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Rapport d'étude préliminaire de vérificationFormation d'étudiants et de stagiairesAvril 2003Agence canadienne de développement international200, promenade du PortageGatineau (Québec)K1A 0G4Tél. : [phone]Sans frais : 1-800-230-6349Télécopieur : [phone](Pour les malentendants et les personnes atteintesde troubles de la parole (ATS) seulement: [phone]Sans frais pour les malentendants et les personnes atteintesde trole (ATt : 1-800-331-5018)Courriel : [e-mail] générale de l'examen du rendementTable des matièresAcronymesSommaire ................................................................ i1. Objectifs, portée et méthodologie de l'étude préliminaire ....................... 12. Information de base sur la formation d'étudiants et de stagiaires à l'ACDI ........... 33. Critères de vérification .................................................. 44. Observations et recommandations ......................................... 65. Conclusion .......................................................... 15Tableau 1AnnexesA. Formation d'étudiants et de stagiaires - Définitions B. Unité des données de la coopération techniqueC. Tableau des recommandations et des commentaires de la directionEtude préliminaire / Formation d'étudiants et de stagiairesDirection générale de l'examen du rendementAcronymesAPD Aide publique au développementCAD Comité d'aide au développement (OCDE) DCI Direction de la coopération ...

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Rapport d'étude préliminaire

de vérification

Formation d'étudiants et de stagiaires

Avril 2003

Agence canadienne de développement international 200, promenade du Portage Gatineau (Québec) K1A 0G4 Tél. : [phone] Sans frais : 1-800-230-6349 Télécopieur : [phone] (Pour les malentendants et les personnes atteintes de troubles de la parole (ATS) seulement: [phone] Sans frais pour les malentendants et les personnes atteintes de troubles de la parole (ATS) seulement : 1-800-331-5018) Courriel : [e-mail]

Direction générale de l'examen du rendement

Table des matières

Acronymes Sommaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i 1. Objectifs, portée et méthodologie de l'étude préliminaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2. Information de base sur la formation d'étudiants et de stagiaires à l'ACDI . . . . . . . . . . . 3 3. Critères de vérification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 4. Observations et recommandations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 5. Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Tableau 1 Annexes

A. Formation d'étudiants et de stagiaires - Définitions B. Unité des données de la coopération technique C. Tableau des recommandations et des commentaires de la direction

Etude préliminaire / Formation d'étudiants et de stagiaires

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Acronymes APD CAD DCI DGGIT DGPC MAECI OCDE PBEPC PCBF RAT SIA UDCT

Aide publique au développement Comité d'aide au développement (OCDE) Direction de la coopération institutionnelle (ACDI) Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie (ACDI) Direction générale du partenariat canadien (ACDI) Ministère des affaires étrangères et du commerce international Organisation de coopération et de développement économiques Programme de bourses d'études et de perfectionnement du Commonwealth (MAECI) Programme canadien de bourses de la Francophonie (ACDI) Règlement sur l'assistance technique aux pays en voie de développement Système d'information de l'Agence (ACDI) Unité de données de la coopération technique (ACDI)

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Sommaire

Cette étude préliminaire, prévue au plan annuel de vérification interne, porte sur les projets 1 des différentes directions générales de l’ACDI ayant octroyé des bourses de formation à des d'étudiants et à des stagiaires étrangers au cours de la période du 1er janvier 1995 au 31 décembre 2000. Au cours de cette période, la Direction générale du partenariat canadien (DGPC) ainsi que les quatre directions générales géographiques ont accordé du financement pour ce type de formation dans le cadre de leurs projets respectifs. Elles ont ainsi globalement encouru des coûts directs totalisant 311.3 millions $ pour la période de six ans; ce qui représente un coût total annuel moyen d'environ 52 millions $. Les coûts pour la formation de 7,174 étudiants étaient de 107 millions $ et les coûts pour la formation de 67,497 stagiaires étaient de 204.3 millions $.

Bien que les montants alloués à la formation d'étudiants et de stagiaires ne représentent qu'une faible partie du budget de l'ACDI, soit environ 2%, les effets multiplicateurs de ce type de formation peuvent s'avérer importants au sein de la communauté des personnes formées. Ainsi, ces personnes peuvent accéder à des postes plus influents et mieux rémunérés dans leurs organisations, avoir un impact positif sur le rendement de ces organisations tout en favorisant une amélioration des conditions de vie de leurs familles. De plus, la formation d’étudiants et de stagiaires s’inscrit parfaitement dans les orientations actuelles de l’ACDI en appui au renforcement des capacités.

Cette étude préliminaire visait à établir si une vérification détaillée des projets ou composantes de projets de formation d'étudiants et de stagiaires devrait être exécutée. Dans l'affirmative, elle devait aussi identifier les éléments à être vérifiés. L'étude portait tant sur l'administration des étudiants que sur celle des stagiaires parce que ces deux groupes sont régis par les mêmes règlements et procédures administratives. La portée de l'étude a été limitée à l'information disponible au siège social de l'ACDI sur la planification, l'administration et le suivi de ces activités tant au Canada qu'à l'étranger. Un échantillon de cinq projets ayant des composantes de formation d'étudiants et de stagiaires a fait l'objet d'un examen au cours de l'étude.

Suite à notre étude préliminaire, nos principales observations et recommandations sont: Aucun enjeu majeur ne requiert une vérification plus approfondie. La base de données institutionnelle de l’ACDI sur les étudiants et les stagiaires financés par l’Agence permet d’accéder à un vaste éventail de statistiques et de produire les rapports requis sur la coopération technique. en matière d'administration des bourses de formationLes règlements et procédures de l'ACDI sont généralement suivis. Les contrôles financiers requis ont été mis en place et les fonds ont généralement été déboursés selon les règlements applicables et les modalités contractuelles établies. Nous avons aussi constaté que lorsque des vérifications financières des projets avaient identifié une

1  projets" est utilisé dans ce document afin de référer tant aux programmes Afin de simplifier le texte, le terme " qu'aux projets de l'ACDI (ou composantes de programmes ou projets) accordant des bourses de formation à des étudiants et/ou à des stagiaires. Etude préliminaire / Formation d'étudiants et de stagiaires

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utilisation inappropriée des fonds, les mesures requises avaient été prises afin de les recouvrer. Dans l'ensemble des projets revus, les objectifs visés et les besoins de formation étaient cohérents et clairement définis. Nous avons constaté que, dans la majorité des projets examinés, les mécanismes de suivi/évaluation utilisés ne fournissaient pas des renseignements complets sur les résultats atteints et sur les écarts entre ces résultats et ceux qui étaient anticipés. Il devient donc difficile d'évaluer le degré d'atteinte des résultats visés et de voir si les écarts observés ont fait l'objet d'une analyse appropriée. De plus, dans la majorité des projets examinés, le suivi des risques était très peu documenté. Nous recommandons que les gestionnaires de projets des différentes directions générales concernées définissent clairement les résultats escomptés, précisent les résultats obtenus, les comparent aux résultats anticipés et effectuent enfin un suivi documenté des risques identifiés. L'objectif est de recueillir suffisamment d'information pour permettre une prise de décision mieux éclairée. Nous n’avons pu identifier les liens concrets existant entre la stratégie de développement d'un échantillon de projets examinés et les objectifs de l'ACDI en matière de renforcement des capacités des pays bénéficiaires. Nous recommandons que la Direction générale des politiques précise de quelle façon les projets comportant la formation d'étudiants et de stagiaires devraient contribuer à l'atteinte des objectifs de l’ACDI en matière de renforcement des capacités dans les pays en développement.

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1. Objectifs, portée et méthodologie de l'étude préliminaire

1.1 Objectifs Cette étude préliminaire visait à établir si une vérification détaillée des projets ou composantes de projets de formation d'étudiants et de stagiaires de l'ensemble de l'ACDI serait requise. Dans l'affirmative, elle devait identifier les éléments devant être vérifiés. Au niveau méthodologique, l'étude préliminaire visait les objectifs spécifiques suivants: définir la portée des éléments à examiner; élaborer des critères de vérification applicables à ce type d'activités de développement; et identifier, s'il y a lieu, les enjeux importants qui demanderaient une vérification plus approfondie.

1.2 Portée Afin de mieux saisir la portée de l'étude, nous avons d'abord précisé en quoi consistaient ces bourses de formation. L'ACDI octroie tant des bourses de formation que du financement s'apparentant à des bourses de formation pour la formation académique ou pratique de bénéficiaires des pays en développement. Selon la durée et le type de formation financée, elle désigne les bénéficiaires comme étudiants ou stagiaires. Les étudiants reçoivent des bourses pour suivre des cours pendant au moins une année scolaire dans des établissements d'enseignement supérieur, en vue d'obtenir un diplôme. Pour leur part, les stagiaires reçoivent un financement afin de suivre une formation à court terme, par exemple participer à des séminaires ou des conférences, ou faire un stage de formation de moins d'un an. L'annexe A présente des définitions détaillées des étudiants et des stagiaires.

L'étude porte autant sur l'administration des étudiants que sur celle des stagiaires parce que ces deux groupes sont régis par le Règlement sur l'assistance technique aux pays en voie de développement (RAT) et sont sujets aux mêmes procédures, détaillées dans le document intitulé "Gestion des boursiers et des boursières au Canada - Manuel de l'agence d'exécution". Elle a été limitée à l'information disponible au siège social de l'ACDI sur la planification, l'administration et le suivi de ces activités..

L'étude préliminaire porte sur des projets des différentes directions générales de l’ACDI ayant octroyé des bourses de formation au cours de la période du 1er janvier 1995 au 31 décembre 2000. Trois projets ont été sélectionnés au sein de la Direction générale du partenariat canadien parmi le Programme des bourses, environnement et changement climatique et le Programme des institutions d'éducation. De plus, deux projets ont été sélectionnés dans deux directions géographiques, soit la Direction générale de l'Asie et la Direction générale de l'Afrique et du Moyen-Orient. Parmi les projets sélectionnés, deux comprenaient seulement des étudiants, un comprenait seulement des stagiaires et deux comprenaient des étudiants et des stagiaires.

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1.3 Méthodologie L’étude préliminaire a été effectuée conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne et aux normes de vérification de l’Institut des vérificateurs internes. Notre approche de vérification a consisté à : de base sur les projets dotés des composantes de financementrecueillir l'information d'étudiants et de stagiaires; financées et identifier les directions de l'Agencedécrire les activités de formation responsables pour la gestion de ces activités; identifier et analyser les règlements, politiques et procédures applicables; recueillir et analyser les statistiques sur la population totale de projets ayant une composante de formation;  agents de l'ACDI et du Ministère des affaires étrangères et du commerceinterviewer des international (MAECI); et examiner un échantillon aléatoire mais non statistiquement représentatif de cinq projets dotés d'une composante de formation financés par trois directions générales, entre le 1er janvier 1995 et le 31 décembre 2000. Notre examen d'un échantillon de cinq projets visait uniquement à connaître la façon dont sont gérés et mis en oeuvre les projets de l'ACDI comportant des activités de formation d'étudiants et de stagiaires. L'examen comprenait les trois étapes suivantes: 1) une revue des dossiers de projets, incluant les rapports d'évaluations de ces projets; 2) des entrevues avec les gestionnaires de projets; et 3) une analyse de l'information recueillie. Nous avons également revu deux récents rapports de vérification interne de projets incluant le financement de stagiaires.

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2. Information de base sur la formation des étudiants et des stagiaires à  l'ACDI Financement des étudiants et des stagiaires Le Tableau 1 démontre que du 1er janvier 1995 au 31 décembre 2000, l'ACDI a encouru des coûts directs de 311.3 millions $ pour la formation d'étudiants et de stagiaires. Dans le cadre de 1,407 projets de développement, la formation de 7,174 étudiants a coûté 107 millions $, tandis que la formation de 67,497 stagiaires a coûté 204.3 millions $. Selon les statistiques présentées, une importante proportion des directions et sections de la Direction générale du partenariat canadien (DGPC) et des quatre directions générales géographiques (Afrique et Moyen-Orient, Amériques, Asie et Europe centrale et de l'Est) accordent du financement pour la formation d'étudiants et de stagiaires dans le cadre de leurs projets respectifs. Les coûts directs de formation comprennent les frais de voyage, les frais de subsistance et de logement, les frais de scolarité, ainsi que les frais généraux et frais d'administration des agences d'exécution responsables des étudiants et stagiaires en formation. Nous avons observé une certaine concentration des activités de financement des étudiants au niveau de la Direction de la coopération institutionnelle (DCI), alors que cette dernière a encouru près de 60% des déboursés de l'ACDI pour la formation de plus de la moitié des étudiants financés par l'Agence. Pour leur part, les directions générales de l'Asie et de l'Afrique et Moyen-Orient ont conjointement fourni 38% du financement de l'ACDI destiné à des étudiants. Le financement des activités reliées à la formation des stagiaires a été réparti plus uniformément entre les directions du partenariat canadien, de l'Asie, de l'Afrique et du Moyen-Orient, et de l'Europe centrale et de l'est. Beaucoup de projets de coopération ont une composante de formation de stagiaires laquelle ne représente souvent qu'une petite portion du coût total du projet. Règlements et procédures administratives L'ACDI a adopté des règlements et procédures centralisés afin de régir et de guider l'administration des programmes de bourses de formation: le Règlement sur l'assistance technique aux pays en voie de développement (RAT), promulgué par le Conseil du Trésor, et le Manuel de gestion des boursiers au Canada à l'intention des agences d'exécution. Le Programme des bourses, environnement et changement climatique de la DCI assume certaines fonctions de nature institutionnelle concernant la formation d'étudiants et de stagiaires, incluant la rédaction et l'appui à l'interprétation des règlements et procédures susmentionnés ainsi que divers aspects de l'administration de l'impôt exigible des étudiants et du régime de soins de santé des étudiants et stagiaires. Le Programme n'est cependant pas responsable du suivi de l'application du RAT et des dispositions du Manuel de gestion des boursiers à l'échelle de l'ACDI. Il revient à chaque gestionnaire de projet de l'ACDI de s'assurer de leur application.

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3. Critères de vérification Les critères de vérification suivants ont été développés au cours de l'étude préliminaire. L'examen d'un échantillon de projets a été basé sur ces critères.

Planification de projet

3.1projets incluant le financement d'étudiants et de stagiaires devraient êtreLes objectifs des clairement définis, en accord avec les objectifs de développement de l'ACDI et des pays bénéficiaires, et les besoins de formation devraient être établis en relation directe avec ces objectifs, suite à une collaboration de l'ACDI, de l'organisme d'exécution et du pays récipiendaire.

3.2L'approche de formation devrait être planifiée et livrée en tenant compte des efforts parallèles des gouvernements récipiendaires ou d'autres programmes de l'ACDI, ministères fédéraux ou organismes donateurs. 3.3façon équitable tout en prenant enLa sélection des candidats devrait être faite de considération tant le rendement académique antérieur des candidats que leur capacité d'atteindre les résultats visés.

3.4Les étudiants ou les stagiaires ne doivent pas obtenir des fonds de différentes sources de financement pour un même programme de formation sauf si ce financement est complémentaire et que les organismes donateurs ont conclu un accord à cette fin.

3.5L'appui et le suivi à être fournis par le gouvernement et/ou l'organisme récipiendaires devraient être définis de façon claire et précise et être mis en oeuvre tel que convenu.

3.6Des mécanismes de mesure de rendement adéquats devraient être élaborés et mis en place dans le cadre des projets concernant le financement d'étudiants et de stagiaires (incl. indicateurs de rendement, données de base, mécanismes de collecte de données complètes et exactes, etc.).

Suivi de projet

3.7de stagiaires devraient faire l'objet d'un suiviLes activités de financement d'étudiants et adéquat de la part de l'ACDI et des agences d'exécution, et l'ACDI devrait être en mesure de fournir une information complète et exacte sur les résultats atteints ainsi que sur l'utilisation des fonds publics dans le cadre de ses projets de formation. Le suivi des résultats devrait particulièrement permettre de déterminer: si les étudiants ou les stagiaires complètent leur programme de formation avec succès; si les étudiants ou les stagiaires retournent dans leur pays après la fin de leur programme de formation; et

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ou les stagiaires formés travaillent dans leur domaine de formation àsi les étudiants leur retour dans leur pays. Les coûts doivent être encourus conformément aux politiques et règlements du Conseil du Trésor et aux directives de l'ACDI.

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4. Observations et Recommandations 4.1 Observations générales 4.1.1 Stratégie institutionnelle L'ACDI démontre clairement dans son document "Pour une aide internationale plus efficace" qu'elle accorde une grande importance au renforcement des capacités qui devrait être effectué dans le cadre d'une approche intégrée visant le développement durable des pays bénéficiaires. Notre étude n'a cependant pas pu identifier les liens concrets existant entre la stratégie de développement de l'échantillon de projets examinés et des objectifs de l'ACDI en matière de renforcement des capacités des pays bénéficiaires. Cette situation devrait faire l'objet d'une analyse à l'échelle de l'Agence afin de déterminer comment les différents projets comportant l'octroi de bourses de formation contribuent à l'atteinte d'objectifs institutionnels en matière de renforcement des capacités. Une évaluation institutionnelle pourrait être conduite dans un premier temps avant de déterminer l'impact d'un échantillon représentatif de projets d'octroi de bourses de formation afin de recueillir l'information de base requise pour analyser les résultats des différentes approches utilisées et ainsi identifier les stratégies les plus aptes à optimiser l'impact de l'ACDI en termes de renforcement des capacités. Recommandation 1. Nous recommandons que la Direction générale des politiques précise de quelle façon les  projets comportant la formation d'étudiants et de stagiaires devraient contribuer à  l'atteinte des objectifs de l'ACDI en matière de renforcement des capacités dans les pays  en développement. Réponse de la direction Le renforcement des capacités et les Résultats clés de l'Agence (RCA): L'ACDI a développé un ensemble de résultats clés de l'Agence, identifiés à trois niveaux différents: résultats de développement, résultats porteurs et résultats en matière de gestion. Le renforcement des capacités est une des composantes essentielles sous-jacentes aux résultats porteurs qui à leur tour appuient le travail de l'ACDI en vue de l'atteinte de ses résultats de développement. La formation, incluant les bourses de formation, lorsque fournie de façon efficace, peut être utilisée stratégiquement en tant que mécanisme de renforcement des capacités. Le Réseau de l 'Agence sur les SWAps a récemment identifié le besoin d'établir un plan de travail afin de déterminer comment on définit et ce qu'on fait à l'ACDI en matière de renforcement des capacités. Cette étude préliminaire sur les initiatives des étudiants et stagiaires s'intègre donc bien dans ce contexte un peu plus macro, tout en ne correspondant qu'à une des nombreuses questions en suspens. La Direction générale des politiques est d'accord avec l'importance d'identifier les liens entre les initiatives des étudiants et des stagiaires et les objectifs de l'Agence quant au renforcement des

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