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Access 2013 Pour les Nuls

De
293 pages

Vous avez dit bases de données relationnelles ? Comme c'est bizarre. Enfin un livre qui vous permettra d'avoir de bonnes relations avecvotre SGBD favori.





Explorer le monde des tables, les structurer, les lier, construire des requêtes, les utiliser, créer des formulaires, et imprimer des états enquelques secondes, trouver l'information que vous recherchez quelle que soit la taille de votre base, mettre à vos ordres tous les Assistants d'Access, le travail de groupe, et pourquoi pas diffuser vos plus belles données sur le Web..., voici un petit aperçu de ce que vous propose Access 2013 pour les Nuls.


Au programme :



Découverte de l'engin, c'est la première demie heure qui compte, toutes ces fenêtres pour quoi faire, un problème ? Un simple appel au St Bernard d'Access le module d'aide, créer une structure d'accueil pour vos données, relations clés et index ou comment faire communiquer vos tables entre elles, valider l'entrée des données, modifier l'aspect des tables, rechercher, filtrer et trier les données, les requêtes ou comment interroger ses bases de données, faire des calculs comme avec Excel, créer des états pour impressionner vos supérieurs, comment exporter les données vers le Web, des raccourcis pour vous simplifier la vie, dix conseils pour les angoissés.


Vous découvrirez également dans ce livre comment échanger des informations avec les autres outils de la suite Office 2013 que sont, Word, Excel, Access et PowerPoint





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Access 2013 Pour les Nuls

 

Titre de l’édition originale : Access 2013 For Dummies
Pour les Nuls est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc
For Dummies est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc

 

 

Collection dirigée par Jean-Pierre Cano
Traduction : Philippe Escartin
Maquette et illustration : MADmac

 

 

 

Cette œuvre est protégée par le droit d’auteur et strictement réservée à l’usage privé du client. Toute reproduction ou diffusion au profit de tiers, à titre gratuit ou onéreux, de tout ou partie de cette œuvre, est strictement interdite et constitue une contrefaçon prévue par les articles L 335-2 et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle. L’éditeur se réserve le droit de poursuivre toute atteinte à ses droits de propriété intellectuelle devant les juridictions civiles ou pénales.

 

 

Edition française publiée en accord avec Wiley Publishing, Inc.

© 2013 par Éditions First-Gründ

Éditions First-Gründ
60 rue Mazarine
75006 Paris
Tél. : 01 45 49 60 00
Fax : 01 45 49 60 01
e-mail : firstinfo@efirst.com

ISBN numérique : 9782754053747

ISBN : 978-2-7540-5233-7

Dépôt légal : 2e trimestre 2013
Imprimé en Italie

 

 

Limites de responsabilité et de garantie. L’auteur et l’éditeur de cet ouvrage ont consacré tous leurs efforts à préparer ce livre. Wiley Publishing et l’auteur déclinent toute responsabilité concernant la fiabilité ou l’exhaustivité du contenu de cet ouvrage. Ils n’assument pas de responsabilités pour ses qualités d’adaptation à quelque objectif que ce soit, et ne pourront être en aucun cas tenus responsables pour quelque perte, profit ou autre dommage commercial que ce soit, notamment mais pas exclusivement particulier, accessoire, conséquent, ou autres.

 

Marques déposées. Toutes les informations connues ont été communiquées sur les marques déposées pour les produits, services et sociétés mentionnés dans cet ouvrage. Wiley Publishing, Inc. et les Éditions First-Gründ déclinent toute responsabilité quant à l’exhaustivité et à l’interprétation des informations. Tous les autres noms de marque et de produits utilisés dans cet ouvrage sont des marques déposées ou des appellations commerciales de leur propriétaire respectif.

Première partie - Bien démarrer avec Access 2013
Chapitre 1 - À la découverte d’Access 2013
De l’utilité d’Access
Construire de grandes bases de données
Concevoir des applications
Créer des bases de données comportant plusieurs tables
Bases de données et formulaires utilisateurs
Au rapport !
Quoi de neuf dans Access 2013 ?
Fonctions nouvelles, fonctions améliorées
Point de partage avec SharePoint
Comment Access travaille, et comment vous travaillez avec lui
Ouvrir Access
Choisir un point de départ
Et maintenant, que vais-je faire ?
Chapitre 2 - L’espace de travail d’Access
L’écran de prise en main
Travailler avec les outils visuels d’Access
Cliquer sur les onglets
Utiliser les boutons
Onglet Fichier et outils d’accès rapide
Accéder aux volets, panneaux et autres outils contextuels
Personnaliser l’espace de travail d’Access
Repositionner la barre d’outils Accès rapide
Ajouter des boutons à la barre d’outils Accès rapide
Supprimer des boutons de la barre d’outils Accès rapide
Minimiser le ruban
Travailler avec les info-bulles
Promenade à dos de souris
Naviguer avec la touche Alt
Chapitre 3 - Les bases des bases de données
Le jargon des bases de données
Les données, c’est (pas) un cadeau !
Des champs à perte de vue
Enregistrements
Passons aux tables
La base de données
Les champs sont de chic types
Plat ou relationnel ? Prenez de la hauteur
Tables isolationnistes
Tables collaborationnistes
Construire une base de données
Ajouter et supprimer des tables
Encore une, s’il vous plaît
Ce n’est pas ce que je voulais faire…
Deuxième partie - Mettez-vous à table
Chapitre 4 - Dresser la table
Trouver la clé du succès
La vérité sur les clés primaires
Créer une clé primaire
Des relations sur la table
Des règles pour les relations

Types de relations
Établir des relations
La fenêtre des relations
Relations de table à table
Indexer pour des requêtes plus rapides
Créer votre index
Ajouter et supprimer des index
Chapitre 5 - Remodeler vos données
Éditer une table
Insérer des enregistrements et des champs
Ajouter un enregistrement
Insérer un champ
Supprimer un champ
Modifier le contenu d’un champ
Choisir les noms
Renommer des champs
Renommer une table
Vive les bonnes maisons d’édition !
Chapitre 6 - Dessous de table
Access, les tables et leurs propriétés
Formater les données
Champs Texte court et Texte long
Champs numériques et monétaires
Dates et heures
Champs Oui/Non
Contrôler la saisie des données
Vous avez vraiment besoin de mettre un masque
Saisie obligatoire ou non ?
Valider vos données
Reposer ses doigts (par défaut)
Troisième partie - DataMania
Chapitre 7 - Des formulaires pour vos données
Générer des formulaires
Rester simple : les outils de création des formulaires
Bons baisers de chez Microsoft : l’assistant Formulaire
Personnaliser les formulaires
Mode Page ou Création ?
Un fort en thème !
Gérer les contrôles des formulaires
Chapitre 8 - Importer et exporter des données
Retrouver des données provenant d’autres sources
Traduire des formats de fichiers
Importer et lier
Exporter des données
Formats d’exportation
Exporter une table ou les données d’une requête
Chapitre 9 - Édition automatique des données
Lisez d’abord ceci !
Corrections massives
Utiliser des requêtes pour automatiser le processus d’édition
Rechercher des enregistrements en double
Utiliser l’assistant Requête Trouver les doublons
Chapitre 10 - Access et le Web

Access et le Web
Comprendre Office 365
Découvrir l’Application Web personnalisée
Clic ! Voici les liens hypertextes !
Ajouter un lien hypertexte à une table
Saisir vos liens hypertextes
Plus simples, les liens
Tester les liens
Incorporer du contenu Web dans vos formulaires Access
Ajouter des liens hypertextes à vos formulaires
Publier vos données sur le Web
Publier vos tables Access
Quatrième partie - Obtenez de vos données des réponses à vos questions
Chapitre 11 - Trouver rapidement, filtrer et trier
Utiliser la commande Rechercher
Trouver tout, et rapidement
Rechercher, niveau supérieur
Trier de A à Z et de Z à A
Trier sur un seul champ
Trier sur plusieurs champs
Filtrage express
Filtrer sur le contenu d’un champ
Filtrer par sélection
Filtrer par formulaire
Effacer un filtre
Filtrer par exclusion
Chapitre 12 - Je demandais juste… des réponses
Outils (simples mais efficaces) de filtrage et de tri
D’abord, filtrer les choses
Filtre, côté bout
Et voici la partie « avancée » !
Requêtes Sélection
Pour réussir ses requêtes, il faut de solides relations
Exécuter l’assistant Requête
Plongée dans la mer des requêtes
Ajouter les touches finales
Exécuter la requête
Chapitre 13 - Mettez-moi cela ET ceci OU cela
Travailler avec ET et OU
D’ici à là
Utiliser plusieurs niveaux de ET
Établir un critère avec OU
Combiner ET avec OU et OU avec ET
Chapitre 14 - Calculer plus vite que son (n)ombre
Plus besoin de sortir la calculatrice avec la ligne Opération
Afficher la ligne Opération dans vos requêtes
Utiliser la ligne Opération
Organiser les enregistrements avec Regroupement
Calculer des totaux
Compter sur Access
Affiner les résultats avec Où
Créer votre Top 10
Choisir le bon champ pour vos calculs
Chapitre 15 - Calculer avec vos données
Des calculs simples pour commencer
Calculs complexes
Calculer jusqu’au bout de ses besoins
Utiliser un calcul dans un autre
Utiliser des paramètres dans les requêtes
Des formules et des textes
Le générateur d’expression (plus ou moins) à la rescousse
Chapitre 16 - Requêtes Action… Action !
Mises à jour faciles
Ajouter des enregistrements à la vitesse de l’éclair
Vide-grenier en série
Cinquième partie - Access dans tous ses états
Chapitre 17 - États automatiques
États automatiques : vite fait, bien fait
Créer rapidement un état avec une seule table
Exécuter l’assistant État
Aperçu sur votre état
Zoom avant, zoom arrière
Et le menu surgit
La beauté est dans le regard des autres
L’onglet Options d’impression
L’onglet Page
L’onglet Colonnes
Chapitre 18 - Construire des rapports élaborés
Comprendre l’affichage des états
Organisation des états
Les éléments structurels
Sauts de page
Formatage en série
Ajouter de la couleur
Déplacez, déplacez, il en restera toujours quelque chose
Redimensionner des contrôles
Espacement des colonnes
Contrôles bordés, contrôles remarqués
Personnaliser les textes
Contrôler votre mise en page
Formatages automatiques avec les thèmes
Ajouter d’autres éléments
Dessiner des traits ou des lignes
Sage comme une image
Chapitre 19 - Les états de la tête au pied
Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place
Disposition générale
Sections
Grouper vos enregistrements
Vous en voulez plus ?
Personnaliser les propriétés
Contrôler les en-têtes
Ajuster les autres sections
Formater les objets de l’état
Chapitre 20 - Publipostage de masse
Publipostage de masse avec l’assistant Étiquette
Sixième partie - Que la force soit avec vous
Chapitre 21 - De meilleures bases avec les outils d’analyse
Convertir vos données en tables relationnelles
Documenter une base de données
Améliorer les performances de la base sans la doper
Chapitre 22 - Bienvenue dans ma base de données !
Qu’est-ce qu’un formulaire de navigation ?
Tester le formulaire de navigation
Assurer la maintenance du formulaire de navigation
Modifier les éléments d’un formulaire de navigation
Supprimer un onglet du formulaire de navigation
Déplacer un élément dans un formulaire de navigation
Afficher le formulaire de navigation au démarrage
Septième partie - Les dix commandements
Chapitre 23 - Dix problèmes courants
Ce n’est pas normal du tout !
Vous tapez 23, 725, mais Access écrit 24
Le monde change, les mots aussi
Mon enregistrement a disparu !
Annuler
Rechercher l’enregistrement manquant
Restauration
Les résultats de la requête ne sont pas bons !
La redoutée boîte de dialogue Paramètres
Base de données au ralenti !
Ma base de données est trop grosse !
Importer une feuille de calcul ? C’est sans souci !
Désolé, votre base de données est corrompue…
Chapitre 24 - Dix conseils moins courants
Documentez tout comme si la DGSE allait venir vous interroger
Des champs aussi petits que possible
Les nombres sont réels
Validez vos données
Utilisez des noms compréhensibles
Supprimez avec un maximum de précautions
Sauvegardez, sauvegardez, sauvegardez !
Réfléchissez, réfléchissez et réfléchissez encore
De l’organisation avant toute chose
Il n’y a pas de honte à demander
Index

Introduction

Vous avez acheté ce livre, et vous espérez qu’il va vous apprendre à utiliser Microsoft Access 2013. En tant qu’auteurs, nous croyons évidemment que c’est la divine providence qui vous a conduit jusqu’à ces pages, et sommes convaincus que c’est Le Livre Qu’il Vous Faut. Certes, nous pourrions nous tromper. Mais cela se produit si rarement que cette hypothèse ne mérite pas que l’on s’y attarde. En fait, la raison pour laquelle vous avez choisi ce livre, c’est que vous voulez apprendre Access 2013, et que c’est le meilleur choix que vous pouviez faire. Vraiment. De toute manière, cela fait si longtemps maintenant que nous utilisons et enseignons Access que vous ne pouviez pas prendre décision plus avisée.

 

Bien entendu, comme tout être humain normalement constitué, vous avez probablement certains travaux à réaliser. Que ce soit ou non Le Livre Qu’il Vous Faut n’y change rien, vous avez besoin d’Access. Vous devez organiser vos données. Vous devez les enregistrer. Vous devez être à même d’utiliser toutes ces informations qui remplissent à l’heure actuelle vos blocs-notes, vos tiroirs, vos poches, votre boîte à gants, et ainsi de suite. Vous avez besoin d’Access pour imprimer ces superbes rapports qui vous feront passer pour le génie que vous êtes. Vous en avez besoin aussi pour créer de jolis formulaires qui aideront votre équipe à saisir toutes les données que vous avez empilées sur les bureaux de vos collaborateurs (avec efficacité, précision et célérité, comme il se doit). Vous avez également besoin d’Access pour retrouver une aiguille de données dans des bottes de foin d’informations. Oui, vous avez besoin d’Access. Et de ce livre aussi.

À propos de ce livre

La puissance que délivre Access (et donc qu’il vous donne à vous) a son prix : la complexité. Il ne s’agit pas de l’une de ces applications devant lesquelles vous pouvez vous asseoir et commencer à cliquer. Non pas qu’il s’agisse d’un monument insurmontable. Mais Access réclame des efforts. Il vous faut un certain degré d’aide, un guide qui accompagne vos premiers pas, une direction à suivre. C’est la condition pour le faire danser et chanter. Et c’est là où ce livre, tel un maître bienveillant, intervient.

 

Vous avez trouvé LE livre bien rangé dans son rayon. Attrapez-le et ne le lâchez plus. Courez ! Enfin, sans oublier quand même de le payer… Commencez à le lire. Vous pouvez partir du Chapitre 1, ou décider de plonger et d’aller directement à un chapitre qui va répondre à tel ou tel de vos besoins. Lisez, puis mettez Access à l’épreuve.

Conventions utilisées dans ce livre

Lorsque vous travaillez avec Access 2013, vous devez lui expliquer certaines choses. De temps en temps, c’est lui qui a des questions à vous poser (généralement, pour essayer de satisfaire une de vos demandes). Ce livre vous montre comment communiquer avec Access. Pour distinguer ce qui vient de vous et ce qui vient de lui, les commandes sont formatées de la manière suivante :

Voici quelque chose que vous tapez sur votre clavier.

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Du fait qu’Access est un programme Windows, vous ne vous contentez pas de taper, taper, taper. Il arrive aussi que vous fassiez courir votre souris. Pour qu’Access (comme tout programme Windows) et vous maîtrisiez les mouvements de votre souris, vous avez juste besoin de maîtriser quelques termes :

  • coche.jpg Cliquer : Positionnez l’extrémité du pointeur de la souris sur un élément de menu, un bouton, une case à cocher ou toute autre chose à activer. Appuyez sur le bouton gauche de la souris puis relâchez.
  • coche.jpg Double-cliquer : Placez le pointeur de la souris comme si vous alliez cliquer, mais appuyez deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris.
  • coche.jpg Cliquer et faire glisser (ou mettre en surbrillance, c’est-à-dire « sélectionner »)  : Placez l’extrémité du pointeur de la souris là où vous voulez commencer à mettre quelque chose en surbrillance (c’est-à-dire normalement le sélectionner). Appuyez sur le bouton gauche de la souris. Gardez le bouton enfoncé. Tout en continuant à appuyer sur ce bouton, déplacez le pointeur jusqu’à l’extrémité opposée de la région que vous voulez mettre en surbrillance. Quand vous y êtes arrivé, relâchez le bouton de la souris.
  • coche.jpg Cliquer droit : C’est exactement comme cliquer, à cela près que vous appuyez maintenant sur le bouton droit de la souris.

Que devez-vous lire ?

Maintenant que nous vous avons expliqué que vous devriez lire ce livre, nous allons vous dire que vous n’êtes pas obligé de tout lire. Cela vous paraît bizarre ? Et pourtant… Nous sommes venus vous dire qu’il fallait vous mettre à votre aise. N’essayez pas de digérer chaque syllabe de chaque page en croyant que c’est la condition indispensable pour comprendre Access. Vous pouvez y arriver par vous-même. Sans lire chaque ligne du livre.

 

La plupart des chapitres contiennent des informations que vous ne connaissez pas. Et c’est heureux… Mais il y a aussi ce que vous savez déjà, et qu’il n’est pas indispensable de réviser. Et puis, avez-vous vraiment besoin de tout savoir, tout le temps ? Si la situation change et que vous avez besoin de revenir à tel ou tel sujet, il vous suffira d’ouvrir à nouveau le livre et d’étudier ce que vous aviez laissé provisoirement de côté.