HR Audit

Köck Gernot

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/.HR-Audit-SelbsttestBemerkungen☺HR-Strategie/ PlanungsplausibilitätPassen Ihre in der Personal-Strategie (auch wenn diese vielleicht nicht explizit festgelegt und formuliert Personal- 1Strategie ist) festgelegten Maßnahmen zur Erreichung Ihrer Personalmanagement-Ziele bzw. zur Bewältigung Ihrer Unternehmens-Phase (Stagnations-, Konsolidierungs-/Restrukturierungs- oder Wachstumsphase)? bestätigt ? - kommuniziert ?Gibt es entsprechendes HR-Budget ?Personal- 2budget Welche P-Ressourcen halten Sie intern vor, und wie passen diese zu Ihrer P-Strategie und der U-Phase (Effektivitätsfrage: Sind die P-Ressourcen die richtigen)?3 Wird die P-Dienstleistung den Bedarfsträgern intern weiterverrechnet? Wie läuft das Controlling dazu ab ?Personal- 4 Haben Sie eine mittel- und langfristige Personalplanung (1 - 3, ggf. 5 Jahre)?Ist diese Planung aussagekräftig bzgl. Qualität und Quantität ?planung 56 Bei Wachstum: Haben Sie eine abgeleitete Recruitmentplanung mit transparenten Kosten für Ansprache, Auswahl und Integration?Effizienz der 7 Haben Sie über Förderung eigener Ressourcen anstelle Besetzung von extern gedacht?Haben Sie Maßnahmen aufgesetzt, um aus den bestehenden Ressourcen das Optimale herauszuholen Personal- 8kosten bzw. (PE: Zeitmanagement, Projektmanagement, Führung etc.)?Liegt die Fluktuationsrate unter 5%?MA-Leistung 910 Liegt die Fehlzeitenquote unter 5%?Strategische 11 Haben Sie für strategische P-Projekte (Einführung variabler Vergütung, ...

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• management

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Extrait

HRAuditSelbsttest

HRStrategie/ Planungsplausibilität /.☺ Personal 1 PassenIhre in der PersonalStrategie (auch wenn diese vielleicht nicht explizit festgelegt und formuliert Strategie ist) festgelegten Maßnahmen zur Erreichung Ihrer PersonalmanagementZiele bzw. zur Bewältigung Ihrer UnternehmensPhase (Stagnations, Konsolidierungs/Restrukturierungs oder Wachstumsphase)? bestätigt ?  kommuniziert ? Personal 2 Gibtes entsprechendes HRBudget ? budget Welche PRessourcen halten Sie intern vor, und wie passen diese zu Ihrer PStrategie und der U Phase (Effektivitätsfrage: Sind die PRessourcen die richtigen)? 3 Wirddie PDienstleistung den Bedarfsträgern intern weiterverrechnet? Wie läuft das Controlling dazu ab ? Personal 4 HabenSie eine mittel und langfristige Personalplanung (1  3, ggf. 5 Jahre)? planung 5 Istdiese Planung aussagekräftig bzgl. Qualität und Quantität ? 6 BeiWachstum: Haben Sie eine abgeleitete Recruitmentplanung mit transparenten Kosten für Ansprache, Auswahl und Integration? Effizienz der 7 HabenSie über Förderung eigener Ressourcen anstelle Besetzung von extern gedacht? Personal Sie Maßnahmen aufgesetzt, um aus den bestehenden Ressourcen das Optimale herauszuholen8 Haben kosten bzw. (PE: Zeitmanagement, Projektmanagement, Führung etc.)? MALeistung 9 Liegtdie Fluktuationsrate unter 5%? 10 Liegtdie Fehlzeitenquote unter 5%? Strategische Sie für strategische PProjekte (Einführung variabler Vergütung, M&A, PAbbau) das Knowhow11 Haben Maßnahmen an Bord? Projekte Ihre PProjektleiter auch ausgebildet in Projektmanagement?12 Sind 13 Sinddie laufenden und geplanten strategischen Projekte professionell aufgesetzt?

Ing.Mag. Gernot Köck Unternehmensberater

Bemerkungen

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Personalgewinnung & Integration /.☺ Plan der RecruitingProzess definiert ?  dokumentiert ? Wer wird einbezogen ? Vor/ Endauswahl ?14 Ist Anreiz 15 Wieerfolgt die Medienansprache/ Personalmarketing/ (Fach)Hochschule/ Messen ? Auswahl 16 Gibtes: Interviewleitfaden, Mustervorlagen f. Korrespondenz, Entscheidungshilfen, Beteiligung ? Inte ration 17 Gibtes für neue MA ein "Willkommenspaket"?; EAP?; Paten od. Mentorsystem ? Vergütung(smodelle) Fixum bei Ihnen Gehaltserhöhungen im Fixum nach Leistung erhöht oder pauschal verteilt18 Werden („Gießkanne“)?  Gehaltsstruktur ? Variable 19 NutzenSie tarifliche leistungsabhängige Elemente wirklich variabel, oder werden die daraus Vergütung abgeleiteten Zulagen eher fix verwendet? Prämien Sie ein variables Vergütungselement?  vertraglich vereinbart ?20 Haben 21 Istdie Berechnung der variablen Vergütung bei Ausscheiden geregelt? 22 Funktioniertdas Zielvereinbarungssystem so effizient, dass mangelnde Leistung wirklich zu einer Variabilisierung nach unten führt? 23 BietenSie ein DeferredCompensationModell für die variable Vergütung an? Lohnnebenkosten Benefits 24 BietenSie steuerbegünstigte Benefits an und senken damit Ihre Lohnnebenkosten? BAV Sie Ihre Mitarbeiter ausreichend über die Vorteile Ihrer betrieblichen Altersvorsorge informiert, so25 Haben dass es zu einer umfänglichen Nutzung kommt? KK 26 Liegtder durchschnittliche Prozentwert des Beitrags der Krankenkassen, bei der die meisten Ihrer Mitarbeiter sind, über dem Bundesdurchschnitt? Reisekosten 27 Richtensich Ihre Reisekostenerstattungen an der steuerlichen Mindestpauschale aus, oder zahlen Sie darüber hinaus? 28 Istdie Kategorienwahl beim Fliegen, Bahnfahren und Mietwagen ökonomisch gestaltet? 29 SindFirmenwagen anderweitig nutzbar, wenn MA freigestellt werden; ist dies individuell oder kollektiv geregelt? Zentrale die arbeitsmedizinische Versorgung kostengünstig optimal geregelt?30 Ist Kosten 31 Istdie Beratung zur Arbeitssicherheit (Fachkraft für Arbeitssicherheit, Sicherheitsbeauftragter) kostengünstig optimal geregelt? 32 SindIhre KFristen individualvertraglich länger als gesetzlich vereinbart?

Ing.Mag. Gernot Köck Unternehmensberater

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Arbeitsvertragsrisiken /.☺ KF Sie die maximale Probezeit bei Einstellungen aus?33 Nutzen WB& RZK Sie Wettbewerbsklauseln vereinbart, und sind diese wirklich nötig?34 Haben 35 VerwendenSie Fortbildungsverträge im Rahmen der Personalentwicklung? Sind diese formal durchsetzbar? Befristung36 Gibt es noch Bereiche, in denen Befristungen sinnvoll, möglich und heute noch nicht verwendet sind? Üstd. 37 Gibtes eine kollektive Regelung, die die Arbeitszeit nachweisbar dokumentiert, so dass es nicht zu „beabsichtigtem Zusatzverdienst“ kommen kann? EGFZ 38 Wielange ist bei Ihnen die Entgeltfortzahlung geregelt? Länger als gesetzlich? Ist dies nötig für die MA Surl. Bindung? 39 Istdie Verabe von Sonderurlaubroßzü iere elt? Abfindung Sie bei Trennungen regelmäßig mit einem Rechtsanwalt zusammen, um40 rbeiten rbeitsgerichtsprozesse und Abfindungszahlungen auf Grund fehlerhafter Kündigungen zu verringern?  Checklisten, Leitfäden, etc. ? PersonalstrukturAnalyse TZ/ VZ 41 Istder Personalmix ausreichend, um KernKnowhow ständig präsent zu haben und gleichzeitig Spitzen günstig auszugleichen? FSpanne die Führungs/Entscheidungsebenen sowie die jeweilige Führungsspanne im effektiven42 Liegen Rahmen? Vertretung 43 Istfür jede Aufgabe eine eingearbeitete Vertretung kurzfristig einsetzbar (z.B. auch Lohnbuchhaltung etc.)? Or . der prozentuale Anteil der Mitarbeiter pro Bereich analog der Wertschöpfung?44 Ist AS 45 Entsprichtdie Spanne (von – bis Lebensjahre) und das Durchschnittsalter pro Bereich einem mittelfristig sinnvollen Mix? ES 46 Stehtder Anteil tariflicher und übertariflicher Mitarbeiter pro Bereich in einem guten Verhältnis? KS 47 Entsprichtder Anteil der Personalkosten pro Bereich der Wertschöpfung bzw. ausbildungsbedingten Notwendigkeit (z.B. wenn im Entwicklungsbereich nur Ingenieure tätig sein können)? 48 Liegendie Personalkosten pro Bereich in Relation zum Umsatz unter dem vergleichbaren Branchendurchschnitt? 49 Liegendie durchschnittlichen Personalkosten/Mitarbeiter pro Bereich unter dem vergleichbaren Branchendurchschnitt?

Ing.Mag. Gernot Köck Unternehmensberater

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OutsourcingOptionen /.☺ ERFA oder bestand bereits Erfahrung mit Outtasking bzw. Outsourcing?50 Besteht ProzessS 51 Sinddie internen und externen Prozesse mit allen abteilungsübergreifenden Schnittstellen durchgängig beschrieben/visualisiert? KTransp. eine Kostenstellenrechnung bis zum Deckungsbeitrag?52 Besteht Qualität es Bereiche, deren Arbeitsergebnisse qualitativ schwanken bzw. optimiert werden müssen?53 Gibt KernB 54 IstOutsourcing oder MBO eine (Teil) Option für IT, Einkauf, Buchhaltung, Personal, Vertrieb oder Qualitätsmanagement? RandB Outtasking/Outsourcing oder MBO eine Option sein für Gebäudereinigung, Fuhrpark,55 Könnte Immobilienverwaltung, Sicherheitsdienst, Kantine oder Poststelle? Einkaufsmanagement MGerüst 56 Liegendie Jahreskosten für Reisen/Übernachtung, Personalsuche, Zeitarbeitskräfte, externe Beratung, externe Weiterbildung zentral vor? 57 Liegendiese Kosten in Summe unter 10% der Gesamtpersonalkosten? Org. 58 Bestehteine Aufteilung in „strategischer“ und „operativer“ Einkauf? 59 Gibtes ein eigenes zentrales Reisemanagement? KTransp. 60 Werdendie „PersonalNebenkosten“ den Kostenstellenverantwortlichen belastet und von ihnen geplant? Richtlinien es Vereinbarungen mit Hotelketten, Reisebüros etc.?61 Gibt 62 Gibtes verbindliche interne Reiserichtlinien, die allen betroffenen Mitarbeitern bekannt sind? 63 Istdie zeitnahe Kommunikation undberwachung der Einhaltung dieser Richtlinien sichergestellt? PersonalengpassSimulation Tem .EP elmäßi zuÜberstunden und/ oder Urlaubssperren kommt?64 Gibtes Bereiche, in denen es re Strukt. EP in bestimten Bereichen in den letzten Jahren überproportional Mitarbeiter aufgebaut?65 Wurden Sonst. AP andere Mitarbeiter mit der Leistung einer bestimmten Abteilung unzufrieden?66 Sind 67 Istmittelfristig eine Veränderung im Volumen oder in den Abläufen geplant? BasisDat. 68 BestehenProzessbeschreibungen mit Mengenangaben des jeweiligen In und Outputs zu einzelnen Funktionen/Teilprozessen? 69 Istder Aufwand für die einzelnen Arbeitsschritte durchgängig zeitlich bewertet? 70 Bestehtein QualitätsmanagementSystem, das Auskunft über Kunden, Mitarbeiterzufriedenheit und Produktqualität gibt?

Ing.Mag. Gernot Köck Unternehmensberater

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Personalentwicklung /.☺ Strat. PE Sie regelmäßig und systematisch, ob veränderte Marktsituationen und Unternehmensstrategien71 Prüfen Auswirkung auf Ihre Personal und Organisationsentwicklung haben (z.B. als AgendaPunkt in ManagementGremien?) PEKonzept. ein Personalentwicklungskonzept dokumentiert und kommuniziert?72 Ist Jobprofil in Ihrem Unternehmen Jobprofile oder Stellenbeschreibungen, aus denen hervorgeht,73 Existieren AB welches Profil ein Mitarbeiter idealerweise für die Erfüllung seiner Aufgaben haben sollte? 74 Sinddie Jobprofile zu einem Jobmodell (Matrix aus Senioritätsleveln und Jobfamilien) zusammengefasst, das Ihnen Transparenz über Kompetenzen und ihre Ausprägungen im Unternehmen bietet? KompMan. Sie systematisch sicher, dass das MitarbeiterKnowhow genutzt (zum Beispiel im Rahmen von75 Stellen Mitarbeitergesprächen oder MitarbeiterDurchsprachen) und neues, notwendiges Wissen vermittelt wird? Bedarfs Sie regelmäßig und systematisch das IstMitarbeiterPotenzial beziehungsweise den Soll76 nalysieren anal se Bedarf für die Zukunft? OE Sie ManagementFeedbacks (z.B. 360 GradFeedback) durch?77 Führen 78 Organisieren/bietenSie Personalentwicklungsmaßnahmen an? 79 Sindbei Ihnen Maßnahmen zur Teamentwicklung notwendig? 80 HabenSie Ihre Geschäftsprozesse definiert? 81 PasstIhr Organigramm zu der tatsächlichen Arbeitsweise/den Prozessen im Unternehmen? Administration Verträge es bei Ihnen Vorlagen für sämtliche Beschäftigungsformen (befristete/ unbefristete AV etc.)?82 Gibt 83 Sinddie allgemeinen Vertragsbestandteile genau definiert (zum Beispiel Nebentätigkeit, Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall)? 84 VerpflichtenSie Ihre Mitarbeiter bereits bei der Einstellung, spätestens bei Arbeitsaufnahme zum Thema Datengeheimnis? 85 Istder Prozess im Umgang mit ausländischen Mitarbeitern geregelt (Arbeitserlaubnis, …) ? 86 Werdendie Personalakten zentral und nach den Datenschutzregeln aufbewahrt? GV & LV die Gehaltsabrechnung zufriedenstellend geregelt?87 Ist AZG ehalten?esetzes einen des Arbeitszeitdie Bestimmun88 Werden HRRL 89 Sindfolgende Themen/Prozesse bei Ihnen standardisiert: Arbeitszeit, Urlaub, Firmenwagen, Reise und Umzugskosten?

Ing.Mag. Gernot Köck Unternehmensberater

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