite dans la plupart des cas aux tableaux mentionnés
précédemment, un certain nombre d’associations se doivent de fournir des
documents plus élaborés soit pour répondre aux besoins d’information de
leurs sociétaires, soit en raison de leur activité qui les prédispose à
recevoir des subventions et des dons ou à rendre compte à des organismes
extérieurs de l’usage des fonds qui ont été recueillis non seulement au
cours de l’année écoulée mais également au cours des années antérieures.

LE SUIVI DES OPÉRATIONS DE TRÉSORERIE■23

De ces exigences peut naître le besoin de mettre en place une
comptabilité qui se distingue du suivi budgétaire par les éléments que nous
aborderons aux chapitres suivants et qui sont notamment : le suivi des
emplois et des ressources durables et la prise en compte des
engagements.

C. – les collectivités publiques

Les collectivités publiques présentent la particularité d’avoir un
système d’information essentiellement fondé sur le suivi budgétaire et sur
le suivi des opérations de trésorerie. Dans le cas des communes, le
conseil municipal vote en début d’année un budget qui ouvre des crédits
de paiement pour différentes catégories de dépenses. Une dépense ne
peut être engagée et payée que si elle a donné lieu à une autorisation
préalable par le conseil municipal (en pratique l’inscription au budget).
En fin d’année, quand le compte administratif est établi (il s’agit du
document qui recense les différentes dépenses et recettes par grandes
catégories), seules sont prises en compte les dépenses et les recettes qui
ont donné lieu à un mouvement de trésorerie.
Comme nous le verrons par la suite, ce système offre de graves
inconvénients. Néanmoins il présente un avantage indéniable, celui du
contrôle. En effet, une dépense ou une recette ne pouvant être
enregistrée que si elle a donné lieu à une transaction financière, cela permet
d’assurer, au niveau de l’autorisation des paiements ou du recouvrement
des recettes, un contrôle très formel qui réduit en partie les risques
d’erreur ou de fraude. De plus, la totalité des transactions financières passe
par un comptable public et donne lieu à l’émission d’un document
attestant de la transaction. Aucune transaction ne peut avoir lieu si elle n’est
pas accompagnée du document justificatif signé par la personne ayant
compétence dans le domaine donné.

section III
la trésorerie, clé de voûte de la comptabilité

La comptabilité de trésorerie repose sur quelques hypothèses
simplificatrices qui ont pour contrepartie de fournir une image parfois
déformée de l’état réel du patrimoine et des dettes, ainsi que des transactions
réalisées au cours de la période considérée.

24■LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE

§ 1. – les hypothèses sous-jacentes à la
comptabilité de trésorerie
La comptabilité de trésorerie repose sur deux hypothèses
simplificatrices qui ne sont pas suffisamment mises en avant (schéma 1.1).

schéma 1.1
la comptabilité générale, outil d’enregistrement
des transactions réalisées avec des tiers
Paiement des B&S achetésRèglement des B&S vendus

Achats de biens & services

Entité

Ventes de biens & services

Légende : «», dans la comptabilité de trésorerie l’achat ou la vente de
biens et services n’est appréhendé qu’au moment du règlement (hypothèse 1) ;
« »,de même on ne prend pas en compte les décalages éventuels
entre la perception d’un produit lié à une vente de biens et services, et la
réalisation des dépenses correspondant aux achats de biens et services nécessaires
pour la réalisation de ce produit (hypothèse 2).

A. – la concomitance entre la réalisation de la transaction et son règlement

Selon la première hypothèse, le mouvement de trésorerie est sinon
concomitant à la transaction, du moins suffisamment proche pour
supposer qu’en appréhendant la transaction à travers son règlement monétaire,
on ne génère qu’un faible décalage dans le temps. Cette hypothèse n’est
pas nécessairement fausse si l’on s’intéresse à la production d’une
information comptable sur longue période. En effet, le décalage entre la
réalisation de la transaction et son règlement n’est susceptible d’influer sur la
présentation des comptes que si la transaction se réalise avant la clôture
des comptes alors que son règlement n’intervient qu’après (ou
inversement). De surcroît, si ce décalage entre les transactions et leur règlement
est relativement constant dans le temps (par exemple des clients qui
règlent systématiquement à 60 jours fin de mois) l’incidence sur la
présentation des transactions réalisées au cours de la période ne sera que