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THESES DE DOCTORAT : DU DEPOT DE LA THESE EN FACULTE A
L’OCTROI DU DIPLOME
Objet de la procédure
Cette note explique la procédure à suivre depuis le dépôt de la thèse de doctorat jusqu’à
la remise du diplôme.
Procédure à suivre
1.
Durant une période allant d’un mois minimum à deux mois maximum par rapport à la
date de la défense publique,
la/le doctorant/e
dépose au Secrétariat Etudiants de
la Faculté (SEF) les documents suivants :
a.
Le
formulaire pour le dépôt de thèse de doctorat en sciences
dûment
complété ;
b.
Un exemplaire de la thèse (une version provisoire peut être acceptée sous
la condition que le titre ne change plus. La version définitive doit alors être
transmise AVANT la défense PUBLIQUE.) ;
c.
Un résumé de 30 lignes de la thèse en français même si la thèse est
rédigée en anglais ;
d.
Une lettre adressée au Doyen annonçant le dépôt de la thèse ;
e.
Le
bulletin d’inscription à l’épreuve du doctorat
.
f.
Le
formulaire BICTEL - autorisation de diffusion d’une thèse universitaire –
Licence de droits d’auteur
.
2.
Le
SEF
adresse un courrier au nom de la Doyenne au Président de la Commission
des doctorats ad hoc ainsi qu’au Président du Comité d’accompagnement
annonçant le dépôt de la thèse et demandant de constituer le Jury.
3.
Le
SEF
adresse un mail à la doctorante/au doctorant l’informant du code d’accès,
du mot de passe et des modalités pratiques de l’application Bictel.
Le dépôt Bictel est
OBLIGATOIRE pour la
signature du diplôme par le
Recteur
.
4.
La/le doctorant/e
renvoie au SEF –
au minimum 3 semaines avant la
défense publique
- le
formulaire pour la soutenance de thèse de doctorat en
Sciences
dûment complété et signé par le secrétaire du jury.
Remarque
: il est important que
la/le doctorant/e
envoie, dans les meilleurs délias,
au SEF les informations reprises aux points 1 et 4 et soit en ordre d’inscription afin que le
diplôme puisse être édité et signé à temps.
5.
Trois semaines avant la défense publique de la thèse, le
SEF
envoie un courrier
d’annonce aux personnes suivantes :
a.
Membres du Jury ;
b.
Secrétariat de l’Académie Wallonie Bruxelles ;
c.
Au département Enseignement (Mme D. Labeye –
dptE@ulb.ac.be
);
d.
A l’informatique administrative (M. T. Dao Duc) pour l’édition du diplôme ;
e.
Aux relations publiques (Mme S. François pour publication dans
l’Intralettre).
6.
L’Informatique administrative édite le diplôme sur base du feu vert du
Département Enseignement et le
SEF
établit les documents suivants :
a.
Le supplément au diplôme ;
b.
La feuille de proclamation ;
c.
Le procès-verbal de la délibération.
7.
Les documents repris au point 6 y compris le diplôme sont transmis, par le
SEF
, au
secrétaire de Jury POUR LE JOUR de la défense publique.
8.
Le
SEF
envoie la feuille de proclamation au Service des Inscriptions (Mme C.
Cotton) et au Département Enseignement (Mme D. Labeye).
9.
Le
SEF
approuve la thèse sur Bictel.
Remarque
: si la thèse se fait en cotutelle, une copie de la convention est à remettre au
SEF en même temps que les documents repris au point 1. Ceci est important pour
l’édition du diplôme qui en fait mention.
Documents
1.
Formulaire pour le dépôt des thèses de doctorat en sciences
2.
Formulaire pour la soutenance des thèses de doctorat en sciences
3.
Bulletin d’inscription à l’épreuve du doctorat
4.
Formulaire « Bictel » (autorisation de diffusion d’une thèse universitaire –
Licence de droits d’auteur).