Le système d'information du département des Hauts-de-Seine - article ; n°3 ; vol.20, pg 131-141

Gilles Thomas

Description

Politiques et management public - Année 2002 - Volume 20 - Numéro 3 - Pages 131-141
11 pages
Source : Persée ; Ministère de la jeunesse, de l’éducation nationale et de la recherche, Direction de l’enseignement supérieur, Sous-direction des bibliothèques et de la documentation.

Informations

• Publié par: POLITIQUES_ET_MANAGEMENT_PUBLIC
• Publié le: 01 janvier 2002
• Nombre de lectures: 118
• Langue: Français

Extrait

Gilles Thomas
Le système d'information du département des Hauts-de-Seine
In: Politiques et management public, %vol. 20 n° 3, 2002. Actes de la journée d'étude. Cour des comptes-chambres
régionales des comptes « L'évaluation du contrôle interne » - 7 décembre 2001. pp. 131-141.
Citer ce document / Cite this document :
Thomas Gilles. Le système d'information du département des Hauts-de-Seine. In: Politiques et management public, %vol. 20
n° 3, 2002. Actes de la journée d'étude. Cour des comptes-chambres régionales des comptes « L'évaluation du contrôle interne
» - 7 décembre 2001. pp. 131-141.
http://www.persee.fr/web/revues/home/prescript/article/pomap_0758-1726_2002_num_20_3_2746SYSTEME D'INFORMATION DU DEPARTEMENT DES HAUTS-DE-SEINE LE
Gilles THOMAS*
Pilotage et organisation systémique Principes des
systèmes
d'information
Confrontées à la nécessité d'une gestion de plus en plus optimisée et à une
demande croissante des usagers/bénéficiaires, les collectivités réclament une
connaissance et un pilotage de plus en plus précis de leurs activités.
Une collectivité locale, comme toute organisation, se doit d'être pilotée pour
atteindre ses objectifs. Piloter son activité, c'est connaître son environnement,
identifier et maîtriser les facteurs-clés de succès et disposer de moyens de
mesure et de réaction. Au-delà de l'indispensable réactivité, leurs
préoccupations s'orientent vers l'action sur le futur (anticipation et prévisions)
et vers l'analyse a posteriori des performances internes, confrontées ou non
aux données externes environnementales.
On peut identifier, dans une structure (entreprise ou collectivité), quatre
facteurs clés qui sont à la base de son fonctionnement : un système de
commande, un système de puissance qui produit, un système d'information et
un système de contrôle. Le corps humain est également construit sur ce
modèle. Le système d'information, composé entre autres des cinq sens et du
système nerveux, informe le système de commande (le cerveau) de
l'environnement et des actions entreprises par le système de puissance.
S'il n'y a pas de pilotage sans remontées d'informations, il n'y a pas de
remontée d'information sans organisation de ces informations au sein de
systèmes d'information.
Les collectivités territoriales déclinent leur stratégie en plans d'action pour
chaque politique publique. Le pilotage va s'organiser à partir d'informations et
d'indicateurs qui traduisent les quatre types de métiers d'un Conseil général :
investisseur, subventionner, prestataire social et gestionnaire de moyens. Le
système de contrôle (relayé par le contrôle financier, le contrôle de gestion,
l'audit interne ou l'évaluation) utilisera ces informations pour constater, alerter
et corriger les dysfonctionnements. Son périmètre de contrôle couvrira à la fois
les moyens financiers, ressources humaines et matériels mis en œuvre
(input), le déroulement de l'opération (activités, plannings, réalisation des
objectifs...) et l'output de la production (prestations, aides, résultats obtenus).
* Contrôleur de gestion du département des Hauts-de-Seine.
Revue POLITIQUES ET MANAGEMENT PUBLIC, Volume 20, n° 3, septembre 2002.
© Institut de Management Public - 2002. Gilles THOMAS 132
Ainsi, les systèmes d'information sont constitués de toutes les informations
nécessaires au pilotage selon le niveau : stratégique (synthèse et simulation
pour le management) ou opérationnel (exécution et suivi des opérations par
les services).
Caractéristiques des systèmes d'information
Si le système informatique est un ensemble de matériels et logiciels
d'applications, le système d'information est un objet plus vaste, un système
stockant la connaissance qui permet une analyse par domaine du problème,
orientée « information ».
Quel que soit le métier exercé, l'information financière, nécessaire à tous les
acteurs, est au cœur du dispositif, aussi bien en terme de budget qu'en terme
de réalisé (engagé, liquidé et mandaté). Les besoins d'informations se
diversifient, au fur et à mesure que l'on s'éloigne des préoccupations purement
financières.
Aussi, le système d'information du Conseil général des Hauts-de-Seine n'est
pas monolithique dans la mesure où il traduit des activités très variées de la
collectivité. On parlera davantage d'un ensemble de systèmes d'information
interconnectés entre eux par des passerelles.
Chaque système d'information repose sur une fonction de reporting central
permettant d'intégrer une capacité de réponse rapide, une fonction de réponse
locale aux demandes traditionnelles de communication et une fonction de
référentiel commun.
En outre, la complexité d'une collectivité, par rapport à une entreprise, réside
dans ses nombreux métiers diversifiés. Contrairement à une entreprise dont
l'offre de produits a une cohérence par rapport à un marché, la collectivité
territoriale agit sur des secteurs d'intervention très diversifiés et cette
spécificité interdit un système d'information unique, comme un réservoir
unique des informations de la collectivité.
De ce fait, le système d'information du Conseil général est donc une
consolidation de systèmes homogènes (SI financier, SI social, SI
géographique, SI patrimonial...) qui ont chacun leur propre cohérence.
Les infocentres : Les bases de production
la réponse au
partage des
données Pour accéder à des données et faciliter les échanges, il convient d'organiser
l'ensemble des informations dans des bases de données en fonction des
besoins.
Les données ont été alimentées dans des progiciels sectoriels (financier, GRH,
secteur social, gestion des marchés et des subventions...). Chaque application système d'information du département des Hauts-de-Seine 1 33 Le
organise sa base de données dont la finalité est la production (instruction des
dossiers, gestion et paye du personnel, émission des mandats et des titres...).
Ces bases de production ne sont généralement pas organisées pour la
consolidation, la synthèse et l'analyse. La structure de la base ne facilite pas
les interrogations multiples et la complexité des requêtes nécessite souvent
une programmation par des informaticiens.
De plus, la priorité est donnée à l'exploitation : respect de la confidentialité des
dossiers, optimisation des temps de réponse en production, sécurisation des
accès et des traitements. Ainsi, ces bases, exclusivement gérées par le centre
de responsabilité de l'activité avec le support du service informatique, ne sont
pas les supports idéaux pour la consultation.
L'urbanisation du système d'information
En complément de ces applications sectorielles dédiées à la production, il faut
fournir aux décideurs des informations leur apportant une aide réelle au
pilotage et à l'élaboration des stratégies d'intervention. Cette démarche
consiste à définir un système d'information urbanisé.
Comme les villes, les systèmes informatiques du secteur social ont été
construits au fil du temps, par morceaux, en réponse à des besoins précis,
mais sans plan d'ensemble. Ils arrivent à un stade où tous les composants en
sont tellement imbriqués que, à moins d'y consacrer de gros budgets, ils ne
peuvent plus évoluer de manière satisfaisante. De plus, les compétences
dévolues aux Conseils généraux évoluent chaque année (prise en charge par
l'Etat de l'aide médicale en 1999, mise en place de l'allocation dépendance en
2001...).
Les applications ont figé, à un moment donné, des modes de fonctionnement
à des degrés divers de maturité. Le système n'a pas été pensé globalement et
de façon modulaire. Les systèmes informatiques sont cloisonnés sans vision
d'ensemble et sans approche intégrée. Les applicatifs organisés par
prestations n'offraient pas une vision globale de l'usager à la fois pour l'accueil
et le suivi.