Extrait Etude d'oppotunité - La dématérialisation des flux documentaires

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EXTRAIT EXTRAIT EXTRAIT LA CHECK LIST La dématérialisation des flux documentaires Le CXP, 2010 1 Le CXP, 2009 1 EXTRAIT PRESENTATION DE L’ETUDE La dématérialisation des flux documentaires Votre objectif : Réduire les coûts, améliorer la productivité et l'efficacité du travail dans votre entreprise, fluidifier vos échanges commerciaux, grâce à la dématérialisation documentaire. Bien évaluer les enjeux et les contraintes liés à la dématérialisation. Se repérer face à une offre foisonnante et multiforme. Profils concernés : Directions des Systèmes d’Information, Directions Fonctionnelles, Responsables Dématérialisation. Vos attentes Les questions que vous vous posez  Fluidifier et sécuriser vos échanges avec vos  Comment définir le périmètre adéquat de la clients, partenaires et fournisseurs. dématérialisation (quels objectifs, quels documents, quels processus) ?  Répondre aux exigences de traçabilité.  Quels bénéfices attendre d'un projet de  Favoriser et sécuriser la collaboration, en interne dématérialisation ? Quels sont les risques ? et avec l'extérieur. Quelles sont les contraintes ?  Valoriser votre patrimoine informationnel.  Qu’apportent les outils et solutions de  Assurer la conformité vis-à-vis des exigences dématérialisation proposés par le marché ? ...

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Extrait

Le CXP, 2010

EXTRAIT

La dématérialisation des flux documentaires

1

PRESENTATION DE L’ETUDE

La dématérialisation des flux documentaires Votre objectif :Réduire les coûts, améliorer la productivité et l'efficacité du travail dans votre entreprise, fluidifier vos échanges commerciaux, grâce à la dématérialisation documentaire. Bien évaluer les enjeux et les contraintes liés à la dématérialisation. Se repérer face à une offre foisonnante et multiforme. Profils concernés :Directions des Systèmes d’Information,Directions Fonctionnelles, Responsables Dématérialisation. Vos attentes Les questions que vous vous posez   Fluidifier et sécuriser vos échanges avec vos Comment définir le périmètre adéquat de la clients, partenaires et fournisseurs. dématérialisation (quels objectifs, quels documents, quels processus) ? Répondre aux exigences de traçabiltié. Quels bénéfices attendre d'un projet de Favoriser et sécuriser la collaboration, en interne dématérialisation ?Quels sont les risques? et avec l'extérieur. Quelles sont les contraintes ? Valoriservotrepatrimoineinformationnel. Qu’apportent lesoutils et solutions de Assurer la conformité vis-à-vis des exigences dématérialisation proposés par le marché ? réglementaires à travers une politique Quels sont les principaux acteurs du d'archivage. domaine, comment se positionnent-ils ? Optimiser les processus métier etautomatiser les Quelles évolutions observe-t-on sur ce flux documentaires associés. marché ? Quelles précautions prendre pour mener à bien unro dedématérialisation ? L'ÉTUDE D'OPPORTUNITÉ–dématérialisation des flux La concerne en premier lieules entreprises qui manipulent de gros volumesde papier (banques, assurances…seàéponcesseP,slnErEM.lupdeilupensm,)ssuasia besoins,lemarchédel'offres'estdéveloppésurplusieursfront:smatériels,logiciels,solutionspackagées,plate-s formes globales, services en ligne, conseil, etc.La dématérialisation progresse dans les entreprises selon trois logiques : dématérialisation desflux documentaires entrants; ce premier segment, dans le prolongement de la GED, est au service de l'automatisation du traitement du courrier(lecture automatique, indexation, stockage, archivage, recherche/consultation, workflows decirculation et de partage, etc).; dématérialisation des flux de gestion et commerciauxnnoitcascte,slelere,tsantrsvéruseaftctnar,oc(.),tantà destinationdel'extérieur(clients,patientsdansledomainehospitlaier),quedesemployés(feuillesdepaye, contrats de travail, gestion des notes de frais…); dématérialisation des processus internesbureautiques relatifs à la communication interne,à la (flux constitution/gestion des dossiers,la collaboration documentaire…). Cette étude, qui sera publiée en deux volumes (1/ Concepts et enjeux, 2/ Solutionsv)ous permet d'évaluer les apports concrets des outils et plateformes de dématérialisation documentaire dans l’entreprise. Elle fournit les repères nécessaires pour: comprendre et maîtriser lesconcepts, les définitions et les enjeuxdématérialisation,de la identifierlesfonctionsetprocessusadressésparlesoutilsetplateformespropséosparlemarché, mesurer et justifierl'intérêt économiquede ce type de projet pour votre entreprise. Le CXP, 2009 2

ÉTUDE D'OPPORTUNITÉ Date : 03/231/ 010 La dématérialisation des flux documentaires : Conce eneux bénéfices

Parce qu'elle permet de réduire les coûts, d'améliorer la productivité et Étude réalisée par l'efficacité du travail, la dématérialisation documentaire intéresse de plus en plus Jenny de Montaigne les entreprises. Sa progression est favorisée par plusieurs facteurs : les progrès technologiques de la GED (supports d'archivage grande capacité, formats de stockage plus pérennes, signature électronique, certification, authentification, horodatage), la généralisation de l'utilisation d'internet, la maturation du cadre etMuriel Guénon ridique et de la standardisation, et la montée de la "confiance numérique". OBJECTIF DU DOCUMENT. S OMMAIRE I.INTRODUCTION 2 La dématérialisation des flux II.LESPROCESSUSD'ENTREPRISE 4 documentairesconcerned’abordles entreprises qui manipulent de gros 1. Dématérialisation du papier4 volumes de papier (banques, 2. Dématérialisation des flux d'échange6 assurances…), mais aussi de plus en plus, 3. Dématérialisation des processus métier complets7 les PME. Elle progresse sur le terrain 4. Exemples de processus métier cibles7 selon trois axes : dématérialisation des III.LEPÉRIMETREFONCTIONNELETLESGRANDESFONCTIONS 11 flux documentaires entrants, dématérialisation des flux de gestion et 111. Documents entrants - Capture commerciaux, et enfin dématérialisation 2. GED13 des processus internes. 3. Workflows, BPM15 Parallèlement, l'offre s'est développée 4. Analyse de risque15 sur plusieurs fronts : matériels, logiciels, 5. Journalisation, Historisation16 solutions packagées, plates-formes globales, services en ligne, conseil, etc. 166. Archivage (réglementaire) 7. Signature électronique17 Cetteétude d'opportunitévous fournit les repères nécessaires pour : 8. Dématérialisation sortante/Editique18 comprendre et maîtriser lesconcepts, IV.LECADREJURIDIQUEETRÉGLEMENTAIRE 20 les définitions et les enjeuxde la 201. Remarques générales dématérialisation, 2. Qu’est20-ce qui peut-être dématérialisé ? identifier les fonctions et les 3. Statut juridique de l'écrit électronique21 processus adressés par la 4. Problématique juridique de l'archivage électronique25 dématérialisation, V.LESBÉNÉFICES 30 justifierl'intérêt économiquede ce 1. Les bénéfices quantitatifs30 type de projet pour votre entreprise. 2. Les bénéfices opérationnels et qualitatifs32 3. Les bénéfices organisationnels33 VI.LESRISQUESETLESFREINS 34 1. Les risques techniques et sécuritaires34 2. Les risques juridiques34 3. Les risques financiers35 4. La gestion des risques35 5. Les freins36 VII.LADÉMARCHEPROJETETLESNOUVEAUXMETIERS 37 1. Une analyse/réflexion préalable, sur plusieurs axes37 2. Un Projet d'entreprise, soutenu pas la DG37 3. Nouveaux acteurs, nouveaux métiers, évolutions de compétences38 VIII.RÉFÉRENCESCXP 41 3/7 Copyright le CXP, 2010 Tous droits réservés. Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf permission écrite préalable de CXP Holding. Nos informations sont livrées telles quelles et sans garanties. Bien que l’information soit considérée comme fondée au jour de sa publication, CXP Holding ne garantit pas la justesse, la complétude et la pertinence de ses informations.

ÉTUDE D'OPPORTUNITÉ Date : 31/03/2010

I.INTRODUCTION La dématérialisation désigne, au sens large, la gestion des échanges et des procédures dématérialisées en entreprise, en remplacement de dispositifs traditionnels "papier".De plus en plus d’entreprises privées et publiques s’engagent dans la dématérialisation de leurs flux documentaires, et cette tendance apparaît inéluctable tant les bénéfices de l’opération sont importants et les incitations multiples. Les bénéfices économiques de la dématérialisation (réduction des coûts de papier, de timbres, d’encre, réduction des surfaces de stockage, accélération des processus…) sont conséquents, de même que les bénéfices qualitatifs (fiabilité des processus, traçabilité des échangeset des documents…). Malgré un contexte économique morose,le marché de la dématérialisation est en forte croissance. Car il bénéficie actuellement d'un environnement légal (adoption de loiss’appliquant au document numérique)et normatif (enrichissement des normes d'archivage, notamment) bien orienté, ainsi que d'évolutions technologiques très porteuses (Internet, sécurité). En effet, selon IDC, l'ensemble des solutions qui permettent de réduire l’usage dupapier au niveau des processus de gestion ou de communication des entreprises s'élève à 1,66 milliard $ pour 2009 (chiffres publiés en 2008), marquant une progression annuelle de plus de 20 % de croissance depuis 2004. Concernant l'un des principaux volets, celui des factures, Markess International situe à hauteur de 21 % l'évolution du marché des logiciels et services IT associés aux projets de la dématérialisation des factures en France en 2009 (marché évalué à 400 M€). La même étude projette, pour la période 2009-2011, une pente de croissance encore plus relevée, de 29 %. Sur le terrain, au niveau des usages, les choses progressent de manière concrète. Ainsi, plusieurs études réalisées en 2009 montrent l'intérêt des entreprises et leur engagement dans des projets de dématérialisation de leurs documents et des échanges : Archimag, dans son étude Demat 09, relève que 90 % des organisations interrogées sont impliquées dans la dématérialisation des documents et/ou des échanges, car plus de la moitié la pratiquent et 37 % ont un projet en cours. Leurs motivations sont, dans l'ordre :l’amélioration du partage et de la circulation de l’information(mentionnée par 81 % des organisations), suivie de l'amélioration de la traçabilité des documents (citée par plus des deux tiers des organisations) et par la recherche de gain de productivité (65 % des répondants). Les documents comptables et financiers sont les premiers documents dématérialisés (58 % des répondants), suivis par les documents techniques produits en interne (57 %) et les documents commerciaux (56 %). Les applications en tête de liste dans les projets des organisations françaises sont la facture électronique et la dématérialisation des courriers entrants, de son côté, Markess International, qui a interrogé 225 entreprises privées et organisations publiques basées en France, rapporte, dans son étude intitulée "Dématérialisation des Documents et Courriers Entrants", que 78% de l’ensemble des documents et courriers entrants seront dématérialisés en 2010 au sein de ces entreprises (contre 43 % en 2008).

… / …. 4/7 Copyright le CXP, 2010 Tous droits réservés. Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf permission écrite préalable de CXP Holding. Nos informations sont livrées telles quelles et sans garanties. Bien que l’information soit considérée comme fondée au jour de sa publication, CXP Holding ne garantit pas la justesse, la complétude et la pertinence de ses informations.

EXTRAIT

La dématérialisation des flux documentaires : Acteurs et Offres

etMuriel Guénon

Étude réalisée par Jenny de Montaigne

OBJECTIF DU DOCUMENT. La dématérialisation des flux documentairesconcerned’abordles entreprises qui manipulent de gros volumes de papier (banques, assurances…), mais aussi de plus en plus, les PME. Elle progresse sur le terrain selon trois axes : dématérialisation des flux documentaires entrants, dématérialisation des flux de gestion et commerciaux, et enfin dématérialisation des processus internes. Parallèlement, l'offre s'est développée sur plusieurs fronts : matériels, logiciels, solutions packagées, plates-formes globales, services en ligne, conseil, etc. Cetteétude d'opportunitévous fournit les repères nécessaires pour : comprendre et maîtriser lesconcepts, les définitions et les enjeuxde la dématérialisation, identifier les fonctions et les processus adressés par la dématérialisation, justifierl'intérêt économiquede ce type de projet pour votre entreprise.

Parce qu'elle permet de réduire les coûts, d'améliorer la productivité et l'efficacité du travail, la dématérialisation documentaire intéresse de plus en plus les entreprises. Sa progression est favorisée par plusieurs facteurs : les progrès technologiques de la GED (supports d'archivage grande capacité, formats de stockage plus pérennes, signature électronique, certification, authentification, horodatage), la généralisation de l'utilisation d'internet, la maturation du cadre ridique et de la standardisation, et la montée de la "confiance numérique".

S OMMAIRE I.INTRODUCTION 42 1. Une typologie d'acteurs particulièrement diversifiée et large42 2. Cartographie Offres/Fonctions du marché de la dématérialisation43 3. Cartographie globale des principaux acteurs du marché en France45 II.PRÉSENTATIONDECERTAINESOFFRESD'EDITEURS 46 1. Capture, Gestion de Flux46 Itesoft 46 EMC2 48 Kofax 50 IRIS 52 2. Gestion de Processus métier et Automatisation du Traitement des Factures54 Les éditeurs de BPM face aux enjeux de la dématérialisation54 W4 55 Banctec 56 Esker 58 3. Sécurité61 Dictao 61 Keynectis 63 4. Archivage64 Infotel-Arcsys 64 Open Text66 III.OPÉRATEURSDESERVICES,PRESTATAIRES 68 1. Les opérateurs de services globaux68 2. Les prestataires de services de numérisation69 3. Les prestataires spécialisés dans l'archivage69 4. Les prestataires spécialisés dans un type de document69 5. Les Tiers de Confiance69 IV.FEDERATIONS,GROUPEMENTSPROFESSIONNELS 70 1. FedISA70 2. GS171 3. FNTC72 V.LESAUTRESACTEURS 73 1. Les SSII et intégrateurs73 2. Les experts et cabinets de conseil73 3. Les avocats74 VI.RÉFÉRENCESCXP 75

5/7 Copyright le CXP, 2010 Tous droits réservés. Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf permission écrite préalable de CXP Holding. Nos informations sont livrées telles quelles et sans garanties. Bien que l’information soit considérée comme fondée au jour de sa publication, CXP Holding ne garantit pas la justesse, la complétude et la pertinence de ses informations.

I.INTRODUCTION

EXTRAIT

Sur le marché de la dématérialisation, l'offre est très abondante et très hétérogène, à l'image des contours de ce domaine, qui englobe un très grand nombre de types de fonctions et une multitude de technologies, d'outils, de solutions, de services. Des centaines d'acteurs, du spécialiste de niche local au généraliste d'envergure mondiale, affichent des ambitions dans le domaine: depuis les vendeurs de matériels (numériseurs/scanners,dispositifs d'archivage, parapheurs électroniques…) jusqu'aux opérateurs de services documentaires proposant l'externalisation de processus documentaires complets, par exemple de services postaux). En passant par les (très nombreux) éditeurs de plates-formes de gestion des documents entrants, de plateformes d'archivage, de logiciels de sécurité, de suites de GED ou de Gestion de Contenus d'Entreprise, et les prestataires de services spécialisés, les SSII et intégrateurs, les fédérations professionnelles et les autorités de confiance (notion critique dans ce domaine).

1.U NE TYPOLOGIE D ' ACTEURS PARTICULIEREMENT DIVERSIFIEE ET LARGE La cartographie ci-dessous reprend lesprincipaux types d'acteursdans un projet de intervenant dématérialisation.

Figure 1 - Les Principaux acteurs

Source le CXP, 2010 … / ….

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Documents CXP associés :

SERVICE EXPERT - ECM: Gestion de contenus d’entreprise Présentation du thème Documents à l'unité

SERVICE EXPERT - Gestion des processus métier (BPM) et Workflow Présentation du thème Documents à l'unité

SERVICE EXPERT - Gestion des Connaissances et Collaboration Présentation du thème Documents à l'unité

SERVICE EXPERT - Les outils de la dématérialisation fiscale Présentation du thème Documents à l'unité

EXTRAIT

ETUDE D'OPPORTUNITE -L’éditique ou les systèmes de production de documents d’entreprise Présentation du thème Synthèse & Perspectives

A venir en 2010 : ETUDE D'OPPORTUNITE - Les plates-formes d'archivage Remerciements: Nous tenons à remercier vivement Jean-Marc Rietsch et Jean-Louis Pascon de FedISA (Fédération européenne de l’ILM, du Stockage et de l’Archivage)www.fedisa.eu,pour l’éclairage avisé et les informations précieuses qu’ils nous ont aimablement apportés.

7/7 Copyright le CXP, 2010 Tous droits réservés. Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf permission écrite préalable de CXP Holding. Nos informations sont livrées telles quelles et sans garanties. Bien que l’information soit considérée comme fondée au jour de sa publication, CXP Holding ne garantit pas la justesse, la complétude et la pertinence de ses informations.