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Office 2011 Mac Pour les nuls

De
544 pages

Avec les Nuls, Word, Excel, PowerPoint et Entourage n'auront bientôt plus de secrets pour vous !





Office 2011 Mac de Microsoft spécialement développé pour Mac OS/X vous garantit des applications bureautiques de haut niveau, particulièrement performantes, où prédominent échange d'informations et intégration Internet. A vous les rapports sous Word contenant des tableaux Excel et des copies de diapositives PowerPoint dont vous enverrez des exemplaires à vos collègues via Entourage et tout cela dans la joie et la bonne humeur !


Ce livre traite des deux éditions principales de Office 2011 : Famille et Etudiant et Famille et Petite Entreprise.





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Office pour Mac 2011 Pour les Nuls

 

Titre de l’édition originale : Microsoft Office 2011 Mac For Dummies
Pour les Nuls est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc
For Dummies est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc

 

 

Collection dirigée par Jean-Pierre Cano
Édition : Pierre Chauvot
Traduction : Bernard Jolivalt
Maquette et illustration : Stéphane Angot

 

 

 

Cette œuvre est protégée par le droit d’auteur et strictement réservée à l’usage privé du client. Toute reproduction ou diffusion au profit de tiers, à titre gratuit ou onéreux, de tout ou partie de cette œuvre, est strictement interdite et constitue une contrefaçon prévue par les articles L 335-2 et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle. L’éditeur se réserve le droit de poursuivre toute atteinte à ses droits de propriété intellectuelle devant les juridictions civiles ou pénales.

 

 

Edition française publiée en accord avec Wiley Publishing, Inc.

© 2010 par Éditions First

Éditions First
60 rue Mazarine
75006 Paris
Tél. : 01 45 49 60 00
Fax : 01 45 49 60 01
e-mail : firstinfo@efirst.com
Web : www.editionsfirst.com

ISBN : 978-2-7540-2549-2

ISBN numérique : 9782754057271

Dépôt légal : 2e trimestre 2011

 

 

 

Limites de responsabilité et de garantie. L’auteur et l’éditeur de cet ouvrage ont consacré tous leurs efforts à préparer ce livre. Wiley Publishing et l’auteur déclinent toute responsabilité concernant la fiabilité ou l’exhaustivité du contenu de cet ouvrage. Ils n’assument pas de responsabilités pour ses qualités d’adaptation à quelque objectif que ce soit, et ne pourront être en aucun cas tenus responsables pour quelque perte, profit ou autre dommage commercial que ce soit, notamment mais pas exclusivement particulier, accessoire, conséquent, ou autres.

 

Marques déposées. Toutes les informations connues ont été communiquées sur les marques déposées pour les produits, services et sociétés mentionnés dans cet ouvrage. Wiley Publishing, Inc. et les Éditions First déclinent toute responsabilité quant à l’exhaustivité et à l’interprétation des informations. Tous les autres noms de marque et-de produits utilisés dans cet ouvrage sont des marques déposées ou des appellations commerciales de leur propriétaire respectif.


Les trois éditions d’Office pour Mac 2011
Installer Office 2011
Déverrouiller Office 2011
Chapitre 2 - Les applications d’Office 2011
Quoi de neuf et de beau ?
La suite princière
Word
PowerPoint
Excel
Outlook
Tout beau mais pas bon
Ensemble, c’est mieux
Chapitre 3 - Ce qui est commun à toutes les applications Office
Les menus par le menu
Barres d’outils, rubans et palettes : des « menus visuels »
Les barres d’outils
Dérouler le ruban
Fouiller dans la Boîte à outils
Personnaliser les barres d’outils, menus et raccourcis clavier
Créer et enregistrer des documents
Ouvrir un modèle ou un document récent depuis la Bibliothèque
Enregistrer un document
Enregistrer et utiliser des documents « dans le nuage »
Enregistrer un fichier dans un emplacement SkyDrive ou SharePoint
Partager un fichier à partir de SkyDrive ou de SharePoint
Ouvrir un fichier que vous avez enregistré dans SkyDrive ou dans SharePoint
Les Préférences des applications
Des préférences ? Pour quoi faire ?
Des préférences ? Comment procéder ?
L’aide : Help !
Deuxième partie - Maîtriser l’écriture avec Word
Chapitre 4 - Faire connaissance avec Word
Les divers affichages de Word
L’affichage Brouillon
L’affichage Page
L’affichage Plein écran
Les affichages Bloc-notes et Mode publication
L’affichage Plan
Le mode Affichage Web
Zoom, zoom et rezoom
Se déplacer dans le document
Le déplacement à la souris
Parcourir à l’aide du clavier
Chapitre 5 - Traiter du texte avec Word
Saisir du texte et insérer des images
Saisir du texte dans un document Word
Insérer une image dans le document
Sélectionner du texte et le mettre en forme
La mise en forme du texte, des paragraphes et des images
Modifier la police
Modifier l’apparence des paragraphes
Modifier l’aspect d’une image
Copier du texte et des images à partir d’autres sources
Glisser-déposer
Copier-coller
D’autres éléments de document
Travailler avec les éléments
Chapitre 6 - Affiner et modifier des documents avec Word
Déplacer du texte et des images dans un document
Déplacer facilement des éléments
Les fonctions spéciales de Word qui facilitent le déplacement d’éléments
Vérifier l’orthographe, la grammaire et couper les mots
La vérification orthographique et grammaticale
La correction automatique des erreurs
La coupure de mots
Les outils de référence de Word
Le dictionnaire des synonymes
Les outils de référence en ligne
Les fonctions Rechercher et Remplacer
Chercher et remplacer un texte
Utiliser la fonction Rechercher et remplacer pour modifier une mise en forme
Les options de recherche avancées pour aller encore plus vite
Chapitre 7 - Le coin du maquettiste : Modèles et autre éléments
Utiliser un modèle
La Bibliothèque de documents Word
Créer une facture personnalisée à partir d’un modèle
Personnaliser un modèle Word
Enregistrer le modèle personnalisé
Créer une mise en page
Insérer et redimensionner une image
Déplacer l’image dans le document
Créer un en-tête et un pied de page
Ajouter des traits dans un en-tête ou un pied de page
Disposez le texte à l’aide des tabulations
Tabulations, marges et retraits
Les tabulations
Régler les marges
Les retraits (mais pas bancaires)
Colonnes, listes et zones de texte
Des colonnes bien bonnes
Les listes pas tristes
Du texte n’importe où avec les zones de texte
Des tableaux de maître
Créer un tableau
Mettre un tableau en forme
Chapitre 8 - Fonction avancées et travail collaboratif
Définir des styles pour mettre en forme rapidement
La voie rapide : définir un style par l’exemple
La voie ardue : définir un style à partir de la boîte de dialogue
Personnaliser les barres d’outils, les menus et les raccourcis clavier
Personnaliser les barres d’outils et les menus
Personnaliser les raccourcis clavier
Générer une table des matières
Les fonctions collaboratives
Enveloppes et étiquettes
Créer et imprimer une enveloppe
Créer des étiquettes
Créer des pages Web
Troisième partie - Des présentations époustouflantes avec PowerPoint
Chapitre 9 - Faire connaissance avec PowerPoint
Les modes d’affichages d’une présentation
L’affichage Normal
L’affichage Trieuse de diapositives
L’affichage Diaporama
L’affichage Page de commentaires
L’affichage Présentateur
Préparer la création de votre présentation
La règle des 10/20/30
Commencez par un plan
Chapitre 10 - Créer des diapositives
On commence
Choisir le thème de la présentation
Utiliser un thème « tel quel »
Personnaliser les couleurs ou les polices d’un thème
Utiliser des dispositions
Les masques des diapositives
Titres et objets textuels
Les objets de PowerPoint
Mettre un tableau en forme
Créer un graphique
Les graphiques SmartArt
Insérer des images, des vidéos ou du son
Styles rapides et effets
Aligner, réorganiser et répartir des objets
Aligner des objets avec des repères dynamiques
Chapitre 11 - Embellir les diapositives
Des transitions en douceur
Appliquer des transitions
Les options de transition
Les animations
Animer du texte ou des graphismes
Animer un graphique ou un SmartArt
De l’interactivité grâce aux boutons d’action
Distribuer, diffuser, partager...
Imprimer des documents
Exporter une présentation dans un fichier
Proposer une présentation en ligne
Chapitre 12 - Parfaire vos présentations
Des diapositives plus efficaces grâce aux outils de PowerPoint
Les outils de base de PowerPoint
Insérer des liens hypertextes
Enregistrer une narration
Réussir votre présentation en public
Répéter et minuter
Les outils du présentateur
N’utiliser qu’un seul écran
Quatrième partie - Chiffrer avec l’excellent Excel
Chapitre 13 - Faire connaissance avec Excel
L’interface d’Excel
Lignes, colonnes et cellules
Les affichages
Parcourir la feuille de calcul
Chapitre 14 - Traiter des chiffres (et des données) avec Excel
Les modèles d’Excel
La configuration automatique
Configurer manuellement un compte de messagerie
Envoyer, recevoir et gérer le courrier électronique
Rédiger et envoyer un message
Recevoir du courrier
Le courrier indésirable
Gérer la messagerie
Chapitre 19 - Organiser le travail avec Outlook
Gérer vos contacts
Ajouter et supprimer des contacts
Utiliser les contacts
Gérer le temps avec le module Calendrier
Prendre des notes
S’organiser avec le module Tâches
Chapitre 20 - Trucs et astuces pour Outlook
Personnaliser Outlook
Ruban et barre d’outils
Choisir la disposition d’Outlook
Les colonnes
Afficher ou masquer des éléments de l’interface
La recherche avancée rapide
Quelles sont vos Préférences ?
Affaires de préférences
Les préférences du courrier électronique
En vrac et pour finir
Sixième partie - Les dix commandements
Chapitre 21 - Dix trucs d’Office 2011 impossible à caser ailleurs
My Day
Microsoft Messenger
La bibliothèque de cliparts
Du contenu en ligne gratuit pour la bibliothèque de cliparts
Les jours fériés dans Outlook
Lire les fichiers pour le Lecteur Windows Media
Les sites Microsoft officiels
Utilitaire de base de données Microsoft
Une multitude de polices
Microsoft Communicator
Chapitre 22 - Dix conseils pour améliorer la productivité
Les raccourcis clavier utiles
Les préférences
Enregistrer un document en PDF
Gagnez du temps avec vos pièces jointes
Automatisez avec Automator
Ouvrir les éléments récents depuis le Dock
De l’aide
Copier la mise en forme
Le mode Bloc-notes de Word pour les conférences
N’oubliez pas SkyDrive
Chapitre 23 - Dix manières de personnaliser Office
Mettre les barres d’outils et les menus à votre service
Masquer complètement la barre d’outils Standard
Modifier un menu

Introduction

Vous avez fait le bon choix à deux reprises : d’abord en choisissant Microsoft Office pour Mac 2011 et ensuite en choisissant ce livre.

 

Préparez-vous à passer un moment agréable. Eh oui, vous avez entre vos mains un ouvrage informatique, mais cela ne l’empêche pas d’être plaisant. Que vous veniez de découvrir la suite Office – non, il ne s’agit pas de la suite d’un palace ; en jargon informatique, une « suite » est un ensemble de logiciels – ou que vous soyez un vieux de la vieille d’Office – non, on est pas vieux d’office, il faut du temps pour le devenir – découvrir les possibilités d’Office pour Mac 2011 sera facile et amusant.

À propos de ce livre

Pourquoi avoir consacré tout un ouvrage de la collection Pour les Nuls à Office pour Mac 2011 ? Eh bien, parce que cet ensemble de logiciels est un peu une usine à gaz. Il m’a donc semblé utile de rédiger un ouvrage pas trop gros, pas trop compliqué, qui vous permettrait de réaliser les tâches les plus courantes sans vous prendre la tête, vous arracher les cheveux, vous ronger les ongles, sombrer dans la déprime, ou préférer regarder la télé.

 

En fait, je pense que vous êtes à ce point encoconné dans votre petit confort douillet que le bouquin aurait dû s’intituler Office pour Mac 2011 cool calme et zen. Mais bon, Office pour Mac 2011 Pour les Nuls, ce n’est pas mal non plus.

 

À propos de nuls, n’oubliez pas que ce n’est qu’une façon de parler. N’allez pas croire que j’imagine que vous êtes nul, ce serait même le contraire. J’avais aussi pensé à un titre comme Office pour Mac 2011 pour les gens assez intelligents pour se rendre compte qu’ils ont parfois besoin d’aide, soit dit en passant, comme ça, mine de rien, vous voyez ce que je veux dire, mais mon éditeur a pensé que ce serait un peu long pour le faire tenir sur la couverture et sur la tranche.

 

Bref, ce livre est bourré d’informations et de conseils. Il explique tout ce qu’il faut savoir sur Office pour Mac 2011 dans un langage compréhensible par le commun des mortels (NdT : et même par les Immortels de l’Académie Française, ce qui n’est pas peu dire). Vous y trouverez plein de trucs, d’astuces, de techniques et d’instructions pas à pas.

Les conventions utilisées dans ce livre

Pour tirer le meilleur parti de ce livre, vous devez savoir comment effectuer certaines actions et pourquoi. C’est pourquoi j’ai recouru à quelques conventions afin de faciliter votre existence :

  • coche.jpg L’accès à un élément d’un menu se présente sous cette forme : Fichier > Ouvrir. Cela signifie que vous devez cliquer sur Fichier puis choisir la commande Ouvrir.
  • coche.jpg Ce que vous devez saisir au clavier est en gras.
  • coche.jpg Mais parfois, toute une phrase peut être en gras ; c’est le cas des étapes pas à pas. Les saisies au clavier sont alors indiquées en maigre.
  • coche.jpg Les adresses Internet et le texte des messages affichés à l’écran apparaissent avec une typographie spéciale, comme dans www.editionsfirst.fr.
  • coche.jpg Les raccourcis clavier sont exprimés sous la forme ⌘+A. Vous devez alors appuyer sur la touche ⌘ et, tout en la maintenant enfoncée, appuyer sur la touche A. Si vous rencontrez ⌘+Maj+A, cela signifie que vous devez enfoncer la touche ⌘, puis la touche Majuscule, puis la touche A (soit trois touches enfoncées simultanément). Je n’utilise jamais le symbole Pomme à la place de ⌘, bien qu’il apparaisse sur certains claviers.

Nous présumons aussi que vous possédez une souris ou un pavé tactile à deux boutons. Quand il s’agit de cliquer du bouton gauche, nous disons simplement « cliquer ». S’il faut cliquer du bouton droit, nous précisons « cliquer du bouton droit ». Si votre souris n’a qu’un seul bouton – de tels monstres préhistoriques existent-ils encore ? – vous devrez cliquer, bouton Ctrl enfoncé.

 

L’ancien bouton Option est désormais estampillé Alt sur les claviers récents. C’est donc ainsi que nous l’appellerons dans ce livre.

 

Si votre Mac est équipé du pavé Multi-Touch dépourvu de boutons, effectuez le clic droit à l’aide du clic secondaire, en tapant avec deux doigts à la fois.

Les hypothèses hasardeuses

Les hypothèses étant par définition hasardeuses, je me risque cependant à en émettre quelques unes. Je présume d’office, cher lecteur, que vous ne savez rien d’Office, sinon qu’il existe, que vous désirez l’utiliser et même, que vous aimeriez comprendre de quoi il s’agit sans vous embourber dans l’indigeste manuel technique qui l’accompagne. C’est dire à quel point vous avez fait le bon choix en choisissant ce livre que vous lisez présentement.

 

Je ferai donc de mon mieux pour expliquer chaque notion en détail.

 

J’allais oublier : je présume aussi que vous savez lire. Si ce n’est pas le cas, oubliez ce paragraphe.