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PDF - Échanges de groupes d’étude - Livret du Participant [164-FR]

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ÉCHANGES DE GROUPES D’ÉTUDEÉCHANGES INTERNATIONAUX POUR JEUNES CADRESLIVRET DU PARTICIPANTLa mission de la Fondation du Rotary International est de permettre aux Rotariens de promouvoir l’entente mondiale, la bonne volonté et la paix en œuvrant dans les domaines de la santé, de l’éducation et de la lutte contre la pauvreté. La Fondation est une association à but non-lucratif soutenue uniquement par les contributions des Rotariens et des amis de la Fondation partageant sa vision d’un monde meilleur.Table des matièresCalendrier 2Buts et objectifs 3Formalités 4Le séjour 7Formulaires 11Fiche d’information 11Attestation d’assurance 13Certificat médical 13Évaluation de l’échange 15Rapport final 17Newstip – Informations pour les médias 19CalendrierJuin-juilletLes responsables EGE reçoivent les dossiers de candidature du chef et des membres d’équipe, les livrets, le matériel de promotion et les insignes pour Anciens.Six mois avant le départLe comité de sélection fait passer des entretiens aux candidats et choisit l’équipe.Deux mois avant le départ, envoyer :•  aux services   EGE : l’itinéraire, les attestations d’assurance, les certificats médicaux et les candidatures.•  à l’autre district : l’itinéraire.•  au RITS ou à l’agence désignée : les demandes de titres de transport. N.B. : L’échange peut être annulé si tous les documents ne sont pas parvenus à nos services au moins 45 jours avant le départ. Deux mois après le retourÉchéance de ...
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ÉCHANGES DE GROUPES D’ÉTUDE
ÉCHANGES INTERNATIONAUX POUR JEUNES CADRES
LIVRET DU PARTICIPANTLa mission de la Fondation du Rotary International
est de permettre aux Rotariens de promouvoir l’entente
mondiale, la bonne volonté et la paix en œuvrant dans
les domaines de la santé, de l’éducation et de la lutte
contre la pauvreté.
La Fondation est une association à but non-lucratif
soutenue uniquement par les contributions des
Rotariens et des amis de la Fondation partageant
sa vision d’un monde meilleur.Table des matières
Calendrier 2
Buts et objectifs 3
Formalités 4
Le séjour 7
Formulaires 11
Fiche d’information 11
Attestation d’assurance 13
Certificat médical 13
Évaluation de l’échange 15
Rapport final 17
Newstip – Informations pour les médias 19Calendrier
Juin-juillet
Les responsables EGE reçoivent les dossiers de candidature du chef et des membres d’équipe, les livrets,
le matériel de promotion et les insignes pour Anciens.
Six mois avant le départ
Le comité de sélection fait passer des entretiens aux candidats et choisit l’équipe.
Deux mois avant le départ, envoyer :
•  aux services   EGE : l’itinéraire, les attestations d’assurance, les certificats médicaux et les candidatures.
•  à l’autre district : l’itinéraire.
•  au RITS ou à l’agence désignée : les demandes de titres de transport.
N.B. : L’échange peut être annulé si tous les documents ne sont pas parvenus à nos services au moins
45 jours avant le départ.
Deux mois après le retour
Échéance de réception des comptes rendus des équipes par les services EGE, les gouverneurs et
responsables EGE.
2 | ÉCHANGES DE GROUPES D’ÉTUDEButs et objectifs
Deux districts de pays différents sont jumelés • C amaraderie
Témoignage et envoient chacun une équipe composée — Encourage les échanges d’idées et de d’un parTicipanT de 4 à 6 non rotariens et d’un chef d’équipe points de vue entre participants et américain de rotarien. Les séjours durent de 4 à 6 semai- leurs hôtes. eTr our du nes avec si possible, hébergement des partici- — Favorise la création de liens d’amitié nigeria : pants chez des Rotariens. et l’entente internationale.
« Peut-être avons-
Les séjours à l’étranger des équipes EGE nous juste appris • P ar ticipationdesR otariensont pour but de permettre aux participants à accepter les gens — Donne l’occasion de participer de développer les qualités professionnelles d’un autre pays concrètement à l’action internationale et de leadership requises par la globalisation pour ce qu’ils sont, et de partager leur perspective pro-du marché du travail et s’articulent autour sans espérer qu’ils fessionnelle avec des jeunes issus du des domaines suivants : soient comme nous ; milieu des affaires et des professions
nous avons appris • Expérienceprofessionnelle libérales.
à comprendre
— Observation des différences existant leurs difficultés,
dans les pratiques professionnelles. leur culture et
Pourquoi un Échange de — Participation à des journées profes- leurs triomphes,
sionnelles, des discussions et des visi- sans chercher à groupes d’étude ?
tes qui favorisent les échanges d’idées les changer. Nous
tout en ayant un impact à long terme Depuis sa création en 1965, l’histoire de ce avons pu rencontrer
sur leurs carrières. programme dynamique est jalonnée de suc- simplement les
cès tant au plan personnel que local et inter- habitants d’une
• Expériencecultur elle national. Une bonne préparation, un objectif autre nation et
— Étude des institutions, du système clairement défini et la participation active de découvrir qu’au
économique et des coutumes d’un Rotariens motivés sont les clés de la réussite fond, ils sont comme
autre pays. d’un EGE. nous, malgré leurs
idéologies et leurs — Favorise une meilleure appréciation de
opinions politiques la diversité culturelle mondiale.
différentes. Si
c’est ce que l’on en
a retiré, je crois
pouvoir affirmer
que la Fondation
Rotary a bel et
bien atteint son
objectif premier, à
savoir favoriser la
compréhension entre
les peuples. »
LIVRET DU PARTICIPANT | 3Formalités
Trois mois avant le départ : Le chef d’équipe
• R emettr elafiche d ’informationpour Avant le départ, il doit :
chaque participant (page 11) au respon-
• P ar ticiperàaumoins12heur esd ’orien-sable EGE du district.
tation ou à un séminaire multidistrict
• S uivr elescoursdelanguesnécessair es. d’orientation des boursiers et des parti-
cipants EGE le cas échéant. Si aucun sé-
Deux mois avant le départ : minaire n’est organisé dans votre région,
offrez une série de courtes séances pen-
• R emettr elesformulair essuivantsau dant lesquelles l’équipe pourra discuter
responsable EGE du district : des différents aspects de l’EGE.
— EGE – Candidature du chef d’équipe
• Lir eLes Échanges de groupes d’étude – [260-FR]ouEGE – Candidature du
Guide du Rotarien [165-FR] pour membre d’équipe [161-FR].
comprendre les règles et procédures des
— Certificat médical et attestation EGE. Pour toute question, contacter
d’assurance de chaque participant le responsable EGE ou le responsable
(page 13).« Le leadership est Fondation.
bien plus un art, Cette assurance doit être d’au moins • R envo yeraumoinsdeuxmoisavantleune croyance, un 250000USDoul ’équivalent pour départ le formulaire de demande de titres état d’esprit qu’un frais médicaux et/ou d’hospitalisa- de transport qui se trouve dans le Guide ensemble de choses tion;50000USDoul ’équivalent du Rotarien [165-FR]. Les réservations à faire. L’excellence pour évacuation médicale d’urgence ; doivent être effectuées par le biais du du leadership se 1 0 0 0 0 U S D o u l ’ é q u i v a l e n t e n c a s RITS (agence de voyages du Rotary) révèle, au fond, en de mort accidentelle ou de perte de ou d’une agence agréée. Décider avec le pratique. » membr es;et10000USDoul ’équi- responsable EGE lui qui sera la personne
valent pour rapatriement du corps. — exTraiT de contact avec le RITS. Pour plus d’infor-
Elle doit être valide dans le(s) pays , mations, veuillez vous référer au Guide
visité(s) par l’équipe EGE, depuis de Max Dupree du Rotarien.
la date de départ jusqu’à la date de
retour. • R e s t e r e n c o n t a c t a v e c l e r e s p o n s a b l e
EGE de district.
Au retour :
• S e r é u n i r r é g u l i è r e m e n t a v e c l ’ é q u i p e
• Envo yeràlaF ondationR otar yleformu- avant le départ :
laire d’évaluation dans les deux mois du — pour en apprendre le plus possible sur retour. Ne pas oublier d’en envoyer une votre destination (exposés, contacts copie au responsable EGE du district. sur place, cuisine du pays, etc.)
— pour mettre au point les exposés à
effectuer durant le séjour
— pour présenter la Fondation, sa
mission et l’action du district.
4 | ÉCHANGES DE GROUPES D’ÉTUDE
tra na si pihsredal• S’engagerànepasentr epr endr e d ’activi-À l’issue du séjour :
tés dangereuses pouvant mettre en dan-
• R é u n i r l e s i m p r e s s i o n s e t c o m m e n t a i r e s ger sa vie, sa sécurité ou son bien-être
de l’équipe dans les six semaines du ou ceux des autres participants, telles
retour. que, par exemple, le parachutisme, le
bungee jumping, des sports extrêmes et
• E n v o y e r u n e l e t t r e d e r e m e r c i e m e n t s a u l’utilisation de machines agricoles ou
gouverneur et au responsable EGE du industrielles.
district d’accueil.
• S ’ e n g a g e r à n ’ e x e r c e r a u c u n e a c t i v i t é
• Envo yeràlaF ondationleformulair e médicale et, notamment, à n’effectuer
d’évaluation EGE (page 15) dans les aucune procédure médicale, opération
deux mois du retour et en faire parvenir chirurgicale, ou soins dentaires et à éviter
une copie au responsable EGE de tout contact avec des maladies infectieu-
district. ses. Il est rappelé aux participants aux
programmes éducatifs qui s’engagent • Envo yeraur esponsableEGEdudistrict
malgré cela dans l’une de ces activités le rapport final dans les deux mois du
prohibées qu’ils assument l’entière res-retour (page 17). La Fondation ne pourra
ponsabilité (notamment de souscrire une pas confirmer de futurs jumelages EGE
assurance adéquate) pour toute responsa-tant que les rapports dus n’auront pas été
bilité pouvant résulter de leur participa-reçus.
tion à cette activité.
• F air epar tagersonexpérienceetsesim-
• S ilaF ondationexigeunr etourpr éma-pressions dans le cadre d’exposés propo-
turé pour raisons de sécurité et qu’ils dé-sés dans le district et y faire participer
cident de rester dans le pays d’accueil, ils l’équipe.
deviennent entièrement responsables de
leur retour et renoncent à la subvention
de la Fondation.Les membres de l’équipe
Au retour :
Avant le départ, ils doivent :
• Envo yerunelettr eder emerciements aux
• P ar ticiperàaumoins12heur esd ’orien- familles d’accueil.
tation ou à un séminaire multidistrict
d’orientation des boursiers et des partici- • Envo yeraur esponsableEGEdedistrict
pants EGE le cas échéant. le formulaire d’évaluation EGE (page 15)
dans les deux mois du retour.
• S e p r é p a r e r p o u r l e s é j o u r c h e z l e s
Rotariens du pays d’accueil. • Envo yeraur esponsableEGEdudistrict
le rapport final dans les deux mois du
• É tudierleprogrammepr évuets ’assur er retour (page 17).
que des journées professionnelles sont
organisées. Soumettre leurs commentaires • E ff e c t u e r a u m o i n s 5 e x p o s é s à d e s
au chef d’équipe. Rotary clubs, écoles ou autres organisa-
tions ainsi qu’à la conférence de district
• O b t e n i r d e s c a d e a u x p o u r l e s f a m i l l e s le cas échéant. La Fondation encourage
d’accueil et rassembler des photos pour les employeurs à assister à au moins
leur présenter votre famille et votre une réunion de Rotary club pour y
région. écouter l’exposé de l’équipe. Ils peuvent
ainsi mieux comprendre l’impact de cet
Durant le séjour : échange.
• R e s t e r e n p e r m a n e n c e e n g r o u p e s a u f l o r s
des temps libres.
• P a r t i c i p e r à t o u t e s l e s v i s i t e s a u
programme.
LIVRET DU PARTICIPANT | 5• N umérosàcontacterencasd ’urgenceNe pas oublier…
dans votre pays et sur place
• P assepor t
• V isasinécessair e Budget
• V a c c i n a t i o n s g é n é r a l e m e n t n é c e s s a i r e s
La Fondation prend à sa charge le billet pour certains pays d’Afrique, d’Asie et
d’avion aller-retour en classe économique. d’Amérique du sud
Les Rotariens du district d’accueil assurent
les repas, le logement et les frais de déplace-• A r g e n t l i q u i d e , c h è q u e s d e v o y a g e , c a r t e s
ment au sein du district. Il appartient aux de crédit, etc.
participants de prévoir un budget pour leurs
• Delimiterlenombr edevosbagages dépenses personnelles avant, durant et à
l’issue du séjour.
• D ocumentspr ésentantvotr eR otar yclub
Recommandations :Nous vous suggérons aussi :
• P r évoirlesfondsnécessair espour:
• G uidesdevo yage
— le passeport, visa et frais de vaccina-
• F a n i o n s , b r o c h u r e s d e v o t r e c l u b , tion
cadeaux et cartes de visite
— les frais de transport pour se rendre
à l’aéroport ou au point de départ de • Photocopies devotr epassepor t,billet
l’équiped’avion, assurance médicale, etc.
— les taxes d’aéroport• M édicaments,unepair edelunettessup-
plémentaires, matériel de toilettes, etc. — les frais d’excédents de bagages
— la police d’assurance• Car tesdetéléphone
— les frais occasionnés par tout voyage • D ictionnair es linguistiques
entrepris à l’issue de l’échange, et
toute majoration de tarif aérien due à • A ppar eilphoto
un envoi tardif ou incomplet de docu-
• C o p i e d e l ’ i t i n é r a i r e e t d e s i n f o r m a t i o n s ments et informations, ou encore à un
sur les familles d’accueil retard dans les préparatifs de voyage
— des petits cadeaux pour les familles
d’accueil
• S eprocur erdesdevises.
• S efamiliariseraveclesmo yensdepaie-
ment et les banques du pays.
• Conser verlesr eçuslorsquevouschangez
de l’argent. Certains pays requièrent en
effet de produire ces reçus au départ.
• L a p l u p a r t d e s p a y s a c c e p t e n t l e s c a r t e s
VISAetM asterCar d.Lescar tesAmerican
Express vous offrent les prestations les
p l u s é t e n d u e s . V e u i l l e z c o n t a c t e r v o s
organismes de crédit afin de vous ren-
seigner sur les prestations offertes telles
qu’assurances en cas de perte, assurance-
voyages, etc.
6 | ÉCHANGES DE GROUPES D’ÉTUDELe séjour
La Fondation ne prend pas en charge les Préparation
frais de cartes de visite, documents de pré-
• I l e s t n é c e s s a i r e d e p r é p a r e r d e s e x p o s é s sentation mais certains clubs et districts les
sur votre district car vous assisterez à de prennent en charge. Contacter le responsable
nombreuses réunions voire même à la EGE de votre district.
conférence de district. Nous vous sug-
gérons de préparer ces exposés dans la
langue du pays. Programme des visites
• V o s e x p o s é s s e r o n t p l u s v i v a n t s a v e c d e Avant l’établissement des titres de transport, Remplis ta plus l’audiovisuel (photos, vidéos, CD, pré- la Fondation demande qu’une équipe EGE petite valise du sentations PowerPoint, etc.). Tous les approuve le programme mis en place par le moins de vêtements clubs/districts n’étant pas équipés de district d’accueil. Assurez-vous que le pro- possible, ferme les matériel audiovisuel, contacter le gramme est détaillé par journée et qu’il est yeux et retires-en responsable EGE ou le chef d’équipe conforme à vos attentes sur le plan culturel la moitié, puis pars pour définir quel est le type d’exposé e t p r o f e s s i o n n e l . V o u s d e v e z ê t r e e n m e s u r e rapidement.le plus adapté. de montrer à votre employeur que vous reve-
nez avec des compétences et une expérience — Vieil adage• N e p a s o u b l i e r d e s c a d e a u x t y p i q u e s d e
accrues. Pensez à :votre pays, provenant par exemple d’en-
treprises ou des chambres de commerce • V é r i fi e r l e n o m b r e e t l e c o n t e n u d e s
de votre région. visites professionnelles
• Cer tainsdistrictsadoptentunemême • V ousassur erqueledistrictd ’accueil
tenue – l’une habillée (tailleur/costume) connaisse votre métier
et l’autre décontractée (pantalon/jupe et
chemise) pour éviter tout faux pas vesti- • Demanderàêtr emisensituationd ’ob-
mentaire. servation du milieu de travail plutôt que
de participer à des visites d’entreprises ou
• O b t e n i r l e s v a c c i n a t i o n s r e q u i s e s p a r l e de locaux
pays d’accueil au moins trois mois avant
le départ et faire remplir le certificat • V é r i fi e r q u e l e s m ê m e s a c t i v i t é s n e s e
médical par votre médecin. répètent pas d’une ville à l’autre
• T enirunjournaldurantleséjourde Si le programme n’est pas conforme à vos
manière à faciliter la rédaction de votre attentes, discutez-en avec votre chef d’équipe
rapport. Envisagez aussi la création d’un et fournissez plus de détails sur votre profes-
blog pour maintenir le contact avec vos sion au district d’accueil ainsi que des exem-
proches. ples spécifiques d’activités auxquelles vous
souhaiteriez prendre part.
• D a n s t o u t e s c i r c o n s t a n c e s , v e i l l e z a u
respect des coutumes locales. En cas de Le chef d’équipe a un rôle de liaison avec les
problèmes, consultez le chef d’équipe Rotariens locaux. En milieu de séjour, faites
ou un Rotarien local. Si les problèmes le point sur le séjour avec lui et vos co-équi-
persistent, contactez votre coordinateur piers. Il fera part de vos remarques au district
EGE à la Fondation. d’accueil qui pourra prendre les actions cor-
rectives nécessaires pour la fin du séjour.
LIVRET DU PARTICIPANT | 7Au retour Orientation
• R appor t: Chaque participant doit re- L’orientation est essentielle à la bonne réus-
mettre un rapport concis qui a pour but site de l’échange. L’équipe doit prendre part
de permettre à la Fondation Rotary d’ap- à a u m o i n s 1 2 h e u r e s d ’ o r i e n t a t i o n o u à u n
porter les modifications nécessaires au séminaire multi districts d’orientation des
programme. Ce rapport doit être envoyé boursiers/participants EGE le cas échéant.
au chef d’équipe et au responsable EGE Si aucun séminaire n’est organisé dans votre
dans les deux mois qui suivent le retour région, organisez une série de courtes séances
de l’équipe. Utiliser le formulaire en fin pendant lesquelles l’équipe pourra discuter
de publication. des différents aspects de l’EGE en vous
basant sur l’exemple de programme suivant.
En annexe, il est nécessaire de joindre :
— le formulaire d’évaluation (voir Sujets de la discussion :
page 15)
Connaissances de base sur le Rotary
— le formulaire Newstip (voir page 19)
• I n t r o d u c t i o n a u R o t a r y e t à l a F o n d a t i o n— photographies et coupures de presse se
rapportant à la visite de l’équipe. • I nformationsurlesprogrammeséduca-
tifs de la Fondation (EGE, bourses d’étu- Le responsable EGE doit transmettre une
des, Centres du Rotary, bourses pour copie du rapport et de ses annexes aux
professeurs d’université)gouverneurs de votre district et du dis-
trict d’accueil ainsi qu’aux services EGE à • L a m i s s i o n h u m a n i t a i r e d u R o t a r y e t l a
la Fondation. campagne d’éradication de la polio
• Exposés:Les membres de l’équipe • O p p o r t u n i t é s d e p a r t e n a r i a t e n t r e c l u b s
seront invités à présenter leur expérience et districts (comme entre les participants
aux Rotary clubs, à des groupes de jeunes actuels et anciens des programmes de la
ainsi qu’à toutes autres organisations par Fondation)
le biais d’exposés accompagnés de CD,
D V D o u p r é s e n t a t i o n P o w e r P o i n t . U n • Le Rotary, réseau mondial de dirigeants,
représentant de l’employeur de chaque d’ambassadeurs de bonne volonté
membre d’équipe doit assister à au moins
Les Échanges de groupes d’étudeune réunion de Rotary club pour y écou-
ter l’exposé de l’équipe.
• R encontr erdesancienspar ticipants
— Contenu du programme EGE
— Expériences
Photos
— Faire des présentations réussies
Nous vous conseillons de faire des photos comme souvenirs de votre
— Le choc culturel et comment y faire séjour, mais aussi susceptibles d’être reproduites dans les publica-
facetions rotariennes (minimum 300 dpi). À cette fin, il est recommandé
d’utiliser un appareil numérique, de prendre des photos des partici- — Gérer les tensions dans le groupe
pants durant leurs diverses activités et d’y inclure le logo du Rotary
— Questions des participants sur le ou de la Fondation si possible.
départ
— Bagages, cadeaux, tenue vestimentaire,
etc.
8 | ÉCHANGES DE GROUPES D’ÉTUDE

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