Guide des exposants

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Guide des exposants

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Informations

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Extrait

Guide des exposantsAvertissement
En s’inscrivant au Carrefour Forêt Innovations 2011, les exposants s’engagent à prendre
connaissance du Guide des exposants et à en respecter toutes les directives. Les orga-
nisateurs de l’événement se réservent le droit de refuser les exposants qui ne s’y confor-
ment pas. Certains éléments de ce guide peuvent être révisés ou modifés en tout temps.
Vous pouvez contacter les organisateurs du Carrefour à l’adresse suivante
pour obtenir des renseignements additionnels  :
Carrefour Forêt Innovations 2011
Ministère des Ressources naturelles et de la Faune
2700, rue Einstein
Québec (Québec) G1P 3W8
Téléphone : 1 877 507-2011
Télécopieur : 418 643-3361
Courriel : [e-mail]
Internet : www.carrefourforetinnovations.gouv.qc.caTable des matières
Page
Première section
Description des stands et espaces commerciaux 1
1.1 Catégories de stand ou d’espace 1
1.2 Description des stands thématiques 1
1.3 Description des stands organisationnels et commerciaux 1
1.4 Description des espaces commerciaux 1
Deuxième section
Renseignements généraux 2
2.1 Accès au Centre des congrès de Québec 2
2.2 Accueil des exposants 2
2.3 Services additionnels offerts aux exposants 2
2.4 Stationnement 3
2.5 Services alimentaires 3
2.6 Accès à Internet 3
2.7 Soutien informatique 3
2.8 Vestiaire 4
2.9 Plancher de la salle d’exposition 4
2.10 Premiers soins 4
2.11 Assurances 4
2.12 Objets perdus et retrouvés 4
Troisième section
Règlements généraux 5
3.1 Règles de conformité 5
3.2 Courtoisie envers le public 5
3.3 Sollicitation 5
3.4 Entretien 5
3.5 Limites sonores 5
3.6 Usage du tabac 5
3.7 Droit de reproduction 6
3.9 Animaux 6
3.10 Consommation d’alcool 6
3.11 Matériaux interdits 6
3.12 Règles de sécurité et de prévention des incendies 7
Quatrième section
Montage et démontage des stands 8
4.1 Salle d’exposition et heures d’arrivée 8
4.2 Accès au débarcadère 8
4.3 Dimensions et masse autorisées pour les pièces lourdes et la machinerie 8
4.4 Montage 8
4.5 Entreposage (Manutention en sus) 9
4.6 Démontage 10
4.7 Éclairage 10
4.8 Heures d’ouverture pour les visiteurs 11 Page
Cinquième section
Informations propres aux stands thématiques 12
5.1 Dimensions des stands 12
5.2 Affichage et éléments exposés 12
5.3 Titre du stand 12
5.4 Identification des auteurs et des collaborateurs 12
5.5 Clientèle visée 12
Figure un
Dimensions de l’espace d’exposition et du stand 14
Sixième section
Échéancier 15
Annexe un
Plans des salles niveau 3 et 4 16
Plans des salles niveau 2 17
Annexe deux
Indications routières rapprochées 18
Indications routières 18
ivpremière Description des stands et espaces commerciaux
section1.1 Catégories de stand ou d’espace
Les stands thématiques
Dans les stands thématiques, les acteurs du monde forestier ou faunique présentent,
d’une manière adaptée aux utilisateurs, les résultats de leurs recherches, les innova-
tions technologiques et les outils qu’ils ont mis au point ou encore les améliorations
qu’ils ont apportées aux méthodes de travail.
Les stands organisationnels
Les stands organisationnels servent à faire connaître les services scientifques et
techniques offerts par les centres de recherche, les établissements d’enseignement
universitaire, collégial et professionnel ainsi que les associations et les organismes
à but non lucratif.
Les stands commerciaux
Les stands commerciaux permettent aux entreprises privées qui fournissent de l’équi-
pement ou des services scientifques et techniques de faire connaître leurs innovations.
Les espaces commerciaux
Les espaces commerciaux permettent aux entreprises privées qui fournissent de l’équi-
pement de présenter la machinerie de leur choix.
1.2 Description des stands thématiques
Avec la location d’un stand thématique, les exposants obtiennent :
un espace de 3 m x 3 m ;
une structure de 500 cm de largeur sur 240 cm de hauteur (voir la section 5.1 intitulée
Dimensions des stands pour connaître la superficie d’affichage), qui comporte :
• trois panneaux de fond de 100 cm de largeur sur 240 cm de hauteur ;
• deux panneaux latéraux de 100 cm de largeur sur 240 cm de hauteur ;
une prise électrique de 1 500 watts ;
une table de 183 cm de longueur sur 76 cm de largeur et 76 cm de hauteur, qui sera cou-
verte d’une nappe ;
deux chaises ;
un éclairage adéquat des cinq panneaux d’exposition ;
1 trois laissez-passer de trois jours pour les animateurs (excluant les repas du midi) ;
la diffusion de leur Résumé de projet sur le site Internet du Carrefour.
1 Les animateurs supplémen-
taires devront payer leur en-1.3 Description des stands organisationnels et commerciaux
trée au Carrefour, laquelle
Avec la location d’un stand organisationnel ou commercial, les exposants obtiennent : est de 30 $ par jour, taxes
en sus.
2 un espace de 3 m x 3 m, sans structure , pour installer un stand ;
2 Prenez note que, moyennant une prise électrique de 1 500 watts ;
des coûts additionnels, il
1 (excluant les repas du midi) ; est possible de louer des
l’annonce de leur stand sur le site Internet du Carrefour. structures et d’autres équi-
pements auprès des four-
nisseurs accrédités par le 1.4 Description des espaces commerciaux
Carrefour Forêt Innovations.
Avec la location d’un espace commercial, les exposants obtiennent : Pour en savoir plus, commu-
niquez avec les organisateurs.
1 3 un espace suffisant, sans structure , pour présenter la machinerie de leur choix ;
3 Lire la section 4.3 pour une prise électrique de 1 500 watts ;
connaître les dimensions et
1 trois laissez-passer de trois jours pour les animateurs (excluant les repas du midi) ; la masse permises pour les
l’annonce de la présence de leur entreprise sur le site Internet du Carrefour. véhicules lourds.
1deuxième Renseignements généraux
section 2.1 Accès au Centre des congrès de Québec
Toutes les activités du Carrefour ont lieu dans des salles aux niveaux 2, 3 et 4 du Centre des
congrès de Québec. Les plans des salles réservées au Carrefour sont présentés à l’annexe 1.
L’entrée principale du Centre, où se trouve la billetterie, est située au 1000, boulevard
René-Lévesque Est. Le Centre est également accessible par les galeries souterraines
qui le relient à Place Québec, aux hôtels Hilton Québec et Delta Québec ainsi qu’à la
colline Parlementaire (voir les annexes 2 et 3).
note : La livraison et la cueillette de matériel sont interdites aux entrées du Centre et
doivent s’effectuer par le débarcadère.
Le Centre des congrès de Québec est conçu pour répondre aux besoins des personnes à
mobilité réduite. Les exposants qui ont des besoins spécifques à cet égard doivent en
aviser les organisateurs de l’événement.
2.2 Accueil des exposants
Le montage et l’aménagement des stands se feront dans la soirée du 3 octobre et dans
la matinée du 4 octobre 2011. Les organisateurs du Carrefour accueillent d’abord les
exposants à la billetterie, puis au débarcadère situé au 855, rue Jean-Jacques-Bertrand.
Le numéro du stand et une heure d’arrivée sont assignés par courriel quelques semaines
avant l’événement afn d’éviter les engorgements. Voici les heures d’arrivée :ATTENTION !
Exceptionnellement, pour la machinerie : 16 heures, le lundi 3 octobre 2011Aucun objet roulant ne
sera accepté dans la Pour les stands organisationnels et commerciaux : 16 heures, le lundi 3 octobre 2011
salle après 9 heures, le Pour les stands thématiques 1 à 84 : 7 heures, le mardi 4 octobre 2011
mardi 4 octobre 2011. Pour les stands thématiques 85 à 170 : 8 heures, le mardi 4 octobre 2011
2.3 Services additionnels offerts aux exposants
Les exposants peuvent obtenir certains services additionnels à leurs frais. À cet effet,
à l’été 2011, tous les exposants reçoivent un courriel les invitant à y préciser les ser-
vices additionnels dont ils ont besoin.
Le Carrefour Forêt Innovations est un événement responsable qui s’efforce de limiter
son empreinte écologique. Dans ce contexte, les organisateurs invitent ses exposants à
utiliser les fournisseurs locaux pour leurs achats de services et de fournitures de même
que pour le transport de marchand